電子信息檔案管理工作的路徑及風(fēng)險控制措施
——以農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所為例

文/莆田市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所 林秀霞

農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所是將農(nóng)業(yè)技術(shù)研究及研究成果逐步進(jìn)行轉(zhuǎn)化的重要機構(gòu)，縱觀我國農(nóng)業(yè)科研院所的業(yè)務(wù)內(nèi)容，可以發(fā)現(xiàn)，在其工作實踐當(dāng)中，會產(chǎn)生大量的檔案信息，這些信息內(nèi)容包含科技成果等科技檔案，也包含工作會議、規(guī)章制度等文書檔案。由于農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所屬于科研型的事業(yè)單位，在其日常管理之中，通過對現(xiàn)有信息內(nèi)容展開高效管理，對于單位的行政管理與科研工作開展都具有積極作用。隨著計算機等現(xiàn)代化的辦公設(shè)備在檔案室管理中的影響，各類檔案的電子信息化得以發(fā)展，在信息技術(shù)的支撐之下，電子信息檔案管理的擁有范圍變得更加寬泛。以莆田市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所為代表的一些科研單位，雖然電子信息檔案管理凸顯出了不可忽視的優(yōu)勢，但也帶來了一定的應(yīng)用及風(fēng)險控制層面的問題。當(dāng)下，如何解決好這些問題，才能促使農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所充分發(fā)揮自身的職能，為我國農(nóng)業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

一、農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所電子信息檔案建設(shè)概述

隨著現(xiàn)代農(nóng)業(yè)的不斷發(fā)展，農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所作為技術(shù)提供部門，承擔(dān)著重要的使命。比如莆田市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所主要職責(zé)是承擔(dān)農(nóng)業(yè)新技術(shù)研究、農(nóng)業(yè)科技新成果示范推廣、農(nóng)業(yè)科學(xué)新技術(shù)普及與培訓(xùn)等任務(wù)，從而為當(dāng)?shù)氐霓r(nóng)業(yè)生產(chǎn)提供各類技術(shù)服務(wù)。長期以來，都取得了較好的成績。與此同時，農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所在日常的工作實踐中積累了大量的文獻(xiàn)資料，如何對這些文件資料進(jìn)行管理，成為農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所需要著重考慮的獨立課題。在實際的工作過程中，所有的打印資料都需要依據(jù)其分類進(jìn)行規(guī)范化的整理。在當(dāng)前階段，對于檔案整理有案卷目錄編制、卷內(nèi)目錄檢索等方式。通過多樣化的檔案資料存儲方法，可以實現(xiàn)隨取隨用的效果。隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，國內(nèi)多家農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所嘗試將信息技術(shù)與檔案管理相融合，構(gòu)建起電子信息檔案管理的新模式，這對于提高檔案管理效率、提升檔案服務(wù)水平具有重要意義。但是現(xiàn)如今，有部分農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所受經(jīng)費、管理人員等多方客觀因素的影響，導(dǎo)致檔案信息化管理仍存在水平較低的問題，或是檔案信息化管理開展較難等問題，這些問題需要進(jìn)一步展開研究與探索，以解決當(dāng)下存在的問題。

二、電子信息檔案的特點

在實際的檔案管理工作中，借助電子信息技術(shù)完成檔案信息化，具有傳播速度快、信息收集快、開放性強、來源廣泛、形式多變等多方面的特點。在實際的檔案管理工作中，借用電子信息的特點展開相關(guān)的檔案管理工作，可以最大限度上對電子信息展開開發(fā)與利用，大大提升農(nóng)業(yè)科學(xué)研究工作效率。但在檔案管理工作開展過程中，電子信息本身具有真實性與可靠性驗證較為困難的問題，因此在實際的開發(fā)與利用中，需要重點關(guān)注，并隨著檔案的發(fā)展進(jìn)行有效調(diào)整，以確保檔案信息的完整性、及時性、準(zhǔn)確性。

隨著社會需求的不斷增加，對于電子信息的科學(xué)開發(fā)與利用成為檔案管理工作規(guī)范化開展的重要保障，也是檔案信息化價值有所體現(xiàn)的重要前提，這在傳統(tǒng)的檔案管理中是難以展現(xiàn)的。在諸多內(nèi)外部環(huán)境因素的變化以及需求發(fā)展的推動之下，如何加強對電子信息檔案管理開發(fā)與利用成為當(dāng)前研究的重點課題。

三、電子信息檔案管理的應(yīng)用價值

要想對電子信息檔案管理中的風(fēng)險問題做出有效控制，首先要明確電子信息檔案管理在農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所業(yè)務(wù)中的實際價值，促使風(fēng)險控制工作具有較強的針對性。電子信息檔案管理在實際業(yè)務(wù)中的應(yīng)用價值如下：

（一）提升辦公效率。農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所作為特殊的事業(yè)單位，在檔案管理過程中，借用電子信息技術(shù)，可以依靠其自身所擁有的強大信息處理能力以及極速運算速度等優(yōu)勢，有效提升辦公效率。電子信息在檔案管理中的應(yīng)用，可以對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中所存在的弊端進(jìn)行優(yōu)化，同時對于一些大量耗費人力物力的問題可以借用電子技術(shù)進(jìn)行完善，將人們從重復(fù)的操作中脫離出來，有效解決信息更新不及時、檔案整理繁雜等傳統(tǒng)檔案管理的困境，同時避免傳統(tǒng)檔案管理模式下，人工收集檔案信息過程中出現(xiàn)的疏漏問題，有效提高檔案信息的精準(zhǔn)性與可靠性。

（二）保障檔案安全。雖然現(xiàn)如今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)仍存在一定的不穩(wěn)定因素，但是基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)展開檔案共享，無疑對信息傳遞增添了新的安全保障。在傳統(tǒng)檔案管理中，資料的運輸與管理等環(huán)節(jié)，將受到外部及人為因素的影響，但是借用電子信息技術(shù)完成檔案的傳遞，將打破這一制約，無形中提升了信息傳遞的安全性。

（三）實現(xiàn)資源共享。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有較強的應(yīng)用性能，但是其在進(jìn)行檔案查閱時，會存在不便利的問題，導(dǎo)致各類檔案閑置在檔案室中，難以及時為各科室以及人員的使用提供便利。對于農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所而言，檔案調(diào)動是較為頻繁的，對于紙質(zhì)檔案來說，存在信息量過大、查閱不便等問題，借用現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)開展檔案管理工作，可以實現(xiàn)各單位以及科室之間的信息交流與傳遞，實現(xiàn)檔案資源之間的實時共享。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計算機設(shè)備在檔案傳遞的過程中，將為信息共享提供橋梁，這將推動檔案管理更加適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展，同時也能滿足農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所的工作創(chuàng)新要求。

（四）實現(xiàn)便捷存儲。隨著信息檔案管理方式的不斷應(yīng)用，傳統(tǒng)的文件載體不斷被取代，借用信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將檔案信息存儲在網(wǎng)絡(luò)、計算機、硬盤等新媒介之中，不僅對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存困難、易受損等不足進(jìn)行了彌補，同時有效節(jié)約了儲存空間與紙質(zhì)資源，實現(xiàn)了信息便捷存儲。因此，電子信息檔案所具有的優(yōu)勢包含便捷存儲。

四、電子信息檔案管理存在的風(fēng)險

（一）數(shù)據(jù)安全風(fēng)險。利用信息技術(shù)展開檔案管理具有傳統(tǒng)檔案管理不可比擬的優(yōu)勢，但是在實際應(yīng)用過程中，仍存在一定的安全風(fēng)險。這是因為電子信息往往存儲于計算機、網(wǎng)絡(luò)、硬盤之中，一旦計算機設(shè)備遭遇停電或者網(wǎng)絡(luò)病毒等突發(fā)事件，很容易出現(xiàn)檔案信息丟失、損壞、泄露等問題，甚至有人為了獲取事業(yè)單位的機密文件，會安排黑客使用不法手段侵入事業(yè)單位的計算機系統(tǒng)之中，對信息檔案進(jìn)行盜取。這種情況下，單位的檔案文件將面臨極大的安全風(fēng)險。這些數(shù)據(jù)安全風(fēng)險，也困擾檔案信息化管理的最主要風(fēng)險。

（二）檔案管理風(fēng)險。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，電子信息檔案管理起步較晚，且在檔案載體上存在較大差別，這就導(dǎo)致原有的檔案管理方式難以適應(yīng)電子信息檔案管理需求。由于檔案信息化發(fā)展較快，而相對應(yīng)的管理體系并沒有得到同步更新與發(fā)展，這就導(dǎo)致檔案管理存在風(fēng)險與漏洞，電子信息檔案管理出現(xiàn)一定的風(fēng)險。除此之外，在農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所中，檔案管理人員普遍存在信息化檔案保護意識不強、計算機水平不高、風(fēng)險防范技術(shù)缺乏等問題，這就導(dǎo)致電子信息檔案管理中，風(fēng)險預(yù)測、評估、防范等能力不足，且短期內(nèi)難以針對性解決。

五、電子信息檔案管理的風(fēng)險控制措施

我們要看清電子信息檔案在農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所的應(yīng)用優(yōu)勢及管理優(yōu)勢，從而充分發(fā)揮其優(yōu)勢。但與此同時，我們也要意識到，任何一種管理模式都不存在萬無一失，由于電子信息是基于互聯(lián)網(wǎng)的，而由互聯(lián)網(wǎng)的性質(zhì)所決定的保密風(fēng)險，一直是各地農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所在電子信息檔案管理工作中所面臨的現(xiàn)實困境。當(dāng)前階段，隨著電子信息技術(shù)的不斷優(yōu)化與完善，檔案管理水平也得到有效提升。但是，即使現(xiàn)階段農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所的電子信息檔案管理工作采用了更為先進(jìn)的加密技術(shù)，不容易受到網(wǎng)絡(luò)的侵害，但是隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，導(dǎo)致加密手段的安全性不會長久存在?；谝陨媳尘?，在農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所電子信息檔案管理過程中，需要將加密管理工作作為主要的風(fēng)險控制方向。要意識到，如果缺乏行之有效的預(yù)防風(fēng)險預(yù)案，那么極其容易導(dǎo)致農(nóng)業(yè)科學(xué)研究院中的電子信息檔案遭受到損壞或竊取，從而給單位造成無法彌補的損失，以下是有關(guān)于風(fēng)險規(guī)避的努力方向：

（一）關(guān)注電子信息檔案存儲安全問題。從農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所本身來說，需要對本單位電子信息檔案存儲安全問題給予重視。首先，從安全系統(tǒng)而言，需要電子信息檔案存儲的載體具有更強的安全系數(shù)，并要求所有操作人員對于電腦病毒可能對計算機系統(tǒng)產(chǎn)生的巨大破壞性有所認(rèn)知。之后，相關(guān)的技術(shù)人員需要針對現(xiàn)階段已有的病毒傳播方式與頻率以及現(xiàn)存的風(fēng)險，構(gòu)建相對應(yīng)的防范機制。農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所中的檔案管理工作，需要定期使用殺毒軟件進(jìn)行病毒查殺，從而使系統(tǒng)得到較強的保護。同時，要具備充分的預(yù)見性，在日常的管理工作中，要以網(wǎng)絡(luò)安全報警系統(tǒng)的不斷優(yōu)化作為最終的工作目標(biāo)，在發(fā)現(xiàn)電子信息檔案受到侵害的苗頭時，及時進(jìn)行有效處理。各農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所需要定期對正版軟件展開維護與升級，從源頭上避免可能出現(xiàn)的系統(tǒng)崩潰。定期對軟件進(jìn)行優(yōu)化升級，在發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)出現(xiàn)被破壞的風(fēng)險時，及時采取處理措施，將損失消滅在萌芽狀態(tài)。外部瀏覽檔案信息時，需要經(jīng)過申請，得到允許之后才能對檔案信息進(jìn)行傳遞與瀏覽。除此之外，農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所需要對電子信息檔案進(jìn)行備份，避免系統(tǒng)出現(xiàn)癱瘓后造成電子檔案損失，同時充分發(fā)揮備份的作用，確保信息檔案的安全性。

（二）關(guān)注電子信息檔案管理者的個人素質(zhì)。不管是傳統(tǒng)的檔案管理還是電子信息檔案管理，都是以人為本，因此從這個角度來看，作為農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所的信息檔案管理者需要具有較高的計算機網(wǎng)絡(luò)工作原理知識儲備以及科學(xué)管理操作的意識。此外，要不斷加強自身的檔案安全管理意識，這是電子信息檔案管理應(yīng)用過程中開展風(fēng)險控制的關(guān)鍵。在前期準(zhǔn)備工作中，構(gòu)建電子信息檔案需要對相關(guān)人員展開嚴(yán)格培訓(xùn)，在培訓(xùn)合格后方能進(jìn)入崗位。在相關(guān)人員上崗之后，需要定期對其進(jìn)行先進(jìn)技術(shù)以及安全意識等知識的培訓(xùn)，以確保本電子信息檔案管理者具備較好的操作水平以及安全意識，能夠隨著電子信息技術(shù)的不斷優(yōu)化，更新自身的知識，以應(yīng)對電子信息檔案管理過程中出現(xiàn)的新問題、新情況。

（三）電子信息檔案管理工作制度的完善方式。在實施檔案管理的過程中，最為突出的作用就是具備合理化應(yīng)用與溝通，因此構(gòu)建更為完善的電子信息檔案工作模式。以莆田市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所為例，受傳統(tǒng)觀念以及傳統(tǒng)的管理方法影響，單位領(lǐng)導(dǎo)層很注重科研項目帶來的經(jīng)濟效益，對檔案管理工作重視度不夠，導(dǎo)致農(nóng)業(yè)科研院所之間的溝通并不充足，且各部門之間的交流也顯不足，導(dǎo)致實際的檔案管理過程中，存在部門之間各自為政的現(xiàn)象。在新時代大環(huán)境下，應(yīng)用電子技術(shù)完成檔案管理，可以促使各部門以及各單位之間實現(xiàn)資源共享，對于人力成本以及財力、物力成本都能有效解決，為了充分發(fā)揮制度保障的作用，需要從宏觀層面制訂相對應(yīng)的風(fēng)險控制工作制度，相關(guān)人員依據(jù)規(guī)章制度開展工作。比如在電子信息檔案查閱與操作時，只有具備檔案管理資格的相關(guān)工作人員才能對系統(tǒng)展開操作。此外，對于系統(tǒng)要設(shè)置不同的管理權(quán)限，從而充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)層面的示范與監(jiān)督功能，要激勵工作人員開展自我監(jiān)督與相互監(jiān)督工作，從而提高電子信息檔案管理工作的安全性。

六、結(jié)語

電子信息檔案管理應(yīng)用在農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所的業(yè)務(wù)之中，可以實現(xiàn)電子信息檔案與傳統(tǒng)檔案管理相結(jié)合，以此來提升當(dāng)前單位的檔案管理工作水平及效率，從而為基層科研工作以及不斷變化的科學(xué)技術(shù)轉(zhuǎn)化提供有效幫助，這是未來農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所事業(yè)單位在其發(fā)展過程中的必經(jīng)之路。正因為有先進(jìn)技術(shù)的不斷運用，農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所本身要充分對電子信息檔案建設(shè)狀況有所認(rèn)識，并明確電子信息檔案建設(shè)中存在的潛在價值，從而基于電子信息檔案自身所具有的特性，制訂相對應(yīng)的風(fēng)險控制策略，為未來的科研信息化建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)。