高校數(shù)字化檔案管理的問題及對(duì)策探微

謝 群

（貴州大學(xué) 校史檔案館，貴州 貴陽 550025）

在信息技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)日漸加劇的當(dāng)下，各單位都在向信息化管理的方式靠攏，高校的發(fā)展也在各個(gè)方面逐漸走向信息化，人才管理、教學(xué)管理甚至檔案管理都在數(shù)字化的嘗試中。檔案管理是高校日常工作中重要的一項(xiàng)，數(shù)字化檔案管理為高校的檔案管理工作提供了巨大的便利和很高的效率，但是由于資源、人才等方面的欠缺，高校數(shù)字化檔案管理水平仍然有待提高。

一、高校數(shù)字化檔案管理的含義

高校數(shù)字化檔案管理是目前大多數(shù)高校檔案管理的重要方式，是利用目前高速發(fā)展的信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理。在計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支撐下，檔案的儲(chǔ)存、共享、查閱等實(shí)現(xiàn)電子化。檔案類型包括高校的人事、教學(xué)、研究等全部檔案。檔案數(shù)字化能夠?qū)崿F(xiàn)更加高效、安全的檔案管理。高校數(shù)字化檔案管理主要包括兩方面的內(nèi)容，一方面是對(duì)本身就存在的電子檔案進(jìn)行收集、管理；另一方面是對(duì)原本高校內(nèi)的各種紙質(zhì)版的檔案，通過特殊儀器進(jìn)行掃描，轉(zhuǎn)化成電子檔案的形式并進(jìn)行加工，形成數(shù)字化檔案，以確保電子檔案的安全性和內(nèi)容有效性。

二、高校數(shù)字化檔案管理的優(yōu)越性

（一）便于保存

相比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案，高校數(shù)字化檔案最重要的意義之一就是便于保存。傳統(tǒng)檔案管理形式一般需要手寫或者打印簽字等。紙質(zhì)檔案很容易受到損害，潮濕、蟲蛀等情況都會(huì)對(duì)檔案管理工作造成很大的困難，一旦檔案損壞，還需要進(jìn)行修復(fù)或者重新撰寫。這一過程會(huì)消耗大量的時(shí)間和人力，十分不便。但數(shù)字化檔案管理的保存方式就簡(jiǎn)單很多，只需要將檔案做好備份，儲(chǔ)存在規(guī)定的位置，確保計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全即可，檔案不會(huì)受到其他因素的破壞。

（二）便于查閱

高校數(shù)字化檔案管理的方式更便于查閱、分享等，為工作人員和登記人員帶來很大的便利。傳統(tǒng)的檔案管理方式，要想查閱檔案，一般需要到檔案室，按照檔案室的相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行登記后才能查閱，而且查閱的過程一般也比較復(fù)雜，需要較長(zhǎng)的時(shí)間。但使用數(shù)字化檔案管理的方式，要想查閱檔案甚至不需要到檔案室去查閱，按照正規(guī)操作，多人同時(shí)查閱檔案都是可以實(shí)現(xiàn)的，不僅可以大大地節(jié)省時(shí)間，還可以保證檔案查閱的準(zhǔn)確度。

（三）節(jié)省空間

高校數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理相比，可以節(jié)省大量的空間。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理過程中需要有專門的檔案室，高校的人數(shù)較多，檔案涉及多方面，需要占用很大的空間，但是數(shù)字化檔案管理只需要有專門的計(jì)算機(jī)就可以，保證計(jì)算機(jī)內(nèi)的硬件設(shè)施齊全，空間夠用就可以，大大地節(jié)省了檔案占用的空間。

（四）減少工作量

高校數(shù)字化檔案管理方式還減少了檔案管理人員的工作量，為檔案管理工作帶來極大的便利。在傳統(tǒng)的檔案管理方式下，檔案管理人員需要對(duì)檔案登記、檢查、編號(hào)、儲(chǔ)存，還要負(fù)責(zé)修復(fù)檔案、保證檔案的安全性，還需要幫助相關(guān)人員查閱檔案，一切的工作都需要人工進(jìn)行操作，消耗大量的人力。高校數(shù)字化檔案管理只需要將檔案轉(zhuǎn)化為電子形式，注意計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全問題即可，后續(xù)工作只需要在計(jì)算機(jī)上操作，減少了很多工作量［1］。

三、目前高校數(shù)字化檔案管理存在的問題

（一）管理制度不夠完善

管理制度不夠完善是目前高校數(shù)字化檔案管理中存在的主要問題之一。對(duì)數(shù)字化檔案管理沒有明確的管理機(jī)制和法規(guī)制度，是數(shù)字化檔案管理順利進(jìn)行的主要阻礙。管理制度不夠完善主要分為兩方面，一方面是相關(guān)部門沒有明確統(tǒng)一的高校數(shù)字化檔案管理制度，對(duì)于各高校使用數(shù)字化檔案管理不夠到位，致使每個(gè)高校只能按照自己的管理和發(fā)展來進(jìn)行，沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，也因此各高校數(shù)字化檔案管理的進(jìn)展各有不同，工作方式和標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同。另一方面，高校內(nèi)部的檔案管理制度不夠完善也是緩慢高校數(shù)字化檔案管理進(jìn)程的原因。高校內(nèi)部對(duì)于數(shù)字化檔案管理的規(guī)定不夠完善，管理人員沒有明確的方向和具體操作規(guī)范。每個(gè)工作人員有自己的工作方法，不能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化，沒有完善的管理制度也使數(shù)字化檔案管理人員缺乏重視感和約束力，造成高校數(shù)字化檔案管理水平參差不齊。

（二）基礎(chǔ)設(shè)備投入不足

與傳統(tǒng)檔案管理方式不同的是，數(shù)字化檔案管理方式需要必需的設(shè)備和技術(shù)作為支撐，但是有的高校忽視對(duì)于檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備、技術(shù)的資金投入，造成數(shù)字化檔案管理工作進(jìn)展困難。設(shè)備設(shè)施和技術(shù)是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)，首要的問題就是網(wǎng)絡(luò)問題。有的高校網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不夠穩(wěn)定，不能提供良好的網(wǎng)絡(luò)支撐，導(dǎo)致信息不能穩(wěn)定地輸送，甚至?xí)捎诰W(wǎng)絡(luò)問題造成信息丟失。另外，數(shù)字化檔案所必需的就是計(jì)算機(jī)和必要的系統(tǒng)設(shè)施，如掃描儀等在檔案管理中會(huì)用到的設(shè)備，但是部分高校的計(jì)算機(jī)設(shè)備較老舊，也沒有及時(shí)維護(hù)更新，或者缺少其他必備的儀器，致使數(shù)字化檔案管理無法順利進(jìn)行［2］。技術(shù)支持也是數(shù)字化檔案管理必須要重視的，數(shù)字化檔案管理都是用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行，但是目前的狀況是部分高校對(duì)于技術(shù)的購買和使用效率較低，手段較為落后，在數(shù)字化檔案管理的處理信息等環(huán)節(jié)缺少先進(jìn)技術(shù)的支持，為工作帶來了很大的不便，降低了工作的效率。

（三）缺少專業(yè)人才

高校數(shù)字化檔案管理要求相關(guān)管理人員有較高的素質(zhì)。他們不僅要有檔案管理方面的技能，還要有使用計(jì)算機(jī)的技能，能夠熟練操作計(jì)算機(jī)并將其運(yùn)用到檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，需要管理人員有能力來適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案管理模式。但是目前很多高校由于缺乏對(duì)數(shù)字化檔案的重視和管理，對(duì)于數(shù)字化檔案管理的工作人員也缺乏管理要求。目前高校檔案管理者都年齡偏大，接受新工作模式的能力較弱，尤其是對(duì)計(jì)算機(jī)新技術(shù)的使用缺少一定的能力，不能熟練地運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化檔案管理，降低了數(shù)字化檔案管理的效率，甚至?xí)蚰芰Σ蛔阍斐蓹n案管理工作出現(xiàn)失誤，導(dǎo)致文件丟失等安全性問題，并且高校對(duì)于這一類檔案管理人員又沒有統(tǒng)一的培訓(xùn)和嚴(yán)格的考核模式，致使數(shù)字化檔案管理工作被忽視。同時(shí)，大部分高校不愿意投入資金引進(jìn)專業(yè)人才進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作，既缺乏專業(yè)人才，原本的管理人員適應(yīng)能力、專業(yè)能力又較弱，這是數(shù)字化檔案管理工作進(jìn)展緩慢的重要原因。

四、促進(jìn)高校數(shù)字化檔案管理的對(duì)策

（一）建立健全的檔案管理制度

建立健全的檔案管理制度，為檔案管理工作提供具體的方向和準(zhǔn)則是促進(jìn)高校數(shù)字化檔案管理的重要對(duì)策之一。建立數(shù)字化檔案管理制度，需要從兩方面入手：其一，相關(guān)部門或政府加大管理力度，制定相應(yīng)的管理方案，針對(duì)各地區(qū)的實(shí)際發(fā)展情況，明確規(guī)定各高校需要達(dá)到的數(shù)字化檔案管理水平，并建立嚴(yán)格的管理制度。沒有達(dá)到相關(guān)制度要求的高校，都要受到一定懲罰。其實(shí)，政府對(duì)于各高校的管理在2008 年就已經(jīng)出臺(tái)了相關(guān)方案，但是仍然需要不斷完善，建立更加健全的管理機(jī)制，以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理工作更有效地進(jìn)行。其二，各高校應(yīng)該根據(jù)自己本校的實(shí)際情況和發(fā)展目標(biāo)，建立相應(yīng)的數(shù)字化檔案管理制度，對(duì)于人員分配、管理方式、管理要求以及設(shè)備使用等進(jìn)行全方位的制度約束，使相關(guān)工作人員增強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案管理的重視，對(duì)于數(shù)字化管理有具體的目標(biāo)和操作準(zhǔn)則，約束自己的工作態(tài)度和行為，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的最高效率。在管理制度中還應(yīng)該加強(qiáng)人才培養(yǎng)，對(duì)于相關(guān)管理人員的職業(yè)規(guī)劃制定明確的制度，如果其無法達(dá)到數(shù)字化檔案管理的專業(yè)能力，那就有失去這份工作的可能性，讓管理人員有緊迫感，使其轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式，盡快適應(yīng)數(shù)字化檔案管理方式。

（二）加大硬件設(shè)備的資金投入

要想數(shù)字化檔案管理能夠順利進(jìn)行并取得更大的進(jìn)展，加大硬件設(shè)備的置辦力度是基本要求。在數(shù)字化檔案管理中，硬件設(shè)備主要包含計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、應(yīng)用軟件技術(shù)以及一些配套的掃描儀等，這些硬件設(shè)備的質(zhì)量直接決定了高校數(shù)字化檔案管理的效率，這就要求相關(guān)部門和高校加大對(duì)設(shè)備的資金投入。政府相關(guān)部門可以針對(duì)數(shù)字化檔案管理需要的設(shè)備出臺(tái)相應(yīng)的政策，高校置辦數(shù)字化檔案管理需要的設(shè)備時(shí)可以享有一定的福利和優(yōu)惠，可以鼓勵(lì)相關(guān)設(shè)備企業(yè)對(duì)高校的數(shù)字化檔案管理設(shè)備給予一定的支持，對(duì)于條件有限的高校，政府可以給予一定的資金補(bǔ)助，或者與相關(guān)企業(yè)達(dá)成校企合作以滿足設(shè)備需求。高校方面也要加大對(duì)數(shù)字化檔案管理設(shè)備的資金投入，做好整個(gè)學(xué)校的資金預(yù)算和管理，對(duì)于一些不必要的開支進(jìn)行控制，將更多的資金投入到數(shù)字化檔案管理設(shè)備和技術(shù)當(dāng)中。在選擇設(shè)備時(shí)盡量選擇最新、應(yīng)用年限較長(zhǎng)的設(shè)備，對(duì)于技術(shù)的購買也要加大力度，要選擇適合本學(xué)校數(shù)字化檔案管理發(fā)展情況、功能比較齊全、整體較為完善、水平較高的技術(shù)軟件進(jìn)行數(shù)字化檔案管理的相關(guān)操作［3］。

（三）引進(jìn)和培養(yǎng)相關(guān)專業(yè)人才

在高校數(shù)字化檔案管理工作中，管理人員的專業(yè)能力是非常重要的一環(huán)，管理人員能力的高低決定著數(shù)字化檔案管理工作能否順利進(jìn)行。針對(duì)這一點(diǎn)，高校要做好對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)和 引進(jìn)工作。首先，加大力度培養(yǎng)原有檔案管理人員的專業(yè)能力。重點(diǎn)培訓(xùn)計(jì)算機(jī)操作內(nèi)容，定期培訓(xùn)，定期考核，對(duì)在一定期限內(nèi)還是無法達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的人員，就要采取轉(zhuǎn)崗等措施。而對(duì)于可以很好地勝任數(shù)字化檔案管理的人員，可以作為整個(gè)小組的負(fù)責(zé)人，帶領(lǐng)小組學(xué)習(xí)和工作，并給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。除此之外要投入資金引進(jìn)專業(yè)的人才，全方面進(jìn)行嚴(yán)格的考核，直至完全勝任工作為止。通過對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，提高高校數(shù)字化檔案管理隊(duì)伍整體的能力和素質(zhì)，進(jìn)而推動(dòng)高校數(shù)字化檔案管理工作的開展。

（四）提高對(duì)數(shù)字化檔案管理的重視程度

做好高校的數(shù)字化檔案管理工作，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念、提高重視程度是關(guān)鍵。這既需要政府相關(guān)部門加大管理力度和宣傳力度，使更多高校提高對(duì)數(shù)字化檔案管理的重視程度，也需要高校本身加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案管理的觀念。政府可以在相關(guān)制度中明確規(guī)定并嚴(yán)格要求，符合一定條件的高校數(shù)字化檔案管理工作必須落實(shí)到某一程度，沒有達(dá)標(biāo)就要受到相應(yīng)的懲罰。相關(guān)部門要多到高校實(shí)地考查和檢驗(yàn)數(shù)字化檔案管理的實(shí)際發(fā)展情況，通過嚴(yán)格的考查，給各高校的數(shù)字化檔案工作帶來緊迫感，使其加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案工作的重視程度［4］。

（五）加強(qiáng)管理安全性的工作

安全問題是高校數(shù)字化檔案管理順利發(fā)展的重要保障，與傳統(tǒng)檔案管理方式不同，數(shù)字化檔案管理涉及計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)安全問題。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全問題，首先，國(guó)家要針對(duì)數(shù)字化檔案管理制定嚴(yán)格的信息保密制度，使檔案管理人員依法工作，做好保密工作，保證檔案的安全性，對(duì)觸犯到底線的工作人員予以嚴(yán)厲的處罰。其次，高校要做好數(shù)字化檔案管理工作的安全性系統(tǒng)，在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，實(shí)施多重安全防范措施或者購買相應(yīng)安全軟件以確保檔案管理的安全性，并建立嚴(yán)格的安全管理制度，要求檔案管理人員嚴(yán)格遵循，將管理制度落實(shí)到每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)人員，哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)安全問題，問責(zé)到個(gè)人。在檔案管理過程中必須將檔案儲(chǔ)存在規(guī)定的位置，不得私自創(chuàng)建新的文件，避免網(wǎng)絡(luò)入侵者盜取檔案或者損壞檔案，造成嚴(yán)重的后果。同時(shí)還要將檔案做好備份，避免檔案發(fā)生問題無法補(bǔ)救。還要請(qǐng)相關(guān)專業(yè)人員定期檢查設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)的安全性，定期做好保養(yǎng)維修，一旦發(fā)現(xiàn)有任何安全問題，立刻解決，并將安全系統(tǒng)再次強(qiáng)化以防入侵。

五、結(jié)論

綜上所述，數(shù)字化檔案管理在高校檔案管理工作中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，既能夠節(jié)約人力成本，又能提高檔案管理的效率，具有重要的意義。但是目前仍然存在一定的問題，如數(shù)字化檔案管理認(rèn)識(shí)不到位，管理工作不夠完善。高校應(yīng)該針對(duì)上述問題，采取積極有效的措施，不斷破解問題，以提升高校數(shù)字化檔案管理水平，促進(jìn)高校高質(zhì)量發(fā)展。