新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案收集管理工作若干問題芻議

張冬夏 張穎

一、新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案收集范圍

新冠疫情防控工作涉及社會(huì)的各個(gè)系統(tǒng)，因此，其檔案收集范圍也會(huì)涉及社會(huì)各個(gè)系統(tǒng)。新冠疫情防控檔案的主要內(nèi)容有電子文件、紙質(zhì)文件、圖片、視頻等，可分為行政、業(yè)務(wù)、宣傳動(dòng)員以及其他文件資料幾種類型。

（一）行政指令性文件

行政指令性文件資料主要是指國家及各級政府在應(yīng)對新冠疫情時(shí)所做出的重大決策、防控方案以及預(yù)案等。地區(qū)領(lǐng)導(dǎo)在積極應(yīng)對新冠肺炎疫情時(shí)做出的指示以及相關(guān)講話資料等。

（二）業(yè)務(wù)指導(dǎo)性文件

業(yè)務(wù)指導(dǎo)性文件是指在協(xié)調(diào)各方力量參與到新冠肺炎疫情防控的過程中所形成的各項(xiàng)文件資料，如預(yù)案、具體措施、實(shí)際方案、疫情報(bào)告、物資調(diào)配使用等相關(guān)文件記錄。此外，還包括單位在新冠疫情防控中形成的防控方法、個(gè)案調(diào)查、疫情簡報(bào)及信息等。

（三）宣傳動(dòng)員性文件

在抗疫期間我國有很多的醫(yī)務(wù)人員、公安民警、黨員干部不畏生死，積極參與到救死扶傷和抗疫防控工作當(dāng)中，而在此過程中形成了很多視頻文件資料、音頻文件資料以及圖片資料等英雄事跡檔案材料。

（四）其他文件

在新冠疫情防控期間形成的具有較強(qiáng)保存價(jià)值的實(shí)物或文件資料。

二、新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案管理難點(diǎn)

（一）決策機(jī)構(gòu)具有臨時(shí)性特征

雖然在新冠肺炎疫情防控期間各個(gè)地區(qū)都成立了防控領(lǐng)導(dǎo)辦公室，也設(shè)置了由黨委和政府領(lǐng)導(dǎo)的防控小組，但這一機(jī)構(gòu)的設(shè)置只是為了應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件，因此具有臨時(shí)性特征。且新冠肺炎疫情防控小組會(huì)將重心放在疫情防控本身，時(shí)間緊任務(wù)重，對于新冠疫情防控檔案的收集工作有時(shí)會(huì)無暇顧及。此外，新冠疫情決策機(jī)構(gòu)的工作人員多是臨時(shí)抽調(diào)的，沒有專業(yè)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，在防控檔案的收集、整理、移交方面存在很多問題。

（二）新冠肺炎疫情防控檔案分類的復(fù)雜性

因新冠肺炎疫情涉及了我國的各個(gè)省市，而各方力量都會(huì)參與其中，所以防控面較廣，檔案在形成的過程中具有較強(qiáng)的復(fù)雜性。新冠肺炎防控工作涉及幾乎所有的社會(huì)參戰(zhàn)系統(tǒng)，如國家機(jī)關(guān)單位、醫(yī)院、企業(yè)、交通運(yùn)輸、媒體單位等。而形成檔案的形式也較為多樣化，包括紙質(zhì)、電子以及實(shí)物檔案等。這些都會(huì)導(dǎo)致新冠肺炎防控檔案的數(shù)據(jù)收集工作存在較大難度，無法很好地對其內(nèi)在規(guī)律進(jìn)行把握。

（三）新冠肺炎疫情檔案收集的非程序性

新冠肺炎疫情的發(fā)生突然性，涉及面廣的特征，雖然相關(guān)部門也就新冠疫情防控檔案進(jìn)行了相關(guān)預(yù)案的制定，卻無法準(zhǔn)確預(yù)判出新冠肺炎疫情的嚴(yán)重性以及規(guī)模。而新冠疫情的發(fā)生本身又具有不易控制的特征，在此環(huán)境下，檔案管理者很難在事前就做好準(zhǔn)備。雖然現(xiàn)階段我國也有很多比較成熟的檔案管理流程，但并不能完全地適用于新冠疫情疫情防控檔案管理。而想要使新冠防控檔案的完整性和安全性得到保障，就需要重新對檔案管理體制、方法等進(jìn)行考慮和設(shè)定。

三、新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案收集管理工作的有效方法

（一）認(rèn)清疫情防控檔案收集的重要性

新冠疫情防控檔案是黨中央以及各級政府帶領(lǐng)我國民眾共同抗擊新冠疫情的真實(shí)記錄，對疫情防控相關(guān)工作考證有著重要的借鑒意義和參考價(jià)值，因此各級檔案部門一定要對疫情防控檔案管理工作引起足夠重視，并借助先進(jìn)技術(shù)指導(dǎo)疫情防控材料收集、歸檔等，確保檔案收集的全面性。

（二）強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，壓實(shí)工作責(zé)任

各級檔案管理部門一定要轉(zhuǎn)變以往的觀念，加強(qiáng)對新冠肺炎疫情檔案管理的重視程度，切實(shí)將此項(xiàng)工作落實(shí)下去。各檔案管理機(jī)構(gòu)也要積極調(diào)配優(yōu)秀的人才，成立工作專班，實(shí)現(xiàn)與一線單位和新冠疫情防控領(lǐng)導(dǎo)小組的對接，對疫情檔案構(gòu)成進(jìn)行全面了解，指導(dǎo)一線單位積極地進(jìn)行新冠疫情防控檔案的收集、保存以及管理工作。

（三）明確收集范圍，做好檔案征集

結(jié)合新冠疫情防控檔案的收集范圍，積極做好疫情防控檔案的征集工作。對于新冠肺炎疫情防控檔案收集和歸納范圍的文件資料，必須嚴(yán)格按照相關(guān)要求及時(shí)進(jìn)行收集，并要由檔案管理部門統(tǒng)一歸檔管理。此外，在新冠肺炎疫情防控期間有很多散存在社會(huì)上的可歸檔資料，如防控一線的醫(yī)務(wù)人員工作影像或是榮譽(yù)材料、基層人員堅(jiān)持工作崗位的事跡、愛心企業(yè)及愛心人士捐贈(zèng)物資資料、參與新冠疫情防控人員的請戰(zhàn)書等。要對這些新冠疫情防控資料進(jìn)行免費(fèi)征集，豐富新冠抗疫檔案的內(nèi)容，將全民抗疫的精神風(fēng)貌更好地展現(xiàn)出來。

（四）科學(xué)整理疫情防控檔案

新冠肺炎疫情防控檔案具有一定的特殊性，因此無法按照正常檔案的整理程序?qū)ο嚓P(guān)資料進(jìn)行整理，所以一定要結(jié)合實(shí)際情況對重點(diǎn)檔案進(jìn)行專門管理。首先，在整理紙質(zhì)檔案時(shí)要盡量使其符合單位的檔案分類體系，可按照文件的時(shí)間和重要程度進(jìn)行排序，之后再裝訂，整理歸檔。對新冠疫情防控檔案要進(jìn)行特殊標(biāo)記，對于特別珍貴的防控檔案應(yīng)專柜保存。對于照片檔案，可以按照事物分類、人物分類的方式進(jìn)行整理。在前期要做好對照片的挑選工作，將其中能反映事物發(fā)展規(guī)律、人物活動(dòng)的典型性照片挑選出來，之后按照時(shí)間順序進(jìn)行命名排號，最終將其分類裝入照片檔案相冊中。此外，在整理影像檔案時(shí)可以按照活動(dòng)的重要程度以及發(fā)生的時(shí)間順序分類進(jìn)行存儲(chǔ)，與此同時(shí)還可將其制作為微視頻或者紀(jì)錄片，在公共場合或是展館循環(huán)進(jìn)行播放，對學(xué)生和民眾實(shí)施愛國主義教育。

（五）借助新技術(shù)進(jìn)行疫情防控檔案的管理

在信息技術(shù)、智能技術(shù)快速發(fā)展的背景下，想要進(jìn)一步提升新冠疫情防控檔案管理的有效性，就必須要借助于科技的力量。在新冠肺炎疫情防控期間形成了大量檔案資料，且目錄較為繁多，如果只是依靠傳統(tǒng)人力來開展檔案的收集、管理、利用工作，很難獲得良好的成效。因此相關(guān)部門和單位要積極進(jìn)行新冠疫情防控信息資源數(shù)據(jù)庫的建立，使新冠防控檔案的管理逐漸朝著信息化、數(shù)字化的方向發(fā)展。借助新技術(shù)開展檔案管理工作時(shí)要做好保密工作，并進(jìn)行檔案管理機(jī)制的構(gòu)建，及時(shí)向有關(guān)部門和個(gè)人開放部分檔案信息。

（六）加強(qiáng)基礎(chǔ)和應(yīng)用研究

檔案部門應(yīng)與相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同研究新冠疫情防控檔案，將其與以往的重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件進(jìn)行對比，從流行病學(xué)調(diào)查、應(yīng)急預(yù)案及防治措施的制定等方面深入研究，總結(jié)疫情防控的規(guī)律。在此基礎(chǔ)之上，做好之后的預(yù)測預(yù)警工作，降低新冠疫情造成的損失，提升我國預(yù)防和應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的能力。

四、結(jié)語

總之，作為檔案管理者一定要時(shí)刻牢記自身的歷史使命，將新冠疫情防控檔案的收集、管理作為重要的政治任務(wù)，采取各種措施努力完成此項(xiàng)工作，將檔案工作者在新冠疫情防控中的作用充分發(fā)揮出來。

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作者單位：河北省衛(wèi)生健康委員會(huì)綜合監(jiān)督服務(wù)中心