基于信息化的設(shè)備備件管理

王志軍

[摘 要] 闡述企業(yè)在實施設(shè)備備件信息化管理過程中采取的步驟和方法，以及取得的成績。

[關(guān)鍵詞] 設(shè)備備件；信息化；費用管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 23. 046

[中圖分類號] F273 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）23- 0079- 02

多年來，齊齊哈爾裝備公司設(shè)備備件費用管理一直采用以設(shè)備使用單位為主、部門監(jiān)控為輔的管理模式，各設(shè)備使用單位為了從自身利益出發(fā)，經(jīng)常超量儲備備件，導致設(shè)備備件費用逐年增長，其增長幅度遠遠高于產(chǎn)量和設(shè)備原值的增長。為了扭轉(zhuǎn)設(shè)備備件費用管理中設(shè)備使用單位各自為政、管理部門事后統(tǒng)計數(shù)據(jù)的被動局面，企業(yè)將SAP ERP信息系統(tǒng)引入設(shè)備備件管理，實現(xiàn)了設(shè)備備件費用的有效管控。

1 優(yōu)化流程，開展信息化工作

1.1 做好藍圖設(shè)計

流程的設(shè)計，是信息系統(tǒng)流程開發(fā)成功的關(guān)鍵。公司以往也曾購買過備件管理軟件，因適用性不強，軟件使用壽命非常短。此次開發(fā)ERP信息系統(tǒng)，公司借鑒了以往的經(jīng)驗教訓，調(diào)集基層設(shè)備管理人員、大維修調(diào)度員、備件采購人員、技術(shù)工藝、預算結(jié)算等所有與備件管理相關(guān)的專業(yè)骨干，組成ERP信息系統(tǒng)項目組，負責ERP信息系統(tǒng)的流程設(shè)計。由于工作人員都是從業(yè)10年以上的業(yè)務主管，設(shè)計的流程能夠全方位地再現(xiàn)各種生產(chǎn)場景、保證了信息系統(tǒng)上線后的可操作性。

1.2 評估、優(yōu)化備件管理環(huán)節(jié)

首先是評估流程，列出備件管理過程的所有環(huán)節(jié)，并進行逐一評估；其次簡化操作流程，備件申請信息化管理，取消了紙質(zhì)單據(jù)，使備件需求單位由原來挨個部門跑審批、給每個專業(yè)的備件采購人員報送計劃，變?yōu)橹恍枰谙到y(tǒng)內(nèi)提交一個申請，即可完成相關(guān)工作，方便快捷；第三，優(yōu)化流程，實現(xiàn)科學管控。例如通過信息系統(tǒng)，可以了解在途備件已發(fā)生的費用，比財務部門更及時、更準確的預測費用發(fā)生情況；通過對庫房領(lǐng)料的查詢，隨時了解費用消耗情況，杜絕備件管理漏洞；通過備件申請審批與實際消耗的對照，可以追溯所有違規(guī)現(xiàn)象，將備件、價格、供應商、更換周期等等信息公開，為設(shè)備運維成本管理提供科學依據(jù)。

2 固化流程，實施有效管控

2.1 制定管理標準、開展培訓、組織檢查與考核，固化管理流程

為了保證設(shè)備備件費用專業(yè)化管理的有效實施，企業(yè)完善了相關(guān)管理制度，規(guī)范了系統(tǒng)操作流程，先后下發(fā)了《設(shè)備系統(tǒng)費用管理辦法》、《委托修理流程》、《規(guī)范設(shè)備系統(tǒng)ERP操作》等11個管理標準以及配套的流程文件，重新規(guī)范設(shè)備備件管理工作；同時，不斷地總結(jié)ERP系統(tǒng)操作經(jīng)驗，組織培訓與講評、檢查與考核。通過采取上述一系列措施，ERP信息系統(tǒng)對備件業(yè)務的管控能力由上線初期的30%提高到98.7%。

2.2 樹立技術(shù)人員成本意識，實現(xiàn)費用的目標管理

將ERP信息系統(tǒng)內(nèi)植入備件管理的三級審批流程（使用單位業(yè)務主管領(lǐng)導一級審批、專業(yè)技術(shù)人員二級審批、主管部門領(lǐng)導三級審批），是ERP信息系統(tǒng)實施備件管理的關(guān)鍵，強化了專業(yè)技術(shù)人員“設(shè)備部件以修為主”的成本意識，大大減少了設(shè)備在大修、維修、改造過程中零部件的更換數(shù)量。在信息系統(tǒng)中，每一項備件費用必須經(jīng)過專業(yè)技術(shù)人員的確認，才能進入下一環(huán)節(jié)；對于為緊急搶修開通的綠色通道，也增加了費用發(fā)生后的統(tǒng)計、核對功能。每一個環(huán)節(jié)所發(fā)出的指令均可追溯，每個項目發(fā)生的費用額度都是透明的。這種成本管理的本質(zhì)改變，提升了設(shè)備運維成本的管理水平。

3 深化信息管理，實現(xiàn)備件科學儲備

企業(yè)設(shè)備備件管理經(jīng)歷了經(jīng)驗管理、成本管理和科學管控三個階段。在2011年之前，采用的是以滿足生產(chǎn)需求為目標的經(jīng)驗管理。為保證設(shè)備運行購置了大量備件，在有限的空間內(nèi)備件儲存越多，管理難度越大。備品備件重復提報、盲目儲備、超量儲備現(xiàn)象大量存在。2011年引入成本管理理念，將費用審批環(huán)節(jié)強制納入備件采購流程中，沒有通過費用審核的備件就無法采購。管理人員為了控制費用，甚至人為將一些備件降到零儲備。雖然，這樣在短期內(nèi)設(shè)備備件費用控制效果非常顯著，但是，經(jīng)過一段時間的運行，發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障經(jīng)常因無備件而延長停臺時間，反而降低了設(shè)備使用效率，對生產(chǎn)影響非常大。2013年，采用現(xiàn)代管理手段對設(shè)備備件實施了科學管控。以ERP信息系統(tǒng)備件的消耗周期為依據(jù)，幫助企業(yè)重新設(shè)計備件安全庫存方案；以TPM設(shè)備故障監(jiān)控數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)、以六西格瑪預測分析結(jié)果為依據(jù)，幫助企業(yè)減少應急采購的頻次，提高計劃采購的合理性；以備件庫房實施5S管理為要求，徹底整頓庫房，制定備品備件庫存定額，實現(xiàn)了設(shè)備備件科學合理儲備，滿足了成本控制和生產(chǎn)的需求。

4 利用信息資源，實現(xiàn)備件共享

企業(yè)利用信息系統(tǒng)，建設(shè)小型通用設(shè)備備件、昂貴備件資源共享平臺。通過資源共享平臺，生產(chǎn)單位可以隨時查詢設(shè)備備件的動態(tài)信息，有效利用這些信息，從而滿足生產(chǎn)需求。2013年企業(yè)將設(shè)備維修業(yè)務進行了整合，成立了機電車間。機電車間將公司電動機等設(shè)備零部件進行了資源整合，實行統(tǒng)一管理，進一步避免了設(shè)備備件的重復購置，實現(xiàn)了資源的有效利用。

5 結(jié) 論

齊齊哈爾裝備公司針對設(shè)備備件管理工作中計劃、采購、驗收、領(lǐng)用、消耗統(tǒng)計等環(huán)節(jié)，運用ERP企業(yè)資源計劃系統(tǒng)，實現(xiàn)了設(shè)備備件管理與成本控制、預防維修相結(jié)合，經(jīng)過四年多的實踐，將管理要求和業(yè)務流程控制固化到軟件中，避免人為的違規(guī)操作；利用系統(tǒng)提供的信息進行判斷，技術(shù)上保證閉環(huán)操作、管理上杜絕手工傳遞紙質(zhì)單據(jù)引發(fā)的漏洞，提高了工作效率；增加了管理控制指標，不僅規(guī)范了費用管理人員的操作行為，也為企業(yè)管理部門提供了管理控制手段，實現(xiàn)了設(shè)備備件費用的目標管理，同時有效地提高了設(shè)備預檢預修質(zhì)量。