長江大保護(hù)項(xiàng)目檔案資源整合機(jī)制的形成與保障

付曉小 李進(jìn) 王晗 方冰瑩 吳茜

摘? 要：本文以長江大保護(hù)項(xiàng)目檔案資源整合為例，通過調(diào)研長江大保護(hù)項(xiàng)目檔案資源的建設(shè)情況，分析項(xiàng)目檔案資源整合困境，闡明項(xiàng)目檔案資源整合機(jī)制的形成與保障。

關(guān)鍵詞：長江大保護(hù);項(xiàng)目檔案;檔案資源整合

Abstract： Taking the Archives resource integration of the conservation of the Yangtze River as an example， this paper investigates the construction of Archives resources of the Yangtze River protection project， analyzes the difficulties of the project Archives resource integration， and expounds the formation and guarantee of the project Archives resource integration mechanism.

Keywords： Conservation of the Yangtze river; Project archives; Integration of archives resource

長江大保護(hù)項(xiàng)目，是指在貫徹落實(shí)習(xí)近平總書記關(guān)于“共抓長江大保護(hù)”的一系列重要指示精神下，開展的與保護(hù)長江生態(tài)環(huán)境相關(guān)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、投資、建設(shè)、運(yùn)營、技術(shù)研發(fā)等項(xiàng)目。

長江生態(tài)環(huán)保集團(tuán)有限公司（以下簡稱長江環(huán)保集團(tuán)）是三峽集團(tuán)開展共抓長江大保護(hù)業(yè)務(wù)的實(shí)施主體。隨著長江大保護(hù)項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程的不斷深入，長江環(huán)保集團(tuán)積累了大量的項(xiàng)目檔案資源，如何更好地管理和利用這一檔案資源成為亟待解決的問題。本文將通過調(diào)研長江大保護(hù)項(xiàng)目資源情況，分析當(dāng)前檔案資源整合存在的問題，并基于此形成長江大保護(hù)項(xiàng)目檔案資源整合機(jī)制，以期推動(dòng)長江大保護(hù)項(xiàng)目的高質(zhì)量發(fā)展。

1 長江大保護(hù)項(xiàng)目檔案資源調(diào)研與整合分析

長江大保護(hù)項(xiàng)目業(yè)務(wù)點(diǎn)眾多、覆蓋面廣、責(zé)任主體多、跨區(qū)域多、戰(zhàn)線長，由此形成的項(xiàng)目檔案類型多樣、數(shù)量龐雜。截至2021年7月，長江環(huán)保集團(tuán)共入庫管理類檔案54044件，技術(shù)類檔案7件，實(shí)物類檔案9件，聲像類檔案112件。目前，長江大保護(hù)項(xiàng)目檔案資源分布分散，各區(qū)域公司交流不暢，項(xiàng)目檔案資源建設(shè)水平也參差不齊，檔案資源整合面臨困境。

1.1 主體之間存在壁壘。長江大保護(hù)項(xiàng)目檔案形成主體多，涉及區(qū)域公司、項(xiàng)目公司、各參建單位等多個(gè)主體。但目前，各參與主體的職責(zé)還不夠明晰，各公司在檔案工作制度、資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、軟硬件設(shè)備配置以及檔案信息化建設(shè)等方面都存在一定差異。因此項(xiàng)目檔案資源無法在各區(qū)域公司及項(xiàng)目公司之間順暢流通，各單位之間存在壁壘，形成“數(shù)據(jù)孤島”，阻礙了長江大保護(hù)項(xiàng)目檔案資源整合總體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

1.2 客體整合存在障礙。根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，長江環(huán)保集團(tuán)正面臨信息化建設(shè)瓶頸，存在檔案信息化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)缺失的問題，例如資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)缺失、元數(shù)據(jù)描述標(biāo)準(zhǔn)缺失、數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)缺失等。同時(shí)，現(xiàn)有的檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)的模塊設(shè)計(jì)與長江環(huán)保集團(tuán)的實(shí)際工作存在許多不適配的地方，功能較為單一，系統(tǒng)兼容性不強(qiáng)，難以在檔案形成主體之間建立有效的連接通道，也無法適應(yīng)企業(yè)未來發(fā)展的需求。

2 長江大保護(hù)項(xiàng)目檔案資源整合機(jī)制的形成

2.1 以分布式整合為原則。分布式整合，即將分散在區(qū)域的長江大保護(hù)項(xiàng)目檔案的數(shù)字檔案副本進(jìn)行整合，實(shí)體檔案管理則按照屬地管理的原則執(zhí)行。

參與長江大保護(hù)項(xiàng)目檔案資源整合協(xié)作的區(qū)域公司應(yīng)包括：上游區(qū)域公司、湖北區(qū)域公司、湖南區(qū)域公司、江西區(qū)域公司、安徽區(qū)域公司、長三角分公司，各區(qū)域公司在長江環(huán)保集團(tuán)的統(tǒng)籌管理之下，依據(jù)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范妥善保管本公司的長江大保護(hù)項(xiàng)目實(shí)體檔案，并參與數(shù)字化建設(shè)。

2.2 以完整的制度為保障。長江大保護(hù)項(xiàng)目檔案資源整合制度是長江大保護(hù)項(xiàng)目檔案資源收集齊全、完整的基礎(chǔ)，也是明確檔案資源整合職責(zé)的重要保證。

長江環(huán)保集團(tuán)針對(duì)不同類型的檔案，已修編印發(fā)了11部檔案管理制度，包括《長江生態(tài)環(huán)保集團(tuán)有限公司檔案管理辦法》《長江生態(tài)環(huán)保集團(tuán)有限公司會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《長江生態(tài)環(huán)保集團(tuán)有限公司人事檔案管理辦法》《長江生態(tài)環(huán)保集團(tuán)有限公司廉政檔案管理辦法》《長江生態(tài)環(huán)保集團(tuán)有限公司建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》等，涵蓋了檔案接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保密、利用、銷毀、庫房管理、應(yīng)急管理等方面。此外，還應(yīng)當(dāng)從制度上確立本部檔案管理中心與區(qū)域檔案管理機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系，明確不同主體的責(zé)任、權(quán)利與義務(wù)，確保機(jī)制能夠有效運(yùn)行。

2.3 以體系化標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩。長江大保護(hù)項(xiàng)目檔案資源整合需要與當(dāng)前社會(huì)的數(shù)字環(huán)境相適應(yīng)，在相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的約束下，開展各項(xiàng)信息化工作。標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)是否合理完善，將在很大程度上影響長江大保護(hù)項(xiàng)目檔案資源建設(shè)質(zhì)量以及檔案資源整合的成功與否。

長江環(huán)保集團(tuán)檔案信息資源建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化工作已經(jīng)起步，在工作中參照了既定標(biāo)準(zhǔn)，如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》《計(jì)算機(jī)病毒防治管理辦法》《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》等，但尚未形成標(biāo)準(zhǔn)體系，特別是在元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)制定方面存在短板。應(yīng)結(jié)合項(xiàng)目檔案資源建設(shè)工作實(shí)際，構(gòu)建既滿足工作發(fā)展需要，突出業(yè)務(wù)特色，又能與國內(nèi)外標(biāo)準(zhǔn)相接軌的項(xiàng)目檔案資源整合標(biāo)準(zhǔn)體系。

2.4 基于目錄、全文和平臺(tái)的整合形式。基于目錄進(jìn)行整合。在長江大保護(hù)項(xiàng)目檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，以區(qū)域、流域?yàn)橹行模⑵痖L江大保護(hù)項(xiàng)目檔案目錄數(shù)據(jù)庫。為此，一是要設(shè)計(jì)規(guī)范統(tǒng)一的目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，建立統(tǒng)一的數(shù)字檔案目錄交換體系;二是注重長江大保護(hù)項(xiàng)目檔案目錄數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量控制，開展定期的質(zhì)量抽檢和階段性的驗(yàn)收。

基于文檔進(jìn)行整合。檔案全文數(shù)據(jù)庫不僅能夠存儲(chǔ)、獲取和使用不同類型、不同格式的檔案信息，而且能夠?qū)崿F(xiàn)檔案全文信息的訪問和使用，為項(xiàng)目檔案資源開發(fā)提供數(shù)據(jù)支持。具體來說，一是要注重項(xiàng)目檔案資源全文信息的采集完備;二是要設(shè)計(jì)便捷易用的檔案資源全文檢索系統(tǒng);三是要根據(jù)地域特色建立項(xiàng)目檔案專題數(shù)據(jù)庫。

以數(shù)字檔案館為統(tǒng)一平臺(tái)進(jìn)行整合。項(xiàng)目檔案各形成單位通過分級(jí)授權(quán)，管理各自形成的檔案數(shù)據(jù)，開展檔案業(yè)務(wù)工作，并遵循安全保密原則，依托數(shù)字檔案館系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)長江大保護(hù)項(xiàng)目檔案資源整合與共享。

3 長江大保護(hù)項(xiàng)目檔案資源整合機(jī)制保障

3.1 制度保障。針對(duì)檔案信息化建設(shè)方面，長江環(huán)保集團(tuán)應(yīng)制定《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》《電子文件歸檔和電子檔案管理指南》《電子檔案移交與接收辦法》等統(tǒng)籌規(guī)范長江環(huán)保集團(tuán)的建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理工作。而針對(duì)檔案流程管理制度方面，長江環(huán)保集團(tuán)應(yīng)制定《長江大保護(hù)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》《長江大保護(hù)項(xiàng)目檔案登記備份管理辦法》《檔案借閱管理制度》等規(guī)章制度完善檔案流程管理制度，規(guī)范引導(dǎo)長江環(huán)保集團(tuán)和長江大保護(hù)項(xiàng)目檔案工作的持續(xù)推進(jìn)。

3.2 標(biāo)準(zhǔn)保障。在管理標(biāo)準(zhǔn)方面，長江環(huán)保集團(tuán)應(yīng)參照國家及地方標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案工作的實(shí)際情況，制定《文書檔案案卷格式》《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》《歸檔文件整理規(guī)則》等檔案工作標(biāo)準(zhǔn)以及《建設(shè)工程電子文件與電子檔案管理規(guī)范》《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》《錄音錄像檔案管理規(guī)范》等一系列管理標(biāo)準(zhǔn)，以輔助長江大保護(hù)工作更好地開展。

在技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)方面，長江環(huán)保集團(tuán)可以參照國家及地方標(biāo)準(zhǔn)制定《檔案數(shù)字化服務(wù)規(guī)范》《檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)規(guī)范》《建設(shè)工程檔案信息數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)》等系列技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，為長江大保護(hù)項(xiàng)目電子檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)提供技術(shù)指導(dǎo)，切實(shí)保障長江大保護(hù)項(xiàng)目檔案資源整合平臺(tái)的運(yùn)行。

3.3 人才保障。在人才引進(jìn)方面，長江環(huán)保集團(tuán)在檔案專業(yè)人才引進(jìn)的過程中，應(yīng)對(duì)其學(xué)歷水平和檔案專業(yè)化程度提出一定的要求，所聘人員應(yīng)具有本科及以上學(xué)歷、檔案學(xué)相關(guān)專業(yè)，通過人力資源的不斷更新逐漸提高檔案專業(yè)人員的層次和水平，[1]進(jìn)而提高集團(tuán)公司檔案工作的質(zhì)量。

在人才培訓(xùn)方面，在頻度上，長江環(huán)保集團(tuán)應(yīng)按月或季度開展常態(tài)化的檔案專業(yè)人才培訓(xùn)。在模式上，長江環(huán)保集團(tuán)要堅(jiān)持提升理論知識(shí)和綜合能力并行，有針對(duì)性地開展各式各樣的有關(guān)檔案資源服務(wù)和平臺(tái)建設(shè)運(yùn)行的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。

在人才考評(píng)與激勵(lì)方面，根據(jù)長江大保護(hù)項(xiàng)目檔案資源整合平臺(tái)的建設(shè)特點(diǎn)和具體工作職責(zé)，建議構(gòu)建涵蓋檔案移交、資源整合、平臺(tái)運(yùn)行、總結(jié)匯報(bào)等幾個(gè)層面的考評(píng)機(jī)制，對(duì)優(yōu)秀員工予以一定的表彰和激勵(lì)。通過考評(píng)制度提高集團(tuán)工作人員的工作積極性，促進(jìn)長江大保護(hù)項(xiàng)目檔案資源整合平臺(tái)的管理運(yùn)營水平不斷提升。[2]

3.4 運(yùn)行安全保障。在數(shù)據(jù)安全與備份方面，為了保障項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)安全，長江環(huán)保集團(tuán)有必要在項(xiàng)目數(shù)據(jù)傳輸?shù)倪^程中采用非對(duì)稱加密技術(shù)。除此之外，長江環(huán)保集團(tuán)還應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)的項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類分級(jí)整理，基于此分級(jí)，可實(shí)行檔案資源整合平臺(tái)項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)安全訪問機(jī)制，確保長江大保護(hù)項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)的安全。

在設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)安全方面，長江大保護(hù)項(xiàng)目檔案資源整合平臺(tái)的建設(shè)運(yùn)行不僅需要配備高性能軟硬件設(shè)備，還需要安排專人對(duì)系統(tǒng)設(shè)備進(jìn)行定期的巡查和維護(hù)，利用技術(shù)手段及物理手段維持平臺(tái)運(yùn)行環(huán)境的穩(wěn)定。[3]

在系統(tǒng)安全管理規(guī)章制度方面，首先，要健全系統(tǒng)安全責(zé)任制。其次，要健全系統(tǒng)安全應(yīng)急管理制度。最后，要健全系統(tǒng)安全管理檢查制度。通過預(yù)防應(yīng)急安全問題的出現(xiàn)和安全漏洞的擴(kuò)大，保障長江大保護(hù)項(xiàng)目檔案資源整合平臺(tái)的正常運(yùn)行。

本文是國家檔案局項(xiàng)目《長江大保護(hù)項(xiàng)目檔案管理體系構(gòu)建及創(chuàng)新發(fā)展研究》（批號(hào)2020-R-14）成果。

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[3]張加欣.信息生態(tài)視域下數(shù)字檔案資源安全研究[D].南昌大學(xué)，2017.

（作者單位：長江生態(tài)環(huán)保集團(tuán)有限公司 來稿日期：2021-10-20）