淺談干部人事檔案的管理及高效利用

文/明溪縣城鎮(zhèn)集體工業(yè)聯(lián)合社 陳明仙

新時(shí)代背景下，隨著我國(guó)全面深化改革的不斷深入，再加上政府部門的逐漸轉(zhuǎn)型，干部人事檔案管理工作已成為黨和政府高度重視的一項(xiàng)工作。為了促進(jìn)我國(guó)干部人事檔案工作朝著高質(zhì)量、高效率方面持續(xù)前進(jìn)，要進(jìn)一步認(rèn)識(shí)干部人事檔案管理工作的基礎(chǔ)作用，認(rèn)識(shí)完善干部人事檔案管理和檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)的重大意義，通過(guò)不斷研究與探索，找尋高質(zhì)量、高水平的干部人事檔案管理手段，并以此推動(dòng)干部人事檔案管理工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展與服務(wù)型政府的需求。

一、干部人事檔案管理概念及重要性

干部人事檔案是對(duì)干部個(gè)人實(shí)踐經(jīng)歷的記錄，是干部個(gè)人思想、道德、業(yè)務(wù)、工作能力的具體體現(xiàn)，是重要的資料，且與黨政機(jī)關(guān)單位之間存在著密切聯(lián)系。究其作用，干部人事檔案除了能夠反映黨政機(jī)關(guān)干部的工作能力、工作效率、工作水平外，還能夠反映黨政機(jī)關(guān)干部的德行。目前，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)在選拔優(yōu)秀干部，開展各項(xiàng)考察工作時(shí)，干部人事檔案是一種真實(shí)性、可靠性較強(qiáng)的考察依據(jù)，干部人事檔案管理往往需要多個(gè)環(huán)節(jié)構(gòu)成，包括干部人事檔案的收集、整理、分類、利用等。干部人事檔案管理是國(guó)家干部隊(duì)伍建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，嚴(yán)格按照規(guī)定落實(shí)干部人事檔案管理制度，既是對(duì)黨的事業(yè)負(fù)責(zé)，也是對(duì)干部本身負(fù)責(zé)的具體表現(xiàn)。

二、干部人事檔案管理與利用存在的問(wèn)題

在黨和政府的高度重視下，干部人事檔案管理體系及制度已經(jīng)初步建立起來(lái)。新時(shí)期，我國(guó)干部人事檔案管理工作無(wú)論是在規(guī)模上還是在數(shù)量上均發(fā)生了巨大變化。在此背景下，傳統(tǒng)的干部人事檔案管理與利用方式弊端逐漸顯露，嚴(yán)重降低了干部人事檔案管理與利用效率。為此，本文從四方面闡述現(xiàn)階段干部人事檔案管理與利用存在的問(wèn)題：

（一）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，重視程度不夠。近年來(lái)，大部分黨政機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理，但極少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)存在檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、重視程度不夠的問(wèn)題。主要表現(xiàn)為：一部分黨政機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為干部人事檔案管理僅僅的是一種管理形式，在管理中對(duì)檔案本身的效能沒有正確的認(rèn)識(shí)，僅僅將其作為干部晉升的依據(jù)。還有一部分黨政機(jī)關(guān)單位日常沒有滲透干部人事檔案管理工作，僅為了應(yīng)付上級(jí)的檢查而開展一段時(shí)間，未真正做到既對(duì)黨的工作負(fù)責(zé)，也對(duì)自己本人的工作負(fù)責(zé)。不良認(rèn)知嚴(yán)重影響了干部人事檔案管理的質(zhì)量。

（二）檔案材料收集不及時(shí)，審核不細(xì)致。黨政機(jī)關(guān)單位的人事變動(dòng)較為頻繁，在干部調(diào)動(dòng)過(guò)程中，其檔案資料往往來(lái)自多個(gè)不同的單位、部門。在此過(guò)程中，不暢通的干部人事檔案材料收集渠道會(huì)導(dǎo)致檔案材料收集不及時(shí)，進(jìn)而導(dǎo)致干部的個(gè)人資料出現(xiàn)了缺失，而不完善的人員檔案將會(huì)對(duì)其提拔和發(fā)展造成不利的影響。干部個(gè)人的貢獻(xiàn)、工作成就與自身利益息息相關(guān)，個(gè)別人會(huì)利用編寫虛假工齡、學(xué)歷等方式獲取更大的個(gè)人利益，以此來(lái)達(dá)到盡快晉升的目的。在干部人事檔案審核過(guò)程中，審核不細(xì)致、核對(duì)不及時(shí)會(huì)導(dǎo)致這些虛假的編寫內(nèi)容被歸檔，會(huì)對(duì)檔案的真實(shí)性產(chǎn)生一定的負(fù)面作用，而且還會(huì)對(duì)檔案管理造成一定的負(fù)面影響。

（三）檔案管理專業(yè)隊(duì)伍素質(zhì)較低，業(yè)務(wù)能力低。通常情況下，負(fù)責(zé)干部人事檔案管理的工作人員具有一定的檔案管理專業(yè)背景，且能夠掌握一定的檔案管理知識(shí)。但隨著時(shí)代的發(fā)展變化，這些檔案管理人員仍局限于自身的專業(yè)知識(shí)，無(wú)法與時(shí)俱進(jìn)學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，無(wú)法運(yùn)用信息化、數(shù)字化技術(shù)開展檔案管理與利用工作，致使檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力較低。此外，個(gè)別黨政機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)的重視程度不高，致使檔案管理專業(yè)隊(duì)伍素質(zhì)明顯偏低。

（四）干部人事檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢。除上述問(wèn)題外，黨政機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理與利用還存在數(shù)字化進(jìn)程緩慢的問(wèn)題。主要表現(xiàn)在，大多數(shù)干部人事檔案管理部門所采用的檔案管理、利用方法較為落后，對(duì)于紙質(zhì)檔案的關(guān)注程度較高，嚴(yán)重忽略了與之匹配的數(shù)字化檔案。此外，許多黨政機(jī)關(guān)單位的干部人事檔案工作雖能夠用到計(jì)算機(jī)，但僅僅局限于利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行存檔，并沒有建立專門的干部人事檔案數(shù)字化平臺(tái)，也無(wú)法在真正意義上發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而導(dǎo)致干部人事檔案管理、利用效率低下。

三、干部人事檔案嚴(yán)格管理和高效利用的對(duì)策

針對(duì)上述問(wèn)題，筆者認(rèn)為可從以下四方面實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的嚴(yán)格管理和高效利用：

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的嚴(yán)格管理和高效利用，應(yīng)從黨政機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)入手，不斷加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，轉(zhuǎn)變其對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。一方面，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要樹立正確的干部人事檔案使用、管理理念，正確運(yùn)用和管理干部人事檔案，高度重視相關(guān)工作的開展過(guò)程，堅(jiān)決杜絕形式化的管理作風(fēng)，將干部人事檔案管理工作落到實(shí)處。同時(shí)，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)班子要把干部人事檔案管理工作擺到關(guān)系整個(gè)干部隊(duì)伍大局的層面，定期對(duì)干部人事檔案管理工作進(jìn)行檢查、監(jiān)督與指導(dǎo)；另一方面，應(yīng)加大干部人事檔案管理的宣傳力度，加大對(duì)干部人事檔案管理工作重要性的宣傳教育工作，讓廣大機(jī)關(guān)干部、黨員積極投身干部人事檔案管理工作中，提高機(jī)關(guān)干部對(duì)人事檔案管理工作的重視。此外，機(jī)關(guān)單位內(nèi)部可建立干部檔案管理輪流參與制度，在專職的檔案管理人員監(jiān)督下，從各部門抽調(diào)相關(guān)人員參加此項(xiàng)工作，讓相關(guān)部門成員了解相關(guān)工作內(nèi)容，熟悉干部人事檔案工作的相關(guān)文件和方針，增強(qiáng)干部職工對(duì)干部人事檔案工作的認(rèn)識(shí)，讓干部和黨員干部都積極主動(dòng)地參與干部人事檔案管理工作，形成全員參與的良好氛圍。

（二）加強(qiáng)檔案材料收集工作，嚴(yán)格把關(guān)。為進(jìn)一步解決干部人事檔案材料收集不及時(shí)，審核不細(xì)致等問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案工作的嚴(yán)格管理與高效利用，筆者認(rèn)為可從以下幾方面不斷加強(qiáng)檔案材料收集工作：

1.建立健全干部人事檔案管理制度。要保證檔案信息的完整，必須建立和完善干部人事檔案管理體系。在管理制度的建設(shè)過(guò)程中，各機(jī)關(guān)單位應(yīng)將相關(guān)法律法規(guī)作為依據(jù)，結(jié)合各地的具體情況，制訂一套科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的干部人事檔案管理體系。進(jìn)行干部人事檔案管理制度細(xì)分工作，可以劃分為多類制度，具體為：一是針對(duì)干部人事檔案制訂的收集、分類等制度；二是針對(duì)干部檔案的查詢、閱讀等工作制訂的查閱制度；三是針對(duì)干部人事檔案的回收制訂的鑒別、歸檔等制度；四是針對(duì)干部人事檔案的轉(zhuǎn)運(yùn)制訂的傳遞制度；同時(shí)還包括相應(yīng)的保密、銷毀等制度。此外，在這些制度的基礎(chǔ)上，還要制訂相關(guān)人員的管理、崗位責(zé)任等制度。由此可見，建立完善的干部人事檔案管理制度，可以使各級(jí)黨政機(jī)關(guān)的干部人事檔案管理工作有制度可依，真正實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的嚴(yán)格管理和制度化管理。

2.完善干部人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。干部人事檔案管理工作既要有行政領(lǐng)導(dǎo)、人員的支持，又要有必要的基礎(chǔ)設(shè)施和硬件設(shè)施支持，只有這樣，才能夠?qū)崿F(xiàn)干部人事檔案的嚴(yán)格管理和高效利用。嚴(yán)格按照上級(jí)規(guī)定的干部人事檔案規(guī)范化建設(shè)要求實(shí)現(xiàn)“三室分開”，存儲(chǔ)檔案的房間應(yīng)配備檢測(cè)溫度、濕度的儀器，同時(shí)還需配備空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備。全方面做到防潮、防盜、防蟲、防光、防高溫。與此同時(shí)，各機(jī)關(guān)單位在開展干部人事檔案管理工作時(shí)，需將紙質(zhì)版檔案與數(shù)字化檔案相結(jié)合，配備相應(yīng)的電腦設(shè)施、掃描設(shè)備、打印設(shè)備等。

3.嚴(yán)格把控檔案材料收集入口關(guān)。檔案資料的審查是干部人事檔案工作中的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其審查的成果直接影響整個(gè)工作的績(jī)效和效益。為避免因?qū)徍瞬患?xì)致導(dǎo)致的檔案材料編寫虛假、相互抄襲人事材料等問(wèn)題，應(yīng)對(duì)檔案材料收集入口關(guān)進(jìn)行嚴(yán)格管控。無(wú)論是在干部人事檔案的提取過(guò)程中，還是在干部人事檔案的收集、轉(zhuǎn)出過(guò)程中，均應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審查，真正做到“凡提必審、凡進(jìn)必審、凡轉(zhuǎn)必審”。在審查過(guò)程中，若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)立即上報(bào)，并追溯問(wèn)題出現(xiàn)的源頭，在問(wèn)題得到處理后，再進(jìn)行提取、轉(zhuǎn)出和收集，從而保證干部人事資料的完整性、真實(shí)性和可靠性，只有這樣，才能夠更好地為領(lǐng)導(dǎo)提供真實(shí)可靠的決策依據(jù)。

4.嚴(yán)格遵循檔案材料查閱制度。為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的高效利用，要不斷地改革和完善干部人事檔案的使用方法。在干部人事檔案的利用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵循各類規(guī)章制度，如：檔案材料查閱制度、檔案材料查閱審批制度、檔案查閱登記制度等。在干部人事檔案管理過(guò)程中，當(dāng)有關(guān)人員使用干部人事資料時(shí)，需事先遞交申請(qǐng)，在申請(qǐng)中闡述需查閱的內(nèi)容以及查閱干部人事檔案的原因，隨后遞交審批，待審核人員通過(guò)后方可進(jìn)行查閱。值得注意的是，在查閱時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)對(duì)查閱人員的信息進(jìn)行登記，包括查閱日期、時(shí)間、用途等，若在其查閱后干部人事檔案出現(xiàn)問(wèn)題，此類申請(qǐng)、審批、登記文件可作為重要依據(jù)，用來(lái)追究相關(guān)人員責(zé)任。

（三）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)。

各級(jí)機(jī)關(guān)要強(qiáng)化干部人事檔案管理，不斷提升管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。一是要加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案的管理，不斷提高檔案管理員的政治素質(zhì)、服務(wù)意識(shí)等，在遵守相應(yīng)的組織性原則的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案材料的收集、歸檔進(jìn)行嚴(yán)格審核。結(jié)合相關(guān)材料判斷檔案材料的真?zhèn)危昧己玫姆?wù)意識(shí)減少工作中的差錯(cuò)。二是機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理人員應(yīng)不斷提升自身的業(yè)務(wù)水平。要仔細(xì)研讀與干部人事檔案管理相關(guān)的工作制度與規(guī)定，熟知與其相關(guān)的法律法規(guī)，熟知與其相關(guān)的檔案收集、整理、審核、歸檔等工作，以便從根本上提高相關(guān)工作人員的工作效率、質(zhì)量與水平。三是與時(shí)俱進(jìn)。機(jī)關(guān)單位應(yīng)定期舉辦干部人事檔案管理培訓(xùn)工作，邀請(qǐng)相關(guān)專家、學(xué)者開展講座，掌握當(dāng)前有關(guān)干部人事檔案的最新技術(shù)和相關(guān)的基礎(chǔ)理論，及時(shí)對(duì)相關(guān)技術(shù)和理論進(jìn)行全面認(rèn)識(shí)和掌握，進(jìn)一步打造一支高素質(zhì)、高水平的干部人事檔案管理隊(duì)伍。四是為了使上述措施能夠順利實(shí)施，機(jī)關(guān)單位應(yīng)提供相應(yīng)的制度保障，建立干部人事檔案管理人員培訓(xùn)制度、各單位政工聯(lián)系制度等。運(yùn)用這些機(jī)制，保證干部人事檔案管理水平持續(xù)提高，保證檔案資料的完整性。同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案的宏觀指導(dǎo)，對(duì)基層一線的干部人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高工作水平。

（四）加快干部人事檔案數(shù)字化管理進(jìn)程。為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的高效利用，應(yīng)不斷加快干部人事檔案數(shù)字化管理進(jìn)程。新時(shí)代背景下，信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用提高了各行各業(yè)的管理水平與利用效率，在干部人事檔案管理中運(yùn)用信息化和數(shù)字技術(shù)，可以有效改善干部人事檔案的管理水平，同時(shí)真正實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的高效利用。各級(jí)黨政機(jī)關(guān)可以運(yùn)用電子技術(shù)建設(shè)高層次的干部人事檔案管理系統(tǒng)，并通過(guò)該平臺(tái)對(duì)干部人事檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。同時(shí)，利用該信息管理系統(tǒng)能夠減少紙質(zhì)版檔案的查閱工作，既能夠保護(hù)紙質(zhì)版干部人事檔案，又能夠提高干部人事檔案查閱效率。此外，利用該信息管理系統(tǒng)還可以直接生成《干部簡(jiǎn)歷表》《干部任免表》等，在保證干部檔案材料信息完整性的同時(shí)，也能夠?qū)Ω刹筷?duì)伍結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析，為后續(xù)干部選拔工作提供科學(xué)且精準(zhǔn)的依據(jù)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，干部人事檔案的管理與利用仍存在諸多問(wèn)題急需解決，如：檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、重視程度較低；檔案收集、審核工作不及時(shí)、不細(xì)致；檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)低、業(yè)務(wù)能力低；干部人事檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢等。為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)干部人事檔案工作的嚴(yán)格管理與高效利用，作者認(rèn)為，應(yīng)從強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)、強(qiáng)化檔案工作意識(shí)、強(qiáng)化檔案制度、強(qiáng)化檔案管理、強(qiáng)化檔案信息收集等方面入手；加強(qiáng)干部人事檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)人事檔案信息化，進(jìn)一步提高干部人事檔案的管理水平。