地方高校數(shù)字檔案館建設(shè)的困境與對策

萬琳

近年來，隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，高校數(shù)字校園建設(shè)不斷走向深入，數(shù)字化技術(shù)、數(shù)字化思維已滲透到學(xué)校教學(xué)科研、管理服務(wù)等各項工作中，管理機(jī)制、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、手段工具都悄然發(fā)生著變化，在不斷完善的數(shù)字化環(huán)境下新的工作模式正在建立。作為數(shù)字校園建設(shè)的一部分，高校數(shù)字檔案館也得到了前所未有的發(fā)展，不論是數(shù)字資源的數(shù)量，還是網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的能力都有很大的提升。在一片如火如荼的建設(shè)景象之下，地方高校在數(shù)字檔案館建設(shè)道路上卻較為艱辛，與數(shù)字校園整體建設(shè)水平不相匹配，高校與高校之間的差距巨大，面臨著諸多的困境，筆者以麗水學(xué)院為例，深入分析地方高校數(shù)字檔案館建設(shè)的困境，并結(jié)合實踐經(jīng)驗對應(yīng)對策略進(jìn)行思考。

一、地方高校數(shù)字檔案館建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）數(shù)字檔案館建設(shè)水平與數(shù)字校園整體建設(shè)水平不相匹配

我國高等學(xué)校信息化建設(shè)始于20世紀(jì)90年代，“數(shù)字校園”這一概念隨即被提出，并隨著信息技術(shù)的進(jìn)步逐步擴(kuò)充和完善，經(jīng)過二十余年的發(fā)展，各高校在數(shù)字校園建設(shè)方面取得了豐碩的成果。以麗水學(xué)院為例，統(tǒng)一門戶平臺實現(xiàn)了統(tǒng)一身份認(rèn)證及授權(quán)，構(gòu)建起一個數(shù)字化大平臺;協(xié)同辦公系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)等14個業(yè)務(wù)系統(tǒng)，覆蓋了學(xué)校各項工作，面向全體師生，建立了全新的業(yè)務(wù)流程，提高了管理效率;網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺整合了豐富的數(shù)字化教學(xué)資源，突破了課堂時間空間的限制，數(shù)據(jù)規(guī)模達(dá)到了4354GB，一年訪問量達(dá)3000萬以上。高?！皵?shù)字校園”建設(shè)不但改變了高校的工作方式，也改變了檔案工作的對象和內(nèi)容，但目前麗水學(xué)院數(shù)字檔案館對數(shù)字化信息資源的采集、保管和開發(fā)利用能力卻十分有限，檔案管理系統(tǒng)與協(xié)同辦公系統(tǒng)至今未實現(xiàn)有效對接，電子公文未能完成向檔案管理系統(tǒng)的遷移，館藏檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化率低，數(shù)字檔案資源的匱乏直接導(dǎo)致了信息開發(fā)、加工成果少，網(wǎng)絡(luò)利用也僅面向為數(shù)不多的兼職檔案員。檔案館本應(yīng)是學(xué)校重要信息的集合地，作為數(shù)字校園建設(shè)的一部分，地方高校數(shù)字檔案館的建設(shè)水平與數(shù)字校園整體建設(shè)水平嚴(yán)重不匹配，在數(shù)字化建設(shè)大潮中甚至有被邊緣化的趨勢。

（二）高校與高校之間數(shù)字檔案館建設(shè)的差距也在逐漸擴(kuò)大

相較于地方高校，重點高校在數(shù)字檔案館建設(shè)領(lǐng)域已處于遙遙領(lǐng)先的地位，他們向科技公司定制適應(yīng)自身檔案工作需要的個性化管理與服務(wù)平臺 ，例如一些高校與科技公司合作共同開發(fā)檔案管理系統(tǒng)、遠(yuǎn)程預(yù)約服務(wù)系統(tǒng)等;同時重點高校館藏檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化率均達(dá)到或接近100%，包括聲像檔案、實物檔案的數(shù)字化;數(shù)字檔案信息也實現(xiàn)了全方位的網(wǎng)絡(luò)共享，不僅面向全體校內(nèi)師生，還擴(kuò)展到了廣大校友，例如浙江大學(xué)向校友提供畢業(yè)合影網(wǎng)絡(luò)下載服務(wù)，珍貴歷史檔案更是通過網(wǎng)絡(luò)平臺向社會開發(fā)共享;一些高校的數(shù)字檔案館已經(jīng)在朝著數(shù)字化方向發(fā)展，例如挖掘?qū)W籍檔案中的信息，建立歷屆學(xué)生照片數(shù)據(jù)庫、錄取信息數(shù)據(jù)庫等。地方高校在數(shù)字檔案館建設(shè)水平與重點高校之間的差距正在逐漸拉大，以麗水學(xué)院為例，檔案管理系統(tǒng)最近一次升級在2014年，之后沒有較大的更新與升級，館藏檔案的數(shù)字化進(jìn)展緩慢，館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化率僅為33%，信息開發(fā)與網(wǎng)絡(luò)利用共享水平也處于較低層次。

二、地方高校數(shù)字檔案館建設(shè)中所面臨的困境

（一）地方高校檔案機(jī)構(gòu)存在定位不清的問題

高校檔案館既是學(xué)校檔案工作的職能管理部門，也是永久保存本校檔案并提供利用和服務(wù)的部門。在《高等學(xué)校檔案管理辦法》中指出，符合條件的高校要設(shè)立檔案館，但對如何設(shè)置以及級別沒有明確的規(guī)定，重點高校檔案館普遍為獨立機(jī)構(gòu)且具有一定的級別，而地方高校的檔案館隸屬于校長辦公室或與圖書館合并的情況更為普遍，這體現(xiàn)了一個定位上的問題，地方高校更傾向于將檔案館定位為負(fù)責(zé)保存和利用檔案的教輔部門，而忽略了檔案館的行政管理職能，數(shù)字檔案館建設(shè)是一項復(fù)雜的工程，需要學(xué)校各部門的協(xié)調(diào)、配合，其間有諸多規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)需要遵照執(zhí)行，如信息技術(shù)部門要提供信息化基礎(chǔ)設(shè)施和安全設(shè)施上的支持，各部門的業(yè)務(wù)軟件要符合檔案管理的要求，定位上的不清晰，直接導(dǎo)致檔案館的執(zhí)行力、協(xié)調(diào)力不夠，勢必影響數(shù)字檔案館建設(shè)工作向更高水平的推進(jìn)。

（二）地方高校數(shù)字檔案館建設(shè)的起點普遍偏低

地方高校辦學(xué)歷史中普遍合并了多所本地的中等專業(yè)學(xué)校，而這些中等專業(yè)學(xué)校檔案管理的規(guī)范化程度和數(shù)字化水平都不及高等學(xué)校，同時，地方高校中多校合并的情況也較多見，以筆者所在的麗水學(xué)院為例，1978年在麗水師范的基礎(chǔ)上批準(zhǔn)成立?？圃盒?，2004年與原麗水職業(yè)技術(shù)學(xué)院合并建設(shè)本科院校，在發(fā)展過程中并入了浙江少數(shù)民族師范學(xué)校、麗水工業(yè)學(xué)校、麗水農(nóng)業(yè)學(xué)校、麗水衛(wèi)校等多所中等專業(yè)學(xué)校，各個全宗的檔號編制方法不同，分類方案各異，甚至同一全宗下不同年代的檔案分類方案都有很大的差異，且普遍沒有電子目錄，原目錄也不規(guī)范，整理水平的參差不齊給數(shù)字化帶來很大的困難。同時，檔案工作作為高校管理的重要組成部分，其發(fā)展水平一定程度上受學(xué)校整體治理水平的影響，地方高校整體治理水平與重點高校仍有差距。

（三）地方高校檔案館專業(yè)人才嚴(yán)重匱乏

因缺乏統(tǒng)一的規(guī)定，高校檔案專職人員配備情況存在較大差異，地方高校檔案館規(guī)模一般較小，甚至一些地方高校專職檔案員僅有一到兩人。數(shù)字檔案館建設(shè)是一項復(fù)雜的工程，而很多高校并沒有為此增加檔案員的數(shù)量，尤其是目前檔案管理還實行著雙套制，檔案館工作量在原基礎(chǔ)上激增、長期超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)的情況下，工作質(zhì)量得不到保證。同時，數(shù)字檔案館建設(shè)涉及計算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，隨著建設(shè)的深入，對信息類專業(yè)人才的需求越來越迫切，地方高校檔案館人員數(shù)量少，在專業(yè)結(jié)構(gòu)上很難做到合理化，人才的缺乏成了牽制地方高校數(shù)字檔案館建設(shè)的重要因素。

（四）地方高校檔案館缺乏足夠的經(jīng)費(fèi)投入

數(shù)字檔案館對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、軟硬件設(shè)施等都有較高的要求，既要符合制度標(biāo)準(zhǔn)的要求，又要滿足管理利用的需要，更要保障各種數(shù)據(jù)的安全，管理系統(tǒng)的建設(shè)與升級、數(shù)據(jù)的存儲與備份、服務(wù)平臺的創(chuàng)建與維護(hù)、館藏檔案的數(shù)字化以及檔案員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，都需要耗費(fèi)大量的資金。以麗水學(xué)院為例，2015年就開始進(jìn)行館藏檔案的數(shù)字化，但進(jìn)展一直十分緩慢，其背后的因素就是經(jīng)費(fèi)投入的不足。同時，數(shù)字檔案館建設(shè)是一項延續(xù)性的工作，除前期的建設(shè)和投入外，后期隨著數(shù)據(jù)量的增大、技術(shù)的革新，要對原有的軟硬件設(shè)施進(jìn)行不斷的升級換代，經(jīng)費(fèi)上需要持續(xù)的投入。地方高校的辦學(xué)經(jīng)費(fèi)有限，投入到數(shù)字檔案館建設(shè)的經(jīng)費(fèi)更是不足，導(dǎo)致了地方高校數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)度緩慢，與重點高校之間的差距逐漸在拉大。

三、地方高校數(shù)字檔案館建設(shè)對策

（一）明確高校檔案館的定位

首先，根據(jù)學(xué)校的規(guī)模和實際，在機(jī)構(gòu)設(shè)置時賦予檔案館一定的級別，將檔案館列入行政部門而非教輔部門，保障檔案館的行政職能很好的履行，建立科學(xué)完善的檔案工作體制，落實校長負(fù)責(zé)制，通過制度明確校長、檔案館、檔案工作委員會以及各部門負(fù)責(zé)人在檔案工作中的職責(zé)。其次，推動各類評估、考核以檔案作為重要的支撐材料和數(shù)據(jù)來源，檔案是教學(xué)、科研、管理活動中形成的第一手材料，是最能客觀、真實反映學(xué)校辦學(xué)情況的資料，充分發(fā)揮檔案在各類評估、考核中的作用，以提高檔案館地位，增強(qiáng)全校的檔案意識，促進(jìn)檔案工作的效能和質(zhì)量的提升。

（二）科學(xué)規(guī)劃，分期建設(shè)

地方高校檔案工作基礎(chǔ)薄弱，人才、經(jīng)費(fèi)相對匱乏，數(shù)字檔案館分期建設(shè)顯得尤為重要，做好規(guī)劃，緊急的、重要的部分先建，打好基礎(chǔ)，再逐步提升。例如檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)首先應(yīng)考慮的問題，它是整個數(shù)字檔案館的中樞，影響檔案工作的全局，是建設(shè)的重點，要選擇一些拓展性、適配性好的、模塊式的系統(tǒng)，前期先完成核心部分的建設(shè)，完成與協(xié)同辦公系統(tǒng)的對接，后期隨著經(jīng)費(fèi)投入的增加逐步對系統(tǒng)進(jìn)行完善和提升;另外，館藏檔案的數(shù)字化作為數(shù)字檔案館數(shù)字資源建設(shè)的重要部分，也要分步驟開展，先從急需搶救的檔案入手，從時間上看先搶救老化破損嚴(yán)重的部分，從類別上看從學(xué)籍類檔案、人事類檔案等利用率高的入手，再擴(kuò)展到全館，包括實物檔案與聲像檔案。

（三）保障經(jīng)費(fèi)投入

數(shù)字檔案館建設(shè)需要大量的經(jīng)費(fèi)，地方高校經(jīng)費(fèi)緊張，要保障數(shù)字檔案館的建設(shè)經(jīng)費(fèi)，一方面，要設(shè)立專項資金，用于軟硬件的配備以及數(shù)字資源的建設(shè)，同時要保持經(jīng)費(fèi)投入的長期性與連續(xù)性，每年都有一定金額的投入，保障數(shù)字檔案館的基本運(yùn)行與建設(shè)層次的逐步提升;另一方面，在納入學(xué)校數(shù)字校園建設(shè)的大框架下，從學(xué)校的層面做好統(tǒng)籌，多方面爭取資金，保障數(shù)字檔案館建設(shè)能有步驟的推進(jìn)，與學(xué)校整體的信息化發(fā)展相適應(yīng)。

（四）加強(qiáng)校內(nèi)外合作

當(dāng)前，地方高校檔案館自身力量薄弱，在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中要加強(qiáng)與外部的合作。首先，要加強(qiáng)與學(xué)校信息技術(shù)部門的合作，學(xué)校信息技術(shù)部門作為數(shù)字校園建設(shè)的主體，負(fù)責(zé)數(shù)字校園建設(shè)的總體規(guī)劃和實施，不論是技術(shù)力量還是設(shè)備配備都明顯優(yōu)于檔案館，不僅要爭取把數(shù)字檔案館納入學(xué)校數(shù)字校園的建設(shè)中，更要與信息中心開展深度的合作，充分發(fā)揮各自的專長，信息中心負(fù)責(zé)技術(shù)的應(yīng)用和設(shè)備的運(yùn)轉(zhuǎn)，檔案館負(fù)責(zé)資源的挖掘和信息的開發(fā)，合作建成匯集學(xué)校各種重要數(shù)據(jù)的“信息高地”，為學(xué)校各項工作的開展提供有力的支撐。其次，要加強(qiáng)與其他高校之間的合作，一方面要向重點高校學(xué)習(xí)先進(jìn)管理經(jīng)驗，對數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)行科學(xué)的、長遠(yuǎn)的規(guī)劃，對現(xiàn)有的工作模式、流程進(jìn)行優(yōu)化和梳理，使之更適應(yīng)數(shù)字檔案館環(huán)境，少走彎路，提高效率;另一方面，地方高校之間要加強(qiáng)合作，地方高校在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中遇到的問題有高度的相似性，建設(shè)條件相似，各高校要加強(qiáng)交流，分享經(jīng)驗，同時可以整合力量對一些項目開展共建，例如在管理系統(tǒng)的建設(shè)上，地方高校的經(jīng)費(fèi)有限，可以多所高校聯(lián)合起來，委托科技公司或有條件的重點高校進(jìn)行聯(lián)合開發(fā);在數(shù)字外包上，也可以考慮多所高校聯(lián)合詢價或招標(biāo)，爭取最佳價格。

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作者單位：麗水學(xué)院檔案館