施工企業(yè)集團(tuán)化管控模式下審計(jì)提升物資管理能力的路徑分析研究

中國水利水電第八工程局有限公司 謝 旺 湖南師范大學(xué)商學(xué)院 趙軍帥

1 引言

建筑施工企業(yè)乘著“十三五”及“十四五”的東風(fēng)，有效應(yīng)對疫情、中美貿(mào)易戰(zhàn)、逆全球化抬頭等不利影響，遵從國際國內(nèi)“雙循環(huán)”的大政方針，積極投身祖國基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，在短短幾年間生產(chǎn)規(guī)模日漸壯大，產(chǎn)值規(guī)模迅速擴(kuò)張。在跨產(chǎn)業(yè)、跨區(qū)域乃至跨國經(jīng)營管理現(xiàn)狀下，集團(tuán)型施工企業(yè)大都采取“兩級平臺+一級項(xiàng)目”的集團(tuán)型管控模式，通過系統(tǒng)設(shè)計(jì)權(quán)責(zé)體系，以項(xiàng)目管理為核心，各職能體系相互補(bǔ)位，高效協(xié)同實(shí)現(xiàn)效率最優(yōu)。

據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，工程建設(shè)項(xiàng)目物資成本往往占比建安費(fèi)用一半以上，大致在55%-60%的區(qū)間數(shù)。在建筑施工企業(yè)在規(guī)模迅速擴(kuò)張的大背景下，如何做好物資管理、抓好物資成本控制，對于節(jié)約項(xiàng)目建設(shè)成本、保持合理的施工利潤意義重大。物資管理一方面要以全過程分析為基礎(chǔ)，明確各環(huán)節(jié)在各管理層級上的管理職責(zé)和管控標(biāo)準(zhǔn)；另一方面要在物資管理行為上形成閉環(huán)，即要以P-D-C-A為基本原理，從管理計(jì)劃開始，做到計(jì)劃安排有執(zhí)行、有檢查，執(zhí)行結(jié)果參照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核，有效確保計(jì)劃落實(shí)到位。

2 物資管理的全壽命管理流程

施工企業(yè)管理層級上一般以總部、二級單位及項(xiàng)目為劃分的三級管控模式，建筑企業(yè)則明確將堅(jiān)持三級管控模式不變的戰(zhàn)略定位，不增設(shè)管理層級，減少管理鏈條。以三級管控為基本架構(gòu)，結(jié)合采購計(jì)劃開始至材料報(bào)廢結(jié)束的全生命周期，筆者梳理了施工企業(yè)材料管理一般涉及的主要過程，詳見圖1。

圖1 物資管理流程

3 物資管理涉及的職能體系

集團(tuán)化管控的機(jī)制設(shè)計(jì)，要求設(shè)備物資管理需要各職能體系協(xié)同發(fā)揮作用，共同做好設(shè)備管理管控。根據(jù)以上物資管理全流程，本文梳理出物資管理涉及的職能體系如下。

二級單位編制物資策劃。物資策劃是做好項(xiàng)目物資管理的綱領(lǐng)性文件，是充分分析項(xiàng)目施工特點(diǎn)、進(jìn)度安排，組織項(xiàng)目資源進(jìn)場，確保施工形象進(jìn)度的有效手段。二級單位經(jīng)營管理部門協(xié)同履約管理部門，根據(jù)項(xiàng)目施工組織策劃等文件，結(jié)合進(jìn)度要求，編制物資策劃。物資策劃需根據(jù)預(yù)算金額，報(bào)總公司職能部門、治理層等機(jī)構(gòu)進(jìn)行分級審批。

項(xiàng)目部提物資需求計(jì)劃。采購計(jì)劃的編制以施工進(jìn)度安排為前提，為滿足現(xiàn)場施工的形象進(jìn)度而進(jìn)行年度、季度、月度等的物是資采買計(jì)劃。采購計(jì)劃編制一般以施工工區(qū)或班組為單元，匯總至項(xiàng)目層、上報(bào)至二級單位，進(jìn)行集中采購。

二級單位進(jìn)行物資采購。物資采購管理部門定期匯總各項(xiàng)目采購計(jì)劃、實(shí)施集采。在片區(qū)式管理的項(xiàng)目群，可以項(xiàng)目群為單位在當(dāng)?shù)剡M(jìn)行集采；當(dāng)?shù)仨?xiàng)目較少、項(xiàng)目之間相離較遠(yuǎn)等無法實(shí)現(xiàn)集采的情況下，經(jīng)過詢價(jià)比價(jià)，簽訂項(xiàng)目集采協(xié)議或者框架協(xié)議。為提高采購效率、節(jié)約采購成本，應(yīng)當(dāng)盡量提高采購的計(jì)劃性和集采程度，減少零星采購、單項(xiàng)目采購。

項(xiàng)目部組織物資進(jìn)場驗(yàn)收。由項(xiàng)目部物資管理部門組織項(xiàng)目財(cái)務(wù)部門及技術(shù)部門等，進(jìn)行采購驗(yàn)收，為確保內(nèi)控有效，驗(yàn)收主體要有明確規(guī)定且嚴(yán)格施行。驗(yàn)收要關(guān)注到貨物資的數(shù)量及質(zhì)量是否符合合同及有關(guān)質(zhì)量規(guī)范要求。驗(yàn)收合格后由倉庫管理部門及時(shí)簽認(rèn)并辦理入庫手續(xù)、登記相應(yīng)臺賬，在運(yùn)輸途中的損壞、短缺的材料，應(yīng)即查明原因，分清責(zé)任。

倉儲(chǔ)部門對物資限額領(lǐng)發(fā)料。施工管理部門及經(jīng)營管理部門，根據(jù)材料消耗定額，共同核定某施工周期內(nèi)材料消耗量，結(jié)合分包合同，對分包單位開具限額領(lǐng)料單。倉儲(chǔ)部門根據(jù)限額領(lǐng)料單進(jìn)行發(fā)料及登記。

經(jīng)營管理部門組織進(jìn)行材料核銷。為有效控制材料使用，經(jīng)營管理部門牽頭進(jìn)行材料核銷，以評價(jià)材料使用的科學(xué)性，統(tǒng)計(jì)材料投入成本，并分析分包商是否存在偷工減料等情況，從經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)上評價(jià)管理效果。分公司要建立完整的材料核銷流程，要求所屬項(xiàng)目定期開展材料核銷工作，項(xiàng)目經(jīng)營和物資管理等部門要高效協(xié)同。對于項(xiàng)目提交的材料核銷報(bào)告，分公司物資及經(jīng)營管理部門要分析各項(xiàng)目材料核銷報(bào)告的編制情況，通過報(bào)告評價(jià)各項(xiàng)目材料核銷工作的扎實(shí)程度，條件允許的情況下抽查部分項(xiàng)目實(shí)際情況。為提高項(xiàng)目部開展材料核銷工作的積極性，材料核銷工作與相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人獎(jiǎng)懲掛鉤等。

財(cái)務(wù)管理部門組織物資盤點(diǎn)。為提高物資庫存的賬實(shí)相符，財(cái)務(wù)管理部門應(yīng)組織項(xiàng)目物資管理、經(jīng)營管理等部門進(jìn)行材料盤點(diǎn)，查找賬實(shí)差異，編制盤點(diǎn)報(bào)告，并將盤點(diǎn)情況報(bào)項(xiàng)目部主管領(lǐng)導(dǎo)及上級單位。項(xiàng)目部應(yīng)當(dāng)建立定期盤點(diǎn)的機(jī)制，明確盤點(diǎn)周期、參與部門及盤點(diǎn)要求，填制盤點(diǎn)表，清理結(jié)存數(shù)與實(shí)際的差異并究其原因。

物資管理部門組織廢舊物資處理處置。廢舊物資處理是材料管理工作的最后一環(huán)。通常由物資管理部門組織項(xiàng)目有關(guān)職能部門、邀請有資質(zhì)的物資回收商踏勘現(xiàn)場，對廢舊材料進(jìn)行公開處理。通過分析材料處理處置量的大小，可以逆向評價(jià)材料采購和使用的科學(xué)性，為改進(jìn)管理決策提供參考和建議。在報(bào)經(jīng)分公司物資管理部門進(jìn)行內(nèi)部調(diào)劑或者批準(zhǔn)處理處置后，由設(shè)備管理部門牽頭，財(cái)務(wù)、經(jīng)營、技術(shù)管理部門等參與，紀(jì)檢監(jiān)察人員全程監(jiān)督處置過程，物資處置量較大，要在規(guī)定的媒介上進(jìn)行公布，為確保內(nèi)控有效，處置過程要根據(jù)權(quán)限進(jìn)行審批，并簽訂和公開處置協(xié)議。財(cái)務(wù)部門要及時(shí)進(jìn)行相應(yīng)賬務(wù)處理。

二級單位對項(xiàng)目物資管理能力進(jìn)行評價(jià)。二級單位物資管理部門要定期檢查和評價(jià)項(xiàng)目部物資管理情況，結(jié)合物資賬實(shí)相符程度、物資信息登記情況、現(xiàn)場物資保管、物資領(lǐng)用管控等各環(huán)節(jié)，系統(tǒng)、全面地評價(jià)項(xiàng)目物資管理水平，持續(xù)提升本單位物資管控能力。

4 基于全過程、全層級管控的審計(jì)評價(jià)體系設(shè)計(jì)

結(jié)合以上分析，以全流程評價(jià)為手段，強(qiáng)化平臺服務(wù)為基礎(chǔ)，可以參考表從十個(gè)環(huán)節(jié)開展審計(jì)，系統(tǒng)提升二級單位物資管理能力。

物資策劃環(huán)節(jié)，審計(jì)要件是物資策劃意見書，主責(zé)部門二級單位物資管理部門，主要審計(jì)事項(xiàng)策劃書主要內(nèi)容是否全面，策劃是否經(jīng)審批，是否有策劃變更事項(xiàng)及其變更文件的審批情況，策劃與實(shí)際執(zhí)行的差異及原因分析；

物資采購環(huán)節(jié)，審計(jì)要件是采購申請單、采購招標(biāo)書和評標(biāo)報(bào)告，主責(zé)部門二級單位物資管理部門、采購管理部門，主要審計(jì)事項(xiàng)申請及審核主體是否符合規(guī)定，是否按分級權(quán)限進(jìn)行了上報(bào)，是否按評標(biāo)報(bào)告進(jìn)行了定標(biāo)；

物資驗(yàn)收環(huán)節(jié)，審計(jì)要件物資驗(yàn)收單，主責(zé)部門項(xiàng)目部物資管理部門，主要審計(jì)事項(xiàng)驗(yàn)收主體是否符合要求，是否及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收簽字確認(rèn)，材料質(zhì)量及數(shù)量是否與合同相符，驗(yàn)收單是否及時(shí)送交財(cái)務(wù)入賬；

物資發(fā)放及領(lǐng)用環(huán)節(jié)，審計(jì)要件材限額領(lǐng)料表、物資領(lǐng)料單及材料限額發(fā)料臺賬，主責(zé)部門項(xiàng)目部倉儲(chǔ)管理部門，主要審計(jì)事項(xiàng)項(xiàng)目部是否建立分包單位材料限額發(fā)料臺賬，是否按限額進(jìn)行材料發(fā)放，是否及時(shí)記錄發(fā)放情況并對分包單位等進(jìn)行結(jié)算扣款；

現(xiàn)場管理環(huán)節(jié)，審計(jì)要件是物資庫存臺賬和物資盤點(diǎn)表，主責(zé)部門項(xiàng)目部物資管理、財(cái)務(wù)管理部門，主要審計(jì)事項(xiàng)倉庫地面是否夯實(shí)、平整、不積水、不塌陷，倉庫是否整潔、通風(fēng)、防雨、防潮、防火、防盜，物資是否分類存儲(chǔ)、堆放并進(jìn)行標(biāo)識，易燃、易爆、危險(xiǎn)物品是否按屬性和規(guī)定分庫隔離保管，倉庫保管員是否定期保養(yǎng)庫存物資并做好記錄；

周轉(zhuǎn)材料管理，周轉(zhuǎn)材料使用（租賃）臺賬，二級單位、項(xiàng)目部物資管理部門，臺賬要素是否齊全，是否及時(shí)更新，臺賬與實(shí)物相符程度，材料是否發(fā)生了丟失及損毀、是否賠償，周轉(zhuǎn)材料的現(xiàn)場使用情況，周轉(zhuǎn)材料及其它物資轉(zhuǎn)讓價(jià)格是否按規(guī)定確定；

不合格品處理及物資處置環(huán)節(jié)，審計(jì)要件為報(bào)損物資匯總表、不合格品處理登記臺賬、處置審批表、處置合同或協(xié)議及處置物資匯總表，主責(zé)部門二級單位及項(xiàng)目部物資管理部門，主要審計(jì)事項(xiàng)物資報(bào)損是否按要求上報(bào)和審批，處置工作組是否由設(shè)備管理部門牽頭換季，財(cái)務(wù)、經(jīng)營、技術(shù)管理部門等參與，是否按規(guī)定進(jìn)行了招標(biāo)處置、處置過磅單現(xiàn)場照片等資料是否齊全，處置款項(xiàng)是否及時(shí)交財(cái)務(wù)記賬，紀(jì)檢部門是否全程監(jiān)督，二級單位是否及時(shí)匯總處置物資；

材料核銷環(huán)節(jié)，審計(jì)要件為材料核銷報(bào)告，主責(zé)部門二級單位及項(xiàng)目部經(jīng)營管理部門，主要審計(jì)事項(xiàng)二級單位是否定期要求項(xiàng)目部開展材料核銷工作并定期分析指導(dǎo)各項(xiàng)目材料核銷工作開展，材料核銷報(bào)告編制是否符合要求，二級單位是否根據(jù)報(bào)告抽查報(bào)告內(nèi)容與實(shí)際情況的相符程度；

考核獎(jiǎng)懲環(huán)節(jié)，審計(jì)要件為材料管理總結(jié)報(bào)告，主責(zé)部門項(xiàng)目部及二級單位物資管理部門，主要審計(jì)事項(xiàng)二級單位是否按要求項(xiàng)目部定期對材料管理的情況進(jìn)行總結(jié)，并根據(jù)評價(jià)情況對相關(guān)人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲；

管理能力建設(shè)環(huán)節(jié)，審計(jì)要件為物資管理人員接收教育培訓(xùn)臺賬和培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告，主責(zé)部門二級單位物資管理部門、人力資源管理部門，主要審計(jì)事項(xiàng)二級單位是否建立了物資管理人才、專業(yè)技術(shù)人才的培養(yǎng)教育機(jī)制，是否在不斷提高業(yè)務(wù)管理水平及操作技能，是否建立了教育培訓(xùn)臺帳，是否及時(shí)總結(jié)培訓(xùn)效果。

5 結(jié)語

內(nèi)部審計(jì)作為企業(yè)完善內(nèi)控、提升管理水平、優(yōu)化公司治理的制度設(shè)計(jì)，通過開展確認(rèn)、咨詢及建議等工作，在企業(yè)規(guī)模與日俱增的背景下，發(fā)揮著重要的不可替代的增值效用。全面梳理管理流程、明確各環(huán)節(jié)職能職責(zé)及管控要點(diǎn)，是系統(tǒng)提升管理水平的基礎(chǔ)工作。

物資審計(jì)一方面通過對物資策劃、物資現(xiàn)場管理、材料核銷、物資盤點(diǎn)、廢舊物資處理等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的關(guān)注，確保內(nèi)部控制有效執(zhí)行；另一方面從經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)維度，評價(jià)物資管理實(shí)施效果，量化了審計(jì)的增值效能。本文從管理效能提升及經(jīng)濟(jì)效益改進(jìn)兩個(gè)維度，建立了審計(jì)提升企業(yè)提高物資管理水平的路徑。