淺談紙質(zhì)檔案的益處

文/林春松

造紙術(shù)是中國古代“四大發(fā)明”之一，對于推動世界文明的發(fā)展具有十分重要的意義。造紙的原料主要是植物纖維，除含有纖維素、半纖維素、木素外，還有樹脂、灰分、硫酸鈉等輔助成分。紙張具有質(zhì)量輕、硬度小、柔韌性較差、易折疊、不易導(dǎo)電等特點(diǎn)，便于保存儲藏。檔案是由官方機(jī)構(gòu)、半官方機(jī)構(gòu)、非官方機(jī)構(gòu)以及一定的個人、家庭和家族直接形成的歷史記錄。“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，“歷史記錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。正因?yàn)闄n案繼承了文件的原始記錄性，具有歷史再現(xiàn)性，因此，檔案才具有憑證價值的重要屬性，并以此區(qū)別于圖書情報資料和文物。檔案的形式多種多樣，包括載體、制作手段、表現(xiàn)方式等。從載體來看，有甲骨、金石、縑帛、簡冊、紙質(zhì)、膠磁等；從制作手段來看，有刀刻、筆寫、印刷、復(fù)制、攝影、錄音、攝像等；從表現(xiàn)方式來看，有文字、圖表、聲像等。

紙質(zhì)檔案是建立我們國家和民族文化的歷史記憶、傳承歷史文明的重要載體，是知古鑒今的源泉，是人類文明歷史的原始憑證。從而達(dá)到反觀以往，可察驗(yàn)未來；反觀古代，可洞察今天的境界。檔案的種類繁多，形式各異，隨著社會的進(jìn)步，檔案的種類也跟著升級，有些人認(rèn)為有了新技術(shù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就沒必要了，其實(shí)，社會進(jìn)步是必然的，科技不論怎么進(jìn)步，紙質(zhì)檔案的存在是永遠(yuǎn)必要的，它可以成為檔案信息化的基石，才能有效地推進(jìn)檔案電子信息化進(jìn)程。因此，作者認(rèn)為非常有必要強(qiáng)調(diào)紙質(zhì)檔案的重要性。

紙質(zhì)檔案要以《中華人民共和國檔案法》為宗旨，遵循檔案的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于查找和利用，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、編研和提供利用等工作，是為人類社會經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)，構(gòu)成整個社會的科學(xué)能力的重要的原始憑證，是社會信用系統(tǒng)的基石，是復(fù)原人類文明歷史的依據(jù)，是推進(jìn)社會前進(jìn)的源泉。

紙質(zhì)檔案的存在是十分必要的，為使檔案的歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點(diǎn)充分顯露，特別是作為歷史再現(xiàn)性的本質(zhì)屬性，因此，我們要從長遠(yuǎn)的發(fā)展觀來辨別檔案的發(fā)展史。紙質(zhì)檔案存在的益處主要有：

一、實(shí)體性

實(shí)體性最能體現(xiàn)檔案的歷史再現(xiàn)性特點(diǎn)。紙質(zhì)檔案有厚厚的時代感，而電子檔案則有時代的潮流感。在一定程度上說，紙質(zhì)檔案通過進(jìn)行人工保管和保存，檔案載體單一，在檔案庫房“八防”到位的情況下，在整理、借閱、復(fù)制等過程中是不易造成損毀的[1]，根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》，可以將紙質(zhì)的歸檔文件以件為單位，遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管利用的整理基本原則進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的整理過程[1]，把紙質(zhì)整理成規(guī)范的實(shí)體檔案入庫，為實(shí)現(xiàn)檔案的查找和利用提供最直接的有效途徑。主要由植物纖維制造而成的具有質(zhì)輕、易折疊等作用的紙張是構(gòu)成紙質(zhì)檔案的原材料，它是有型的實(shí)體檔案，相對于古代甲骨文、竹制品或銅等材料，它的優(yōu)勢很多，是十分便于收藏儲存的，更是便于人們用肉眼直接查找和利用的實(shí)體物。包括它的整齊裝訂、合理分類、有序排列、歸類編號、科學(xué)編目、規(guī)范裝盒，[1]使之有序化的整理過程，也是實(shí)體存在的，它不像電子檔案是無形的，要借助計算機(jī)和打印機(jī)等設(shè)備在有電源的條件下才能查看或打印。因此，實(shí)體檔案具有便于直接查找利用等這些優(yōu)點(diǎn)，是檔案發(fā)揮效用的具體體現(xiàn)。

二、耐久性

紙質(zhì)檔案的材料主要是紙張、碳和墨。造紙術(shù)是中國古代科學(xué)技術(shù)的四大發(fā)明之一，在東漢時期，經(jīng)過了蔡倫的改進(jìn)，形成了一套較為定型的造紙工藝流程，紙張的制成材料是植物纖維素，而植物纖維主要含有纖維素、半纖維素、木素外，還有樹脂、灰分、硫酸鈉等輔助成分。這些成分都是適于永久保存的材質(zhì)。在通過規(guī)范有效的歸檔文件整理后，將案卷安全完整移入符合紙質(zhì)檔案“八防”即：防火、防水、防盜、防潮、防塵、防霉、防蟲、防光的標(biāo)準(zhǔn)檔案庫房環(huán)境下，[1]具有耐久性。紙質(zhì)檔案的字符主要是用碳黑書寫或打印而成的。碳黑的特點(diǎn)有：1.能吸收光波而呈黑色，對光有散熱；2.耐光，耐熱，耐酸堿，耐氧化；3.理化性能穩(wěn)定，不溶于水、油和一般溶劑。因此，紙質(zhì)檔案具有適用于持久保存的耐久性。

三、憑證性

紙質(zhì)檔案是保存真實(shí)的書寫字跡墨痕等原始的載體，具有直接提供檔案原貌原創(chuàng)原件的有效憑證作用。它是不易更改刪改和偽造的，人們可通過字跡、紙張制成材料等進(jìn)行真假甄別鑒定，作為有效的法律依據(jù)。紙張作為有形的實(shí)體物又是可見的實(shí)體依據(jù)，它不單獨(dú)是具有憑證性，更是具有不可復(fù)制的原始憑證作用。不管時間的長短，根據(jù)現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)，可以科學(xué)分析紙張的新舊，分析紙質(zhì)檔案的真假，從而實(shí)現(xiàn)了歷史憑證作用。

四、穩(wěn)定性

紙質(zhì)檔案是將信息資料原始地記錄在紙質(zhì)材料上，使用起來方便，查找也方便，使人一目了然。它形式很簡單，不像電子檔案需要借助計算機(jī)軟件等設(shè)備在有適合電源的條件下才可讀取或者利用，而且它具有壽命長的特點(diǎn)，不易被氧化和被磁場破壞，內(nèi)容不易被竊取泄密、變更或使檔案信息產(chǎn)生失真狀態(tài)，具有很強(qiáng)的原始性、穩(wěn)定性以及安全性。

隨著社會的不斷進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，由于自然和社會條件的原因，檔案事業(yè)在實(shí)踐過程中也不斷得到發(fā)展，檔案的種類也增多了，電子檔案也隨即產(chǎn)生，很多單位和個人也開始弱化紙質(zhì)檔案，忽視了檔案工作是科學(xué)性和技術(shù)性很強(qiáng)的管理性工作，忽視了檔案工作的服務(wù)性，忽視了檔案工作的政治性，削弱了保存檔案的真實(shí)目的，削弱了檔案利用的宗旨作用。因此，我們十分必要強(qiáng)調(diào)紙質(zhì)檔案工作的重要性，以免給社會造成重要的不可彌補(bǔ)的損失，努力安全完整地歸檔好紙質(zhì)檔案，讓真實(shí)的記錄成為歷史的永久載體，讓人類社會把有效積累和永久保存好的智慧結(jié)晶留給后人享用。根據(jù)《檔案法》規(guī)定：“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用?！睘樽袷匚覈鴻n案工作的基本原則，我們要充分認(rèn)識到完好保存紙質(zhì)檔案的重要作用，要努力維護(hù)檔案的完整與安全，從數(shù)量上、質(zhì)量上保持完整，從政治上保護(hù)檔案免受有意破壞，機(jī)密檔案不被盜竊和失密；從檔案實(shí)體上減少損壞，盡量延長紙質(zhì)檔案的使用壽命，切實(shí)做好紙質(zhì)檔案的整理工作。

1.強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)健全機(jī)制

要加強(qiáng)學(xué)習(xí)黨的十九大以來黨中央的精神，用新思想指導(dǎo)實(shí)際工作。要認(rèn)真貫徹“學(xué)史明理、學(xué)史增信、學(xué)史崇德、學(xué)史力行”要求，牢記初心使命，忠誠干凈擔(dān)當(dāng)。要增強(qiáng)“四個意識”、堅定“四個自信”、落實(shí)“兩個維護(hù)”的具體行動。各級政府部門都要加強(qiáng)紙質(zhì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，從中央到地方，層層抓好落實(shí)，由紀(jì)委部門定期檢查監(jiān)督，形成長期的、有效的橫向縱向聯(lián)合工作機(jī)制。

2.加強(qiáng)培訓(xùn)提高業(yè)務(wù)水平

由于各行各業(yè)的檔案種類繁多，要時刻從思想上認(rèn)識到位。要牢固樹立資源是基礎(chǔ)、安全是底線的思想。推進(jìn)資源體系建設(shè)，讓檔案資源建設(shè)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、常態(tài)化、多元化；強(qiáng)化檔案安全管理。加強(qiáng)檔案館安全保障體系建設(shè)，細(xì)化工作責(zé)任，強(qiáng)化安全措施，確保檔案絕對安全。要加強(qiáng)紙質(zhì)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，努力完善檔案整理流程，嚴(yán)格規(guī)范檔案的歸檔制度。由檔案管理行政部門帶領(lǐng)各行各業(yè)的檔案協(xié)會定期組織培訓(xùn)，各部門檔案管理人員都要經(jīng)過培訓(xùn)，持證上崗。要加強(qiáng)《檔案法》的宣傳活動，不斷推動我國的檔案法治建設(shè)。

3.增強(qiáng)隊伍建設(shè)優(yōu)質(zhì)服務(wù)

現(xiàn)代紙質(zhì)檔案管理對從業(yè)人員的職業(yè)技能和素養(yǎng)提出了較高的要求，專職檔案員應(yīng)全面掌握檔案信息修正等相關(guān)技術(shù)。但是由于大部分機(jī)構(gòu)缺乏專業(yè)的檔案管理人員，很多單位都是兼職檔案員從事檔案工作，長期以來在客觀主觀因素的影響下，檔案工作者“重保管，輕服務(wù)”的現(xiàn)象較重，被動的工作方式也影響了文書檔案的日常利用。[2]要堅持黨管檔案原則，加強(qiáng)黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。堅持把黨的領(lǐng)導(dǎo)貫穿檔案工作全過程各環(huán)節(jié)，增強(qiáng)政治自覺性。秉承“讓歷史說話，用史實(shí)發(fā)言”的工作要求，用檔案如實(shí)記錄我們國家發(fā)展的歷程。要加大開放力度，不斷深化為民服務(wù)。要依法依規(guī)落實(shí)檔案開放要求，增加開放檔案數(shù)量，最大限度服務(wù)于廣大人民群眾的查檔用檔需求。要全民動員，加大收集紙質(zhì)檔案的力度，組織強(qiáng)大的檔案管理隊伍，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)，強(qiáng)化擔(dān)當(dāng)抓好貫徹落實(shí)，深入、廣泛開展新修訂檔案法貫徹實(shí)施工作，抓好“八五”普法工作，提高全社會的檔案意識，把檔案服務(wù)提質(zhì)增效作為重點(diǎn)，扎實(shí)開展“我為群眾辦實(shí)事”實(shí)踐活動，不斷創(chuàng)新優(yōu)化服務(wù)方式，提升為民服務(wù)水平。