探討如何做好勞動保障檔案管理工作

江慧青

【摘? 要】隨著我國社會的不斷進步與國民經濟的不斷增長，勞動保障工作涉及的內容越來越多，工作量與工作難度不斷攀升。現階段，勞動保障工作與我國全體勞動人民的直接利益息息相關。因此，勞動保障檔案關系到廣大勞動者的切身利益，具有非常重要的意義。加強檔案管理，能夠有效保障勞動者的信息安全和勞動安全。論文對勞動保障檔案的含義進行了介紹，總結并提出了當前管理過程中存在的主要問題，針對問題提出了可行性建議，以期提升我國勞動保障檔案管理工作的質量和效率。

【Abstract】With the continuous progress of society and the continuous growth of the national economy in China， labor security work involves more and more contents， and the workload and work difficulty are continuously rising. At this stage， labor security work is closely related to the direct interests of all working people in China. Therefore， labor security archives are of great significance because they are related to the vital interests of various workers. Strengthening archives management can effectively ensure workers' information security and labor security. This paper introduces the meaning of labor security archives， summarizes and puts forward the main problems existing in the current management process， and puts forward feasible suggestions for the problems， so as to improve the quality and efficiency of labor security archives management work in China.

【關鍵詞】勞動保障;檔案管理;問題;解決對策

【Keywords】labor security; archives management; problems; countermeasures

【中圖分類號】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2022）01-0037-03

1 引言

在新時代，勞動保障工作的覆蓋面越來越大，工作任務越來越豐富，同時，工作難度也在不斷上升，尤其是在當前世界經濟全球化、一體化和國家社會保障制度不斷改革完善的背景下，勞動保障工作面臨了巨大的挑戰(zhàn)，而勞動保障又直接和勞動人民的利益相關，和民情、民生、民意等重大問題緊密相連。勞動保障工作在進行當中會形成很多的檔案信息資源，這些檔案具有很高的信息價值，對保障勞動人民的利益有著很大的幫助作用。因此，勞動保障檔案的管理人員必須提高對檔案的重視程度，提高對檔案管理的認識水平，不斷增強自身業(yè)務能力，讓檔案管理工作能夠做得更細、做得更快，使檔案的信息價值、資源價值能夠得到最大限度的應用。通過了解我國當前勞動保障檔案的管理情況，對勞動保障檔案管理現狀進行分析，發(fā)現當前管理工作中存在一些通病，這些通病阻礙了勞動保障檔案管理工作的進步，使其難以滿足當今時代的需求。

2 勞動保障檔案的含義

勞動保障檔案是對勞動者工作狀態(tài)以及保障信息的真實記錄，是勞動保障部門對勞動者進行保護的最重要資料，通過加強勞動保障檔案的管理，能夠對勞動者的合法權益進行有效的維護。所謂勞動保障，就是為了保護勞動者的基本權益而采取的一系列措施和作出的相關行為，實施勞動保障制度，其目的在于有效合規(guī)地保護勞動者的合法權益，避免勞動者的權益受到侵害。在進行勞動保障的過程中，會產生一系列信息，將這些信息進行收集整理，提取其中有效部分，就形成了勞動保障檔案。檔案為勞動保障工作提供了重要的依據，因此，勞動保障部門應該加強對勞動保障檔案的管理，以便后續(xù)勞動保障工作能夠順利進行[1]。在勞動保障部門中，負責督促用人單位和勞動者依法辦理各項手續(xù)、負責監(jiān)督和管理勞動合同的部門是勞動保障監(jiān)察大隊，勞動保障監(jiān)察大隊必須做好勞動保障檔案的管理，只有這樣才能讓勞動者的合法權益真正得到法律的保護。

3 勞動保障檔案管理中存在的問題

隨著社會經濟的不斷發(fā)展，當今人們的勞動形式發(fā)生了很大的變化，加之當前世界經濟全球化和一體化的影響，

使得勞動保障檔案管理工作遇到了很大的挑戰(zhàn)。任何事物的發(fā)展都應該從辯證的角度進行審視，發(fā)展是有利也有弊的，在市場環(huán)境和勞動形式不斷發(fā)生變化的同時，我國勞動和社會保障事業(yè)也在高速發(fā)展，取得了較為顯著的成績，然而在進行勞動保障檔案管理時，卻遇到了一些常見的問題，如果不對這些通病和痛點進行處理，會使勞動者在未來進行利益保障時遇到困難，對我國勞動保障事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展非常不利。只有對我國的勞動保障工作進行深入研究和調查，對當前存在的普遍問題進行總結和處理，才能讓勞動保障工作緊跟時代的發(fā)展，持續(xù)為人民的根本利益提供保障。當前，我國勞動保障檔案管理工作存在的普遍問題可以總結為：人員素質欠缺、檔案管理制度不完善以及信息化建設不到位。

3.1 管理人員的綜合素質有待提高

隨著時代的變化，勞動保障檔案管理工作的復雜程度日漸提升，工作方式和之前相比發(fā)生了巨大的變化，不再是簡單的整理記錄和歸檔。在新時代，檔案管理工作是一項具有很強規(guī)范性和政策性的工作，具有相當大的難度，這要求檔案管理人員必須順應時代的變化，積極提升綜合素養(yǎng)和工作能力，讓自己的專業(yè)能力可以和工作內容相匹配，只有這樣才能勝任如今的檔案管理工作。然而從實際工作中可以發(fā)現，我國部分勞動保障部門在組建檔案管理隊伍時相對隨意，檔案管理團隊中一些工作人員并不具備相應的職業(yè)素質和專業(yè)能力，很多檔案管理人員不是檔案管理相關專業(yè)畢業(yè)的專業(yè)人才，在沒有經過專業(yè)訓練的情況下就上崗工作，甚至在一些單位存在檔案管理人員除了管理檔案之外，還需兼顧其他崗位工作的情況。此類現象在我國企事業(yè)單位中并不罕見，勞動保障檔案管理部門也是如此，這反映了單位對勞動保障檔案管理的重視程度有待提高[2]。

在檔案管理人員專業(yè)能力和職業(yè)素質存在差距的情況下，會使得部分勞動保障檔案不完整、不規(guī)范，長此以往，勞動保障檔案管理工作的標準難以實現統一，檔案質量會出現嚴重的參差不齊的現象，使得勞動保障檔案無法發(fā)揮其應有的價值和作用，這對勞動保障部門后續(xù)工作的開展非常不利。

3.2 管理制度不完善

完善的規(guī)章制度是確保勞動保障檔案管理工作能夠規(guī)范化開展的基礎。當前，勞動保障部門檔案管理過程中出現的管理混亂的局面，很大一部分原因在于當前沒有建立完善的檔案管理制度，使得檔案管理人員在工作的過程中沒有可以參照的標準規(guī)章制度，不知道如何對工作內容進行完善，沒有統一的標準對工作方式進行約束。同時，勞動保障部門并沒有針對檔案管理人員制定工作崗位責任制，這使得檔案管理人員對自己工作的職責缺乏清晰的認識，沒有硬性標準和客觀指標對其工作進行約束，使得管理人員自身對工作不夠重視，在進行檔案管理的過程中隨意性過強，缺乏責任感，進而導致勞動保障檔案管理工作的質量難以提升。

3.3 信息化建設不到位

由于很多地區(qū)的勞動保障部門仍然采取較為傳統的檔案管理方式，使得檔案管理工作的信息化、數字化建設進程遲遲跟不上時代的發(fā)展。傳統的檔案管理方式在當前的檔案管理工作中應用的效率和質量不高，且難以進行規(guī)范化的管理。當前，我國信息化建設速度非?？?，隨著信息技術的發(fā)展，我國各行各業(yè)中都在進行信息化改革，通過應用更加先進的終端設備，使得管理工作能夠開展得更加高效。我國勞動保障部門檔案管理工作也在進行信息化改革，然而改革效果普遍不理想，對信息化的運用往往只停留在表面，簡單地將紙質檔案進行掃描后，作為電子檔案進行儲存，這種方式并不能讓信息化技術得到充分的應用，沒有將其優(yōu)勢發(fā)揮出來，反而加重了檔案管理人員的工作量，讓檔案管理工作的效率受到了影響。

4 提高勞動保障檔案管理工作質量的對策

4.1 正確認識勞動保障檔案管理的重要性

當前，我國很多企事業(yè)單位認為檔案管理工作是簡單且重要性不足的，只需要進行資料整理和檔案保存工作即可。想要讓我國勞動保障檔案管理工作能夠發(fā)揮出更大的作用，就必須對這類錯誤觀念進行糾正。勞動保障檔案中涉及單位以及企業(yè)員工的切身利益，退休、社保等工作都與其密切相關，因此，這一工作是非常重要的。隨著當前市場形勢的變化，企業(yè)政策改革以及就業(yè)形勢變化的速度都在加快，越來越多的勞動者走上了工作崗位，這無疑使得勞動保障部門的工作任務更加繁重，勞動保障部門的各級領導應該深刻認識到加強檔案管理工作的重要性和必要性，將檔案管理工作和部門發(fā)展戰(zhàn)略進行融合，提高全體勞動保障檔案管理人員的管理意識，嚴格按照《檔案法》中的要求進行管理。

4.2 提高管理人員的綜合素質和專業(yè)能力

對于檔案管理工作來說，人是管理的主體，人的素質和能力對檔案管理的質量和效率有著重要的影響。勞動保障部門的檔案管理人員是將勞動保障工作社會化的重要角色，必須在工作職責范圍內做好自己的工作，在工作中不斷學習與提升，提高自身的專業(yè)素養(yǎng)。通過加強學習和參與培訓，強化自身的專業(yè)能力，讓自身能夠滿足新時代下的勞動保障檔案管理工作的要求?，F如今，埋頭獨自學習的方式已

經難以跟上時代發(fā)展的步伐，想要將勞動保障檔案管理好，就要積極和外界進行交流，通過交流和溝通提高自己的綜合素質和能力[3]。

首先，可以定期組織檔案管理人員到先進的單位進行交流和學習，還可以將檔案管理方面的專家、人才邀請到單位中，對勞動保障部門檔案管理工作中的具體情況進行指導，從檔案管理的每個環(huán)節(jié)入手，讓高效率的工作方式以及人才能夠進入勞動保障部門當中，使檔案管理團隊的專業(yè)性得到增強、團隊的工作效率得到提升。

其次，勞動保障部門應該組織事業(yè)單位和企業(yè)的檔案管理人員，系統地學習檔案管理相關的內容和知識，讓檔案管理工作者的實踐經驗和工作技能都能得到提升。同時，由于勞動保障檔案具有一定的特殊性，在組織檔案管理人員學習、建立與檔案管理相關的政策和制度時，必須從勞動保障的實際出發(fā)，對勞動保障工作的未來發(fā)展進行預判，基于此，對勞動保障檔案管理工作的內容進行完善，讓工作人員能夠在提高專業(yè)素養(yǎng)的同時，探索出更適合勞動保障部門的檔案管理方法。

4.3 完善管理制度

在新形勢下，檔案管理工作有了新的要求，無論是事業(yè)單位還是企業(yè)，在管理檔案時都應該做到現代化、標準化、規(guī)范化和制度化。勞動保障檔案管理制度對檔案管理工作的順利開展發(fā)揮了積極且重要的作用。在檔案管理工作中，工作重點在于對資料進行收集、整理和歸檔，這其中，由于整理和歸檔需要將資料從大量分散的材料中進行收集，因此，速度相對較慢。想要提高勞動保障檔案管理的效率和質量，建立完善的勞動保障檔案管理制度是必不可少的，建立高效的檔案資料收集制度，通過動態(tài)化的管理，讓資料登記和傳遞的過程清晰明確，加快檔案資料的整理進度，讓資料流轉有章可循。以就業(yè)領域的檔案管理工作為例，想要做好就業(yè)檔案管理，就需要先建立完整的針對未就業(yè)及下崗人員的檔案資料庫，這關系到下崗失業(yè)人員的再次就業(yè)。在檔案庫建立完成之后，就可以在檔案庫中對每一位下崗失業(yè)人員的詳細信息進行查詢，在對下崗失業(yè)人員進行再就業(yè)分配時，可以針對不同人員的實際情況對其進行崗位分配，使下崗失業(yè)人員具有更好的再就業(yè)機會。勞動保障監(jiān)察大隊在建立檔案時，必須最大限度地掌握下崗失業(yè)人員的檔案信息，對其職業(yè)技能、就業(yè)意識、家庭情況以及安置去向調查清楚，讓下崗失業(yè)人員的檔案和人員能夠一一對應，利用勞動檔案為下崗失業(yè)人員提供更具針對性的服務。

4.4 建立完善的信息化系統

隨著信息技術在我國各行各業(yè)中的廣泛應用，檔案管理工作也應該向信息化、數字化的方向靠攏，加強對現代化信息技術的使用。當前，我國機關、團體和企事業(yè)單位對辦公自動化技術的應用日益普及，這產生了大量的電子文件，電子檔案的管理方式應運而生。勞動保障和人民的利益緊密相關，涉及就業(yè)、失業(yè)以及社會保障等多方面的內容。對此，勞動保障檔案管理工作的內容非?，嵥?，任務量非常大，想要利用傳統的方式對檔案進行有條不紊的管理，就必須加大人力、物力、財力資源的投入，這無疑與時代要求相悖。

在新形勢之下，面對煩瑣的工作內容，必須建立信息化系統，實行數字化管理，提高檔案管理工作的效率。在建立信息化檔案時，工作人員需要將原始的檔案信息輸入計算機之中，建立完整的線上檔案信息資源庫，新接收的檔案可以直接錄入計算機。與傳統的紙質檔案建檔歸檔相比，信息化辦公更加省時、省力，可以最大限度地避免在歸檔過程中出現修改、刪減等錯誤。通過利用數字化檔案管理的方式，能夠充分應用檔案庫內的資源，在初期進行檔案電子化的過程看似非常煩瑣，實際上通過這一階段的工作，后續(xù)落實檔案管理時將會更加順利，有效提升檔案管理工作的效率。

與紙質檔案相比，數據化檔案的安全性難以得到充分的保障，而勞動保障檔案涉及勞動者各方面的信息，對勞動者非常重要，因此，勞動保障檔案管理工作人員應重視對檔案資料的保護，最大限度地規(guī)避和防范信息泄露風險，將其作為自己的職責和義務，堅持安全性原則，保護好檔案原貌。同時，要對檔案信息的保密和保護機制進行完善，在檔案工作者登錄管理軟件時，只有插入相應的密鑰，再輸入和密鑰相匹配的密碼，才能進行檔案的查閱和修改工作，最大限度地保護勞動保障檔案的安全性。

5 結語

綜上，對于勞動保障檔案管理人員來說，建立完善的檔案管理工作制度是重要任務和基本前提，而想要做好勞動保障檔案管理工作，不僅需要管理人員，更需要每一位領導者的支持和配合，為檔案管理工作提供有力支撐，只有這樣才能讓檔案管理工作實現可持續(xù)發(fā)展，從而充分發(fā)揮勞動保障檔案的信息和資源價值，讓勞動保障部門為廣大勞動者提供更加有效的服務和幫助。

【參考文獻】

【1】王月.對做好勞動保障檔案管理工作的幾點建議[J].民營科技，2017（3）：105.

【2】吳新華.淺析如何做好勞動保障檔案管理工作[J].才智，2016（31）：242.

【3】崔霞.淺議如何做好勞動保障檔案管理工作[J].現代交際，2010（8）：31.