江西省高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)與服務(wù)現(xiàn)狀調(diào)查研究

文/江西師范大學 樂淑芳

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，社會信息化程度的提高，高校檔案館網(wǎng)站作用越來越突顯，不僅是高校檔案信息宣傳的重要窗口，更是檔案利用的重要途徑。為了解江西省高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)、運營與服務(wù)狀況，筆者通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)查方式，對江西省高校檔案網(wǎng)站進行調(diào)查，以統(tǒng)計和分析網(wǎng)站存在的問題,提出相應(yīng)的解決方案。

一、江西省高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)現(xiàn)狀

（一）網(wǎng)站設(shè)置情況。教育部備案信息統(tǒng)計，2021年江西省高校為105所，其中本科院校45所，包括南昌大學、江西師范大學、江西財經(jīng)大學、江西農(nóng)業(yè)大學、華東交通大學、南昌航空大學等27所公辦高校和江西科技學院、南昌理工學院等18所民辦高校，另有大專院校60所。本文以45所本科院校作為研究對象，調(diào)查分析江西省高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)與運行現(xiàn)狀。利用百度搜索引擎以“高校名稱+檔案館（室）”為檢索詞進行搜索，通過訪問高校網(wǎng)站找到檔案館網(wǎng)站鏈接，共查詢到有相關(guān)獨立檔案館網(wǎng)站19個，其中公辦院校17個，民辦院校2個，占本科院校比例的42%。

（二）網(wǎng)站功能版塊統(tǒng)計分析。通過對江西省高校檔案館網(wǎng)站的調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)網(wǎng)站的版塊內(nèi)容主要包括信息宣傳性內(nèi)容、檔案服務(wù)性內(nèi)容、資源建設(shè)性內(nèi)容、互動交流內(nèi)容及網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航五個方面。信息宣傳性內(nèi)容主要是指介紹檔案館及館藏情況、發(fā)布相關(guān)通告信息等內(nèi)容，如機構(gòu)介紹、新聞快訊、公告、工作動態(tài)等欄目。所有網(wǎng)站都設(shè)置了宣傳性內(nèi)容，只是對應(yīng)的欄目內(nèi)容或名稱不同。例如江西師范大學檔案館設(shè)置了本館概括（下設(shè)本館介紹、全宗介紹、工作人員）、新聞快訊等；江西財經(jīng)大學設(shè)置了中心概括；華東交通大學設(shè)置了本館介紹、工作動態(tài)。通過設(shè)置這些宣傳性欄目，可讓訪問者快速了解檔案館的大致情況。檔案服務(wù)性主要包括檔案利用指導(dǎo)服務(wù)（如業(yè)務(wù)指導(dǎo)、服務(wù)指南、利用指南）、檔案利用申請服務(wù)（檔案利用服務(wù)平臺）、檔案在線查詢服務(wù)（如綜合檔案查詢服務(wù)、畢業(yè)生檔案去向查詢等）三方面。江西省高校檔案館網(wǎng)站都設(shè)置了利用指導(dǎo)性服務(wù)版塊，比如江西師范大學、南昌大學等檔案館網(wǎng)站設(shè)置了服務(wù)指南欄目；江西財經(jīng)大學檔案館網(wǎng)站、華東交通大學檔案館網(wǎng)站設(shè)置了“畢業(yè)生檔案去向查詢”“綜合檔案查詢系統(tǒng)”；南昌航空大學檔案網(wǎng)站設(shè)置了遠程利用服務(wù)系統(tǒng)，通過注冊登錄，提交申請信息，查詢到所需檔案，最后可以通過現(xiàn)場取件、快遞郵寄或電子郵件三種方式獲取所需檔案，極大地方便了檔案利用者。資源建設(shè)性內(nèi)容主要是指檔案館通過的館藏檔案資源，進行檔案的開發(fā)與編研，形成一系列的匯編成果，將這些編研成果公布在檔案館網(wǎng)站上，例如：檔案展覽、編研成果、數(shù)字展館、百年校史等。通過對這些檔案網(wǎng)站資源的查詢，查詢者可以直接獲取該校的校史信息或特色檔案等。19所江西高校檔案館網(wǎng)站只有個別網(wǎng)站沒有資源建設(shè)性版塊?；咏涣鲀?nèi)容主要包括：傳統(tǒng)交流工具有聯(lián)系電話、信函等；現(xiàn)代交流工具有QQ、論壇、E-mail、微信公眾號等。在線互動功能為訪問、利用者提供在線答疑。19所高校檔案網(wǎng)站中有17個網(wǎng)站設(shè)置互動交流內(nèi)容，只是形式不同，例如江西師范大學聯(lián)系交流方式是QQ、電話，華東理工大學檔案館交流方式是電話、地址、郵箱、微信。網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航，包括站內(nèi)導(dǎo)航和友情鏈接，可以方便快捷地鏈接相應(yīng)的網(wǎng)站信息。調(diào)查的19所高校檔案網(wǎng)站中，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航的學校有10所，占開通檔案館網(wǎng)站的53%。其中南昌航空大學檔案館網(wǎng)站網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航比較系統(tǒng)，有快速導(dǎo)航（網(wǎng)絡(luò)管理軟件、館長信箱、網(wǎng)上校史館和校友文化推廣會）和友情鏈接（不但有校內(nèi)站點鏈接，高校檔案館鏈接還有上級部門鏈接及其他）。

二、江西省高校檔案館網(wǎng)站存在的問題

（一）信息更新不及時。網(wǎng)站包括兩方面：1.網(wǎng)站欄目設(shè)置、背景圖片信息等；2.網(wǎng)站內(nèi)容信息。因此，網(wǎng)站更新既包含適時對網(wǎng)站欄目設(shè)置、背景圖片更新，讓用戶對網(wǎng)站保持新鮮感，提高訪問量，也包括對網(wǎng)站過時信息或錯誤信息的清理和更正，及時發(fā)布新的信息資源，保證信息的準確暢通。從江西高校檔案網(wǎng)站看，網(wǎng)站更新主要是公布新聞、公告，對其他內(nèi)容涉及的很少。以江西師范大學為例，更新的內(nèi)容主要“新聞快訊”及“通知公告”欄目。

（二）互動性不強。在線互動主要有設(shè)置電子郵箱、電話、在線留言、微信、微博等方式實現(xiàn)交流互動。從這17所高校檔案館網(wǎng)站設(shè)置的互動方式效果看，互動性還不強。例如南昌大學檔案館網(wǎng)站有“在線客服”及聯(lián)系電話，但是在線客服無法提問。江西師范大學公布的是QQ及聯(lián)系電話，而QQ需要加好友。南昌航空大學是在線答疑互動方式“館長信箱”，并不是實時互動。

（三）服務(wù)功能不理想。檔案館網(wǎng)站建立的目的之一就是更好地為廣大師生提供信息服務(wù)，為此，網(wǎng)站應(yīng)該進一步強化服務(wù)意識，增強網(wǎng)站的服務(wù)功能。從調(diào)查的19所高校檔案館網(wǎng)站來看，只有9所學校開通檔案遠程查詢，主要包括畢業(yè)生檔案去向查詢和綜合檔案查詢?！爱厴I(yè)生檔案去向”可以通過學生姓名、學號、身份證號查詢到畢業(yè)生檔案寄往何處。然而綜合檔案查詢這塊效果并不理想，部分高校雖然設(shè)置了“檔案利用服務(wù)平臺”“檔案管理軟件鏈接”等，但均無法點擊，無法實現(xiàn)真正意義上的遠程自助查詢。

（四）網(wǎng)站信息資源、特色檔案展示不豐富。檔案信息資源建設(shè)是高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)的重要部分。江西高校檔案館信息資源建設(shè)正在逐步推進。江西財經(jīng)大學檔案館網(wǎng)站數(shù)字展館形式新穎，通過AR形式走進數(shù)字校史館、數(shù)字校友館、數(shù)字中國稅票館，給人身臨其境的感覺，能夠吸引更多的瀏覽者。但是江西大部分高校檔案網(wǎng)站上的校史、名人檔案、編研成果展示，只是通過簡單文字、圖片進行展示，視頻、動畫等多媒體形式不多，網(wǎng)站信息資源不豐富，展示學校文化和特色的檔案內(nèi)容不多，展示檔案編研成果較少，檔案在線展覽形式單一。因此，對瀏覽者缺乏吸引力。

三、江西省高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)改進對策

通過對江西省主要本科高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)、運營現(xiàn)狀與存在問題的分析，大多與資源投入不足、思想不夠重視、特色檔案展示少、資源未共享等原因有著密切聯(lián)系。因此，本文提出以下建議：

（一）學校領(lǐng)導(dǎo)要重視，為檔案館網(wǎng)站建設(shè)提供資金及技術(shù)保障。學校領(lǐng)導(dǎo)要認識到高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的必要性和重要性，在資金上給予大力支持，提供資金保障。檔案網(wǎng)站的建設(shè)和維護涉及檔案專業(yè)知識、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)專業(yè)知識的交叉。因此，高校檔案管理部門應(yīng)注重培養(yǎng)既掌握檔案管理專業(yè)知識，又熟悉計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才。只有在資金和人才的保障下，檔案工作人員才能更好地建設(shè)檔案網(wǎng)站，從而更好地宣傳高校檔案，更加方便快捷地利用檔案。

（二）轉(zhuǎn)變思想觀念，改進服務(wù)方式。檔案館網(wǎng)站不僅僅是學校宣傳的工具，更是提供檔案利用的有效途徑。一方面，在建設(shè)檔案館網(wǎng)站時應(yīng)考慮到提供檔案利用服務(wù)，設(shè)置相應(yīng)的服務(wù)欄目，如畢業(yè)檔案去向查詢、學籍檔案查詢、名人檔案、科研成果查詢等；另一方面，檔案網(wǎng)站與檔案管理系統(tǒng)對接，通過設(shè)置相應(yīng)的查詢條件如身份證號、學號等信息，檔案利用者可以查詢到所需檔案，實現(xiàn)真正意義上的遠程自助查詢。

（三）加大檔案信息開發(fā)，注重特色檔案展示。

江西高校檔案館需加強對檔案資源的綜合開發(fā)，通過現(xiàn)代化技術(shù)手段，制作成形式多樣化的特色檔案專題、音頻、視頻等豐富的檔案內(nèi)容，凸顯學校文化特色與館藏特點，既傳承了學校文化，又增強了檔案的影響力。

（四）加強資源整合，實現(xiàn)資源共享。一方面，各高校在檔案館網(wǎng)站建設(shè)中，學校應(yīng)該整理規(guī)劃設(shè)計和統(tǒng)一標準規(guī)范，建立一個靈活、安全、可靠、穩(wěn)定的數(shù)據(jù)采集和交換平臺，使各部門的歸檔信息能夠及時準確匯總到檔案館，實現(xiàn)學校資源的共享；另一方面，江西省高校檔案館應(yīng)加強合作與交流，建立統(tǒng)一的檔案信息資源集合，共享檔案館網(wǎng)站。如各高校檔案館紅色檔案信息資源通過整合，建立集合資源，共享江西省各高校檔案館網(wǎng)站，充分發(fā)揮檔案的歷史教育和愛國主義教育功能。