淺析機關(guān)事業(yè)單位檔案工作管理新模式

李喜忠

摘要：機關(guān)事業(yè)單位檔案的管理是一項有風(fēng)險的管理，尤其是檔案的管理工作更是承擔(dān)著風(fēng)險問題。因此，本文主要從機關(guān)檔案數(shù)字化管理所存在的問題著手，分析構(gòu)成數(shù)字化風(fēng)險管理的各個要素，提出檔案的數(shù)據(jù)分析在機關(guān)檔案管理方面新的控制手段及管理模式。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)檔案;數(shù)據(jù)綜合分析;創(chuàng)新管理模式;管理風(fēng)險防范

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)在各方面的應(yīng)用日益廣泛，在多個領(lǐng)域均是采用互聯(lián)網(wǎng)之間的關(guān)聯(lián)進行信息的傳輸和管理，尤其是在檔案管理方面，互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)使得檔案管理變得更加便捷。當(dāng)前我國機關(guān)檔案管理機構(gòu)主要以機關(guān)綜合檔案室為主，機關(guān)綜合檔案室是管理基層檔案最普遍的形式，是收集管理檔案的機構(gòu)，該機構(gòu)具有將檔案材料積累，將重要的、具有長遠保存價值的檔案移交給國家檔案機構(gòu)的作用。

一、機關(guān)事業(yè)檔案數(shù)字化管理工作的重要意義

機關(guān)事業(yè)檔案一般是指具有原始性和法律性效用的檔案材料，主要是國家機關(guān)、企事業(yè)單位等在工作活動中所形成的文件資料以及人事檔案等檔案信息。機關(guān)檔案理部門是保存和辦理機關(guān)檔案的重要部門機構(gòu)，這是從事檔案管理人員的基本工作。機關(guān)檔案管理工作是與機關(guān)單位利益以及工作人員個人利益具有緊密聯(lián)系的，既需要承擔(dān)檔案管理工作，同時還需要確保檔案管理質(zhì)量。實行分級、分專業(yè)管理國家檔案的工作原則，能夠?qū)覚n案開展分專業(yè)分層管理，這種專業(yè)機關(guān)檔案室是基于該原則構(gòu)建的，能夠從一定程度上利于在專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)實現(xiàn)檔案流轉(zhuǎn)，確保檔案的完整性、安全性，也利于實現(xiàn)規(guī)范化檔案管理。

二、目前機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的新模式——綜合檔案室

紙質(zhì)版檔案主要是印刷在紙張上，只是把檔案占據(jù)上的空間，在查閱過程中難度大，很難實現(xiàn)轉(zhuǎn)移，同時很容易受到水、火、蟲等影響，容易出現(xiàn)檔案丟失的問題，但相對來看紙質(zhì)檔案保存時間長，會受到空間距離產(chǎn)生的不利影響，進行大量檔案移交時通常會花費大量的人力、物力以確保檔案無損轉(zhuǎn)移，相比紙質(zhì)版檔案來說電子檔案成本較低，所占的空間更小，也更利于環(huán)保。電子版檔案與紙質(zhì)版檔案的差異性有許多不同，電子版檔案與紙質(zhì)版檔案存儲信息的介質(zhì)不同，電子檔案可儲存在計算機相應(yīng)路徑中，包括硬盤光盤，U盤等，通常計算機儲存量大，可容納大量文件信息，據(jù)統(tǒng)計一個光盤可容納約7萬頁紙質(zhì)版內(nèi)容。但由于電子版信息依賴于網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，部分內(nèi)容會由于長時間儲存而出現(xiàn)的流失。相比紙質(zhì)版來說，電子檔案移交方式存在差異，在管理檔案時很難避免不同部門出現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)移翻閱的問題，而相比紙質(zhì)版檔來說，電子檔案在移交和遞送過程中流程較為簡單，比如對一些保密檔案來說可通過光盤介質(zhì)復(fù)制，移交，無需保密檔案可直接通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸且檔案傳輸速度較快，無需花費大量人力、物力去移交。

三、機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

（一）電子檔案保存存在的問題。機關(guān)綜合檔案室是機關(guān)重要的內(nèi)部組織之一，是由機關(guān)內(nèi)部資源進行經(jīng)費分配的，由于不同機關(guān)其職權(quán)不同，因此在財力支配方面也會存在差異，機關(guān)電子檔案主要儲存于計算機相應(yīng)路徑中，包括硬盤、光盤、U盤等，這些硬盤保存期為5年左右，相比一些紙質(zhì)版檔案來說保存時間顯著縮短，同時電子儲存原件使用周期較短，制造材料穩(wěn)定性差，很容易受到火、水的損害。

（二）機關(guān)電子檔案可能存在的安全性問題。電子檔案成本相對較低、所占空間小，能夠從一定程度上利于環(huán)保，進而實現(xiàn)廣泛應(yīng)用，但由于其具有較強的便捷性，因此也存在較大安全漏洞，從一定程度上來看，電子檔案具有雙面性，在安全性方面會受到互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)病毒感染，病毒感染是電子檔案損壞中常見問題，由于電腦病毒感染會連帶損壞儲存于計算機中的文檔，導(dǎo)致部分重要機密或秘密檔案信息泄露、損壞，給當(dāng)事人帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟損失，因此檔案部門在管理過程中既要考慮其便捷性，同時還需要考慮面臨的安全問題的挑戰(zhàn)。

四、機關(guān)事業(yè)檔案管理新模式——數(shù)字化管理措施

（一）妥善保存儲存器。由于對于計算機檔案儲存原件來說很容易受到外界環(huán)境，包括溫度、濕度影響，因此在保存時需要選擇合適環(huán)境，防止受到磁場、塵土、強光照射或劇烈震動，同時還需要注意介質(zhì)保存期，定期需要對儲存價值進行檢查，對于達到使用期限的介質(zhì)需要及時更換，由于電子檔案很容易丟失，因此需要定期進行重要檔案備份或異地備份，可以在不同儲存器或者計算機完成信息備份。

（二）提高機關(guān)事業(yè)檔案管理員工作的能力和創(chuàng)新性。由紙質(zhì)版到電子檔案的變化從一定程度上標(biāo)志著檔案管理的進步發(fā)展，對于從事相關(guān)工作的管理人員提出了更高的管理創(chuàng)新要求，培養(yǎng)管理人員的創(chuàng)新意識，倡導(dǎo)管理工作內(nèi)容和工作方式的創(chuàng)新性，為提高檔案專業(yè)人員信息化工作的能力，進一步在崗位職責(zé)中規(guī)范電子文件歸檔與電子檔案管理的相關(guān)工作，檔案管理部門需要定期對從事檔案管理的工作人員進行制度技術(shù)培訓(xùn)，同時還需要積極配合參與檔案管理部門舉辦的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高自身的管理能力和水平，適應(yīng)新時代的管理者，更好地服務(wù)本地區(qū)本單位。

（三）建立機關(guān)事業(yè)電子檔案的目錄數(shù)據(jù)庫。因為機關(guān)內(nèi)各種人事檔案數(shù)目多、類型多，完善的數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)庫可以把眾多檔案信息存儲到云盤端，這有利于經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)傳輸給客戶，既方便了客戶根據(jù)自己的需要進行目錄檢索查詢，也方便檔案管理員的統(tǒng)計整理，完善數(shù)字化目錄數(shù)字庫對建立機關(guān)事業(yè)檔案非常重要。機關(guān)事業(yè)電子檔案形成數(shù)字化的前提是完善機關(guān)事業(yè)電子檔案的目錄，因為建立電子檔案目錄可以方便從繁多的檔案當(dāng)中查詢目標(biāo)檔案信息，詳細具體的電子目錄可以使數(shù)字化的檢索功能更為條理化和規(guī)范化。

在信息化條件下，檔案管理工作可以適當(dāng)借鑒國外先進的檔案信息化管理工作體系，同時結(jié)合自身需求，在日常開展機關(guān)事業(yè)檔案管理時需要不斷完善檔案管理制度，能夠從一定程度上促進機關(guān)事業(yè)檔案管理模式實現(xiàn)可持續(xù)性健康發(fā)展。建設(shè)出符合我國國情的檔案信息化管理體系，使檔案管理更科學(xué)，從而實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)質(zhì)共享，為人們提供更好的服務(wù)。

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