高校檔案數(shù)據(jù)挖掘與信息服務(wù)研究

文/大連大學(xué)檔案館 李龍鳳

檔案信息資源具有開放性、多元性、分散性、繁雜性等特點，特別是隨著高校的轉(zhuǎn)型發(fā)展，高校檔案的規(guī)模日益擴大，對高校檔案管理能力提出了全新要求。2016年出臺的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中，十分明確地指出，要加強大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)、智能樓宇技術(shù)等的應(yīng)用，全面推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)，深入挖掘高校檔案信息資源，不斷提高高校檔案的服務(wù)能力?？梢哉f，高校檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)，以及相關(guān)管理模式的革新，已經(jīng)成為新時代高校檔案管理改革的主要方向。因此，如何挖掘檔案數(shù)據(jù)并提取利用檔案信息資源，成為高校檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的核心要義，需要引起足夠的關(guān)注與重視。

一、高校檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的必要性

近年來，隨著“雙一流”大學(xué)、智慧校園等戰(zhàn)略的推進(jìn)，高校檔案規(guī)模急劇擴張，我國高等教育事業(yè)正處于快速發(fā)展階段，在為現(xiàn)代化建設(shè)提供人才助力的同時，也衍生了大量的檔案數(shù)據(jù)，進(jìn)一步加大了高校檔案管理的難度與壓力。近年來，盡管高校檔案在數(shù)字化建設(shè)方面取得了顯著成就，但依然沒有完全擺脫傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛，還離不開大量的人工介入，導(dǎo)致高校檔案開發(fā)利用存在一定的滯后性、主觀性，未能發(fā)揮高校檔案的優(yōu)勢作用，無法滿足智慧校園建設(shè)的現(xiàn)實要求。

面對全新的檔案管理形勢，高校檔案管理者必須轉(zhuǎn)變思維，加強大數(shù)據(jù)技術(shù)的下沉應(yīng)用，不斷提高檔案數(shù)據(jù)挖掘利用能力，全面改善高校檔案業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)，切實提高高校檔案綜合服務(wù)能力。數(shù)據(jù)化建設(shè)能夠有效解決檔案信息收集、存儲、轉(zhuǎn)化的問題，而那些高價值的檔案信息只有通過數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)化才能進(jìn)行智能化、動態(tài)化挖掘利用，同時能夠完成對多源異構(gòu)低價值檔案信息的多維整合與開發(fā)，為高校轉(zhuǎn)型發(fā)展提供規(guī)劃方面的檔案支持。大數(shù)據(jù)時代，只有實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化，才能實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的深層次挖掘，才能全面提取檔案信息資源，這是未來高校檔案管理的必然趨勢。但需要明確的是，在高校檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)中，檔案數(shù)據(jù)的挖掘與利用只是高校檔案業(yè)務(wù)的構(gòu)成，并不是高校檔案管理的全部，需要把握兩者的邏輯關(guān)系，以確保相關(guān)工作的合理性。

二、高校檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的現(xiàn)實價值

數(shù)據(jù)化能夠完成檔案信息由簡單機讀到智能分析的轉(zhuǎn)變，是數(shù)字化建設(shè)的升級迭代，也是未來智能化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)，對提高高校檔案管理水平、服務(wù)水平有著非常重要的現(xiàn)實價值，具體來講，其價值集中體現(xiàn)在以下三方面：

（一）有助于實現(xiàn)高校檔案智能化開發(fā)。高校檔案信息資源的挖掘利用始終是高校檔案管理的重點，單純依靠數(shù)字化技術(shù)是無法完成檔案數(shù)據(jù)智能識別與處理的，這就導(dǎo)致高校檔案信息處于數(shù)據(jù)領(lǐng)域之外，無法真正提取其內(nèi)在有價值的信息資源。隨著檔案數(shù)字化建設(shè)的逐步完成，高校檔案管理者借助數(shù)字化技術(shù)基本實現(xiàn)了檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)錄與存儲，且體量日益加大，開始出現(xiàn)“內(nèi)卷化”傾向。簡單來講，大量高校檔案以PDF、圖片、文檔等形態(tài)存儲于計算機中，但無法對其進(jìn)行有效挖掘利用，投入與產(chǎn)出比越來越大，甚至成為“累贅”。而數(shù)據(jù)化建設(shè)則帶來了新方向、新突破，不僅帶來檔案信息與檔案實體的獨立發(fā)展，打破了傳統(tǒng)檔案存儲格局，而且實現(xiàn)了檔案信息的多層挖掘、有序組織和深度開發(fā)。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對高校檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘，進(jìn)而提取有價值的信息資源，然后進(jìn)行深入研究和規(guī)律總結(jié)，完成檔案信息從基礎(chǔ)載體向價值文本的轉(zhuǎn)化，同時為后續(xù)檔案信息的多維度整合、智能化處理夯實基礎(chǔ)。

（二）有助于提高高校檔案綜合服務(wù)能力。高校檔案的服務(wù)功能主要體現(xiàn)在檔案查閱、展覽、推送、參考咨詢、跨館出證等，但在碎片化、移動化、個性化閱讀的全媒體時代，這些服務(wù)顯然是無法滿足受眾實際需求的。傳統(tǒng)檔案管理中，檔案信息的利用通常建立在檔案內(nèi)容初步掌握的基礎(chǔ)上，但面對龐雜的檔案內(nèi)容，這一前提條件已經(jīng)不復(fù)存在，特別是在定期更新的語境下，想要初步全面及時地掌握檔案內(nèi)容，更無異于“天方夜譚”。因此，高校檔案管理者要及時了解受眾需求，并以此為導(dǎo)向調(diào)整服務(wù)方式，增強高校檔案服務(wù)的精準(zhǔn)性與知識性，由供給導(dǎo)向轉(zhuǎn)向需求導(dǎo)向，切實提高綜合服務(wù)能力。而數(shù)據(jù)化建設(shè)就是實現(xiàn)上述目標(biāo)的重要路徑，在智能收集與分析檔案信息的前提下，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對受眾身份、習(xí)慣、傾向、言行等數(shù)據(jù)展開動態(tài)智能研判，精準(zhǔn)繪制受眾圖像，然后通過定向推送實現(xiàn)檔案服務(wù)的全面匹配、多維輸出，真正提高高校檔案綜合服務(wù)能力。

（三）有助于提高高校檔案智能管理水平。傳統(tǒng)高校檔案管理大多依賴于著錄標(biāo)引深度、文件目錄、專題指南、案卷目錄等的編制，操作難度較低，是后期保存、管理的重要基礎(chǔ)。但該工作的人力投入較大，且基本都是簡單的信息整合，無法對檔案蘊含的復(fù)雜信息和語義關(guān)系進(jìn)行識別、界定，使得高校檔案管理水平較低。而檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)則能夠有效解決這一問題，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠完成檔案內(nèi)蘊價值的挖掘，并實現(xiàn)智能化檢索、智能化匹配、智能化服務(wù)等，真正提升智能管理水平。另外，基于元數(shù)據(jù)實施的智能標(biāo)引，能夠?qū)n案數(shù)據(jù)實施快速精準(zhǔn)的關(guān)聯(lián)分析、聚類分類，然后在信息技術(shù)加持下，以預(yù)設(shè)模型和流程為依托，完成檔案信息的智能感知、記憶、分析等工作，真正將檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)槟軌蛉我鈾z索與分析的數(shù)據(jù)。屆時，檔案初步管理工作可以完全擺脫人工模式，進(jìn)而釋放更多人力效能，優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，為高校檔案管理改革提供更多保障。

整體來講，高校檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)，有利于實現(xiàn)高校檔案信息的深度挖掘與整合，有助于實現(xiàn)檔案信息的多維開發(fā)與深層利用，是實現(xiàn)檔案信息價值最大化的核心路徑。

三、高校檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)面臨的困境

高校檔案數(shù)字化建設(shè)的全面推行，為高校檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)提供了重要支持，增強了其實施的可行性，但受種種因素制約，高校檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)還面臨著客體維度和主體維度的雙層困境，需要進(jìn)行客觀審視與思考。

（一）客體維度的困境審視。高校檔案數(shù)據(jù)來源不一，并由此形成了規(guī)模大、差異大、范圍廣、價值不一等特點，而這為高校檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)帶來了許多難題。具體來講，當(dāng)前高校檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的客體主要包括三個：第一，原有紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)所形成的數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)，以及已經(jīng)歸檔的聲像電子數(shù)據(jù)；第二，校內(nèi)其他部門及系統(tǒng)產(chǎn)生的應(yīng)用數(shù)據(jù)，包括OA辦公系統(tǒng)的上級文件、內(nèi)部文件的電子文件及元數(shù)據(jù)，還有招生系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)等產(chǎn)生的各類電子文件及元數(shù)據(jù)等；第三，校內(nèi)各部門尚未歸檔的電子文件及元數(shù)據(jù)，還有宣傳系統(tǒng)各類媒體所產(chǎn)生的零散數(shù)據(jù)等?？梢哉f，在智慧校園戰(zhàn)略背景下，高校檔案管理的客體范圍發(fā)生了快速擴張，這無疑對高校檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)提出了更高要求，也是后續(xù)推進(jìn)中面臨的一大困境。

（二）主體層面的困境審視。隨著教育信息化的深入開展，高校檔案管理主體思想、能力的問題日益突出，并成為當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的一大困境。第一，學(xué)校信息化規(guī)劃整體性不強。相關(guān)主體并未對信息化建設(shè)進(jìn)行統(tǒng)籌安排，缺乏頂層設(shè)計和合理部署，使得各項業(yè)務(wù)系統(tǒng)所形成的數(shù)據(jù)，在格式標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)對接方面存在許多沖突，尤其是沒有將檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)納入智慧校園建設(shè)范疇，導(dǎo)致相關(guān)工作開展缺乏依據(jù)。第二，檔案管理者欠缺大數(shù)據(jù)思維。許多管理者對數(shù)據(jù)管理認(rèn)識不到位，年度工作安排中缺乏目標(biāo)導(dǎo)向和制度監(jiān)管，使得檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)有效性不夠，過于強調(diào)形式和體量，但卻忽略了內(nèi)容和質(zhì)量，最終導(dǎo)致數(shù)據(jù)堆砌，檔案數(shù)據(jù)資源挖掘流于形式，浪費問題嚴(yán)重。第三，檔案管理者技術(shù)素養(yǎng)較低。大數(shù)據(jù)時代，管理者必須具備足夠的技術(shù)素養(yǎng)，才能確保數(shù)據(jù)治理的高效性。但顯然，因缺乏系統(tǒng)教育與培訓(xùn)，當(dāng)前高校檔案管理者的技術(shù)素養(yǎng)和數(shù)據(jù)治理能力普遍較低，再加上責(zé)任意識淡薄、創(chuàng)新能力不夠等原因，使得高校檔案數(shù)據(jù)管理問題更加突出。第四，檔案管理者開放意識不強。目前，高校檔案管理部門對檔案數(shù)據(jù)資源的標(biāo)準(zhǔn)化、共享化建設(shè)處于缺位狀態(tài)，還采用傳統(tǒng)模式進(jìn)行數(shù)據(jù)安全保護(hù)，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)成為一座座信息孤島，嚴(yán)重制約了高校檔案社會服務(wù)能力的提升，以及高校信息化建設(shè)的縱深推進(jìn)。

四、高校檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的實施策略

在明確高校檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的必要性、現(xiàn)實價值與實際困境的基礎(chǔ)上，相關(guān)主體必須重新構(gòu)建角色定位，并從思想、體制、環(huán)境、能力等維度入手，加強實踐探索，積極尋求高校檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的高效生成路徑。

（一）加強理念革新，提高隊伍素養(yǎng)。大數(shù)據(jù)時代，高校檔案管理主體必須轉(zhuǎn)變思維，打破以往的模式束縛，正確認(rèn)知大數(shù)據(jù)技術(shù)的下沉價值，不斷學(xué)習(xí)，提高數(shù)據(jù)治理能力，為高校檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)夯實基礎(chǔ)。特別要強調(diào)高校檔案的服務(wù)功能，注重信息價值的挖掘利用，及時了解檔案用戶的實際需求，并通過定制化生產(chǎn)盤活檔案資源，在滿足受眾基本信息需求的基礎(chǔ)上，提供精細(xì)化解決方案和動態(tài)化優(yōu)質(zhì)服務(wù)，全面提高高校檔案服務(wù)能力。另外，為增強高校檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的適切性與長效性，還要構(gòu)建完善的培訓(xùn)機制，對高校檔案管理者、工作者進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，幫助他們快速樹立大數(shù)據(jù)思維，全面掌握大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算等技術(shù)能力，并真正將其應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域。最為重要的是，通過對管理者的系統(tǒng)培訓(xùn)，能夠強化他們的開放意識、創(chuàng)新意識，讓他們成為高校檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的真正發(fā)起者和引領(lǐng)者，這是確保高校檔案數(shù)據(jù)化改革方向正確、行為高效的重要前提。

（二）加強硬件投入，實現(xiàn)智慧管理。高校檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)離不開相應(yīng)的硬件支持，除了相關(guān)技術(shù)的下沉應(yīng)用外，還需要相關(guān)系統(tǒng)平臺的協(xié)同配合，這是實現(xiàn)高校檔案智慧管理的根本前提。為此，高校必須加大硬件投入，在高校信息化建設(shè)的整體統(tǒng)籌下，積極引入檔案智慧管理的設(shè)備與軟件，并依托智慧校園網(wǎng)絡(luò)打造開放化、綜合化檔案管理平臺，進(jìn)而為檔案數(shù)據(jù)化的高效實施夯實基礎(chǔ)。目前，RFID技術(shù)及射頻識別技術(shù)，在高校檔案管理中有著非常廣闊的應(yīng)用前景。具體操作是，在檔案實體上粘貼相應(yīng)的電子標(biāo)簽，然后在庫房管理系統(tǒng)、標(biāo)簽轉(zhuǎn)換、點檢設(shè)備、感應(yīng)設(shè)備等作用下，實現(xiàn)檔案實體的信息錄入、管理、定位、盤點等，通過對檔案實體的智能識別、動態(tài)跟蹤、全程監(jiān)管等，切實提高檔案管理效率。當(dāng)然，檔案智慧管理的實現(xiàn)，離不開保障策略，需要從制度、技術(shù)、環(huán)境等維度入手，加強對檔案數(shù)據(jù)的全過程安全保護(hù)。具體來講，高校要成立專門的檔案安全治理組織，明確檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的安全規(guī)劃，既要做好法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的體系構(gòu)建，強化宏觀維度的引導(dǎo)與約束，還要做好檔案風(fēng)險管理的體系構(gòu)建，以便為檔案服務(wù)的規(guī)范實施提供依據(jù)。尤其要做好檔案數(shù)據(jù)采集、開發(fā)、存儲、利用、刪除等環(huán)節(jié)的安全建設(shè)，確保檔案數(shù)據(jù)在技術(shù)加持下安全高效地完成探查、清晰、監(jiān)控、驗證、傳輸?shù)?，全面提升檔案數(shù)據(jù)管理質(zhì)量。此外，還要做好庫房環(huán)境的安全建設(shè)，構(gòu)建溫濕度智能調(diào)控、防磁系統(tǒng)，依據(jù)檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，提升庫房安全等級，豐富存儲介質(zhì)，完善本地存儲和異地備份功能，全面落實“十防”政策，做好保密、防病毒等細(xì)節(jié)工作，為智慧管理的實現(xiàn)提供重要支持。

（三）打造共享平臺，開放參與機制。高校檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)要想達(dá)成既定目標(biāo)，需要打通內(nèi)部信息流通環(huán)節(jié)，完善外部主體協(xié)作參與機制。因高校檔案信息來源較多，且形態(tài)豐富，所以需要打造共享數(shù)據(jù)庫，將內(nèi)部各部門信息系統(tǒng)進(jìn)行全面整合，確保不同系統(tǒng)和不同終端上的檔案數(shù)據(jù)能夠及時匯入共享數(shù)據(jù)庫內(nèi)，避免發(fā)生檔案丟失、不完整、不真實等問題，以便后續(xù)進(jìn)行集中管理、智能分析，深入挖掘檔案數(shù)據(jù)的信息價值，為學(xué)校戰(zhàn)略決策制訂、教學(xué)方案調(diào)整、學(xué)術(shù)科研優(yōu)化、學(xué)生管理創(chuàng)新等提供有力的數(shù)據(jù)支持?？梢哉f，內(nèi)部數(shù)據(jù)的共享開放是高校檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的根本前提與核心任務(wù)，必須不遺余力地進(jìn)行科學(xué)部署與整體建構(gòu)。另外，要樹立大檔案理念，構(gòu)建開放化管理體制，打造多元參與的主體格局，真正解決信息孤島問題，確保各項檔案管理工作的高效落實。具體來講，在高校檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)中，要對現(xiàn)有管理體系進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化，在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分層管理的整體規(guī)劃中，鼓勵其他部分積極參與到高校檔案各項業(yè)務(wù)流程中，增進(jìn)檔案管理與各部門的對接，構(gòu)建多元參與的開放管理機制，以充分發(fā)揮集體智慧優(yōu)勢與力量優(yōu)勢，真正實現(xiàn)高校檔案共享共治的“大檔案”格局。需要指出的是，高校還要積極探索校際檔案共享機制，構(gòu)建社會層面的多元參與開放管理格局，將高校檔案數(shù)據(jù)建設(shè)置于智慧城市、智慧社會等戰(zhàn)略范疇內(nèi)，充分發(fā)揮高校檔案的戰(zhàn)略服務(wù)作用。

總而言之，大數(shù)據(jù)時代語境下，高校檔案管理正面臨著全新的轉(zhuǎn)型，機遇挑戰(zhàn)并存，發(fā)展環(huán)境復(fù)雜，需要相關(guān)主體進(jìn)行前瞻部署，創(chuàng)新引領(lǐng)。整體來講，高校檔案管理者要形成正確認(rèn)知，構(gòu)建完善的培訓(xùn)體系，拓寬管理思維與思路，深化大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的下沉應(yīng)用，同時要加大硬件投入，為實現(xiàn)檔案智慧管理提供根本支撐，并在此基礎(chǔ)上構(gòu)建內(nèi)外部共享機制，實現(xiàn)更廣范圍的檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)，切實發(fā)揮高校檔案服務(wù)高校、服務(wù)社會的優(yōu)勢作用。