以海委視角淺談水利檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型

文/水利部海河水利委員會 王凡

檔案是一條聯(lián)結(jié)過去、現(xiàn)在和未來的紐帶，是一幅唯美、唯真的歷史畫卷，更是一種不可替代的信息資源。為進一步學(xué)習(xí)貫徹落實習(xí)近平總書記對于檔案工作的重要批示精神，積極踐行“節(jié)水優(yōu)先、空間均衡、系統(tǒng)治理、兩手發(fā)力”治水思路，為新階段流域水利高質(zhì)量發(fā)展助力，本文從海河水利委員會（以下簡稱“海委”）視角切入，以傳統(tǒng)和現(xiàn)代理念相結(jié)合的方式，梳理水利檔案管理工作，淺談未來數(shù)字轉(zhuǎn)型相關(guān)設(shè)想。

一、新時代賦予檔案工作的新意義

2021年7月6日，中國第一歷史檔案館新館開館之際，習(xí)近平總書記對檔案工作作出重要批示：“檔案工作存史資政育人，是一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業(yè)?！币蟀鸭t色檔案“保管好、利用好”，把奮斗歷史“記錄好、留存好”，“更好地服務(wù)黨和國家工作大局、服務(wù)人民群眾。”這是新時代賦予檔案工作的新意義，是習(xí)近平總書記明確檔案工作歷史的新定位，是蘭臺工作和蘭臺人的根本政治遵從。

水利部部長李國英也對檔案工作作出重要批示：“水利檔案資源豐富而珍貴，水利檔案工作重要而繁重。我部要堅決貫徹落實習(xí)近平總書記關(guān)于檔案工作的重要批示精神，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，貫徹實施好新修訂的檔案法，大力支持并積極推動水利檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展?！备骷夘I(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視和關(guān)懷，是檔案事業(yè)高速發(fā)展的原動力。

“十四五”時期，是開啟全面建設(shè)社會主義現(xiàn)代化國家新征程、向第二個百年奮斗目標進軍的第一個五年，是深刻認識新發(fā)展階段、全面貫徹新發(fā)展理念、著力構(gòu)建新發(fā)展格局的關(guān)鍵時期。推進海河流域治理體系和治理能力提升，更好地服務(wù)海委中心工作，自覺在大局下科學(xué)謀劃和扎實推進海委檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，任重道遠、義不容辭。

二、海委檔案事業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀

近年來，海委檔案工作以習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想為引領(lǐng)，全面貫徹黨的十九大精神，堅持檔案工作依法管理、走向開放、走向現(xiàn)代化，圍繞海委事業(yè)發(fā)展重心，深入推進檔案治理、資源、利用和安全體系建設(shè)，持續(xù)拓展檔案綜合服務(wù)能力，著力加強檔案信息化建設(shè)，以提升檔案規(guī)范化管理水平為抓手，為服務(wù)海委水利事業(yè)改革發(fā)展助力。

（一）理順檔案工作機制體制。海委機關(guān)及所屬單位均設(shè)有檔案管理機構(gòu)，形成了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、自上而下、分級負責(zé)的檔案管理體系。根據(jù)《水利檔案工作規(guī)定》要求，進一步規(guī)范檔案工作管理體制，落實責(zé)任，“十三五”“十四五”期間均編制檔案事業(yè)專項規(guī)劃籌謀支撐事業(yè)發(fā)展，積極申報檔案項目立項，將檔案經(jīng)費需要統(tǒng)籌納入年度預(yù)算管理，為檔案設(shè)施設(shè)備配備、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)開展、信息化建設(shè)等工作提供保障。結(jié)合新時期檔案工作要求，秉著規(guī)范、嚴謹、科學(xué)的原則，重新修訂《海委檔案工作管理辦法》等規(guī)章制度，優(yōu)化完善檔案工作制度體系建設(shè)。

（二）加強檔案人才隊伍建設(shè)。人才隊伍建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的有力支撐，海委始終堅持對檔案專業(yè)人才的引進與培養(yǎng)，努力為檔案人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)和繼續(xù)教育創(chuàng)造條件。每年均開展檔案專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)班，堅持面向基層，采取講授、研討和實地考察相結(jié)合的方式安排培訓(xùn)內(nèi)容。此外，以共建實踐教學(xué)基地等形式，加強與高等院校間的人才交流合作，增強檔案工作與文化普及、宣傳教育相結(jié)合的能力。

（三）有序開展檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)。海委各級檔案部門嚴格落實檔案集中統(tǒng)一管理，通過提前介入和主動服務(wù)等措施，按照分類方案和歸檔范圍等有關(guān)規(guī)定，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，且交接手續(xù)完備。檔案部門對各類歸檔的檔案資料嚴格照章整理，基本做到文件材料排列有序、裝訂整齊牢固、折疊規(guī)范，目錄、備考表、脊背、件號章、頁碼等編制規(guī)范、標識清楚，非紙質(zhì)載體檔案按規(guī)定要求標注了相關(guān)要素信息。

（四）注重檔案編研宣傳。海委高度重視檔案編研工作，縱向挖掘檔案資源深度，橫向拓展編研成果類型。近年來，編制《流域地圖集》《科技論文題錄及摘要匯編》《組織沿革》等近400萬字，促進海河水利文化建設(shè)和發(fā)展，充分發(fā)揮檔案信息資源的社會效益與經(jīng)濟效益。為充分發(fā)揮檔案的文化功能，履行檔案宣傳教育職責(zé)，以“6·9國際檔案日”為契機，采用傳統(tǒng)平面宣傳與微信公眾號網(wǎng)絡(luò)宣傳相結(jié)合的形式在委系統(tǒng)范圍內(nèi)先后舉辦了“檔案在我身邊”“檔案法頒布周年紀念”“筑牢檔案安全防線”“檔案見證小康路”等主題宣傳活動，進一步增強群眾檔案意識，拉近群眾和檔案的距離。

（五）嚴守檔案安全底線?！鞍踩谝唬A(yù)防為主”是海委檔案安全始終堅持的工作方針，以安全設(shè)施建設(shè)和信息安全管理為抓手，深入開展風(fēng)險隱患排查治理，完善安全工作管理機制，逐級落實安全主體責(zé)任。定期聯(lián)合有專業(yè)資質(zhì)的消防公司進行消防設(shè)施設(shè)備巡檢和安全演練，增強檔案人員應(yīng)對檔案保管突發(fā)險情的應(yīng)急處置能力。為確保檔案信息安全，及時對數(shù)字檔案資源存量及增量數(shù)據(jù)采用磁盤、光盤等多種介質(zhì)備份存儲。檔案數(shù)字化加工采用設(shè)置獨立加工室、安裝監(jiān)控攝像頭、嚴把出入庫記錄、與委托方簽署保密條款等方式進一步加強安全管理。

（六）強化檔案監(jiān)督指導(dǎo)。海委積極推進檔案工作規(guī)范化管理進程，以申報評估促檔案管理水平提升。通過制訂實施計劃、逐級部署落實、積極組織協(xié)調(diào)，以問題為導(dǎo)向，統(tǒng)籌開展委屬單位規(guī)范化管理綜合評估工作，現(xiàn)已實現(xiàn)海委系統(tǒng)100%全覆蓋規(guī)范化達標。海委各級檔案部門認真落實檔案工作與其他業(yè)務(wù)工作“同步管理”的要求，結(jié)合項目建設(shè)情況開展督導(dǎo)檢查和驗收把關(guān)，嚴控工程項目檔案質(zhì)量關(guān)。

（七）推進檔案信息化進程。2008年海委機關(guān)、委直屬各管理局機關(guān)以“1+4”的方式統(tǒng)一部署了檔案管理系統(tǒng)，采用C/S與B/S相結(jié)合的管理模式，初步實現(xiàn)了檔案“收、管、存、用”的業(yè)務(wù)流程信息化。同時積極開展檔案數(shù)字化工作，建立了多個專業(yè)題錄庫和全文庫。總體而言，隨著對檔案信息化工作的不斷投入和研究，初步建成了一套符合檔案信息標準規(guī)范要求、緊密貼合海委檔案業(yè)務(wù)工作實際、具備一定技術(shù)先進性和前瞻性、能夠提供便捷檔案利用服務(wù)的檔案信息化體系。

三、下階段海委檔案工作重點

要堅持以習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想為指導(dǎo)，以推動海委檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展為主題，深入貫徹落實檔案法和水利檔案工作規(guī)定，圍繞中心、服務(wù)大局，堅持系統(tǒng)觀念，全面推進海委檔案工作治理、資源、利用、安全體系建設(shè)，重點提升檔案信息化管理水平和檔案安全保管保護能力，使海委檔案事業(yè)發(fā)展與水利事業(yè)改革同步協(xié)調(diào)，努力為海河流域各項水利業(yè)務(wù)提供有力支撐。

海委將持續(xù)提升水利檔案工作規(guī)范化管理水平，強化檔案檢查督導(dǎo)和行業(yè)管理，加快檔案信息化建設(shè)，增強檔案保管保護能力，推進檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型，建設(shè)能夠覆蓋文書、科技、會計、音像、實物、電子等完整的全類型檔案信息資源目錄體系和電子檔案全文數(shù)據(jù)庫，建成基于“云”技術(shù)構(gòu)架下的海委檔案信息化管理平臺。力爭達到一流的檔案管理模式、一流的基礎(chǔ)設(shè)施、一流的智慧型信息管理系統(tǒng)、一流的服務(wù)功能，與社會發(fā)展相適應(yīng)的一流現(xiàn)代化檔案管理體系。還將要探索建立多渠道、多元化的發(fā)展投入體系；加大力度實施人才引進計劃，注重檔案梯隊建設(shè)，加強檔案人員的素質(zhì)能力培養(yǎng)；持續(xù)擴大館際合作與交流；力爭建設(shè)帶有流域特色的實物檔案展館，推進海委檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

（一）要科學(xué)統(tǒng)籌海委系統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展。實行檔案集中、統(tǒng)一管理，逐級建立檔案工作責(zé)任制，健全檔案管理制度，加強檔案宣傳教育，依法開展檔案工作。要建立“領(lǐng)導(dǎo)層面有人抓、具體工作有人管”上下聯(lián)動、協(xié)同一致、各負其責(zé)的檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，配備足夠數(shù)量、能夠滿足工作需要的檔案人員。探索建立多渠道檔案經(jīng)費保障機制，為檔案“收、管、存、用”全生命周期、全過程管理提供支撐保障。

（二）要進一步突出問題導(dǎo)向，注重工作實績。結(jié)合規(guī)范化及檔案檢查有關(guān)要求，建立權(quán)責(zé)明確、程序規(guī)范、執(zhí)行有力的檔案監(jiān)督機制，逐級部署開展海委系統(tǒng)檔案檢查工作。要抓好檔案監(jiān)督、評估、檢查的問題整改和常態(tài)化管理，整體提升海委系統(tǒng)檔案工作水平。進一步增強依法治檔能力，充分強化檔案在治理體系建設(shè)和治理能力提升當(dāng)中的作用。

（三）要以人才為根本，通過引進、交流、培訓(xùn)等多種方式培養(yǎng)檔案專業(yè)人才。充實檔案專業(yè)隊伍，打造一支業(yè)務(wù)能力突出、綜合管理能力強、知識架構(gòu)完善的專業(yè)化團隊，達到年齡、專業(yè)結(jié)構(gòu)的科學(xué)、合理及專兼職比例的協(xié)調(diào)。增強檔案人員對于檔案事業(yè)的認同感、使命感和光榮感，建立一支素質(zhì)更加優(yōu)良、作風(fēng)更加過硬的檔案專業(yè)人才隊伍。

（四）要以檔案實體管理為基礎(chǔ)，按照數(shù)字孿生流域、智慧水利建設(shè)有關(guān)要求，實施海委檔案信息管理平臺建設(shè)和檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型。充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)、云計算等先進技術(shù)，推動數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，研究探索單套制推進、水利業(yè)務(wù)深度服務(wù)支撐、在線動態(tài)評估驗收等系統(tǒng)體系，推進檔案信息資源的有效整合、高效管理、檢索便捷、支持決策、信息互動、利用安全等目標的實現(xiàn)。

（五）要以文化建設(shè)為突破口，將檔案事業(yè)發(fā)展融入水文化、海河文化，支撐海河治理與管理的科學(xué)決策，提升檔案價值。用好用活檔案資源，配合開展好建黨百年華誕各類主題慶祝和宣傳活動，在黨史學(xué)習(xí)教育系列活動中提供有力支撐。挖掘具有歷史價值的珍藏檔案，加強宣傳展示，創(chuàng)新檔案文化產(chǎn)品，建成愛國主義教育、傳播水文化、利用海河文化的基地。

四、海委檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型情況

（一）存在的不足。近年來，海委檔案事業(yè)快速發(fā)展、初見規(guī)模，但與業(yè)界檔案工作發(fā)展環(huán)境和要求相對照，檔案信息化建設(shè)仍存在以下三方面不足：一是檔案管理軟件老化、功能性缺失，“保管好、利用好”水平有待提高。海委機關(guān)及委屬單位配備的檔案管理軟件絕大部分已使用10～20年，不能滿足保管、利用等需求，難堪重負；與檔案工作規(guī)范化管理、檔案檢查工作要求的系統(tǒng)功能實現(xiàn)存在差距；各單位檔案管理軟件型號、品牌不一致，數(shù)據(jù)格式不能匹配，管理不能同步，無法形成良好的互聯(lián)互通。二是檔案信息化發(fā)展水平失衡、數(shù)字化不完備，“記錄好、留存好”能力有待提升。個別單位檔案信息化建設(shè)相對較好，大部分單位傳統(tǒng)檔案管理和檔案信息管理理念轉(zhuǎn)變較為緩慢；海委系統(tǒng)整體檔案數(shù)字化程度較低，數(shù)據(jù)庫建設(shè)亟待完善，檔案數(shù)字化類型不完整，委屬單位數(shù)字化工作基本未開展，無法提供全面的檔案信息服務(wù)。三是與專業(yè)檔案館要求存在差距，做好“兩個服務(wù)”仍需努力。按照國家檔案局、水利部對于流域機構(gòu)專業(yè)檔案館“五位一體”要求，以及數(shù)字檔案室建設(shè)相關(guān)要求，海委系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)，在集中管理、數(shù)據(jù)整合、文化拓研、宣傳展示的廣度和深度上均存在差距。

（二）舉措與對策。大力推進海委檔案信息化建設(shè)進程，探索檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型、檔案信息管理平臺建設(shè)、電子檔案數(shù)據(jù)資源整合新思路，整體提升海委檔案工作保管、利用、留存、記錄能力。計劃緊密結(jié)合海委檔案業(yè)務(wù)特點，根據(jù)《水利檔案工作規(guī)定》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》等規(guī)章規(guī)范要求，在海委搭建一套先進的檔案信息管理平臺，采用云計算、分布式檢索和存儲、大數(shù)據(jù)管理模式，充分滿足各項檔案業(yè)務(wù)管理需求。

（三）數(shù)字轉(zhuǎn)型設(shè)想。在充分實現(xiàn)上述平臺檔案管理業(yè)務(wù)功能的基礎(chǔ)上，進一步深入研究海委檔案事業(yè)數(shù)字轉(zhuǎn)型方向，進一步探索提升海委檔案工作“四個好，兩個服務(wù)”能力的方式方法。一是數(shù)據(jù)挖掘，建立網(wǎng)上文化傳承委史展。在完成館藏檔案信息條目及電子檔案原文數(shù)字化全掃描工作的前提下，利用大數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)技術(shù)，深入挖掘遍歷數(shù)據(jù)庫，以時間軸和“年度—類型”方式，將平臺內(nèi)同時期時段、標的檢索信息各類型檔案文獻內(nèi)容進行系統(tǒng)展示。建立海委網(wǎng)上委史展，弘揚治水精神，傳承治水文化，將委史具象化。二是大數(shù)據(jù)分析，開展信息資源多維度智能推送。根據(jù)個人應(yīng)用習(xí)慣，分析查詢利用較多的檔案類型和檔案內(nèi)容，智能地對展示排序、內(nèi)容分類進行優(yōu)化定制；充分利用圖書、期刊、文獻、資料公開性強的特點，探索開展手機查詢端、微信小程序等方面研究，力爭在多種專業(yè)數(shù)據(jù)庫間，對水利專業(yè)文獻開展定期信息化主動推送，在便捷利用方面取得突破。三是多重防護，健全電子原文憑證性保護機制。對電子原文進行多重水印加護，確保電子原文的原始憑證性和不可篡改性。以期達到圖片圖層疊加“可增禁減”的管理目的，實現(xiàn)電子原文查看、下載權(quán)限管控，脫機確保法律效力的管理效果，為檔案單套制推廣打下基礎(chǔ)。四是管控聯(lián)動，開發(fā)檔案動態(tài)監(jiān)督檢查驗收模塊。為進一步提升檔案工作的科學(xué)化、信息化、智能化和動態(tài)化管理水平，開發(fā)檔案安全檢查、規(guī)范化管理評估、水利工程檔案驗收等相關(guān)業(yè)務(wù)的動態(tài)化管理系統(tǒng)，提供在線監(jiān)督指導(dǎo)、評估驗收等功能，以信息化技術(shù)帶動檔案現(xiàn)代服務(wù)發(fā)展，規(guī)范管理流程，提升工作效率，促進業(yè)務(wù)發(fā)展。

海委檔案信息化的發(fā)展之路任重道遠，海委檔案人會繼續(xù)以勤勉、務(wù)實的工作作風(fēng)，懷著對蘭臺事業(yè)的工作熱忱，把海委檔案保管好、利用好、記錄好、留存好，更好地服務(wù)黨和國家工作大局、服務(wù)人民群眾，努力為海委水利事業(yè)改革發(fā)展盡力奉獻。