組織結(jié)構(gòu)與組織傳播探析

胡 慧，孔繁俊

上海交通大學(xué)媒體與設(shè)計(jì)學(xué)院，上海 200240

1 組織結(jié)構(gòu)與組織傳播——三個(gè)概念

1.1 組織結(jié)構(gòu)

國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)“組織結(jié)構(gòu)”這一概念所做出的定義也是從各自研究角度出發(fā)，且大多抽象。王永春在綜合國(guó)內(nèi)外學(xué)者研究成果基礎(chǔ)上所定義的組織結(jié)構(gòu)較為完備且具體，他認(rèn)為組織結(jié)構(gòu)包括兩個(gè)方面的范疇：1）規(guī)范結(jié)構(gòu)：指以組織結(jié)構(gòu)圖為框架，包括組織規(guī)章制度、崗位說(shuō)明、職務(wù)說(shuō)明等客觀性范疇；規(guī)范結(jié)構(gòu)既包括書面化的顯性規(guī)范結(jié)構(gòu)(水面上的規(guī)范)，也包括非書面化的隱性規(guī)范結(jié)構(gòu)(水面下的規(guī)范)；具有非人格化、外顯性及較強(qiáng)穩(wěn)定性等特征，體現(xiàn)著組織結(jié)構(gòu)應(yīng)該是什么。2）行動(dòng)結(jié)構(gòu)：指組織中的人實(shí)際上所從事的活動(dòng)，既包括內(nèi)嵌于規(guī)范結(jié)構(gòu)中的規(guī)范活動(dòng)，也包括“隱性規(guī)范”所要求的活動(dòng)，還包括游離于規(guī)范結(jié)構(gòu)之外的對(duì)組織造成影響組織成員的行動(dòng)結(jié)構(gòu)。他用下圖表示此定義。

圖表 1 組織結(jié)構(gòu)定義圖示[1]

在我理解中，組織結(jié)構(gòu)這一概念分為文本、規(guī)范及行為三個(gè)層面。文本層面的規(guī)范極其所內(nèi)嵌于的行為活動(dòng)是最能體現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)的，且具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性、規(guī)定性、可預(yù)知性。規(guī)范除了文本中所包含的顯性規(guī)范（正式結(jié)構(gòu)），還有各種未收入文本中但客觀存在的隱性規(guī)范（非正式結(jié)構(gòu)）。行為層面則除了以上所提及的兩類規(guī)范所系的行為，還包括任何對(duì)組織造成影響的組織成員的行為。上文作者還補(bǔ)充提及，并非所有的顯性規(guī)范都會(huì)得到執(zhí)行，所以顯性規(guī)范行動(dòng)有部分不屬于行動(dòng)結(jié)構(gòu)范圍內(nèi)。

1.2 組織傳播

簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)組織傳播指的是組織所從事的信息活動(dòng)，包括組織內(nèi)傳播和組織外傳播。組織傳播與其他類型的傳播相比，是一個(gè)并不夠輪廓清晰的概念。甚至有人認(rèn)為組織傳播學(xué)在某種意義上就是組織行為學(xué)。但是組織傳播學(xué)其實(shí)是一個(gè)傘狀概念，整合了管理溝通學(xué)、公共關(guān)系學(xué)以及組織行為學(xué)的基本內(nèi)容，作為它們的手段，發(fā)揮工具價(jià)值；同時(shí)更加深入研究抽象意義上的組織傳播本質(zhì)。其最基本特點(diǎn)為從組織結(jié)構(gòu)及象征意義上解釋組織中的傳播行為[2]。

正如胡河寧與葉玉枝所說(shuō)：“組織傳播與其他類型的傳播不同在于我們將組織視為結(jié)構(gòu)系統(tǒng)。而這些結(jié)構(gòu)能促進(jìn)或限制組織架構(gòu)中傳播活動(dòng)的本質(zhì)。”組織結(jié)構(gòu)是組織傳播研究的重要組成部分。組織結(jié)構(gòu)的演變史也與組織傳播研究的脈絡(luò)大致重合。

2 組織結(jié)構(gòu)與組織傳播的關(guān)系

可以說(shuō)每個(gè)組織都有自己獨(dú)一無(wú)二的結(jié)構(gòu)，但是我們還是可以對(duì)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行大致的歸類的。組織結(jié)構(gòu)理論眾多，有組織結(jié)構(gòu)一般理論、形成理論及設(shè)計(jì)理論，各大類下又有復(fù)雜的小類，在此只針對(duì)組織結(jié)構(gòu)與組織傳播的關(guān)系進(jìn)行分析，進(jìn)而闡述自己的見(jiàn)解。

組織結(jié)構(gòu)通俗地說(shuō)，體現(xiàn)在一個(gè)組織中的隸屬層級(jí)關(guān)系、各層級(jí)的職責(zé)和頭銜等結(jié)構(gòu)，在外資企業(yè)的招聘說(shuō)明中有一個(gè)常見(jiàn)的表達(dá)“report to…”，一個(gè)一個(gè)的二元傳播結(jié)構(gòu)組合在一起形成的圖即能直觀地反映出這種結(jié)構(gòu)。組織結(jié)構(gòu)決定了組織中傳播行為的途徑、渠道，影響著信息傳播的流向、速度、準(zhǔn)確度和到達(dá)程度等。即，組織結(jié)構(gòu)決定組織傳播。

2.1 層級(jí)傳播

組織結(jié)構(gòu)的規(guī)模越大，節(jié)點(diǎn)越多，就越難創(chuàng)建有效的組織傳播體系。為確保信息傳遞的效率和準(zhǔn)確性，層級(jí)傳播就不可避免地被應(yīng)用到幾乎每一個(gè)組織中。即使是三口之家這樣的小型組織也存在層級(jí)結(jié)構(gòu)。古典組織理論三個(gè)派別——科學(xué)管理學(xué)派、行政管理學(xué)派、官僚體制學(xué)派——的論證，共同構(gòu)建了集權(quán)型層級(jí)制的組織結(jié)構(gòu)，在當(dāng)時(shí)作坊式小生產(chǎn)向工業(yè)化的社會(huì)化大生產(chǎn)體制轉(zhuǎn)化這一環(huán)境中適應(yīng)良好，用科學(xué)和理性的準(zhǔn)確性、嚴(yán)格性和普遍性來(lái)解釋組織結(jié)構(gòu)的變化原因，被大眾所接受。這種組織結(jié)構(gòu)的表現(xiàn)形式促進(jìn)了組織效率的提高，使得生產(chǎn)力快速發(fā)展。層級(jí)結(jié)構(gòu)的好處顯而易見(jiàn)。即使隨后發(fā)展起來(lái)的現(xiàn)代組織理論和后現(xiàn)代組織理論不再把人看成機(jī)器，開始強(qiáng)調(diào)組織結(jié)構(gòu)中的社會(huì)和心理層面因素的影響，以及從整體系統(tǒng)角度、環(huán)境適應(yīng)性角度、群體生態(tài)理論角度等認(rèn)識(shí)組織結(jié)構(gòu)；組織結(jié)構(gòu)也隨著社會(huì)的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步進(jìn)行了不斷的變革，層級(jí)傳播這一基本概念仍然流傳下來(lái)，存在于每一種組織結(jié)構(gòu)中。這是因?yàn)榻M織本身就是有一個(gè)全體成員共享的目的的，為達(dá)此目的需要組織結(jié)構(gòu)提供的穩(wěn)定性、規(guī)律性和可預(yù)知性。因此層級(jí)結(jié)構(gòu)是組織結(jié)構(gòu)的基本。但是在提供穩(wěn)定性、效率等優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，層級(jí)結(jié)構(gòu)也有著與生俱來(lái)的缺陷，為組織傳播設(shè)置了重重障礙。

好處：防止消息負(fù)荷過(guò)量。

早在信息時(shí)代到來(lái)之前，信息負(fù)荷過(guò)量這個(gè)概念就已出現(xiàn)。在非傳播學(xué)者的眼中，似乎在一個(gè)組織中，必須實(shí)現(xiàn)消息的完全自由流動(dòng)、各渠道的完全暢通才好，層級(jí)傳播（還有一個(gè)更加負(fù)面意義的表達(dá)為官僚制）代表著權(quán)利的限制、控制、形式化。但事實(shí)是相反的，最主要的傳播問(wèn)題通常是信息負(fù)荷過(guò)量。組織結(jié)構(gòu)的職能之一，就是濃縮信息、控制信息流向、減少信息負(fù)載、提高效率。理想的傳播系統(tǒng)能夠適度限制信息流向，使得重要的消息能夠順暢到達(dá)需要到達(dá)的地方，而又不讓組織內(nèi)人員被信息洪流淹沒(méi)。越級(jí)上報(bào)這一行為之所以不被接受（除此舉有打小報(bào)告的嫌疑會(huì)讓直接上級(jí)不爽之外），從組織傳播層面來(lái)說(shuō)原因就是有可能造成信息負(fù)載過(guò)量[3]。

障礙：造成守門人現(xiàn)象、信息的非人格化現(xiàn)象、曲解、過(guò)濾、遺漏等。

既然要限制信息流向，那么組織結(jié)構(gòu)的每個(gè)節(jié)點(diǎn)都可能充當(dāng)著信息守門人的角色?！笆亻T人”現(xiàn)象是盧因在《群體生活的渠道》疑問(wèn)中提出的，守門人的把關(guān)行為可分為“疏”和“堵”兩種，即對(duì)信息放行或抑制。在直線型的組織結(jié)構(gòu)中，每個(gè)節(jié)點(diǎn)都可直接決定某條信息是否上行或下達(dá)。守門人的行為受組織的規(guī)則、自身的既定立場(chǎng)以及周圍環(huán)境的影響，這些因素都有可能在意識(shí)或者潛意識(shí)層面影響到組織信息的傳播。

非人格化現(xiàn)象是指，在信息傳遞的過(guò)程中，若是缺乏面對(duì)面的傳播，光靠語(yǔ)言符號(hào)傳播將使得人們難以把握信息的度。海克勒引用一位基層官員的典型評(píng)論說(shuō)，“年復(fù)一年，你都會(huì)發(fā)現(xiàn)大量沒(méi)有執(zhí)行的指令。為了讓層層工作人員都完全明白這意味著什么，往往又要花費(fèi)很多精力，而不能僅僅用另一個(gè)聲明或者用演講撰稿人的號(hào)召來(lái)簡(jiǎn)單說(shuō)明[4]。”

守門人現(xiàn)象使得組織中每個(gè)人都成為一個(gè)過(guò)濾器，因?yàn)橛绊憣?duì)信息進(jìn)行處理的因素總體來(lái)說(shuō)是因人而異的，所以每個(gè)人的過(guò)濾器都不同，因此，某人通過(guò)過(guò)濾器所看到的事情模樣，在另一個(gè)人看來(lái)也許就是曲解事實(shí)。一位有數(shù)千員工的制造業(yè)工廠董事長(zhǎng)在下屬中有著凡事親力親為的美譽(yù)，當(dāng)然換句話說(shuō)就是該做的不該做的都不放過(guò)，在一定程度上造成不信任下屬的印象。其實(shí)這并不是他本人有多疑的本性，而是信息的過(guò)濾和曲解現(xiàn)象導(dǎo)致的。他對(duì)親信所表達(dá)的一條原始信息，在經(jīng)歷層層過(guò)濾之后，到達(dá)執(zhí)行者處時(shí)，往往早就遺漏了大部分的信息，甚至面目全非[5]。

處理以上傳播障礙的典型方法包括：重復(fù)。將同樣的信息，以不同形式通過(guò)不同渠道，或者在不同時(shí)間重復(fù)發(fā)布。比如董事會(huì)會(huì)議召開后，除信息的口頭傳遞，還會(huì)有會(huì)議記錄下發(fā)到各部門；在早會(huì)中發(fā)布的信息下午上班前再向大家強(qiáng)調(diào)一遍等。證實(shí)。上文所提的董事長(zhǎng)在應(yīng)對(duì)此障礙時(shí)形成了一個(gè)習(xí)慣，在信息傳達(dá)出去后，總要直接與命令的執(zhí)行者直接接觸，親身證實(shí)，以確保自己的信息得到了充分傳達(dá)。越級(jí)傳播。即消除信息傳遞的中間環(huán)節(jié)，通過(guò)組織扁平化、高級(jí)官員直接接觸信息執(zhí)行者等方式實(shí)現(xiàn)。然而這些方法都將創(chuàng)造出更多的信息，有可能使得信息負(fù)荷過(guò)量現(xiàn)象出現(xiàn)。

2.2 正式、非正式組織傳播行為

對(duì)非正式組織傳播行為的研究中最著名的一個(gè)實(shí)驗(yàn)名為霍桑實(shí)驗(yàn)。它發(fā)現(xiàn)非正式傳播行為決定了工人的生產(chǎn)力。正式的組織結(jié)構(gòu)往往被視為“理性”的體現(xiàn)，因?yàn)樗碇?、?guī)則、標(biāo)準(zhǔn)化等概念，而非正式的組織結(jié)構(gòu)則產(chǎn)生與感性的“情感邏輯”。組織中的每個(gè)信息傳播節(jié)點(diǎn)都是人，故而這種情感邏輯會(huì)存在于組織內(nèi)部成員的傳播關(guān)系中。非正式組織結(jié)構(gòu)是組織不可分割的一個(gè)部分，雖然在正常的組織結(jié)構(gòu)圖中體現(xiàn)不出來(lái)，但它們的重要性不可忽略。羅杰斯甚至認(rèn)為，“在大型的組織中，絕大多數(shù)的傳播是非正式的[6]?！?/p>

正式結(jié)構(gòu)和非正式結(jié)構(gòu)在組織中的作用是互補(bǔ)的，同一種信息可以通過(guò)任何一種渠道傳播。比如上文所提董事長(zhǎng)，除了在會(huì)議、講話、文件等正式渠道發(fā)布信息，還經(jīng)常以私人交往作為替代的傳播渠道。在中國(guó)，“關(guān)系”便是一種被普遍使用甚至優(yōu)先使用的非正式傳播渠道。正式信息渠道是極為有限的，信息的傳播往往緩慢而過(guò)時(shí)，所以需要非正式渠道的補(bǔ)充。

不過(guò)，非正式傳播是一種自發(fā)的、非系統(tǒng)性的傳播手段，它無(wú)法被高層控制，也很難受影響。它的產(chǎn)生完全出于傳播節(jié)點(diǎn)上的人的個(gè)人興趣（除非有人進(jìn)行刻意操縱（manipulate））。非正式渠道傳播也是謠言滋生的溫床。

2.3 組織傳播的渠道

組織傳播的信息流動(dòng)方向有垂直流動(dòng)和水平流動(dòng)，即在組織結(jié)構(gòu)內(nèi)進(jìn)行上行、下行及橫向流動(dòng)。上行傳播即反饋，通常組織的上行傳播都很少。垂直傳播就如水之歸下，通常由居高位者開始傳播，具有權(quán)威性。上行的傳播很少有負(fù)反饋，而往往是取悅上級(jí)之用。因?yàn)樨?fù)反饋往往給上級(jí)官員造成自己能力不足，無(wú)法保證一方和平的印象；另外官員之間多舉薦，高一級(jí)的官員向再高一級(jí)的官員舉薦自己所信任之人任低一級(jí)的職位，若低一級(jí)職位上的官員管轄范圍內(nèi)出事，高一級(jí)的官員也會(huì)受牽連。所以小官員們?yōu)楸跫喍际悄懿m報(bào)就瞞報(bào)，而其上級(jí)即使知情也往往幫助其向更高一級(jí)的官員隱瞞。在組織內(nèi)的上行信息傳遞中，多是報(bào)喜不報(bào)憂原因便在此。

信息的水平流動(dòng)比較不易產(chǎn)生曲解，因?yàn)橥瑢蛹?jí)的人員之間所處的組織環(huán)境基本相同，所接收的信息也基本一致。而且水平結(jié)構(gòu)之間的流動(dòng)多為協(xié)調(diào)性質(zhì)，有助于對(duì)任務(wù)的理解，還能夠在冰冷的組織機(jī)器中為個(gè)人提供感情和社會(huì)層面的交流機(jī)會(huì)，往往出于自發(fā)的需求。所以在水平結(jié)構(gòu)信息傳播中，非正式傳播多于正式傳播。

[1]王永春.組織結(jié)構(gòu)演變中的組織傳播機(jī)制研究[D].北京:中國(guó)科學(xué)技術(shù)大學(xué)，2007：17.

[2]胡河寧，葉玉枝.組織傳播學(xué)的界定及其意義[J].中國(guó)人民大學(xué)學(xué)報(bào)，2004（6）：133.

[3]埃弗雷特.M.羅杰斯.組織傳播[M].陳昭郎，譯.臺(tái)北:臺(tái)灣編譯館，1983：94.

[4]Heclo，Hugh，AGover nment of Strangers：Executive Politicsin Washington，Washington，D.C.：Brookings Institution，1977：207.

[5]胡河寧.組織傳播學(xué)——結(jié)構(gòu)與關(guān)系的象征性互動(dòng)[M].北京:北京大學(xué)出版社，2010：93.

[6]埃弗雷特.M.羅杰斯.組織傳播[M].陳昭郎，譯.臺(tái)北:臺(tái)灣編譯館，1983：106.