淺談如何做好新成立事業(yè)單位檔案工作

文/上海市鄉(xiāng)村振興研究中心 張孟然

檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、支撐性工作，記錄著企事業(yè)單位的發(fā)展歷程，展現(xiàn)了單位管理工作的總體情況，是總結(jié)單位工作經(jīng)驗(yàn)及教訓(xùn)的原始材料，對(duì)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展起著服務(wù)作用。新成立事業(yè)單位盡早啟動(dòng)建檔工作，對(duì)于從源頭實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，確保檔案完整安全有著重要意義。

一、新成立事業(yè)單位啟動(dòng)建檔工作的必要性

（一）有利于歸檔文件完整齊全。對(duì)于新成立事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，沒(méi)有歷史遺留問(wèn)題，一張白紙的狀態(tài)有利于其從建檔之初就建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體系，為持續(xù)性開(kāi)展好檔案工作奠定基礎(chǔ)。隨著時(shí)間的推移，如果歸檔文件一直分散保存在各部門，很可能出現(xiàn)遺失或者遺忘，比如一些照片檔案，如果不及時(shí)整理可能遺忘照片拍攝的時(shí)間、事件和人物，不能準(zhǔn)確反映事件全貌。

（二）有利于規(guī)范業(yè)務(wù)工作流程。啟動(dòng)建檔工作后將對(duì)單位黨建、行政業(yè)務(wù)等各項(xiàng)工作進(jìn)行梳理，結(jié)合單位實(shí)際情況，編制《文件材料歸檔范圍和保管期限表》，對(duì)各部門工作中產(chǎn)生的文件資料是否需要?dú)w檔進(jìn)行明確，也對(duì)部門工作留痕管理提出要求，通過(guò)歸檔文件的質(zhì)量，能夠一定程度上還原業(yè)務(wù)工作的原貌，真實(shí)反映單位管理是否科學(xué)、業(yè)務(wù)工作流程是否規(guī)范，從而推進(jìn)業(yè)務(wù)工作更好開(kāi)展。

（三）有利于充分引起職工重視。新成立事業(yè)單位除了最初的領(lǐng)導(dǎo)班子和其他事業(yè)單位調(diào)動(dòng)的人員，一般以新進(jìn)人員為主，且應(yīng)屆生比例較多，應(yīng)屆生工作經(jīng)驗(yàn)缺乏，若非檔案專業(yè)，基本不了解歸檔要求。越早啟動(dòng)建檔工作，職工才能越早了解檔案管理的相關(guān)要求，提前做好收集和整理。檔案工作功在平時(shí)，需要各個(gè)部門做好日常積累，才能在收集時(shí)做到應(yīng)收盡收。

（四）有利于及時(shí)提供查找利用。當(dāng)年的文書檔案一般要求在第二年上半年之前完成歸檔，新成立事業(yè)單位各項(xiàng)制度、規(guī)范都不健全，只有提前謀劃，盡早啟動(dòng)才能確保按期完成。同時(shí)，文件資料分散在各個(gè)部門，利用范圍十分有限，不利于單位內(nèi)部的信息資源共享，盡早完成檔案整理歸檔，為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)工作開(kāi)展提供方便和借鑒。

二、新成立事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠。新成立單位工作紛繁復(fù)雜，領(lǐng)導(dǎo)的重心主要放在業(yè)務(wù)工作、團(tuán)隊(duì)建設(shè)等方面，更加追求工作中可見(jiàn)可量化的成績(jī)，而檔案工作成效在業(yè)績(jī)中很難凸顯，工作開(kāi)展好壞對(duì)于單位影響較小，造成領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作缺少足夠重視。然而建檔工作量很大，特別是制訂《文件材料歸檔范圍和保管期限表》的過(guò)程中，需要單位上下每個(gè)部門的通力配合，一定程度上牽扯了業(yè)務(wù)部門的精力，如果沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)班子的重視和支持，各部門的配合會(huì)大受影響，工作很難有效推進(jìn)。財(cái)務(wù)檔案和人事檔案由于涉及“三重一大”事項(xiàng)，檢查較為嚴(yán)格，基本能按要求完成。文書檔案由于缺少有力的監(jiān)管手段，一些新成立事業(yè)單位重視不足、缺少提前謀劃，無(wú)法按時(shí)完成歸檔。

（二）檔案人員經(jīng)驗(yàn)不足。檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工作，兼具理論性和實(shí)踐性。一方面，需要建立包括檔案歸檔、保管、借閱、保密、銷毀等一系列制度規(guī)范。對(duì)新成立事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，制度建設(shè)是個(gè)大工程，往往從最亟須的制度建設(shè)著手，對(duì)支部建設(shè)、行政內(nèi)控、財(cái)務(wù)、人事制度一般都能及時(shí)建立，而檔案工作專業(yè)性較強(qiáng)，如果沒(méi)有專業(yè)的檔案人員牽頭負(fù)責(zé)，很難建立起完善規(guī)范的檔案制度體系，一些單位即便建立了檔案管理制度，也往往是為了應(yīng)付檢查、照搬照抄，沒(méi)有形成完整的體系，難以發(fā)揮實(shí)際效用。另一方面，檔案的整理歸檔、保管利用都需要耐心細(xì)致，花費(fèi)大量時(shí)間，從收集整理分類，到裝訂錄入上架，到后期的借閱管理、開(kāi)發(fā)利用每一個(gè)環(huán)節(jié)都有嚴(yán)格的規(guī)范要求。新成立單位一般年輕人比例較大，雖然工作積極性、主動(dòng)性強(qiáng)，但往往缺乏經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有老同志傳幫帶，沒(méi)有規(guī)范的模版可供借鑒，依靠自己摸索學(xué)習(xí)難度較大，同時(shí)大部分檔案員由辦公室文秘兼職，沒(méi)有專業(yè)背景，也沒(méi)有足夠的時(shí)間鉆研學(xué)習(xí)，很難承擔(dān)起初創(chuàng)階段的建檔工作。

（三）軟硬件設(shè)施不到位。從硬件上來(lái)說(shuō)，檔案庫(kù)房應(yīng)與辦公、查閱等用房分置，滿足防盜、防潮、防火、防鼠、防塵、防光、防蟲、防水“八防”要求，購(gòu)置規(guī)范鐵皮柜或密集架，同時(shí)滿足承重要求。對(duì)新成立事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，如果是新建辦公樓，一般會(huì)規(guī)劃好檔案室的位置，能滿足相應(yīng)要求。但部分單位辦公用房依然是舊建筑，基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備不夠完善，不光難以滿足三室分離的布局要求，甚至存在安全隱患。從軟件上說(shuō)，為了加強(qiáng)檔案信息化管理，一般都采用“雙套制”歸檔管理，需要購(gòu)置檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，同時(shí)要做好紙質(zhì)檔案的掃描工作，而這需要較大的資金和人力成本。一些規(guī)模較小的新單位認(rèn)為自身檔案不多，沒(méi)必要為此花費(fèi)大量成本，而等檔案積累到一定程度發(fā)現(xiàn)查閱不便時(shí)，則需要花費(fèi)更大的精力和成本；一些自收自支單位受制于預(yù)算經(jīng)費(fèi)，也不愿意為此買單。

三、新成立事業(yè)單位檔案整理工作的規(guī)范流程

檔案整理工作可以分為系統(tǒng)整理和局部歸檔整理兩個(gè)部分。系統(tǒng)整理是立足單位全局進(jìn)行綜合性、系統(tǒng)性思考和謀劃，科學(xué)制訂單位檔案分類方案、編制單位的《文件材料歸檔范圍和保管期限表》就是系統(tǒng)整理，是做好檔案整理的前提。局部歸檔整理是根據(jù)收集的文件材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，以便于保管和利用為目的，進(jìn)行的一系列條理化工作，是檔案整理的具體內(nèi)容。

（一）編制單位《文件材料歸檔范圍和保管期限表》。1.準(zhǔn)備工作?！段募牧蠚w檔范圍和保管期限表》的編制是一項(xiàng)復(fù)雜且系統(tǒng)的工作，必須做好前期準(zhǔn)備工作。一是強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)。成立辦公室和各業(yè)務(wù)部門代表組成的領(lǐng)導(dǎo)工作小組，明確牽頭領(lǐng)導(dǎo)，由辦公室主抓落實(shí)。二是借助外部力量。新成立事業(yè)單位缺少檔案管理經(jīng)驗(yàn)，可以積極爭(zhēng)取檔案部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)、借鑒同類型兄弟單位工作經(jīng)驗(yàn)，明確各類檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，幫助理清思路，提升業(yè)務(wù)能力。三是開(kāi)展動(dòng)員培訓(xùn)。召開(kāi)專題會(huì)議集中學(xué)習(xí)國(guó)家檔案局8號(hào)令和10號(hào)令，同時(shí)對(duì)照“三定方案”中的組織架構(gòu)、工作職責(zé)、機(jī)構(gòu)設(shè)置，以及本系統(tǒng)或上級(jí)主管部門印發(fā)的相關(guān)文件，加深理解。2.分工推進(jìn)。由于目前尚未制訂針對(duì)事業(yè)單位的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定，單位辦公室可根據(jù)實(shí)際情況選擇國(guó)家檔案局8號(hào)令或10號(hào)令的附表作為基礎(chǔ)和參照，并將編制任務(wù)分解下發(fā)。以文書檔案為例，保管期限表編制一般有機(jī)構(gòu)分類法、問(wèn)題分類法兩種方式，采用機(jī)構(gòu)分類的，應(yīng)當(dāng)根據(jù)文件形成或承辦機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門；采用問(wèn)題分類的，應(yīng)當(dāng)按照文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。在具體編制過(guò)程中，可根據(jù)附表歸檔范圍一欄查找是否存在相對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)工作，如果存在且情況相同則照抄；如果存在但需要修改，可進(jìn)行相應(yīng)的增刪改；如果不存在則直接刪除；如果不全面則按需要增加補(bǔ)充，特別是明確單位主要業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的非紅頭文件，突出職能和特色。值得一提的是，附表中有許多如“重要的”“一般的”等較為籠統(tǒng)的表述，需要在編制時(shí)盡可能根據(jù)實(shí)際情況細(xì)化內(nèi)容，最終形成本部門的“歸檔范圍和保管期限表”。3.匯總定稿。辦公室收集匯總各部門制訂的“歸檔范圍和保管期限表”，并做好內(nèi)容檢查，剔除重復(fù)交叉的部分，形成初稿。之后廣泛征求意見(jiàn)，進(jìn)一步修改完善，提交領(lǐng)導(dǎo)班子審閱后，形成定稿呈送上級(jí)主管部門審批備案。

（二）局部歸檔工作流程，以文書檔案為例。1.收集。要求各業(yè)務(wù)部門對(duì)照單位歸檔范圍內(nèi)容，及時(shí)將辦理完畢的文件材料匯總辦公室，做到應(yīng)收盡收、完整齊全真實(shí)。2.裝訂。將收集的所有文件材料修整后按件裝訂，用不銹鋼訂書釘在文件左側(cè)裝訂，較厚文件可采用三孔一線裝訂方式。3.分類整理。對(duì)照單位歸檔范圍和保管期限表進(jìn)行歸類排序，歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列。4.編號(hào)。按照分類方案和排列順序逐件給檔案編制歸檔號(hào)，一般事業(yè)單位沒(méi)有全宗號(hào)，檔號(hào)結(jié)構(gòu)宜為：檔案門類代碼+年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼-件號(hào)，例如WS2022-YBGS-001。編制時(shí)在文件正上方居中空白處加蓋紅色歸檔章，填寫對(duì)應(yīng)檔號(hào)。5.編目。按照《檔案著錄規(guī)則》的要求，錄入文件級(jí)目錄，錄入完成后每年區(qū)分保管期限裝訂并編制封面。6.裝盒上架。將整理好的檔案按編號(hào)順序及時(shí)裝入檔案盒中，并放置備考表。裝盒完畢后按相應(yīng)的分類次序上架排列。7.數(shù)字化加工。將整理好的檔案逐件掃描，形成電子檔案，方便查詢和利用。

四、新成立事業(yè)單位檔案工作優(yōu)化舉措

（一）提高全員檔案管理意識(shí)。檔案工作對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來(lái)著想。一個(gè)單位對(duì)檔案工作的重視程度直接關(guān)系到檔案管理成效。新成立單位領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)當(dāng)充分重視檔案工作，特別是將檔案法規(guī)制度學(xué)習(xí)納入年度學(xué)習(xí)計(jì)劃，通過(guò)集中專題學(xué)習(xí)、自主重點(diǎn)學(xué)習(xí)等方式，在學(xué)習(xí)中加深對(duì)檔案工作重要性的理解，從而在心底里認(rèn)同檔案工作的重要價(jià)值，牢固樹(shù)立“檔案工作人人有責(zé)”的檔案責(zé)任意識(shí)，提高全體干部職工檔案業(yè)務(wù)能力，促進(jìn)檔案工作融入日常業(yè)務(wù)工作，各部門養(yǎng)成定期收集整理歸檔的習(xí)慣，營(yíng)造單位上下關(guān)心支持參與檔案管理工作的良好氛圍。

（二）完善檔案管理制度機(jī)制。良好的開(kāi)端是成功的一半。新成立事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)將制度體系建設(shè)擺在首位，建立系統(tǒng)完備、科學(xué)規(guī)范、運(yùn)行有效的檔案管理制度體系，強(qiáng)化壓力層層傳導(dǎo)、明確責(zé)任分工，確保檔案工作有序推進(jìn)。一是強(qiáng)化組織保障。成立由主要領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長(zhǎng)，各部（室）負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確檔案工作歸口部門和專職檔案管理人員，專門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、查閱等工作，并要求各部門設(shè)置1名兼職檔案管理人員，協(xié)調(diào)處理部門檔案管理工作，形成歸口部門統(tǒng)一管理、各部門協(xié)調(diào)配合、專職檔案管理人員具體執(zhí)行的檔案管理工作格局。將單位檔案工作作為一個(gè)有機(jī)的整體，納入每年工作計(jì)劃，與各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作同謀劃、同部署、同推進(jìn)。二是健全制度措施。結(jié)合單位實(shí)際情況，可優(yōu)先建立檔案歸檔、保管、保密、安全、借閱、鑒定和檔案員崗位責(zé)任制度，打牢檔案管理工作規(guī)范化的基礎(chǔ)。為加強(qiáng)對(duì)檔案人員的管理，應(yīng)及時(shí)建立檔案人員獎(jiǎng)懲制度，單位內(nèi)部要定期組織檢查和考核，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，對(duì)工作成績(jī)突出的給予一定的物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，調(diào)動(dòng)積極性，對(duì)于工作懈怠敷衍的采取適當(dāng)懲罰，確保檔案管理制度真正落到實(shí)處。后期可以從檔案數(shù)字化管理、編研開(kāi)發(fā)利用等方面進(jìn)一步完善細(xì)化制度, 逐步形成全面、規(guī)范、科學(xué)的制度體系。

（三）加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)。針對(duì)大部分新成立事業(yè)單位檔案管理人員經(jīng)驗(yàn)不足、難以勝任初期建檔工作重任的實(shí)際情況，應(yīng)做好如下方面：一方面，單位應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)培訓(xùn)給予充分支持，鼓勵(lì)檔案管理人員主動(dòng)報(bào)名參與檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案管理能力和水平；另一方面，檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)新成立事業(yè)單位的關(guān)注，采取實(shí)操講解的方式進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，增強(qiáng)指導(dǎo)的針對(duì)性和實(shí)效性，幫助新成立事業(yè)單位打好檔案工作基礎(chǔ)。同時(shí)，廣泛組織業(yè)務(wù)觀摩交流活動(dòng)，在觀摩學(xué)習(xí)中，增進(jìn)檔案員之間的交流聯(lián)系，相互借鑒，促進(jìn)共同提升。

（四）強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)設(shè)施保障。新成立事業(yè)單位應(yīng)嚴(yán)格按照《機(jī)關(guān)檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》要求，合理布局，做到庫(kù)房、閱覽室、辦公室“三室”分開(kāi)，并為檔案室窗戶加固鐵窗、安裝遮光窗簾，配齊密集架或鐵皮柜、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、溫濕度計(jì)、防蟲防霉藥物等必備基礎(chǔ)設(shè)施，設(shè)置防火、防盜的監(jiān)控系統(tǒng)，確保庫(kù)房溫度控制在14～24℃之間，濕度控制在45%～60%之間，并滿足“八防”要求，有效保障檔案實(shí)體存放安全。

（五）做好檔案資源開(kāi)發(fā)利用工作。一方面，主動(dòng)服務(wù)，提高檔案利用效率。引進(jìn)檔案信息管理軟件，建立各類檔案信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的快捷利用，有效提高檔案利用效率。對(duì)檔案員來(lái)說(shuō)，應(yīng)認(rèn)真做好檔案編目錄入工作，保證信息完整，并定期對(duì)各部門借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，做好跟蹤管理，強(qiáng)化檔案數(shù)字化安全管理，避免泄密事件發(fā)生；另一方面，挖掘內(nèi)涵，開(kāi)展檔案編研工作。檔案工作不只是“收管存”，更重要的是將原始的基礎(chǔ)性記錄通過(guò)編研加工成有利用價(jià)值的信息，為部門工作提供借鑒、為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考、為單位大局提供服務(wù)。例如，檔案管理人員可以對(duì)利用檔案取得突出效果的進(jìn)行登記，編寫《檔案利用效果實(shí)例選編》，體現(xiàn)檔案工作成效。

五、結(jié)語(yǔ)

對(duì)新成立事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，從初期的一片空白到建立規(guī)范完善的檔案管理工作體系，是一項(xiàng)極具挑戰(zhàn)性的工作，從制度建設(shè)、組織保障、設(shè)施配備、人員培訓(xùn)，到具體的檔案收集、整理、保管、利用全過(guò)程，不僅需要領(lǐng)導(dǎo)的重視，更需要檔案管理人員的辛勤付出。同時(shí)，也是機(jī)遇，沒(méi)有歷史遺留問(wèn)題，只要將基礎(chǔ)打牢、習(xí)慣養(yǎng)成，未來(lái)的工作將越走越順利。