基層單位檔案管理辦法探析

戴塔娜

摘要：基層單位作為社會穩(wěn)定發(fā)展的機(jī)構(gòu)，其改革內(nèi)容牽動著社會各方的穩(wěn)定發(fā)展，因此，做好基層單位的改革工作是社會各項(xiàng)工作的重中之重.檔案管理工作作為基層單位的日常工作，其工作效果會直接影響基層單位的發(fā)展水平和現(xiàn)代化步伐，提高檔案資源的使用效率是提高基層單位現(xiàn)代化水平的主要途徑.所以，我們一定要做好基層單位檔案管理的創(chuàng)新改革工作，為現(xiàn)代化發(fā)展保駕護(hù)航.

關(guān)鍵詞：基層單位;檔案管理;建設(shè)

基層單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理工作，著力構(gòu)建科學(xué)化的檔案管理體系，明確檔案管理工作重難點(diǎn)，積極促進(jìn)檔案管理方式方法的轉(zhuǎn)型，在大力引進(jìn)技術(shù)設(shè)備的基礎(chǔ)上提高檔案運(yùn)轉(zhuǎn)的效率，發(fā)揮檔案管理專業(yè)團(tuán)隊(duì)的協(xié)作分工作用，切實(shí)推動檔案管理向信息化、專業(yè)化和智能化方向改革。

一、基層單位檔案管理的特點(diǎn)

檔案管理規(guī)范化是檔案工作的重要內(nèi)容，同時(shí)也是基礎(chǔ)性工作。1979年召開的全國文獻(xiàn)檢索標(biāo)準(zhǔn)化工作會議上就提出檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的要求。其后，則提出制定檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，國家也先后頒布《檔案著錄規(guī)則》等制度，從而為檔案整理、管理提供了有效的依據(jù)。隨著時(shí)代的發(fā)展，新時(shí)期的檔案管理已經(jīng)呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)和發(fā)展趨勢，這就要求基層檔案工作者對新時(shí)期檔案管理的特點(diǎn)有清醒的認(rèn)識。具體說，主要包含以下方面：一是規(guī)范性。規(guī)范性指的是事物發(fā)展過程需要制定相應(yīng)的規(guī)章制度和工作流程，繼而形成相對穩(wěn)定和統(tǒng)一的管理體系，并對該體系不斷完善，最后達(dá)到高效、協(xié)調(diào)的目的。檔案管理只有確保規(guī)范，才能夠滿足社會發(fā)展的需求和為本單位提供翔實(shí)、準(zhǔn)確的依據(jù)。二是信息性。信息性指的是依靠現(xiàn)代化的信息技術(shù)，在不改動檔案原始內(nèi)容的基礎(chǔ)之上，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案的存儲、表現(xiàn)形式進(jìn)行轉(zhuǎn)化，從而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的電子化和網(wǎng)絡(luò)化。檔案的信息化不僅能夠延長檔案的存儲時(shí)間，還有利于擴(kuò)大檔案存儲的空間，節(jié)約檔案管理的成本，確保檔案資源可以被最大限度地利用。

二、基層單位檔案管理工作創(chuàng)新的意義

在“雙創(chuàng)”的社會宏觀背景下，基層單位檔案管理工作創(chuàng)新最首要的意義乃是對傳統(tǒng)管理思想和模式的超越與突破。通過構(gòu)建更加現(xiàn)代、科學(xué)的檔案管理架構(gòu)，基層單位檔案管理工作才能擺脫陳舊觀念、系統(tǒng)的制約，使檔案管理不再只是對歷史資料的簡單收集與保管，而是能夠切實(shí)發(fā)揮出檔案潛在的價(jià)值再創(chuàng)造能力，從而彌補(bǔ)與修正過去管理手段的缺陷和不足，進(jìn)而提高勞動生產(chǎn)率和管理工作整體水平。

三、基層單位人事檔案管理存在的問題

3.1人事檔案利用率低

人事檔案的建立從根本來說就是為了提供管理者對個(gè)人信息的了解，而目前檔案并沒有被很好的運(yùn)用。具體表現(xiàn)為重視保密工作，注重個(gè)人的隱私，而忽視了對其利用，即便進(jìn)行了利用也只是小范圍的，沒有在管理上依靠檔案的記錄。這種對檔案的管理卻不利用的方式有違檔案的目的，降低了檔案的價(jià)值。

3.2思想上不夠重視

人事檔案作為幕后工作，很少人會了解它的工作內(nèi)容，所以造成人們對檔案工作的不夠重視。首先檔案擁有人不能接觸到自己檔案，使得他們忽視對檔案流動時(shí)的管理工作，造成檔案丟失。其次人事管理人員在進(jìn)行考核時(shí)不注重利用檔案，認(rèn)為檔案提供的資料少。在檔案的登記上面，相關(guān)人員也沒有認(rèn)真對待，造成檔案登記錯(cuò)誤或者虛假信息，在一定程度上使人事人員難以憑借檔案來進(jìn)行人事管理工作。領(lǐng)導(dǎo)在管理時(shí)也是敷衍了事，沒有對下層管理人員嚴(yán)格要求，把不出差錯(cuò)當(dāng)成工作的目標(biāo)。

3.3人事檔案管理信息化應(yīng)用低

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電腦操作在辦公中應(yīng)用越來越廣泛，而目前單位人事檔案管理在信息技術(shù)上的運(yùn)用卻很少，使得人事檔案管理上效率低下，有的管理人員對新技術(shù)有排斥的心理，認(rèn)為信息技術(shù)并沒有傳統(tǒng)紙質(zhì)記載安全，這不利于單位人事檔案管理的進(jìn)行。

四、基層單位文件檔案管理的現(xiàn)代化路徑探索

4.1引進(jìn)高素質(zhì)人才

憑借不斷創(chuàng)新和發(fā)展的活力，單位在激烈的市場競爭中取得了良好的市場地位。創(chuàng)新的關(guān)鍵是人才，鼓勵(lì)使用新系統(tǒng)，積極提高文件管理人員素質(zhì)，積極引進(jìn)國內(nèi)外先進(jìn)人才，努力實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。當(dāng)然，專業(yè)知識和技能只是實(shí)踐技能培訓(xùn)的一部分，但它也是一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，要求檔案工作者安排自己的時(shí)間，并有針對性地進(jìn)行一些實(shí)踐培訓(xùn)，必須熟悉掌握計(jì)算機(jī)的操作技能以及收集和處理數(shù)據(jù)的能力。

4.2豐富檔案管理的方式

為了進(jìn)一步加強(qiáng)基層單位檔案管理工作的質(zhì)量，提高工作效率，首先應(yīng)該改變傳統(tǒng)、單一的管理方式，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)實(shí)行多樣化管理，最終實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化、虛擬化的檔案管理模式。多樣化的管理方式可以擴(kuò)大基層事業(yè)單位大男子與的儲存總量，還能大幅減輕單位的庫存空間，而且無紙化的檔案管理可以簡化查閱資料的流程，使得各單位間文件的傳遞、流通變得更加便捷，以便更好的開展各項(xiàng)聯(lián)合工作。

4.3完善檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)、加強(qiáng)資源的共享

在建立完善的檔案管理信息化系統(tǒng)的同時(shí)，還要注重系統(tǒng)各方面的資源共享問題。首先，檔案管理工作的信息系統(tǒng)的建立不是一朝一夕的過程，而是需要長期的堅(jiān)持，在這個(gè)過程中，還要確保信息化檔案管理工作的科學(xué)性和合理性，還要進(jìn)一步的加強(qiáng)檔案管理信息化系統(tǒng)之間各種資源的共享，讓檔案管理工作的發(fā)展能夠全面展開。檔案管理信息化，通過系統(tǒng)化的建設(shè)和資源的共享，可以讓信息數(shù)據(jù)得到更好的管理和應(yīng)用，因此，只有為檔案管理建立完善的數(shù)據(jù)庫，不斷加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)之間資源共享，才能保證檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展。

結(jié)束語：

在基層事業(yè)單位中實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理就要注重信息技術(shù)管理，更新信息技術(shù)管理形式，糾正傳統(tǒng)管理中的錯(cuò)誤。在基層事業(yè)單位中采用信息化檔案管理的方式，可以提高信息服務(wù)質(zhì)量，做好監(jiān)督管理工作。根據(jù)單位的發(fā)展需求制定電子檔案管理方法，促進(jìn)檔案管理信息化的落實(shí)。

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