高校圖書館年度報告的現(xiàn)狀與啟示
——以新疆大學(xué)圖書館年度報告為例

◎王 蕾

(新疆大學(xué)圖書館，新疆 烏魯木齊 830046)

圖書館年度報告，即圖書館用客觀事實(shí)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計，總結(jié)一年來圖書館各項工作現(xiàn)狀及成果的文獻(xiàn)。年度報告既有助于讀者全面深入地了解圖書館，也是對圖書館工作的宣傳，同時有助于圖書館發(fā)現(xiàn)自身的問題，改進(jìn)工作提升服務(wù)質(zhì)量。通常情況下，各高校圖書館都有各自收集、統(tǒng)計數(shù)據(jù)的方法，有不同類型的資料，例如，簡報、活動照片、新聞報道等，有各自編制年度報告的方式、方法。

一、中外圖書館年度報告概況

國外圖書館年度報告的歷史已有100多年，是重要的文獻(xiàn)資料。自1918年起，在英國及愛爾蘭島的566所圖書館當(dāng)中，絕大多數(shù)都出版了關(guān)于它們發(fā)展?fàn)顩r的年度報告。雖然英國的《公共圖書館法》對年報沒做具體規(guī)定，但編制年報卻是大多數(shù)公共圖書館約定俗成的做法。美國各級圖書館理事會明確規(guī)定圖書館需要遞交年度報告，美國聯(lián)邦也要求圖書館年度報告，以此作為圖書館評估的主要形式，并從側(cè)面反映圖書館政策的實(shí)施效果。發(fā)布年度報告最早的圖書館為耶魯大學(xué)圖書館，該館從1899年就開始發(fā)布年度報告，已有100多年的歷史，而多數(shù)圖書館首次發(fā)布年度報告均在2000年之后[1]。

我國圖書館的第一份年度報告是由北京大學(xué)圖書館發(fā)布的《北京大學(xué)圖書館年度報告(2002—2005)》，隨后是清華大學(xué)圖書館2008年年 度報告。而復(fù)旦大學(xué)圖書館 2009年度的一份經(jīng)費(fèi)支出情況表格在網(wǎng)絡(luò)上廣為轉(zhuǎn)載，成為媒體焦點(diǎn)，引發(fā)廣大網(wǎng)友的關(guān)注。之后越來越多的高校圖書館開始嘗試編制年度報告。近年來，在大數(shù)據(jù)時代背景下，電子書閱讀平臺、新聞類應(yīng)用等都聚焦讀者數(shù)據(jù)，相繼推出閱讀報告，如亞馬遜推出的全民閱讀報告，分析了中國讀者的閱讀偏好和趨勢。類似的還有掌閱數(shù)字閱讀報告、網(wǎng)易讀書移動閱讀報告以及今日頭條用戶閱讀行為洞察報告等。

二、高校圖書館年度報告概況

高校圖書館年度報告的編制至今沒有明確的規(guī)定，大多數(shù)高校圖書館的年度報告主要針對圖書館的各項服務(wù)、活動進(jìn)行總結(jié)呈現(xiàn)，有的還包括財務(wù)情況、人事數(shù)據(jù)等。同時，越來越多的高校圖書館通過微信公眾號或者圖書館主頁發(fā)布圖書館年度報告。而新疆大學(xué)圖書館的年度閱讀報告，主要是針對該館業(yè)務(wù)工作方面的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，所以該館的報告名稱是“****年閱讀報告”，現(xiàn)已編制三年的閱讀報告。

(一)年度報告的內(nèi)容

圖書館年度報告的內(nèi)容，不同的高校圖書館有不同的側(cè)重點(diǎn)，即使是同一圖書館的報告，每年也會有形式、內(nèi)容的調(diào)整和改變?，F(xiàn)階段年度報告主要可以分為兩類：綜合類和專題類。綜合類年度報告的內(nèi)容一般涉及圖書館工作的各個方面，包含經(jīng)費(fèi)使用情況、基礎(chǔ)設(shè)備、人事數(shù)據(jù)、讀者服務(wù)、資源情況、舉辦的會議、培訓(xùn)、講座情況，媒體報道等。專題類年度報告就是針對學(xué)校或圖書館的某一專題內(nèi)容進(jìn)行詳盡的展示，通過深度挖掘數(shù)據(jù)形成的文獻(xiàn)資料。專題類報告有明確的針對性和指向性，往往也更能直擊讀者的感受，贏得讀者用戶的更多關(guān)注和認(rèn)可。

高校圖書館年度報告主體內(nèi)容基本相似，但也會有各自的特色。比如，北京大學(xué)圖書館2020年閱讀報告中有兩個令人難忘又感動的細(xì)節(jié)描述：第一，送書往返里程數(shù)5 190.6公里，相當(dāng)于123個馬拉松；第二，不能返校的畢業(yè)生郵寄700余個包裹，3 000多冊圖書回歸燕園。這樣的描述一下子就抓住了讀者的心，感受到工作人員默默的付出，起到了很好地宣傳效果。南京大學(xué)圖書館2021年度年報告采用大量的活動現(xiàn)場照片，回顧、宣傳了圖書館的黨建活動、迎新活動、讀書節(jié)活動等。復(fù)旦大學(xué)2021年圖書館年度報告名稱為“年度對賬單”，其畫面清新，配有背景音樂，撲面而來的青春氣息，更能抓住大學(xué)生的“眼球”。筆者所在新疆大學(xué)圖書館的2021年閱讀報告主要包括：導(dǎo)言、到館訪問、電子資源的利用、讀者借閱及特征、古籍服務(wù)、學(xué)科服務(wù)、信息咨詢服務(wù)、設(shè)備與空間服務(wù)、新媒體與閱讀推廣、年度感謝。因?yàn)槲茵^古籍文獻(xiàn)館于2021年6月25日正式開館，所以在2021年的閱讀報告中加入了“古籍服務(wù)”這一內(nèi)容。而其他的內(nèi)容基本與2019年和2020年相似，可以說我館三年的閱讀報告基本內(nèi)容的總體框架未變。

(二)年度報告發(fā)布形式

年度報告有紙質(zhì)版、電子版兩種形式的呈現(xiàn)，大多數(shù)高校圖書館年度報告在微信和主頁分別發(fā)布，具體形式上有PDF文檔、圖文混排、圖片、H5、幻燈片形式，電子書形式等。H5是HTML5的簡稱，即超文本標(biāo)記語言(HTML)的第五次重大修改，支持鏈接、二維碼、直接轉(zhuǎn)發(fā)等多種分享方式，是各行業(yè)分享信息的新形式。近年多數(shù)高校圖書館年度報告應(yīng)用的形式是HTML5，其具有信息傳播快速、便捷的優(yōu)勢。

我館2019年第一次開始嘗試編寫閱讀報告。第一年參考了很多其他高校圖書館的年度報告，逐漸確定各自年度報告的內(nèi)容。從數(shù)據(jù)收集到打印成冊都有很多不成熟的地方，所以2019年的閱讀報告只有紙質(zhì)版且僅用于館內(nèi)交流。2020年度報告在2019年的基礎(chǔ)上有了很多改進(jìn)，不僅有完整的PDF版本，還有圖文混排版本。前者以展示詳盡數(shù)據(jù)為主，通過專業(yè)統(tǒng)計方法將圖書館全年的各類數(shù)據(jù)做展示和分析；后者使用創(chuàng)新表現(xiàn)手法，對全館全年的主要數(shù)據(jù)提煉展示給讀者用戶，通過活潑的畫面、明亮的色彩讓讀者直觀了解圖書館資源與服務(wù)總體情況。

(三)年度報告發(fā)布時間

現(xiàn)階段高校圖書館年度報告的發(fā)布時間有1月份，也有3、4月份左右。比如，復(fù)旦大學(xué)、南京大學(xué)等高校圖書館是1月份發(fā)布的，而北京大學(xué)圖書館的閱讀報告是在來年的4月23日世界讀書日發(fā)布的。

我館2019年、2020年的閱讀報告是在1月發(fā)布。我校放寒假基本是1月中旬，我館預(yù)計趕在放寒假之前公布年度報告，給大家呈現(xiàn)一個完整的圖書館成績報告單。這樣必須在兩周之內(nèi)完成數(shù)據(jù)收集、整理，報告編制以及發(fā)布，由于時間太緊于是我館這兩年的報告數(shù)據(jù)截取的時間節(jié)點(diǎn)都是從前一年的12月份到本年度的12月份。閱讀報告公布后，發(fā)現(xiàn)在放假之前公布的反饋效果并不理想，師生們正在忙著考試相關(guān)事宜，根本無暇閱讀報告。于是2021年我館對閱讀報告的時間節(jié)點(diǎn)做了調(diào)整，統(tǒng)計2021年1月到12月全年完整的數(shù)據(jù)，公布時間也調(diào)整到開學(xué)3月份左右。這樣統(tǒng)計更能顯示一年完整的數(shù)據(jù)變化，在做年度比較的時候也能更客觀地進(jìn)行比較，分析問題。閱讀報告放在來年開學(xué)后發(fā)布，希望能獲得更好的宣傳效果，激勵學(xué)生的學(xué)習(xí)熱情，盡快讓學(xué)生調(diào)整學(xué)習(xí)、生活的節(jié)奏。

三、年度報告的意義與作用

年度報告對內(nèi)是一年以來工作成效的梳理，對外是宣傳圖書館的“廣告”。年度報告是反映圖書館活動的文獻(xiàn)資料，是圖書館文化的重要組成部分，所以年度報告的編制與發(fā)布是現(xiàn)代高校圖書館發(fā)展的必然要求。

(一)宣傳推廣

一份好的年度報告，能對圖書館的工作起到很好的宣傳效果。首先，高校圖書館年度報告涵蓋圖書館的所有工作項目，讓對圖書館不甚了解的讀者對圖書館服務(wù)內(nèi)容有一定認(rèn)識，學(xué)會利用圖書館，增加讀者對圖書館的認(rèn)可度，同時吸引更多讀者參與圖書館活動，提升圖書館在校內(nèi)的地位。年度報告中體現(xiàn)圖書館以及館員獲獎情況、媒體報道，讓校內(nèi)外的用戶了解圖書館的工作成果，提升圖書館的社會影響力和社會地位。

(二)提升服務(wù)

年度報告的數(shù)據(jù)常常會對近年同一項目數(shù)據(jù)作對比，比如，電子資源使用下載量近3年對比等。通過這些客觀數(shù)據(jù)的橫向比較，圖書館領(lǐng)導(dǎo)、館員能清楚看到使用情況的變化，并積極反思背后的原因。如果使用量減少，那么可能的原因是什么，我們?nèi)绾胃淖冞@一現(xiàn)狀。如果使用量增加，原因又是什么，是否具有可持續(xù)發(fā)展的可能性。年度報告其實(shí)也是對館里工作的全面梳理，不要僅僅是埋頭苦干，更要了解自身工作的成績，以便更好地明確未來發(fā)展的方向。年度報告一般還會揭示熱門圖書，相關(guān)部門也可以通過圖書借閱量情況考慮圖書采購方向，同時可以吸引更多的讀者去閱讀這些經(jīng)典書籍，也起到了閱讀推廣的作用。

(三)激勵讀者

高校圖書館的年度報告中很多數(shù)據(jù)是以讀者身份來進(jìn)行對比的。這樣學(xué)院能看到學(xué)生到館學(xué)習(xí)次數(shù)，以及圖書借閱量等。同學(xué)們看到各個學(xué)院的對比數(shù)量，能激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)熱情，尋找與優(yōu)秀讀者之間的差距，這些都激勵更多讀者充分利用圖書館。年度報告中會介紹圖書館舉辦的各項活動，通過介紹學(xué)生能了解并積極參與到感興趣的活動中。

(四)歷史見證

報告全面客觀揭示圖書館一年的工作進(jìn)展、服務(wù)內(nèi)容、讀者使用的真實(shí)情況，是圖書館一年服務(wù)工作的總結(jié)，也是其歷史的見證。通過年度報告既鞭策館員更積極地工作，也讓更多的讀者、同行見證圖書館的發(fā)展進(jìn)步，是具有保留價值的歷史見證。

四、我館年度報告的不足

對比其他高校圖書館年度報告，我館閱讀報告存在一些不足以及差距。我館年度報告的不足主要表現(xiàn)在：第一，未制定明確的相關(guān)工作制度；第二，主頁欄目不夠醒目、不夠明確；第三，內(nèi)容以及數(shù)據(jù)的全面性、系統(tǒng)性不足；第四，藝術(shù)感、技術(shù)水平欠缺。我館從2019年開始編制閱讀報告，起步時間較國內(nèi)其他院校圖書館晚，同時閱讀報告的編制、公布以及相關(guān)工作，沒有形成制度性、統(tǒng)一性的規(guī)定。這樣不利于我館閱讀報告編制工作的持續(xù)發(fā)展以及宣傳工作。當(dāng)然我館編制閱讀報告時間較短，很多工作還在探索階段，所以變動時有發(fā)生。比如，2021年報告公布時間較前兩年做了調(diào)整。2019年的閱讀報告沒有在我館主頁上進(jìn)行公布，2020年的報告雖在主頁上進(jìn)行了公布，但不夠醒目，讀者查找不便造成閱讀報告公開化程度低，沒有起到很好的宣傳效果。

2021年閱讀報告制作較第一年明顯有了改進(jìn)，但和其他高校圖書館相比仍然可以看出我館的報告形式簡單，內(nèi)容不夠全面深入。閱讀報告受限于內(nèi)容篇幅等原因，其全面性、系統(tǒng)性和深入性往往不足。報告整體的設(shè)計感不強(qiáng)，圖文布局、切換、排版有待改進(jìn)，缺少動態(tài)的效果，同時也暴露出相關(guān)人員的現(xiàn)代媒體處理技術(shù)水平較低。

五、改進(jìn)意見

(一)建立相關(guān)制度

我館閱讀報告編制僅有三年時間，時常發(fā)生新問題沒有能及時得到解決的情況，同時報告編制需要多個部門協(xié)調(diào)配合，建立和完善圖書館閱讀報告工作機(jī)制，是做好圖書館年度報告工作的先決條件，也是工作實(shí)現(xiàn)持續(xù)性的制度保證。首先，將圖書館閱讀報告編制工作列入圖書館的例行工作，組建成立專門編撰團(tuán)隊。其次，制定閱讀報告編制工作規(guī)則與流程以及信息報送機(jī)制。再次，建立年度報告審查、發(fā)布、使用、評價及信息反饋機(jī)制。最后，建立技術(shù)培訓(xùn)機(jī)制，培養(yǎng)較高綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)的編撰隊伍。

(二)內(nèi)容、形式的改進(jìn)

對比其他高校圖書館年度報告，我館的閱讀報告應(yīng)補(bǔ)充內(nèi)容，多一些橫向比較，比如，可適當(dāng)增加一些與名校圖書借閱量排行榜比較，激勵學(xué)生發(fā)現(xiàn)自身的不足，尋找學(xué)習(xí)的差距。數(shù)據(jù)的挖掘應(yīng)更深入、更全面，不僅有不同學(xué)院之間的比較，也應(yīng)有不同年級、不同性別等其他對比維度。

閱讀報告的形式也應(yīng)更多樣化，彰顯我館特色，如地域特色、服務(wù)特色等，不要拘泥于一個框架或是標(biāo)準(zhǔn)。閱讀報告的編制需要不斷突破、創(chuàng)新，如新穎的主題、新技術(shù)手段、新藝術(shù)表現(xiàn)手法等。注重提高報告的藝術(shù)美感，以符合當(dāng)代大學(xué)生的審美感受。當(dāng)然有突破也要有嚴(yán)謹(jǐn)，閱讀報告作為一份歷史記錄呈現(xiàn)，其資料尤其數(shù)據(jù)方面必須做到客觀與真實(shí)。報告必須在公布之前多人多次審核，認(rèn)真核對數(shù)據(jù)、文字。報告中大量的數(shù)據(jù)統(tǒng)計來源多樣，有可能存在數(shù)據(jù)不完全一致的現(xiàn)象，所以審核報告時要反復(fù)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確與完善。

(三)擴(kuò)大影響力

我館閱讀報告不僅要在校內(nèi)宣傳，也要擴(kuò)大校外的影響力。為此應(yīng)確立年度報告工作的交流機(jī)制，多和其他圖書館交流，以工作交流會等形式及時分享年度報告編纂經(jīng)驗(yàn)，交流報告編寫心得，開拓工作思路，提升報告編寫水平，同時相互學(xué)習(xí)的過程本身也是相互宣傳、影響的過程。