淺談如何創(chuàng)建電力企業(yè)“一流辦公室”

萬丹

辦公室作為電力企業(yè)的綜合辦事機構，事務繁雜、協(xié)調量大，不僅承擔著上情下達、下情上傳的協(xié)調職能，還承擔著機關日常事務管理、辦理各種文件、處理各種突發(fā)事件等職能，辦公室工作水平的高低，直接影響著企業(yè)的整體運轉和效能發(fā)揮，從根本上決定了創(chuàng)建“一流辦公室”的必要性。

一、電力企業(yè)辦公室管理的現(xiàn)狀分析

（一）缺乏創(chuàng)新工作意識。辦公室工作千頭萬緒，服務性、從屬性強，種類較復雜，重復性較高，內容較固定，容易使人形成程式化的思維和處事模式，缺乏想象力和創(chuàng)造力，管理人員工作缺乏主動性，處于被動的應付狀態(tài)。

（二）工作人員的綜合能力無法適應新時代的發(fā)展。當前我國電力行業(yè)辦公室工作人員門檻相對較低，存在企業(yè)“安置”人員的情況，水平參差不齊，素質普遍較低，具有較高綜合素質的優(yōu)秀管理人才比較缺乏。

（三）精細化管理水平有待提高。辦公室工作多為事務性工作，繁雜瑣碎，也沒有統(tǒng)一的標準，精細化程度不夠，各項工作距離一流管理要求仍有差距。

（四）缺乏完善的辦公室管理機制。辦公室工作人員在崗位分配方面存在不合理的狀況，造成能力高的人工作量越來越大，能力差的人反而更加無所事事。由于辦公室工作內容不好定量，現(xiàn)有的評價指標不夠全面，加之缺乏配套的獎懲機制，干好干壞一個樣，容易打擊工作積極性，破壞團隊之間的協(xié)作關系。

二、電力企業(yè)“一流辦公室”創(chuàng)建標準

（一）通用方面

1.組織建設。本企業(yè)領導高度重視和支持辦公室工作，定期聽取辦公室工作匯報，給予工作指導;辦公室機構要設置科學合理，職責明確，人員按編制配備齊全，精干高效。

2.自身建設。重視辦公室的學習和培訓;充分發(fā)揮辦公室中心樞紐作用，綜合協(xié)調，熱情服務;有明確的督辦要求和程序，促進本企業(yè)工作運轉暢通高效;重視辦公室信息化建設，辦公自動化水平較高;倡導節(jié)約風尚，嚴格執(zhí)行有關財務、費用管理制度及財務預算，合理開支，杜絕浪費。

3.標準化作業(yè)。辦公室各項工作職責、標準、流程和崗位規(guī)范，事事有人負責，職責明確，界面清晰;管理制度健全，主要工作有明確的工作流程和管理標準，達到管理有制度、行為有規(guī)范、操作有流程、執(zhí)行有標準、考評有依據(jù)。

4.辦公環(huán)境。辦公場所、辦公設施和設備能夠滿足辦公室各項工作的需要;辦公環(huán)境布局合理、清潔整齊，辦公家具、用品及上墻物品等定置管理、規(guī)范擺放。

5.各方評價：本企業(yè)領導、各部門所管理企業(yè)對辦公室工作評價滿意度在95%以上。

（二）專業(yè)方面

1.文秘管理。明確專職人員負責文稿編撰、公文處理等工作，高質量完成各項專題報告、匯報材料，確保企業(yè)工作安排部署和對外、對上的匯報和溝通聯(lián)系;公文管理科學、規(guī)范、安全、高效，及時更新升級辦公管理信息系統(tǒng)，重視技能素質培訓。

2.督查督辦。制訂督查督辦管理辦法，明確工作流程和工作方法;建立督查督辦人員網絡體系，配備專（兼）職人員;對督辦事項要求明晰，有明確的工作目標、責任人及完成時限;建立督查督辦管理信息平臺，實時展示督辦事項的進展情況;有督查督辦措施，閉環(huán)管理;把督查督辦效果納入績效考核。

3.值班管理。值班管理制度健全，有完善的值班應急工作預案，建立健全覆蓋本企業(yè)的值班網絡體系;設立固定的值班場所，配備基本的生活用品和辦公設備，安全保密設施齊全;按照重大事項報告制度和應急突發(fā)信息報告的有關要求，突發(fā)事件和重大事項及時報告，報告率100%。

4.印信管理。建立健全印信、證照管理制度，建立印信管理責任追究機制;使用程序規(guī)范，審批手續(xù)齊全;指定專人負責印信、證照的日常管理，有保險柜存放印信、證照，存放地點安全、可靠。

5.保密管理。有專門的組織機構負責保密工作;配備專（兼）職保密人員;制定完善的保密規(guī)章制度和防范措施，建立健全保密工作管理制度體系;涉密文件、資料流轉手續(xù)齊全;對外提供資料、發(fā)布信息履行保密審查手續(xù);加強涉密信息系統(tǒng)建設;制訂保密教育培訓計劃;建立失泄密事件報告、懲處制度，發(fā)生失泄密事件如實上報并及時查處。

6.公務活動。組織重大儀式、公務活動等，有方案、有措施、有檢查，效果優(yōu)良率95%以上;建立符合規(guī)定的接待工作標準和程序并認真實施，重要接待不出現(xiàn)任何紕漏和差錯;協(xié)調企業(yè)對外關系，建立良好的溝通渠道，優(yōu)化企業(yè)外部環(huán)境。

7.會議管理。內部會議管理規(guī)范有序;參加外部會議規(guī)范高效，遵守會議秩序。

8.檔案管理。有完善的檔案管理制度;檔案室和裝具符合建設標準;根據(jù)企業(yè)規(guī)模配置檔案管理員;應用電子檔案管理系統(tǒng)，并及時、完整保存電子檔案;按照檔案整理標準，齊全完整保存各類檔案。

9.公務車輛。公務車輛管理制度健全，有完善的管理體系和標準;公務用車使用手續(xù)符合管理規(guī)定，能夠嚴格按標準執(zhí)行;車輛行駛及維修記錄等原始憑證完整，有據(jù)可查，具有可追溯性。

10.內部治安。設置合理的保衛(wèi)機構，人員配備齊備;保障措施到位，人防、物防、技防設施完善有效，經常性開展人員培訓、應急演練;建立辦公樓消防巡查、安全疏散設施管理、消防設施管理等相關制度并貫徹執(zhí)行。

11.后勤服務。配備專（兼）職后勤管理人員;有完善的后勤管理規(guī)章制度;后勤服務范圍滿足單位職工需要;食品安全監(jiān)管工作到位，過程可控，關鍵環(huán)節(jié)有嚴格的管理措施;相關費用報銷、物品領用等手續(xù)完備合規(guī)。

12.信訪維穩(wěn)。設立專門的信訪接待場所，配備專（兼）職信訪工作人員;信訪工作檔案健全;信訪事項處置率、答復率100%;進行定期、不定期矛盾糾紛排查。

三、創(chuàng)建電力企業(yè)“一流辦公室”的思路和措施

堅持“一個原則”，即上為領導分憂、下為同事服務;做到“兩個服務”，即為領導服務、為機關和基層服務;把好“三個關口”，即把好文字材料關、把好工作程序關、把好政策執(zhí)行關;力求“四個到位”，即想到位、管到位、做到位、落實到位;強化“五個任務”，即抓好學習提素質、注重細節(jié)強服務、完善制度建機制、抓好落實促提升、立足本職樹形象。

（一）提高站位，切實轉變工作理念

要深刻認識到辦公室工作的重要性和特殊性，堅決擯棄五種觀念，即“墨守成規(guī)”的傳統(tǒng)觀念、“不安排不行動”的被動觀念、“不批評即表揚”的無為觀念、“敷衍塞責”的應付觀念和“單槍匹馬”的小我觀念。打造“反應快速、團結高效、服務有為、管理有方”的辦公室管理體系。

（二）加強能力建設，磨礪精湛業(yè)務技能

1.著力提升精準化管理水平，強化AB角建設，發(fā)揮合力作用。

2.加強“縱向”學習，定期組織公文、機要保密、法律、檔案等業(yè)務知識培訓，提升專業(yè)技能。

3.加強“橫向”學習，走出去向同行企業(yè)學習借鑒好的經驗做法。

（三）緊扣新時代發(fā)展主題，全面提升服務水平

1.發(fā)揮好參謀作用，為領導決策提供服務。堅持三個標準，即“全方位、全過程、高效率”。“全方位”就是要遵循領導決策意圖，從調查研究、信息反饋、督查督辦和綜合協(xié)調等方面，為決策提供盡可能多的依據(jù)和支持;要強化補臺意識，努力避免各種遺漏和失誤。“全過程”就是要對決策準備、形成、實施三個環(huán)節(jié)全程跟蹤服務。“高效率”就是要提高各項服務工作的速度和質量，使決策落實得又快又好。

2.發(fā)揮好樞紐作用，為指揮協(xié)調提供服務。發(fā)揮三種“功能”，一是要做“加油站”。善于堅持原則，化解矛盾，增進團結。二是要當“潤滑劑”。哪里出現(xiàn)故障，就能在哪里妥善地解決問題。三是要甘做“受氣包”。要以團結穩(wěn)定的大局為重，不計較個人得失。

3.發(fā)揮好窗口作用，為領導和同事提供服務。要把握好三個原則。一要主動服務，宜早、宜少、宜透。二要精致服務，注重細節(jié)，大事小辦、輕事重辦、熟事生辦。三要科學服務，加大統(tǒng)籌力度，準確把握主要工作，急事迅速辦、特事重點辦、難事靈活辦，不斷提高科學服務的水平。

（四）創(chuàng)新工作思路，實踐中提高工作水平

1.在方法上要創(chuàng)新。辦公室要比其他業(yè)務部門更具有敏銳性，凡事先學一步、先做一步;要自覺做到換位思考，要把辦公室各項工作放到大局中去思考、去把握，加大服務力度，提高服務層次;以提高辦公室效率為目的，改進工作中的一些具體做法，制定科學的工作程序，建立高效、有序、簡潔的運行機制。

2.在機制上要創(chuàng)新。按照高效、有序、簡潔的原則，理順辦公室日常工作，制定標準作業(yè)手冊，規(guī)范辦文辦會辦事程序;要根據(jù)發(fā)展需要，結合實際及時建立健全并修訂完善各項管理制度。

3.在考核上要創(chuàng)新。針對電力企業(yè)辦公室工作的復雜性，要增強考核機制的靈活性，評價指標要包含工作態(tài)度、工作量、工作成效、工作效率、工作作風等，可采用自我評價、同級評價和上級評價結合的方式，以求客觀、公正，要加大獎懲力度，對工作成績突出的及時表揚和激勵。

（五）加強隊伍建設，共同營造干事氛圍

辦公室工作是服務性工作、協(xié)調性工作，尤其要注重營造一種和諧共事的氛圍。辦公室人員，不僅要有良好的精神狀態(tài)和做事的真才實料，還要有共事的思想意識。工作態(tài)度上，要立說立行，實干快干，該斷則斷，該行則行;工作效率上，要有只爭朝夕的勁頭，遇到困難不推不諉，不等不靠，搶時間，爭速度，講效益;精神狀態(tài)上，要有勇爭一流的精神，咬緊牙關，埋頭苦干，一干到底，干出成效。

四、結語

新時代、新?lián)?、新作為！電力企業(yè)辦公室要以“爭一流、創(chuàng)佳績”為目標，與時俱進，開拓創(chuàng)新，認真履行“參與政務、管理事務、綜合協(xié)調，做好服務”、“四句話16個字”職能，積累在前、謀劃在前、行動在前，不斷提高工作水平，積極創(chuàng)建“一流辦公室”。

（作者單位：大唐四川發(fā)電有限公司）