淺談企業(yè)辦公室工作清單化的必要性

文/北京住總科貿(mào)控股集團(tuán)有限公司 焦春芳

在當(dāng)前公司治理中，各類(lèi)管理工具層出不窮，如PDCA、WBS、時(shí)間管理等，但相對(duì)于辦公室工作而言，快速、準(zhǔn)確、高效、規(guī)范更應(yīng)該是衡量辦公室工作的重要標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)筆者多年經(jīng)驗(yàn)，清單工作法就是這樣一個(gè)簡(jiǎn)單有效的工作方法，能夠幫助我們更快地厘清工作思路、更好地解決問(wèn)題，將有限的工作精力投入到更重要的事項(xiàng)中去，從而提高工作效率、保障工作效果、實(shí)現(xiàn)工作價(jià)值最大化。

一、清單工作法的主要內(nèi)容

一般來(lái)講，清單工作法是在工作開(kāi)始前，將所有的準(zhǔn)備事項(xiàng)全部列出，完成一項(xiàng)標(biāo)記一項(xiàng)，直至達(dá)成工作目標(biāo)。簡(jiǎn)言之，就是把要做的工作清楚記錄下來(lái)，然后逐一去完成。這樣形成的工作清單對(duì)后續(xù)類(lèi)似工作又會(huì)起到借鑒參考作用。阿圖·葛文德在《清單革命》一書(shū)中提出，清單的價(jià)值和意義就是為大腦搭建起一張“認(rèn)知防護(hù)網(wǎng)”，彌補(bǔ)人類(lèi)與生俱來(lái)的認(rèn)知缺陷，盡可能解決人們工作中發(fā)生的各類(lèi)錯(cuò)誤，幫助我們持續(xù)、正確、安全高效地把事做好。

清單工作法的核心是制訂清單。清單一詞自古有之，《清史稿·時(shí)憲志一》中就有這樣的描述：“現(xiàn)屆本年八月十五日月食，謹(jǐn)將新擬用數(shù)推算得時(shí)刻食分方位，比較原推早見(jiàn)分秒，另繕清單進(jìn)呈?！薄扒鍐巍币彩乔宕臅?shū)制度中常見(jiàn)的一個(gè)類(lèi)型。清單工作法在各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域中比較常見(jiàn)，比較典型的有飛行安全檢查單，從飛行前到發(fā)動(dòng)機(jī)啟動(dòng)，再到巡航、著陸等，按照先后邏輯順序羅列各個(gè)階段飛行安全最重要的操作步驟，從而達(dá)到防止動(dòng)作遺漏和操縱失誤的目的，是飛行安全的最后屏障，自1935年波音公司制訂出檢查清單后一直沿用至今，確保飛機(jī)成為當(dāng)今世界事故率最低的交通工具。此外，還有手術(shù)安全核對(duì)清單，包括19個(gè)檢查項(xiàng)目，以確保術(shù)前、術(shù)中和術(shù)后所有安全措施都被嚴(yán)格執(zhí)行，從而大大降低了手術(shù)感染比例。包括當(dāng)下政府治理過(guò)程中，各類(lèi)清單頻頻出現(xiàn)，如安全生產(chǎn)責(zé)任清單、支部工作清單等等。

達(dá)蒙·扎哈里亞德斯在《高效清單工作法》一書(shū)中提出了10種常用的方法，比如“四象限”法，也被稱(chēng)為“艾森豪威爾盒子”，主要用于在沖突性任務(wù)間分配時(shí)間，根據(jù)任務(wù)的優(yōu)先級(jí)分成四個(gè)象限，對(duì)不同象限的工作任務(wù)采取不同的處理方式，達(dá)到工作最優(yōu)化處理；比如“主任務(wù)清單”+“每日任務(wù)清單”，主要是將所有任務(wù)持續(xù)全部羅列，以確保不會(huì)遺漏和落項(xiàng)，再選擇每日需要完成的工作內(nèi)容，兩者加以結(jié)合，達(dá)到解放大腦、集中精力持續(xù)推動(dòng)工作進(jìn)行的目標(biāo)；再如項(xiàng)目清單法，主要是基于項(xiàng)目之間的關(guān)聯(lián)性，將工作任務(wù)進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)籌，以便更加直觀地了解正在進(jìn)行的多個(gè)項(xiàng)目，等等。無(wú)論選擇哪種清單工作方法，對(duì)我們大多數(shù)工作來(lái)講，都具有一定的參考作用和特殊價(jià)值，能夠幫助我們實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)。

二、采用清單工作法的必要性

（一）辦公人員短缺矛盾突出。辦公室是一個(gè)單位、一個(gè)系統(tǒng)、一個(gè)機(jī)構(gòu)的關(guān)鍵部門(mén)。但在實(shí)際工作中，辦公室人員配備數(shù)量與其承擔(dān)的重要職能卻往往不相匹配，特別是在企業(yè)辦公室，一人多崗的現(xiàn)象常見(jiàn)，在為企業(yè)開(kāi)展工作提供各項(xiàng)服務(wù)保障的同時(shí)，辦公室人員還要處理很多臨時(shí)性突發(fā)性工作，充當(dāng)救火隊(duì)員的角色，被工作包圍的辦公室人員往往要同時(shí)推進(jìn)多個(gè)事項(xiàng)，哪怕工作計(jì)劃安排得再合理，臨時(shí)授命的沖擊力仍不容小覷。研究表明，人的大腦在壓力之下最多只能同時(shí)記住7件事情，超過(guò)這個(gè)數(shù)量大腦記不住，犯錯(cuò)的概率就會(huì)變大。如果沒(méi)有有效的工作記錄和跟催，極容易發(fā)生工作漏項(xiàng)和延誤，從而造成不必要的損失，作為簡(jiǎn)單易行的工作方法，清單工作法極其必要。

（二）確保工作規(guī)范的有力保障。嚴(yán)謹(jǐn)、高效是辦公室工作的主要特點(diǎn)。快速、準(zhǔn)確回復(fù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)電話(huà)詢(xún)問(wèn)是辦公室工作人員的基本要求，特別是涉及工作流程等程序化工作內(nèi)容，有時(shí)單憑記憶是無(wú)法做到準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)?shù)模只蛘呓与娫?huà)者恰巧不是此類(lèi)事項(xiàng)的經(jīng)辦人，這種情況下工作清單的重要性就體現(xiàn)出來(lái)了，我們只需按照清單所列事項(xiàng)，就能夠提供快速、精準(zhǔn)的答復(fù)。反之，如果沒(méi)有工作清單，就會(huì)大大增加工作溝通成本，甚至出現(xiàn)含糊不清、不準(zhǔn)確的情況，不但降低了工作效率，甚至造成問(wèn)題累加，導(dǎo)致出現(xiàn)辦公室工作不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯?wèn)題。從保證辦公室工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的角度來(lái)講，清單工作法不失為一個(gè)很好的選擇。

（三）有助于提高辦公室工作質(zhì)量。制訂工作清單可以作為同類(lèi)工作的有效參照。以會(huì)議管理為例，公司內(nèi)部常見(jiàn)的有黨組織會(huì)議、總經(jīng)理辦公會(huì)、董事會(huì)、專(zhuān)業(yè)委員會(huì)或領(lǐng)導(dǎo)小組專(zhuān)題會(huì)等，每類(lèi)會(huì)議參會(huì)人員范圍、所需會(huì)議材料、會(huì)場(chǎng)布置要求等各不相同，制訂不同的會(huì)議清單，能夠大大提升會(huì)議籌備質(zhì)量，以會(huì)議清單做參考，能夠有效保證會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后的輸出要求，避免發(fā)生漏人漏項(xiàng)等低級(jí)錯(cuò)誤，即使臨時(shí)換人不會(huì)亂了陣腳，參照清單按部就班即可，大大提高會(huì)議質(zhì)量。在會(huì)議決議事項(xiàng)跟催督辦中，如果事項(xiàng)清單實(shí)時(shí)共享，達(dá)到實(shí)時(shí)更新、動(dòng)態(tài)管理的效果，無(wú)形中縮短了決策、執(zhí)行以及解決執(zhí)行過(guò)程中問(wèn)題的流程，對(duì)于提高內(nèi)部整個(gè)系統(tǒng)的綜合效率大有裨益。

三、企業(yè)辦公室工作常見(jiàn)清單的應(yīng)用

清單工作法類(lèi)型多樣，使用場(chǎng)景各不相同，選擇適合辦公室工作的清單，才能真正起到解決問(wèn)題、提高效率、推動(dòng)工作的目的。企業(yè)辦公室常用清單的根本遵循，就是辦公室的核心職能。辦公室工作看似雜亂無(wú)章、事無(wú)巨細(xì)，但也有著內(nèi)在的規(guī)律。辦公室主要職能有三個(gè)：一是決策的參謀、智囊作用；二是對(duì)上對(duì)下的服務(wù)；三是機(jī)要、保密工作。辦公室的這三項(xiàng)工作職能，決定了采取何種清單工作方法。

（一）督導(dǎo)類(lèi)清單。此類(lèi)清單是辦公室發(fā)揮內(nèi)部協(xié)調(diào)功能的一類(lèi)清單，多是記錄某一事項(xiàng)過(guò)程性階段性的內(nèi)容，通常用以定期向決策人員反饋某些事項(xiàng)的落實(shí)情況、進(jìn)展情況，是發(fā)揮辦公室參謀智囊作用的一個(gè)重要手段，主要有三大類(lèi)：一是會(huì)議事項(xiàng)跟催清單，對(duì)會(huì)議決策事項(xiàng)予以落實(shí)，清單內(nèi)容包括需要落實(shí)的事項(xiàng)、責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人、完成時(shí)限以及當(dāng)前進(jìn)展情況、備注等，是辦公室人員督導(dǎo)工作落實(shí)和執(zhí)行情況的常用表單。二是巡視巡察反饋意見(jiàn)落實(shí)清單。近年來(lái)，全面從嚴(yán)治黨逐漸走向深入，巡視巡察工作成為常態(tài)，制訂巡視巡察反饋意見(jiàn)落實(shí)清單成為辦公室另外一項(xiàng)重要工作，內(nèi)容一般包括反饋意見(jiàn)所屬大類(lèi)、大項(xiàng)、細(xì)項(xiàng)、問(wèn)題表現(xiàn)形式、問(wèn)題成因分析、解決措施、責(zé)任單位/部門(mén)、責(zé)任人、事項(xiàng)進(jìn)展、是否完成、完成期限等等。三是專(zhuān)項(xiàng)（重點(diǎn)）工作督導(dǎo)清單。此類(lèi)清單一般圍繞公司重大戰(zhàn)略或重要工作，以項(xiàng)目清單的形式出現(xiàn)。一般包括（項(xiàng)目）名稱(chēng)、主要內(nèi)容、工作（階段）目標(biāo)、責(zé)任單位/部門(mén)、責(zé)任人、完成期限、項(xiàng)目進(jìn)度展示等等，能夠直觀項(xiàng)目進(jìn)度，為上級(jí)決策和項(xiàng)目綜合研判提供依據(jù)。上述三類(lèi)清單作用關(guān)鍵，是體現(xiàn)辦公室工作價(jià)值的重要內(nèi)容，是辦公室清單的核心和關(guān)鍵。

（二）事務(wù)性清單。引用阿圖·葛文德的《清單革命》，此類(lèi)清單可看作為了避免“無(wú)能的錯(cuò)誤”，是避免錯(cuò)漏項(xiàng)、降低工作失誤制訂的，主要應(yīng)用于對(duì)上對(duì)下的服務(wù)場(chǎng)景中。此種清單主要包括兩類(lèi)：一是日工作清單。工作開(kāi)始前，按照“四象限”法，用很短的時(shí)間將當(dāng)日工作內(nèi)容按照輕重緩急進(jìn)行羅列并加以分類(lèi)，完成一項(xiàng)銷(xiāo)掉一項(xiàng)。此類(lèi)清單工作內(nèi)容以時(shí)效性、事務(wù)性強(qiáng)的工作為主，無(wú)須復(fù)雜的表單設(shè)計(jì)，但需要隨時(shí)更新、記錄，以確保工作無(wú)遺漏。二是總結(jié)性清單。一般當(dāng)天工作結(jié)束后使用，通常是在對(duì)已完成辦公室事務(wù)進(jìn)行分類(lèi)的基礎(chǔ)上，按照時(shí)間順序加以記錄形成的清單。比如，將辦公室事務(wù)按照辦事、辦文、辦會(huì)三大模塊進(jìn)行分類(lèi)，每個(gè)模塊下再進(jìn)行小類(lèi)分解，按照相近原則將每個(gè)具體事項(xiàng)進(jìn)行歸類(lèi)，按時(shí)間順序填入其中，形成總結(jié)性清單。這類(lèi)清單有利于快速查找同類(lèi)事項(xiàng)，并從中發(fā)現(xiàn)事項(xiàng)發(fā)生的規(guī)律，也為階段性工作總結(jié)、年度工作匯報(bào)等提供了翔實(shí)的基礎(chǔ)資料。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化清單。主要起到規(guī)范工作開(kāi)展和執(zhí)行檢查的目的，保密和機(jī)要工作場(chǎng)景中經(jīng)常用到。此種清單主要分為兩類(lèi)：一類(lèi)是流程化清單。主要是將某項(xiàng)具體工作分解成若干工作環(huán)節(jié)，將每一環(huán)節(jié)工作標(biāo)準(zhǔn)和要求制訂制式清單，按環(huán)節(jié)步驟完成清單所列內(nèi)容，自然達(dá)成工作目標(biāo)，比如機(jī)要文件流轉(zhuǎn)、公文審核等程序性較強(qiáng)工作，能夠確保工作的規(guī)范性和一致性。一類(lèi)是檢查類(lèi)清單。將某項(xiàng)工作中所涉及的所有內(nèi)容逐一列出，形成標(biāo)準(zhǔn)化工作清單，用以同類(lèi)工作開(kāi)展執(zhí)行檢查。比較常見(jiàn)的如會(huì)議材料清單，如黨組織召開(kāi)黨員大會(huì)進(jìn)行換屆選舉的清單，換屆選舉工作按照程序要求前前后后會(huì)產(chǎn)生很多文件，歷時(shí)長(zhǎng)、相對(duì)復(fù)雜，每個(gè)文件亦有固定格式要求，很容易發(fā)生漏項(xiàng)或文件錯(cuò)誤。如果按照標(biāo)準(zhǔn)化清單一一進(jìn)行比對(duì)，能夠?qū)?huì)議各項(xiàng)文件進(jìn)行很好的檢查和把關(guān)，也有益于提前規(guī)劃、充分準(zhǔn)備。

以上是筆者工作中常用的三種清單類(lèi)型，無(wú)論是對(duì)大事進(jìn)行梳理，還是對(duì)小事進(jìn)行“麻雀解剖”，都是工作實(shí)踐中經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的積累。作為辦公室“老人”，本人有為自己掉以輕心“埋單”的時(shí)候，所以審慎、嚴(yán)謹(jǐn)、務(wù)實(shí)、責(zé)任、擔(dān)當(dāng)依然是筆者認(rèn)為的辦公室人員要具備的基本素養(yǎng)。但無(wú)論何種方式方法，有效才是最好的選擇，即使我們對(duì)辦公室工作做出了“織網(wǎng)式”的清單梳理，但面對(duì)新形勢(shì)、新要求、新挑戰(zhàn)，不能一成不變、故步自封，要不斷學(xué)習(xí)、拓寬知識(shí)結(jié)構(gòu)，與時(shí)俱進(jìn)掌握新的工作方法、創(chuàng)造新的工作方式，更好地適應(yīng)新時(shí)代要求，以更加奮發(fā)有為的精神面貌做好本職工作。