會場布置與會議效果

張新平

摘要：現(xiàn)代政務服務對會議功能的要求越來越高，會議室是開會的場所，同時又是放置會議設備的場所，因此會議室的設計合理性決定了會議的質(zhì)量，也直接影響了開會的效率。本文就會場布置和會議效果進行了探討。

關(guān)鍵詞：會場;布置;效果

一、會場形式的布置

會場形式的安排，要根據(jù)會議的規(guī)模、性質(zhì)和需要來確定。不同的會場布置形式，體現(xiàn)不同的意義、氣氛和效果，適用于不同的會議目的。

日常工作會議的會場布置形式多為圓形、橢圓形、長方形、正方形、一字形、T形、馬蹄形，體現(xiàn)民主與團結(jié)的氣氛;座談會、討論會的會場布置成半圓形、六角形、八角形、回字形，使人有輕松、親切之感;中型會議的會場布置而字形、扇面形，使人有正規(guī)、嚴肅之感;大型茶話會、團拜會的會場布置成星點式、眾星拱月為好。

大型會議一般在禮堂召開，形式是固定的。

二、會場氛圍布置

1、主席臺的裝飾

設有主席臺的會場，主席臺是裝飾的重點。因為主席臺是整個會場的中心。一般在主席臺上方懸掛紅色的會標（亦即橫幅），會標上用幾字表明會議的名稱。主席臺背景處（亦稱天幕）可懸掛會徽或紅旗以及其他藝術(shù)造型等。

2、會場的裝飾

會場背景的裝飾除了主席臺的裝飾外，主要指會場四周和會場的門口，這些地方可懸掛橫幅標語、宣傳畫等，同時還可在會客室四周墻壁上懸掛幾幅字畫及有特色的工藝品等作為點綴，這樣能更增添會場典雅的氣氛。

3、色調(diào)的選擇

不同的色彩與色調(diào)能讓人產(chǎn)生不同的心理感受。例如，紅、橙、黃等顏色給人以熱烈、輝煌、興奮的感覺。青、綠、藍等顏色給人以清爽、嫻靜的感覺。因此，時間較長的會議，會場可用綠色、藍色的窗簾，以消除與會者的疲勞。代表大會、表彰慶祝大會，會場的色調(diào)布置要鮮亮、醒目一些，以顯示熱烈、莊嚴、喜慶的氣氛。例如，在主席臺兩側(cè)順列鮮艷的紅旗，周圍懸掛一些底黃字的標語等。

三、主席臺布置技巧

1、主席臺座次的排列

主席臺的座次安排，實際上是參加會議的領(lǐng)導和貴賓的次序安排，工作人員必須認真對待。做好這項工作，首先要請領(lǐng)導確定主席臺上就座人員的準確名單，然后嚴格按照名單安排座次。重大會議主席臺的座次排列名單一般由秘書部門負責人來親自安排，并送有關(guān)領(lǐng)導審定。有的會議，領(lǐng)導對座次問題有專門關(guān)照，則應按領(lǐng)導的意見辦。

國內(nèi)的會議主席臺座次排列。通常的做法是身份最高的領(lǐng)導（有時也是可以是聲望較高的來賓）就座于主席臺前排中央，其他領(lǐng)導則按先左后右（主席臺的朝向為準）、一左一右、前高后低的順序排列，即名單上第二位領(lǐng)導坐在第一位領(lǐng)導（居中）的左側(cè)，第三位領(lǐng)導則坐在右側(cè)，以此類推。如果主席臺上就座的人數(shù)為偶數(shù)，則以主席臺中間為基點，第一位領(lǐng)導坐在基點右側(cè)，第二位領(lǐng)導坐在第一位領(lǐng)導的左側(cè)。

2、講臺

設置專門的講臺，有助于突出報告人的地位，顯示報告的重要性，也會體現(xiàn)出會議氣氛的莊嚴和隆重。因此，重要的代表大會、報告會等均需設置專門的講臺。一般情況下，講臺只設一個，可設在中央，也可設在右側(cè)（以主席臺的朝向為準）。設在中央的，位置應低于主席臺，以免報告人擋住主席臺上領(lǐng)導的視線。較大的會場也可以在主席臺的兩側(cè)設置講臺，以方便代表上臺發(fā)言。一些特殊的會議（例如，辯論會、聯(lián)合記者招待會等）可不設主席臺，只設兩個講臺。

3、會標

將會議的全稱以醒目的標語形式懸掛于主席臺前幕的上沿或天幕上，即為會標。正式、隆重的會議都應當懸掛會標。會標可以起到體現(xiàn)會議的莊重性、提示會議的主題和性質(zhì)、激發(fā)與會者的參與感的作用。

4、會徽

會徽即體現(xiàn)或象征會議精神的圖案性標志。一般懸掛在主席臺的天幕中央，形成會場的視覺中心，具有較強的感染和激勵作用。

會徽一般有兩種來源，一種是以本組織的徽志作為會徽，例如：黨徽、國會、警徽等;另一種是向社會公開征集，選擇最能體現(xiàn)或象征會議精神的圖案作為會徽。

5、會議室照度

燈光照度是會議室的基本必要條件。攝像機均有自動彩色均衡電路，能夠提供真正自然的色彩，從窗戶射入的光（色溫約5800K）比日光燈（3500K）或三基色燈（3200K）偏高，如室內(nèi)有這兩種光源（自然及人工光源），就會產(chǎn)生有藍色投射和紅色陰影區(qū)域的視頻圖像;另一方面是召開會議的時間是隨機的，上午、下午的自然光源照度與色溫均不一樣。因此會議室應避免采用自然光源，而采用人工光源，所有窗戶都應用深色窗簾遮擋。在使用人工光源時，應選擇冷光源，諸如“三基色燈”（R、G、B）效果最佳。避免使用熱光源，如高照度的碘鎢燈等。會議室的照度，對于攝像區(qū)，諸如人的臉部應為500LUX，為防止臉部光線不均勻（眼部鼻子和全面下陰影）三基色燈應旋轉(zhuǎn)適當?shù)奈恢?，這在會議電視安裝時調(diào)試確定。對于監(jiān)視器及投影電視機，它們周圍的照度不能高于80LUX，在50～80LUX之間，否則將影響觀看效果。為了確保文件、圖表的字跡清晰，對文件圖表區(qū)域的照度應不大于700LUX，而主席區(qū)應控制在800LUX左右。

6、會議系統(tǒng)的內(nèi)容

會議系統(tǒng)的引進能讓會議舉辦者對會議的記錄更加清晰可見，對提高工作效率也有了很大的幫助。要更多更先進的設備來記錄會議。

基礎話筒發(fā)言管理，代表人員檢驗與出席登記，電子表決功能，脫離電腦與中控的自動視像跟蹤功能，資料分配和顯示，以及多語種的同聲傳譯。會議系統(tǒng)設備包括發(fā)言設備，桌面式與嵌入式發(fā)言話筒，同聲傳譯和語種分配設備，有線或無線的語種分配設備，中央控制設備。

現(xiàn)代會議就需要高質(zhì)量的音頻信號，高清晰的視頻動態(tài)畫面及圖像、實物資料，準確無誤的數(shù)據(jù)表達及一套實用高效的控制系統(tǒng)，以方便實現(xiàn)所有操作。這時的會議系統(tǒng)不但進入了有序的組織狀態(tài)，同時的地點和大小是否合適，設施是否齊全，會場的布局是否合理，會場營造的氣氛是否與會議主題內(nèi)容一致，對會議效果都會產(chǎn)生直接的影響。所以組織會議的工作人員必須重視會場的布置。

結(jié)束語

完整的會議室規(guī)劃設計除了可提供參加會議人員舒適的開會環(huán)境外，更重要是逼真地反映現(xiàn)場（會場）的人物和景物，使與會者有一種臨場感，以達到視覺與語言交換的良好效果，由會議室中傳送的圖像包括人物、景物、圖表、文字等應當清晰可辨。不再是僅僅需要一個喇叭就能完成，而是需會議舉辦者對會議功能的要求越來越高，所以會議系統(tǒng)的發(fā)展趨勢也越來越廣泛。