智慧校園背景下高校辦公室檔案管理工作優(yōu)化對策

文/建東職業(yè)技術(shù)學(xué)院 吳政

智慧校園通過信息化建設(shè)提升校園綜合管理水平，而智慧校園背景下高校辦公室檔案管理工作的優(yōu)化應(yīng)當(dāng)充分運(yùn)用信息技術(shù)構(gòu)筑完善的線上檔案管理體系，然后與線下的使用場景深度融合，滿足不同人群的檔案使用需求，實(shí)現(xiàn)對于高校辦公室檔案管理的改進(jìn)優(yōu)化。

一、優(yōu)化高校辦公室檔案管理工作的意義

（一）智慧校園概述。智慧校園是指通過將物聯(lián)網(wǎng)的概念融入校園管理體系建設(shè)的過程中，以信息技術(shù)為基礎(chǔ),打造校園管理、生活、學(xué)習(xí)的一體化環(huán)境。從實(shí)際角度來看，智慧校園主要是高效地融合信息技術(shù)及教育教學(xué)，進(jìn)而將提高教學(xué)效果作為主要目標(biāo)，提供網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)、智慧一體的管理教學(xué)體系，同時對教學(xué)過程及管理過程進(jìn)行預(yù)先測定或推測的一種學(xué)習(xí)環(huán)境。

（二）智慧校園背景下高校辦公室檔案管理工作優(yōu)化的意義。1.提升高校辦公室檔案管理水平?；谥腔坌@視域下對于高校辦公室檔案館管理工作進(jìn)行評價(jià)，會發(fā)現(xiàn)高校辦公室檔案管理存在諸多不足：首先，是人力因素對于管理效果有著嚴(yán)重負(fù)面影響，部分工作者思想認(rèn)知不足，在實(shí)際工作中欠缺責(zé)任感，不能較好地適應(yīng)檔案工作在實(shí)施過程中的各樣需求。其次，是管理體系落后于高校檔案管理需要，檔案管理機(jī)制不健全以及檔案管理數(shù)據(jù)構(gòu)建層面存在較為滯后等狀況，致使綜合管理效果不佳，這些因素均會影響高校檔案管理工作效果。在智慧校園背景下對于高校檔案管理進(jìn)行優(yōu)化，能夠通過信息系統(tǒng)建設(shè)降低人力因素對于管理工作的影響，同時起到完善高校檔案管理體系的效果，使得檔案管理工作更加適應(yīng)檔案管理工作發(fā)展需求，從而進(jìn)一步提升高校辦公室檔案管理水平。2.轉(zhuǎn)變高校辦公室檔案管理的理念。傳統(tǒng)檔案管理過程中普遍存在工作理念失衡的現(xiàn)象，即過度重視對于檔案的整理保存，忽視了對于檔案的高效利用，這種現(xiàn)象一定程度上制約了高校檔案管理工作的開展。智慧校園背景下對于高校辦公室檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，能夠通過完善的信息化管理平臺降低辦公室檔案使用的難度，突出高校辦公室檔案管理工作的服務(wù)性質(zhì)，滿足高校不同群體的多樣性檔案使用需求，充分挖掘高校辦公室檔案管理工作的應(yīng)用價(jià)值。我國教育改革的逐步深化使得智慧校園建設(shè)的普及程度不斷提升，給教師和學(xué)生帶來了多方面的便利。針對高校辦公室檔案管理的改進(jìn)優(yōu)化工作，應(yīng)當(dāng)融入智慧校園建設(shè)背景和具體要求，提升高校辦公室檔案管理工作水平。智慧校園建設(shè)能夠?qū)τ谵k公室檔案管理工作產(chǎn)生積極指導(dǎo)作用，同時，可以運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)對現(xiàn)有檔案進(jìn)行電子化升級，有效提升檔案保存時間和安全性。除此以外，將檔案管理融入智慧校園的建設(shè)體系中，能夠使得檔案信息和校園信息體系更好連通，高校的教師和學(xué)生通過運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng)等查看有關(guān)的檔案信息，避免傳統(tǒng)檔案借閱過程復(fù)雜的弊端，實(shí)現(xiàn)對于檔案信息的高效管理和使用。

二、高校辦公室檔案管理工作存在的問題

檔案管理是高校管理服務(wù)中一項(xiàng)重要的工作。在長期的運(yùn)行實(shí)踐過程中，高校辦公室已形成了比較完善的檔案規(guī)范管理制度及管理模式。但是面對智慧校園建設(shè)的具體要求，檔案管理工作仍舊存在一些欠缺之處。

（一）對于檔案管理工作重視程度不夠。高校辦公室檔案管理內(nèi)容包含高校重要的發(fā)展歷史、學(xué)生數(shù)據(jù)等多樣化信息。目前，管理人員對于檔案管理的重視程度明顯不足，管理人員大多將工作重心集中于行政工作當(dāng)中，忽視對于檔案管理方法技術(shù)的研究。檔案管理人員無法清晰認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，在具體的工作中運(yùn)用的管理方式比較陳舊，長此以往，會出現(xiàn)兩方面問題：一方面，會導(dǎo)致檔案管理工作效率更低；另一方面，因?yàn)闄n案數(shù)據(jù)的不斷增加導(dǎo)致管理內(nèi)容工作量遞增，員工的工作積極性受到影響。與此同時，檔案管理工作涉及多個不同的部門，因此需要部門間協(xié)同管理。但是在實(shí)際管理過程中，有非常多的部門不重視該項(xiàng)工作，對于提高檔案管理的效果非常不利。

（二）檔案管理機(jī)制不完善。建立良好的管理機(jī)制對于檔案管理工作具有重要的意義，完善的檔案管理機(jī)制能夠?qū)n案管理的流程進(jìn)行規(guī)范，進(jìn)而使檔案管理的工作取得更為理想的效果。目前我國很多高校缺乏完善的檔案管理機(jī)制，檔案管理機(jī)制體系缺少及時更新，對檔案管理效果造成一定程度的影響。比如：檔案管理工作缺乏明確的制度規(guī)范，個別高校的檔案管理混亂，一方面是沒有建立明確的索引，另一方面基礎(chǔ)條件完備，但是缺乏及時管理，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案雜亂堆放，影響檔案管理效果。

（三）高校檔案管理設(shè)備有待換新。高校辦公室檔案管理以往主要以紙質(zhì)文件作為載體，實(shí)際管理中把檔案存儲在一些檔案柜中便可。智慧校園背景下，高校辦公室檔案內(nèi)容以及形式得到擴(kuò)展，面對檔案形式的不斷演變，高校辦公室必須擴(kuò)展自身的檔案管理技術(shù)以及設(shè)備，應(yīng)用現(xiàn)代化的軟件系統(tǒng)與硬件設(shè)備對辦公室檔案實(shí)施有效管理，其中包含硬件設(shè)備，例如計(jì)算機(jī)、移動智能終端設(shè)備等，以及相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，例如針對辦公室檔案建立的在線管理平臺等，并且將這類信息化設(shè)備應(yīng)用于高校辦公室檔案管理機(jī)構(gòu)日常工作中。當(dāng)前階段，高校辦公室日常檔案管理中應(yīng)用到的硬件設(shè)備較為陳舊，同時缺乏相應(yīng)的軟件平臺，嚴(yán)重制約高校檔案管理工作效率的提升以及流程改進(jìn)。

（四）檔案管理人員技能有待提升。管理人員的技術(shù)能力直接影響高校辦公室檔案管理水平。目前，我國高校辦公室普遍存在檔案管理人員專業(yè)技能不足的問題，在管理工作中，檔案管理人員主要應(yīng)用紙質(zhì)檔案的管理技術(shù)以及理念，導(dǎo)致針對電子檔案的管理效果不佳。同時，檔案管理人員缺乏專業(yè)的計(jì)算機(jī)操作能力，無法通過計(jì)算機(jī)提升檔案管理水平以及效率，導(dǎo)致高校檔案管理的信息化水平受到嚴(yán)重影響。同時，很多高校辦公室檔案管理工作缺乏專業(yè)的管理人員，管理工作由其他人員兼職完成，管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，相應(yīng)的檔案管理技能缺乏，在管理工作中不能準(zhǔn)確按照檔案內(nèi)容進(jìn)行分類，影響檔案總體管理效果。

三、高校辦公室檔案管理工作優(yōu)化對策

（一）增強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理人員技能水平嚴(yán)重影響檔案管理效果，因此高校辦公室檔案管理應(yīng)該強(qiáng)化管理隊(duì)伍建設(shè)，重視對工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使得工作人員專業(yè)技能滿足智慧校園背景下高校辦公室檔案信息化管理需求。首先，需要強(qiáng)化智慧校園背景下高校辦公室檔案管理人員的專業(yè)技能。檔案管理包含對于檔案的存檔管理以及借閱利用這兩個方面。檔案管理人員要按照檔案類型科學(xué)制訂索引。檔案索引的建立能夠幫助管理人員提升管理水平以及管理效率，管理過程中，人員可以在電腦系統(tǒng)中按照索引對于檔案內(nèi)容進(jìn)行快速精確的檢索。此外，可以按照建立多樣性的檢索目錄，在以日期為單位的檔案索引目錄下，擴(kuò)展以部門、會議、人員為標(biāo)準(zhǔn)的檢索信息目錄形式，通過多樣性的檢索目錄設(shè)定，進(jìn)一步提升檔案管理效率。高校辦公室檔案包含多樣性的信息，因此需要建立相應(yīng)的保密級別，保障檔案信息的安全性。保密級別可以同檔案借閱系統(tǒng)協(xié)同建設(shè)，檔案管理人員按照人員的不同級別為其賦予不同的權(quán)限，有效提升高校辦公室檔案管理的安全性。其次，通過強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)提升檔案管理人員的服務(wù)意識，進(jìn)一步提升檔案管理服務(wù)使用體驗(yàn)。檔案管理人員要為高校師生提供更加便利的檔案使用方式。例如通過校園網(wǎng)、圖書館信息發(fā)布平臺等多樣性的方式宣傳檔案使用規(guī)范，確保能夠滿足高校師生的檔案使用需求。除此以外，還可以廣泛征集使用者的需求，擴(kuò)大檔案收集管理的范圍，滿足師生多樣性的檔案借閱需求，提升高校辦公室檔案利用水平。

（二）加大檔案管理信息化建設(shè)。智慧校園背景下，對于高校辦公室檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化需要加大對于檔案管理工作的投入，通過軟硬協(xié)同建設(shè)的方式提升高校辦公室檔案管理的信息化水平，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對于高校檔案管理工作的優(yōu)化。對于檔案管理的信息化建設(shè)，有兩方面需要注意：一方面，是提升高校辦公室檔案管理的硬件水平。首先，要在檔案管理工作中搭建由計(jì)算機(jī)終端構(gòu)成的一體式硬件系統(tǒng)。硬件系統(tǒng)可以通過手持終端實(shí)現(xiàn)檔案信息錄入等功能，然后通過計(jì)算機(jī)設(shè)備對于整理的檔案文件分區(qū)信息、內(nèi)容信息等進(jìn)行管理。同時，應(yīng)當(dāng)順應(yīng)檔案形式的變化，擴(kuò)展多樣性的檔案管理技術(shù)，例如針對音視頻檔案文件、電子文檔檔案文件等要建立完善的數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)對于電子檔案的科學(xué)管理。針對電子數(shù)據(jù)庫服務(wù)器運(yùn)行安全進(jìn)行針對性考量，例如建立備份服務(wù)器等，避免突發(fā)事故影響電子檔案數(shù)據(jù)的安全。其次，要重視對于檔案保存庫房的硬件建設(shè)。紙質(zhì)檔案文件對于保存環(huán)境有著較高的要求，因此對于庫房內(nèi)部溫度進(jìn)行把控，確保檔案室內(nèi)部溫度能夠保持在14～24攝氏度的合理區(qū)間內(nèi)，濕度條件不超過60%，通過智能溫控系統(tǒng)為檔案設(shè)置合理的保存條件。除此以外，針對檔案柜智能化改造也十分重要，要通過自動化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案柜的移動控制，在電腦系統(tǒng)中輸入檔案要求，然后終端會顯示出檔案位置信息，檔案柜則自動開啟。最后，要通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對于檔案的電子管控，通過對于檔案標(biāo)簽、索引信息的科學(xué)記錄，然后運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對于標(biāo)簽的查找實(shí)現(xiàn)檔案入庫、出庫的詳細(xì)記錄。另一方面，要構(gòu)建完善的軟件管理體系。針對高校辦公室檔案管理進(jìn)行的管理平臺建設(shè)，需要從檔案管理平臺、檔案使用平臺這兩方面進(jìn)行。針對檔案管理平臺的建設(shè)，主要為了實(shí)現(xiàn)三方面的作用：一是通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對于檔案信息的高效錄入分類以及使用者權(quán)限的管理；二是管理人員可以借助平臺對于檔案的分類類目等信息進(jìn)行調(diào)整；三是要通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對于檔案信息進(jìn)行高效整合，然后不斷提升檔案管理水平，滿足人們多樣性的使用需求。檔案使用平臺則需要重視信息發(fā)布、檔案使用、意見收集這三方面內(nèi)容。可以在檔案使用平臺中明確信息發(fā)布欄目，針對當(dāng)期可以借閱的檔案信息進(jìn)行公示。信息發(fā)布欄目應(yīng)當(dāng)同校園信息發(fā)布平臺進(jìn)行合作，例如校園公眾號、官網(wǎng)等渠道，提升檔案信息發(fā)布的覆蓋范圍。檔案使用功能可以滿足具體的借閱需求，使用者可以通過學(xué)生學(xué)號、教師工號等信息登錄平臺，然后直接查看電子檔案，或者預(yù)約紙質(zhì)檔案的使用，從而進(jìn)一步提升檔案利用水平。如果使用者沒有明確的檔案信息，可以輸入關(guān)聯(lián)詞，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行模糊數(shù)據(jù)挖掘，不斷縮小檔案范圍，直至查找到自己想要的檔案文件。意見收集欄目可以針對使用者的使用體驗(yàn)進(jìn)行收集，幫助檔案管理平臺進(jìn)行不斷優(yōu)化，提升使用者的借閱體驗(yàn)。

（三）完善高校辦公室檔案體制建設(shè)。智慧校園背景之下，高校必須優(yōu)化并完善對自身的檔案管理機(jī)制，保證其與目前高校的發(fā)展趨勢相互吻合，促進(jìn)辦公室檔案管理工作水平的提升。要對高校辦公室檔案管理體系進(jìn)行完善：首先，要重視對于自身平臺的智慧化建設(shè)。通過軟件平臺實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，通過硬件建設(shè)實(shí)現(xiàn)自動化檔案管理，綜合提升辦公室檔案管理的智慧化程度。依靠對于材料最初的整理、搜集、歸納類型以及后續(xù)的信息整理、深度挖掘等，提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化及專業(yè)化程度。通過創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，真正將高校辦公室檔案管理工作落到實(shí)處，進(jìn)而使該項(xiàng)工作更加專業(yè)和科學(xué)。其次，完善高校辦公室檔案管理體系。需要將檔案管理系統(tǒng)融入校園綜合信息系統(tǒng)之中，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理流程體系。智慧校園建設(shè)過程中，高校一般會按照行政業(yè)務(wù)、科研業(yè)務(wù)、教學(xué)業(yè)務(wù)等建立多樣性的電子信息化平臺，不同平臺涉及多樣性的檔案文件。傳統(tǒng)過程中，針對這些檔案文件的歸檔處理需要進(jìn)行專門的操作，極大損害檔案管理的效率以及質(zhì)量。通過將檔案管理系統(tǒng)接入不同業(yè)務(wù)平臺，實(shí)現(xiàn)對于不同信息平臺生成檔案數(shù)據(jù)的自動分類、收集管理。通過區(qū)塊鏈技術(shù)，確保檔案管理系統(tǒng)在不同信息平臺中進(jìn)行數(shù)據(jù)收集、歸類的過程中，對于電子檔案的類目、真實(shí)性等進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，免去人工進(jìn)行檔案信息上傳的操作。同時，檔案管理系統(tǒng)與校園綜合信息系統(tǒng)的連通還可以進(jìn)一步提升檔案文件的利用水平，使用者可以在不同的業(yè)務(wù)平臺中通過單獨(dú)接口直接訪問檔案管理系統(tǒng)，避免在多個平臺中進(jìn)行重復(fù)登錄認(rèn)證的步驟，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案文件信息的高效共享。

四、結(jié)語

總而言之，智慧校園背景對于高校辦公室的檔案管理工作提出了更高的要求。辦公室檔案管理工作作為高校日常運(yùn)行管理的重要內(nèi)容，能夠直接影響高校整體管理水平?？梢酝ㄟ^強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)、加強(qiáng)信息化建設(shè)以及體制機(jī)制建設(shè)這三方面入手，提升高校辦公室檔案管理的信息化水平，為高校整體管理水平的提升貢獻(xiàn)力量。