建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案督導(dǎo)工作實(shí)踐與探索

文/平潭綜合實(shí)驗(yàn)區(qū)行政服務(wù)中心 肖茜

一、背景與意義

工程項(xiàng)目全過程包括決策、設(shè)計(jì)、施工、竣工幾個階段，在各個環(huán)節(jié)涉及勘察、采購、現(xiàn)場作業(yè)、質(zhì)量驗(yàn)收等幾項(xiàng)內(nèi)容，在項(xiàng)目完成所有施工工作并通過質(zhì)量驗(yàn)收后，項(xiàng)目即進(jìn)入竣工階段?？⒐るA段除對項(xiàng)目進(jìn)行維保售后之外，還需進(jìn)行項(xiàng)目竣工檔案的歸檔和管理工作。項(xiàng)目竣工后，資料歸檔能夠?qū)?xiàng)目實(shí)施過程進(jìn)行記錄和復(fù)現(xiàn)，對項(xiàng)目復(fù)盤、后期維保、盤盈盤虧、規(guī)范管理等多方面均有重要作用，但目前對于項(xiàng)目檔案管理，行業(yè)內(nèi)重視程度不夠或存在管理問題。

工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行規(guī)范化管理對整體運(yùn)營而言意義重大，也有利于工程企業(yè)的健康發(fā)展。項(xiàng)目檔案的內(nèi)容包含項(xiàng)目從決策階段到施工結(jié)束的全過程資料，能夠明確項(xiàng)目過程中的成本、材料、資源使用、費(fèi)用支出等情況，對于施工過程中的質(zhì)量、安全、驗(yàn)收等都有明確記載，可在項(xiàng)目運(yùn)營管理、項(xiàng)目問題追責(zé)、維保售后等工作中起到參考作用。

二、項(xiàng)目竣工檔案內(nèi)容與要點(diǎn)

（一）項(xiàng)目前期資料。前期資料是以項(xiàng)目開始施工為節(jié)點(diǎn)，其施工前期的資料；必要資料包括決策類資料和審批類資料；決策類資料主要是建設(shè)企業(yè)的內(nèi)部資料，包括項(xiàng)目前期規(guī)劃、項(xiàng)目設(shè)計(jì)需求、勞務(wù)約談記錄、招投標(biāo)等商務(wù)記錄等，其歸檔的目的是作為未來合同糾紛的依據(jù)，同時(shí)在建筑施工設(shè)計(jì)過程中起到參考作用。審批類資料主要涉及政府審批類文件，對于用地的批示、建筑準(zhǔn)許的批示、拆遷相關(guān)資料、項(xiàng)目合法合規(guī)必要信息等，此類資料的歸檔在建筑地塊和建筑自身存在法律糾紛時(shí)，能夠作為參考資料。

（二）項(xiàng)目圖紙檔案。項(xiàng)目圖紙資料是項(xiàng)目設(shè)計(jì)工作的最終成果，也是施工階段的前導(dǎo)性參考資料。圖紙可能有多個版本，經(jīng)過修改和迭代最終確定用于實(shí)際施工的方案，歸檔的版本應(yīng)為最終版本，歸檔的內(nèi)容應(yīng)為工程所有的設(shè)計(jì)資料，包括結(jié)構(gòu)圖、施工圖、裝飾方案圖、節(jié)點(diǎn)圖、分項(xiàng)工程深化圖等。大型工程項(xiàng)目各個圖紙可能來源于不同的設(shè)計(jì)單位，在進(jìn)行歸檔時(shí)也需注意圖名、圖號是否有沖突，防止后期管理困難。對于在施工過程中出現(xiàn)的局部設(shè)計(jì)變更，應(yīng)對終版設(shè)計(jì)方案和變更設(shè)計(jì)方案分別保存，對于變更相關(guān)資料也應(yīng)和圖紙共同歸檔，保證多個版本的圖紙有據(jù)可循。

（三）材料、設(shè)備相關(guān)。工程項(xiàng)目實(shí)施的過程中會有多種材料和設(shè)備的使用，作為工程項(xiàng)目的重要組成形式和輔助措施，材料與設(shè)備構(gòu)成了項(xiàng)目的重要支出，材料設(shè)備的質(zhì)量對工程項(xiàng)目的質(zhì)量和使用效果也起到?jīng)Q定性作用。該部分檔案需記錄材料、設(shè)備的采購記錄，包括采購數(shù)量、采購廠家等，必要時(shí)可記錄采購價(jià)格；材料設(shè)備的進(jìn)場資料，包括廠家資料、經(jīng)銷商資質(zhì)以及材料設(shè)備的合格證和檢驗(yàn)報(bào)告等；材料設(shè)備的驗(yàn)收資料，指的是內(nèi)部驗(yàn)收和按工程要求進(jìn)行的形式檢驗(yàn)等資料。上述資料的規(guī)范管理對未來項(xiàng)目成本、項(xiàng)目質(zhì)量管理均可作為參考依據(jù)。

（四）施工過程質(zhì)量驗(yàn)收。項(xiàng)目在施工過程中會進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收工作，對于將被下一工序覆蓋的工序而言，其在過程中需進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收通常由項(xiàng)目內(nèi)部發(fā)起，由建設(shè)方、監(jiān)理方、施工方共同參與，對驗(yàn)收過程和結(jié)果進(jìn)行留底。該部分資料作為工程項(xiàng)目施工過程中的驗(yàn)收依據(jù)，作為質(zhì)量管理資料的重要組成。

（五）完工驗(yàn)收檔案。工程項(xiàng)目完工后會由政府方對工程項(xiàng)目進(jìn)行整體驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括項(xiàng)目自身驗(yàn)收、消防驗(yàn)收、節(jié)能驗(yàn)收等。項(xiàng)目驗(yàn)收資料內(nèi)會體現(xiàn)最終建設(shè)效果與初始設(shè)計(jì)效果是否一致，面積、外觀等差異是否在允許范圍內(nèi)。消防驗(yàn)收和節(jié)能驗(yàn)收屬專項(xiàng)驗(yàn)收，根據(jù)當(dāng)?shù)匾蠛凸こ添?xiàng)目特點(diǎn)，其驗(yàn)收形式可能不同，若需進(jìn)行相關(guān)驗(yàn)收，則驗(yàn)收結(jié)果要進(jìn)行歸檔。

（六）管理類檔案。管理類檔案是指在項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目部內(nèi)部的管理資料，包括通知單、項(xiàng)目簽證、罰款單、工作函等資料，對于此類資料，需對最終版進(jìn)行明確歸檔和記錄，并建立子目錄，簡要逐份說明內(nèi)容。對于建設(shè)方、監(jiān)理方、施工方的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和重要管理崗位，需將其施工日記進(jìn)行歸檔，作為項(xiàng)目管理依據(jù)。若在工程項(xiàng)目實(shí)施的過程中，有通知公告、制度變更等管理資料，也按需歸檔以備查驗(yàn)。

（七）檔案框架類。項(xiàng)目資料檔案全部歸檔后，需進(jìn)行框架的建立，主要包括歸檔說明，需包含項(xiàng)目基本信息，歸檔責(zé)任人信息等；目錄是將歸檔的全部資料進(jìn)行明確和排序；檔案管理動作，對歸檔后的資料出入庫、增減信息進(jìn)行登記；其他框架內(nèi)容，如借閱歸還記錄表、封條、變更記錄等?？蚣艿慕⑹欠?wù)于工程資料本身，建立框架的目的是便于查閱和管理工作的進(jìn)行。

三、項(xiàng)目竣工檔案督導(dǎo)現(xiàn)存問題

（一）重視程度不足。工程行業(yè)作為傳統(tǒng)行業(yè)，決策者對于現(xiàn)代化管理意識不足，因此往往將工作重心放在項(xiàng)目運(yùn)營上?？⒐べY料的歸檔工作對于整個項(xiàng)目運(yùn)營而言不能帶來直接收益，且在歸檔過程中和歸檔后需要投入人力物力進(jìn)行長期管理工作，故該工作容易被忽視。檔案歸檔工作的相關(guān)執(zhí)行人員同樣重視程度不足，資料管理工作的目的僅是為了完成工作，且對歸檔后的工作成果缺乏審查，從而造成歸檔工作未有效落實(shí)和執(zhí)行。當(dāng)前實(shí)際問題情況是，已經(jīng)歸檔和備案的，查閱困難、資料缺失嚴(yán)重等。

（二）臨時(shí)補(bǔ)充情況多。上文已經(jīng)簡要介紹資料歸檔工作中涉及的資料內(nèi)容，可以看出其涉及范圍廣，資料形式多，大部分資料為工程施工過程資料。實(shí)際工程項(xiàng)目中，因種種原因?qū)τ谫Y料的落實(shí)情況不佳，大部分資料編寫時(shí)按需編寫，僅配合監(jiān)理方或建設(shè)方提供必要資料，部分資料在過程中并不進(jìn)行編制或留底。在工程項(xiàng)目竣工后，進(jìn)入檔案的收集和整體環(huán)節(jié)，對于日常工作中沒有檔案管理制度的施工單位而言，其大部分資料無法直接提供，僅能通過臨時(shí)補(bǔ)充的形式完成資料歸檔。

（三）記錄真實(shí)性可信度不高。真實(shí)客觀地對檔案內(nèi)容進(jìn)行整理和收集才有意義。目前，工程項(xiàng)目存在的普遍問題就是質(zhì)量安全現(xiàn)場情況把控隨意。為確保安全生產(chǎn)和質(zhì)量達(dá)標(biāo)，往往對質(zhì)量安全監(jiān)控動作有資料留存的要求，當(dāng)現(xiàn)場情況欠佳但又順利通過資料備案，僅能在資料層面上對記錄的內(nèi)容進(jìn)行更改，從而造成記錄的可信度不高。在資料收集和歸檔階段，對于資料正確性的考究并不嚴(yán)格，部分臨時(shí)補(bǔ)充或造假的資料可能會被順利歸檔。

（四）歸檔混亂、查找困難。大部分單位同時(shí)施工多個項(xiàng)目，因項(xiàng)目周期類似，故其資料整理和歸檔會同時(shí)進(jìn)行，這種同步工作的形式會增加錯誤產(chǎn)生的概率。整理之后，各個項(xiàng)目的資料之間未建立索引聯(lián)系，歸檔后的收集位置、資料順序缺乏明確記錄。當(dāng)前，大部分工程企業(yè)仍使用紙質(zhì)的方式進(jìn)行歸檔與統(tǒng)計(jì)，若后期需求某一項(xiàng)目的某種資料，可能會在諸多工程資料中進(jìn)行“大海撈針”式查找，不僅效率低，對于管理、整理等工作的開展不利。

（五）借閱、管理流程簡化。檔案歸檔的目的是方便后續(xù)的使用、查閱流程，資料的真實(shí)性和齊全是檔案管理工作必須遵循的原則。大部分工程相關(guān)單位對于檔案管理相關(guān)工作不重視，沒有相應(yīng)的管理制度，可能會出現(xiàn)隨意查找、隨意借閱的情況。久而久之，在歸還時(shí)未將資料放置到原位，則會出現(xiàn)后續(xù)查閱困難；忘記歸還也無人知曉，造成資料丟失；或因某些原因發(fā)生更換檔案內(nèi)頁資料的問題。在混亂的管理制度下，檔案的權(quán)威性與正確性得不到有效保障。

四、項(xiàng)目竣工檔案督導(dǎo)工作實(shí)踐與探索

（一）提高檔案管理意識與重視程度。工程竣工檔案存在諸多問題，究其根本原因，是對檔案管理工作不重視。對工程企業(yè)而言，可設(shè)立專門的檔案督導(dǎo)崗位，對檔案進(jìn)行模式化管理。在施工企業(yè)內(nèi)部，也可通過建立相關(guān)制度、開展培訓(xùn)的形式，使員工意識到規(guī)范管理檔案的重要意義。對于企業(yè)負(fù)責(zé)人，可通過對比成本、引用案例的形式，使之明確檔案督導(dǎo)工作對項(xiàng)目運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)控制的意義，提高管理者的意識。

（二）建立檔案全過程管理模式。工程竣工檔案的復(fù)雜性是檔案管理開展的難點(diǎn)之一，資料臨時(shí)補(bǔ)充的問題屢禁不止。對于這種問題，可建立檔案全過程管理模式。在項(xiàng)目前期即開展相關(guān)工作，對資料收集工作進(jìn)行提前部署，并建立目錄索引。決策文件與審批文件形成之后，開始進(jìn)行第一次資料整理與收集，而后在施工項(xiàng)目進(jìn)行的過程中，將檔案督導(dǎo)相關(guān)工作穿插在工程項(xiàng)目施工的全過程，普通資料按月收集，重點(diǎn)資料隨時(shí)收集，特殊資料持續(xù)跟進(jìn)，通過全面化的管理方式，將工程施工資料進(jìn)行及時(shí)收集并整理，能夠有效避免竣工后臨時(shí)補(bǔ)充的問題，提高工作效率，降低資料錯誤的可能。

（三）檔案真實(shí)性佐證與責(zé)任制。檔案整理工作的過程中，需對檔案真實(shí)性進(jìn)行考究。對于政府級資料，可通過相關(guān)文件下發(fā)、前期申請表達(dá)、官方信函等附件進(jìn)行真實(shí)性佐證；對于企業(yè)內(nèi)部資料，可檢驗(yàn)公章與簽名的正確性；對于驗(yàn)收過程中的資料，通過對驗(yàn)收方回訪等方式進(jìn)行驗(yàn)證。資料的大部分來源是各方提交，可在提交資料的同時(shí)簽署承諾書，確保上交的資料均為項(xiàng)目真實(shí)資料，落實(shí)資料責(zé)任制。在檔案編制、上交、審核的過程中均進(jìn)行痕跡化辦公，若在未來出現(xiàn)虛假資料有利于追責(zé)，通過此種方式提高假資料的成本，從而使資料趨近完全真實(shí)。

（四）引入電子化檔案管理辦法。在進(jìn)行檔案記錄和索引編制時(shí)，可采用電子化檔案管理的辦法。通過可靠的數(shù)據(jù)庫平臺，對紙質(zhì)檔案編號，而后進(jìn)行系統(tǒng)錄入和入庫，按編號或系統(tǒng)內(nèi)索引的提示將紙質(zhì)檔案存放于指定位置。電子化檔案管理的優(yōu)點(diǎn)是降低出錯的概率，所有編號均由系統(tǒng)生成，檔案的出庫與入庫均需進(jìn)行編號掃描，即使檔案數(shù)量多，也可能通過計(jì)算機(jī)快速便捷地進(jìn)行定位。當(dāng)有檔案借閱需求時(shí)，可通過數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)知悉目標(biāo)檔案是否在庫及存放位置等。電子化檔案管理能夠減少工作量，提高歸檔工作的準(zhǔn)確率，同時(shí)有助于規(guī)范化管理過程。

（五）規(guī)范檔案管理過程。檔案管理工作是嚴(yán)肅的工作形式，檔案是項(xiàng)目情況的真實(shí)記錄。對于工程竣工檔案，其記錄了工程全過程的細(xì)節(jié)和要求，對于成本管控、項(xiàng)目復(fù)盤、質(zhì)量問題認(rèn)定、售后維修保障管理、原始合同等均有重要參考作用，在進(jìn)行項(xiàng)目成本核算或合同糾紛時(shí)，經(jīng)過雙方簽章的資料將會起到?jīng)Q定性作用。基于此，對于檔案管理工作，需要有完善的制度，在借閱前后進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制和登記，歸還后與備份版本核對是否有更改，對于資料增加、刪改等需有嚴(yán)格的審批流程。多方管控與制度完善，更有助于促進(jìn)工程竣工檔案督導(dǎo)工作的完善。

五、結(jié)語

建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案督導(dǎo)是一個復(fù)雜的過程，不同的工程項(xiàng)目的歸檔資料和管理模式具有差異性。當(dāng)前雖已經(jīng)有了諸多管理辦法和模式，但實(shí)際工程項(xiàng)目開展過程中，由于種種情況致使執(zhí)行困難。對于建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案督導(dǎo)工作的實(shí)踐與探索仍在進(jìn)行與發(fā)展中，完善的竣工檔案督導(dǎo)體系對整個行業(yè)而言具有積極意義。隨著相關(guān)制度的完善和從業(yè)人員水平的提升，未來會有更多、更先進(jìn)的督導(dǎo)管理方式應(yīng)用至工程竣工檔案管理工作之中，為項(xiàng)目全過程健康運(yùn)營賦能。