加強文書檔案的接收管理與利用
——以深圳市福田區(qū)檔案館為例

文/深圳市福田區(qū)保密局 陳慧

當(dāng)前在對文書檔案進行接收管理、控制的過程中，檔案館需要結(jié)合行之有效的管理模式、管理機制，革新現(xiàn)有的接收策略，結(jié)合精細(xì)化的管理措施，提高文書檔案的管理水平、管理效率。

一、文書檔案管理的意義

文書資料檔案管理工作具備較大的現(xiàn)實意義，具體來說，文書檔案記錄著多元化的數(shù)字信息，能夠?qū)ο鄳?yīng)的生產(chǎn)項目、生產(chǎn)活動以及工作項目在開展過程中所產(chǎn)生的各項數(shù)據(jù)信息進行收集、整理、分析，實現(xiàn)對相關(guān)檔案的接收、儲存、管理、使用，可為后續(xù)相關(guān)項目以及相關(guān)活動的重新開展提供完整的參照依據(jù)，減少重復(fù)工作量，提高管理效率。此外，文書檔案具備較大的參考價值，其中包含各項數(shù)據(jù)信息，如圖表、圖片、數(shù)據(jù)、報表等，并且部分文書檔案也會包含部分報告、通知、會議、記錄等，相關(guān)資料檔案能夠全面反映出各項經(jīng)營活動的實際開展?fàn)顩r以及歷史演變進程。因此實施文書檔案管理工作、保管工作能夠更加高效地展現(xiàn)相關(guān)項目開展的實際狀況。比如深圳市福田區(qū)檔案館在檔案管理工作中可完成對各項文書檔案的接收管理，后續(xù)其他部門機構(gòu)調(diào)閱檔案時，提供更加完整全面的服務(wù)支撐，使得相關(guān)部門在項目管理決策、項目規(guī)劃以及項目改善過程中，借助完整的文書檔案庫為相關(guān)工作的開展提供相應(yīng)的指導(dǎo)，提供檔案的查閱、分析服務(wù)，促進工作效率以及生產(chǎn)效率的提升。

二、文書檔案管理的現(xiàn)狀

（一）缺少投資建設(shè)。在當(dāng)前文書檔案接收管理與利用過程中，檔案館還缺少各項基礎(chǔ)的軟硬件設(shè)施，比如檔案館在過去的工作管理進程中采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，在實體檔案的管理維護期間需要完善檔案室的建設(shè)，其中的動環(huán)監(jiān)測系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)、滅火系統(tǒng)、安保系統(tǒng)均需要得到相應(yīng)的優(yōu)化完善，以此確保相關(guān)檔案信息更加高效地保存管理，但是由于檔案館缺乏投資建設(shè)，導(dǎo)致基礎(chǔ)的軟硬件設(shè)施無法得到優(yōu)化、完善。并且在當(dāng)今數(shù)字化、信息化時代，針對過去所產(chǎn)生的紙質(zhì)文檔，由于缺乏設(shè)備、人員、經(jīng)費，以及數(shù)字化查詢系統(tǒng)，以至于相關(guān)紙質(zhì)文檔資料的無紙化轉(zhuǎn)換受到影響。檔案館內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息無紙化轉(zhuǎn)換進程相對緩慢，導(dǎo)致相關(guān)文書資料以及檔案信息無法快速錄入共享網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，很難提高數(shù)字資料的檢索利用效率，工作人員在查閱文檔時需要花費大量的時間在數(shù)據(jù)庫中核對檔案，不利于提高檔案管理工作的效率。

（二）開發(fā)工作不足。通過對上文的分析可以看出，對文書檔案的管理和利用具有現(xiàn)實意義，能夠為相關(guān)部門、機構(gòu)在開展項目規(guī)劃、項目管理的過程中提供相應(yīng)的參照，降低項目管理成本，提高項目的經(jīng)營運作效率。但是檔案館在對檔案進行管理控制的過程中，未構(gòu)建成熟完善的管理體系，以至于相關(guān)檔案的開發(fā)工作落實不到位，比如檔案館在檔案接收利用以及接收管理的過程中，未制訂成熟完善的管理機制，未嚴(yán)格參照實際的工作程序來開展相關(guān)工作，再加上現(xiàn)行檔案的接收管理體系不成熟、不完善，缺乏制度化的管理機制，導(dǎo)致文書檔案信息的開發(fā)利用、保存管理模式過于單一、單調(diào)，無法發(fā)揮出相關(guān)檔案數(shù)據(jù)的實際價值和作用。并且在對所接收到的文書檔案進行管理的過程中，由于缺少相應(yīng)的分類管理以及歸檔處理，對文書檔案中的各項信息數(shù)據(jù)管理不全面、收集不及時，導(dǎo)致相關(guān)數(shù)據(jù)信息缺乏完整性和全面性。除此之外，在利用檔案信息的過程中，由于相關(guān)數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)程度低下，關(guān)聯(lián)信息無法快速得到利用，工作人員還需要花費大量的時間，通過落后的檢索手段、檢索技術(shù)來對相關(guān)資料數(shù)據(jù)進行查詢管理，從而浪費大量的時間。最關(guān)鍵的是，大部分檔案管理人員由于缺少服務(wù)意識，對檔案文書管理工作認(rèn)知不充分，單方面認(rèn)為實施文書檔案的接收管理只是實現(xiàn)對相關(guān)檔案信息的收集整理以及分類歸檔即可，未充分引入服務(wù)化管理思想、管理意識來發(fā)揮檔案信息應(yīng)有的價值和作用?？傮w來說，檔案館在文書檔案接收管理過程中缺少相應(yīng)的管理制度、管理機制，同時對相關(guān)檔案信息的利用和保存也缺少有效的管制手段，再加上部分檔案管理人員缺少服務(wù)意識，檔案開發(fā)、利用、編研工作欠缺，從而導(dǎo)致檔案無法發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

（三）人才欠缺。在數(shù)字化、信息化時代，文書檔案的接收管理與利用均需要依托高素質(zhì)、高技能水平的檔案管理人才來開展相關(guān)工作，管理人員需要具備基本的數(shù)字化服務(wù)意識以及信息素養(yǎng)，能夠熟練使用檢索軟件、信息操作系統(tǒng)來完成相關(guān)管理工作。管理人員需要對文書檔案管理工作有一個較為深刻的認(rèn)知，還需要具備基本的法律安全意識、信息保密意識。但是，由于檔案館缺少專項管理人才，并且缺乏對相關(guān)人才的教育培訓(xùn)，從而導(dǎo)致現(xiàn)有的檔案管理人才團隊在文書檔案管理以及利用過程中缺少專業(yè)化的知識技能，無法提高文書檔案的管理效率。

三、加強文書檔案接收管理的措施

制訂成熟完善的文書檔案接收管理制度是必不可少的，在文書檔案接收管理過程中，檔案館需要確保接收到的信息更加完整、全面。在此過程中，檔案館需要明確文書檔案的接收管理范圍，并且優(yōu)化各項接收管理工作，明確檔案的接收管理制度，對各項資料信息進行綜合分析、評估，結(jié)合精細(xì)化、高效化的檔案接收管理策略，提高檔案信息的接收管理水平。

（一）明確制度，保障檔案完整全面。文書檔案對于指導(dǎo)相關(guān)部門、機構(gòu)開展高效化、專業(yè)化工作具備較大的作用，因此檔案館在接收檔案的過程中要確保所接收到的數(shù)據(jù)資料具備全面性、完整性。在文書檔案中涉及較多的元素，其包含項目開展的方方面面，如圖表、照片、報告、協(xié)議、合同、設(shè)計、產(chǎn)權(quán)等各項資料信息，檔案館在接受相關(guān)信息的過程中要做好細(xì)致全面的現(xiàn)場實際調(diào)研和分析管理工作，并且明確相應(yīng)的接受管理原則。檔案館需要制訂成熟完善的責(zé)任管理機制，對各類檔案信息類型、性質(zhì)進行分類、管理，參照法律法規(guī)以及技術(shù)規(guī)范要求，對文書檔案實現(xiàn)高效管理，確保收集到的檔案信息具備完整性、全面性。其次，在接收檔案后，需要及時對其進行分類歸檔保存，嚴(yán)格參照檔案信息資料的性質(zhì)、類別、屬性，完善對相關(guān)文件資料的批量化管理，實施分類保管，并且在接收檔案時完善無紙化改造，做好檔案備份，確保接收到的檔案高效管理，避免相關(guān)數(shù)字資料出現(xiàn)丟失、混亂等問題。

（二）明確檔案接收范圍。在對文書檔案進行接收管理的過程中，檔案館需要明確檔案的接收管理范圍。由于檔案信息涉及較多的內(nèi)容，在對檔案進行接收管理的過程中，需要開展集約化管理工作，檔案館可以根據(jù)項目開展的時間線以及項目開展進度，完成對檔案的收集管理，對各個時期、各個時間段所產(chǎn)生的資料進行分類管理，為后續(xù)檔案的查詢利用提供方便。檔案館需要參照過往的工作經(jīng)驗，對當(dāng)前接收的檔案信息資料進行審查分析，對其中可能存在的問題進行評估審核，并且與檔案提供方進行密切對接，盡可能減少檔案收集不完整、不全面的問題出現(xiàn)。交接雙方需要嚴(yán)格參照移交目錄以及檔案信息的內(nèi)容，對檔案進行核對清點，并且在完成交接之后則需要簽名蓋章，嚴(yán)格管理檔案的接收程序，盡可能減少人為因素給檔案的完整性、全面性帶來不良的影響。

四、文書檔案的利用對策

（一）創(chuàng)新管理理念，完善管理制度。檔案館要想提高檔案的利用效率，需要實現(xiàn)技術(shù)創(chuàng)新，可結(jié)合信息化技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)，對檔案實施科學(xué)化管理。檔案館在過去的經(jīng)營管理過程中接收了大量的紙質(zhì)化文稿、紙質(zhì)化資料，要想提高對此部分紙質(zhì)文檔數(shù)據(jù)信息的利用效率，對其實施無紙化改造是必不可少的。在對檔案進行無紙化改造的過程中，檔案館應(yīng)當(dāng)完善一系列的管理機制、管理制度，制訂成熟完善的管理計劃，盡可能按照規(guī)范，按照程序完成對相關(guān)紙質(zhì)文檔信息的無紙化改造。在接收檔案期間，要求各部門、各單位盡可能上傳數(shù)字化、信息化的檔案。同時，明確管理人員的工作職責(zé)，確保相關(guān)檔案信息完全錄入信息化系統(tǒng)中，實現(xiàn)數(shù)字資料的有效共享。管理者需要充分認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要性，明確檔案的管理規(guī)范、管理標(biāo)準(zhǔn)、管理制度，對檔案信息的收集制度、查閱制度、儲存制度進行重點管理。在此期間，檔案館應(yīng)當(dāng)根據(jù)各單位的職能，完成對檔案信息的定向收集管理，由于不同單位具備不同的職能，檔案館在接受相關(guān)檔案的過程中，需要與交接單位進行細(xì)致高效的交流溝通，整理關(guān)鍵信息，并且明確相關(guān)單位對檔案的使用需求。除此之外，為了提高檔案管理人員的工作積極性和主動性，檔案館需要制訂一系列的獎罰措施，完善責(zé)任制度，確保檔案管理人員在文書檔案管理工作中具備基本的服務(wù)意識、管理意識，對文書檔案更加科學(xué)合理地管理，提高管理水平、管理效率。

（二）構(gòu)建專業(yè)化檔案管理團隊，完善技術(shù)體系。檔案館在檔案管理工作中需要組建專業(yè)化的管理團隊，相關(guān)專業(yè)化的管理團隊需要具備使用信息化技術(shù)的基本能力，比如相關(guān)專項團隊需要更加高效地利用信息化技術(shù)、檢索技術(shù)，提供更加良好的檔案查閱、調(diào)取服務(wù)。另外，相關(guān)檔案管理人員需要具備較高的職業(yè)道德素養(yǎng)，能夠在檔案管理工作中對部分機密文檔實施安全管理、保密管理，提高相關(guān)檔案的機密性、安全性。為此，檔案館需要實現(xiàn)對檔案管理人員常態(tài)化的教育培訓(xùn)，并且與高校進行產(chǎn)教合作交流，重點增強相關(guān)檔案管理人員的法律意識、安全意識以及信息化意識，促進檔案管理工作高效開展。

（三）加大投資建設(shè)力度。要想提高檔案的利用效率，依托成熟完善的信息化管理系統(tǒng)以及各項軟硬件設(shè)施是必不可少的，檔案館需要加大投資建設(shè)力度，對各類陳舊、落后的軟硬件設(shè)施進行革新、優(yōu)化、升級、調(diào)整，從而提高檔案管理水平、管理效率。在此期間，檔案館需要分析文書檔案管理工作數(shù)字化、信息化改造的各項需求，開發(fā)數(shù)字化系統(tǒng)、檢索系統(tǒng)，并且完善數(shù)據(jù)化機房，增添各類安全保護措施，確保檔案有效管理，并提高對檔案的檢索利用效率。還需要進一步完善歸檔管理方案，對檔案進行接收、利用、分類整理。

（四）強化文書與檔案管理的一體化。長期以來，檔案館在檔案管理工作中所沿用的管理機制、管理體系相對較為封閉、單一，在檔案管理過程中，相關(guān)部門機構(gòu)通常將文件和檔案管理工作獨立開來，以至于管理部門無法對文件信息的形成階段開展事前管理。當(dāng)前，檔案館需要堅持文檔一體化的管理機制、管理策略，實現(xiàn)對檔案的高效管理。簡言之，在現(xiàn)階段文書檔案管理工作中，結(jié)合全過程、動態(tài)化的管理策略是必不可少的，在檔案信息的生成、設(shè)計、運轉(zhuǎn)、歸檔、安全、保管等各個環(huán)節(jié)，需要嚴(yán)格參照檔案信息管理規(guī)范、管理標(biāo)準(zhǔn)實施統(tǒng)籌規(guī)劃，實現(xiàn)各系統(tǒng)之間的有效銜接，以此提高檔案數(shù)據(jù)信息的利用效率、利用價值，確保相關(guān)文書檔案具備真實性、完整性、全面性。

五、結(jié)語

總體來說，在對文書檔案進行管理控制的過程中，檔案館應(yīng)當(dāng)明確各項管理條例、管理方法，革新現(xiàn)有的管理機制，結(jié)合精細(xì)化的管理措施，提高對文書檔案的管理水平。