互聯(lián)網(wǎng)時代圖書館檔案信息化管理創(chuàng)新

文/恩施職業(yè)技術學院 宋曉麗

互聯(lián)網(wǎng)時代的圖書檔案信息化管理雖取得了較好的發(fā)展，但也存在一些待解決的問題?；诖?，本文從圖書館檔案信息化管理工作內(nèi)容以及互聯(lián)網(wǎng)時代檔案信息化管理創(chuàng)新的作用入手，以互聯(lián)網(wǎng)時代圖書館檔案信息化管理創(chuàng)新所面臨的問題為切入點，為檔案信息化管理創(chuàng)新提出有效實施路徑。

一、圖書館檔案信息化管理的工作內(nèi)容

目前，圖書館檔案信息化管理工作的內(nèi)容可具體劃分為以下四類：一是設備檔案管理。主要對涉及到的設備信息進行管理，例如：購買設備時的申請表、設備的基本信息和使用說明、設備的使用和維修保養(yǎng)狀態(tài)等等。二是業(yè)務檔案管理。主要針對圖書館各部門的具體工作事宜進行記錄，同時還存儲了每個部門的工作論文以及匯報信息等相關材料。三是人事檔案管理。主要對圖書館內(nèi)各部門在崗員工的所有信息進行管理，包含了員工的基礎信息、職務變動、考核評估等內(nèi)容。另外，還有部分圖書館將用戶信息納入人事檔案管理中，分別記錄了用戶借閱的書籍及借出與歸還時間等。四是政文檔案管理。此項檔案管理記錄的內(nèi)容相對繁雜，不僅包含了圖書館的年度工作總結(jié)相關資料，還管理著圖書館的各項發(fā)展計劃、工作記錄和各類會議紀要，并存儲著上級下發(fā)的各類文件。

二、圖書館檔案信息化管理創(chuàng)新的作用

（一）提升圖書館檔案管理工作效率。部分歷史悠久的圖書館，儲存檔案資料的數(shù)量相對較多，檔案資料包含的內(nèi)容也較為繁雜，若想找到時間久遠的資料需花費較長時間和較多精力。因此，在互聯(lián)網(wǎng)時代對圖書館檔案實施信息化管理，可有效形成電子化、數(shù)字化工作模式，滿足檔案管理、應用的實際需求，還能在預防資料和數(shù)據(jù)被惡意篡改的同時，有效縮減人員工作時間，擴大管理工作的覆蓋面積，提升圖書館檔案管理的工作效率。另外，互聯(lián)網(wǎng)時代，圖書館檔案信息化管理創(chuàng)新有利于新員工更快了解圖書館的實際情況，掌握圖書館檔案管理工作的內(nèi)容。

（二）提高資料存儲效率。由于圖書館檔案管理工作內(nèi)容具有繁多和復雜的特點，若在實際的檔案管理工作中，未能第一時間進行檔案歸檔，極易出現(xiàn)檔案混淆、丟失的現(xiàn)象。另外，紙質(zhì)檔案存儲方式因檔案的存儲時間、存儲級別等因素影響，會出現(xiàn)誤銷、腐蝕、破損、遺失等問題，不能保障資料存儲的質(zhì)量。同時，紙質(zhì)檔案對于保存環(huán)境的要求相對較高，潮濕或過于干燥的環(huán)境均會為紙質(zhì)資料的存儲帶來較大的影響。可見，創(chuàng)新圖書館檔案信息化管理方式對于資料的完整性和安全性均起著十分重要的作用，不僅能實現(xiàn)信息的集成化處理，釋放存儲紙質(zhì)檔案的空間，及時歸檔相關資料，確保資料不會出現(xiàn)受潮、損壞、丟失、誤銷的情況，也大大提高了圖書館在資料存儲方面的工作效率。

（三）強化資料利用效率。受閱覽時間和地點等因素的限制，紙質(zhì)檔案的利用率相對較低，致使大部分紙質(zhì)資料被塵封在檔案室內(nèi)，無法充分發(fā)揮自身的作用和價值。但在互聯(lián)網(wǎng)背景下，創(chuàng)新圖書檔案信息化管理方式后，即可凸顯檔案管理簡潔明了、使用高效的特點，并打破了時間和地點的制約，不僅使查閱資料變得更加便捷，還能讓圖書館內(nèi)各項資料得到充分利用，體現(xiàn)其寶貴價值。

（四）完善資源獲取方式。資源的獲取方式和資源獲取的效率對于提升用戶閱讀感受有著較大的意義。在互聯(lián)網(wǎng)時代，圖書館檔案信息化管理創(chuàng)新能依照各用戶閱讀的差異性，進行信息化建設，成立相關網(wǎng)絡應用平臺，豐富信息資源的獲取方式。同時，信息化管理創(chuàng)新還能在大數(shù)據(jù)技術支持下，便捷圖書館信息化管理，為用戶供應多元化且有針對性的資料。另外，在相關網(wǎng)絡平臺內(nèi)，用戶不僅能快速找到自身需要的資料和信息，還能建立與管理員和其他用戶之間的線上聯(lián)系，這不僅能使讀者進一步獲取資源，也在一定程度上提高社會經(jīng)濟效益。

三、圖書館檔案信息化管理創(chuàng)新面臨的問題

（一）管理制度不夠完善。檔案管理是圖書館管理工作中的主要組成部分。現(xiàn)階段，仍有部分圖書館存在管理制度不夠完善的問題，這不利于各類檔案的收集、整理、分類和存儲。也有部分管理員依照自己的喜好和工作習慣來開展檔案資料管理工作，這種沒有統(tǒng)一標準的管理方式不僅造成了檔案管理工作的隨意性，還極易形成斷檔現(xiàn)象，不利于檔案的安全性和完整性，在阻礙資源共享的同時，也制約了圖書館檔案管理工作的良性發(fā)展。

（二）信息化管理服務意識相對不足。圖書館檔案管理工作是具有服務性質(zhì)的工作。但個別圖書館在檔案信息化管理方面存在管理能力較差、管理水平較低以及服務意識不足的問題，致使圖書館內(nèi)部的檔案資源不能得到較好地利用，也使一些極具價值的檔案資料被埋沒，未能及時對用戶和讀者實現(xiàn)共享，這不僅縮減了圖書館的服務范圍，也無法體現(xiàn)各類檔案和資料的作用和價值，嚴重制約了互聯(lián)網(wǎng)時代圖書館檔案信息化管理創(chuàng)新的步伐。

（三）信息化技術人才相對欠缺。信息化技術人才是互聯(lián)網(wǎng)背景下實施圖書館檔案信息化管理創(chuàng)新的必備條件。其大部分工作內(nèi)容需依托互聯(lián)網(wǎng)技術進行：1.檔案資料的收集、整理、錄入；2.為實現(xiàn)快速查找，還需對錄入完畢的檔案進行立卷與整合；3.對用戶進行合理管理，對不同的用戶和讀者授予不同等級的閱讀權(quán)限；4.對信息化管理系統(tǒng)進行科學維護。這就對圖書館檔案信息化管理人員的綜合能力提出了較高要求。但在實際的圖書館檔案信息化管理工作之中，部分圖書館欠缺信息化管理方面的人才，有個別圖書館由行政部門工作人員兼職檔案管理員，此類人員不僅理論知識不符合檔案管理的要求，也不具備檔案管理的專業(yè)能力和水平，不僅降低了檔案管理的工作效率，也阻礙了互聯(lián)網(wǎng)時代圖書館檔案信息化管理創(chuàng)新的進程。

（四）信息化平臺有待完善。各圖書館建立信息化平臺是為了實現(xiàn)檔案和信息的共享，便于用戶和讀者的使用和閱讀。但在實際的檔案信息化平臺使用過程中，常常會出現(xiàn)信息錄入不全面的現(xiàn)象，也會出現(xiàn)因軟件開發(fā)商技術不過關而導致的信息不匹配現(xiàn)象，直接影響檔案信息管理系統(tǒng)的使用效果?？梢?，信息化平臺建設不夠完善，是互聯(lián)網(wǎng)時代圖書館檔案信息化管理創(chuàng)新面臨的主要問題。

四、互聯(lián)網(wǎng)時代圖書館檔案信息化管理創(chuàng)新路徑

（一）完善檔案管理規(guī)范。雖不同類型圖書館的具體職能不同，但不論哪種圖書館具備哪些職能，均應重視檔案信息化管理工作，并完善與之相關的管理規(guī)范和管理標準。因此，各地區(qū)、各類別圖書館應加強互相之間的聯(lián)系與溝通，共同研究制訂檔案管理工作的規(guī)范和標準。還應統(tǒng)一檔案歸檔、標記的方式，以及明確各類檔案的保存時間和存儲等級。這不僅能快速完成檔案的收集、整理工作，還能規(guī)范檔案管理人員的工作行為。另外，在完善相關管理規(guī)范的同時，還可構(gòu)建檔案信息化管理數(shù)據(jù)庫，針對檔案管理人員工作中的隨意性進行有效改善，并促進檔案信息化管理的進步。

（二）強化檔案管理能力和服務意識。各圖書館在互聯(lián)網(wǎng)時代創(chuàng)新檔案信息化管理時，應結(jié)合用戶的實際需求靈活開展檔案信息化管理工作，爭取為用戶和讀者提供更優(yōu)質(zhì)、更多元、更有針對性的服務。這不僅能提高圖書館檔案信息化管理工作的質(zhì)量，還能有效提升用戶的認可程度和滿意程度。因此，為強化檔案管理人性化管理能力，各圖書館應做好以下幾點：1.提高自身服務意識，并組織相關工作人員參與崗位培訓活動，不斷學習檔案信息化管理技術，以此提高其專業(yè)知識能力和信息化技術能力；2.明確用戶對于圖書館的意義，與用戶建立良好溝通，掌握用戶實際需求，提升檔案信息化管理的時效性；3.針對各類檔案資源進行科學管理，在互聯(lián)網(wǎng)背景下，為提升檔案信息化管理效率，可通過信息化檔案資源管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案資源的整合和分類。例如：各圖書館可依照自身的實際情況，建立微信公眾賬號，并在其中設置咨詢和推介功能，在客戶進入到此模塊中，即有相關客服人員主動詢問客戶所需服務類別，引導用戶完成借閱步驟，并在第一時間記錄所借資料的名稱、借閱時間、歸還時間以及用戶基礎信息等。另外，還可通過發(fā)送信息的方式提醒用戶具體的歸還時間。與此同時，當客戶歸還資料后，還應讓工作人員做好用戶滿意度調(diào)查，記錄不足之處，便于日后進行相應的改進。

（三）引入先進技術，構(gòu)建信息化平臺。從功能分布來看，可將圖書館劃分為服務區(qū)、閱覽區(qū)、藏書區(qū)、辦公區(qū)、活動區(qū)、設備區(qū)等。其中，在互聯(lián)網(wǎng)背景下，預覽區(qū)中的閱覽室可細化為以下兩種：1.傳統(tǒng)閱覽室；2.電子閱覽室，可為用戶和讀者提供不同的服務。各圖書館可針對電子閱覽室引進VR技術，并建立信息化管理平臺，讓擁有登錄權(quán)限的用戶快速搜索并瀏覽所需資料和檔案。同時，此項技術還能讓圖書館中珍藏的珍貴資料和檔案得以面世。另外，云計算雖處于發(fā)展階段，但已在圖書館檔案信息化管理方面投入使用，可建立數(shù)字檔案服務平臺，以此強化信息資源匯總。例如：在云計算的支持下，結(jié)合檔案規(guī)劃，可在我國某中心城市建設區(qū)域數(shù)字檔案館以及構(gòu)建云服務平臺，以此實現(xiàn)對多區(qū)域基層檔案的有效覆蓋以及資源共享。這不僅能保護館內(nèi)珍藏檔案的安全性，還能豐富用戶和讀者的借閱內(nèi)容，在推動檔案信息化管理工作進步的同時，也讓檔案信息化管理工作逐步實現(xiàn)數(shù)字化。

（四）組建數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)背景下，圖書館應參考自身職能和實際情況組建檔案數(shù)據(jù)庫。并做好以下幾點工作：1.為所有檔案編碼；2.將檔案的全部信息逐一錄入檔案資源數(shù)據(jù)庫，如借閱條件、歸還時間、借閱統(tǒng)計等等；3.針對檔案設置不同級別的查閱權(quán)限；4.部分檔案的下載操作需經(jīng)管理員或相關負責人授權(quán)。另外，圖書館還應利用互聯(lián)網(wǎng)技術實現(xiàn)各類別圖書館之間的聯(lián)系和溝通，實現(xiàn)資源共享的同時，也做到資源互補，例如：社會大眾類圖書館包含的社會科學類資料較多，高校圖書館涵蓋的學術、專業(yè)類資料較廣，互聯(lián)網(wǎng)平臺即可實現(xiàn)二者的有效融合，以此來滿足不同用戶的不同需求，節(jié)省查找檔案資料的時間。

（五）升級檔案管理信息化設備設施。優(yōu)化、創(chuàng)新圖書館檔案管理信息化是提升圖書館檔案信息化管理效率的有效措施。因此，各圖書館可做好以下幾項優(yōu)化工作：1.升級計算機設施和系統(tǒng)；2.構(gòu)建健全的信息化管理模式；3.優(yōu)化檔案信息化管理工作的內(nèi)部結(jié)構(gòu)；4.增加信息化管理設備，如掃描儀、服務器等；5.重視設備老舊、損壞問題，及時進行更新和維修。這不僅能升級圖書館的硬件設施，還能為其營造更好的環(huán)境，滿足互聯(lián)網(wǎng)時代圖書館檔案信息化管理的發(fā)展需求。

五、結(jié)語

綜上所述，在互聯(lián)網(wǎng)時代，檔案信息化管理對于圖書館的建設和發(fā)展有著十分重要的意義。因此，各圖書館應清晰圖書館檔案信息化管理的工作內(nèi)容，明確互聯(lián)網(wǎng)時代圖書館檔案信息化管理創(chuàng)新的作用，正確認識圖書館檔案信息化管理創(chuàng)新面臨的各項問題，完善檔案管理規(guī)范、強化檔案管理能力和自身服務意識、引入先進技術構(gòu)建信息化平臺、組建數(shù)據(jù)庫、實現(xiàn)資源共享、升級檔案管理信息化設備設施等，實現(xiàn)圖書館檔案信息化管理的可持續(xù)發(fā)展。