合并高?；n案管理探討

魏曉琳

（遼寧金融職業(yè)學(xué)院，遼寧 沈陽(yáng) 110122）

新時(shí)期，我國(guó)社會(huì)和國(guó)內(nèi)外經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)的變化，對(duì)高等教育提出了新的要求。為了適應(yīng)這一要求，我國(guó)許多高校相繼合并，這對(duì)提升高校的辦學(xué)規(guī)模和質(zhì)量，優(yōu)化教育資源配置等方面產(chǎn)生了積極的推動(dòng)作用。在新校區(qū)建設(shè)的過(guò)程中，產(chǎn)生了大批的基建項(xiàng)目檔案，同時(shí)合并前各校區(qū)原有的基建檔案也需要進(jìn)行整合，這是合并高校基建檔案工作亟須解決的問(wèn)題，關(guān)系到合并后高校的建設(shè)和持續(xù)發(fā)展。

一、合并后高?；n案的特征

（一）新老校區(qū)兼具，檔案內(nèi)容復(fù)雜

高校在合并前，都有著悠久的建校歷史，有包括辦公樓、學(xué)生宿舍、食堂、圖書館、體育館、實(shí)驗(yàn)樓等在內(nèi)的建筑物，可以說(shuō)，這些不同時(shí)期不同功能的建筑物體現(xiàn)了學(xué)校的發(fā)展歷程。隨著國(guó)家對(duì)高等教育重視程度的提高，對(duì)高等教育的投入也在逐年增加，大部分高校抓住機(jī)遇，順勢(shì)而為，在合并的同時(shí)又興建了新的校區(qū)，高校的基礎(chǔ)建設(shè)進(jìn)入了快速發(fā)展的軌道，形成了新老校區(qū)兼具，已建工程、在建工程、待建工程同時(shí)存在的情況，這給合并后的高?；n案管理工作加大了難度。

（二）歸檔責(zé)任主體較多，檔案來(lái)源廣泛

一個(gè)完整的高校基建項(xiàng)目，要經(jīng)過(guò)立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工、驗(yàn)收等階段，參與建設(shè)工作的單位較多，包括主管機(jī)關(guān)、建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、驗(yàn)收單位、供貨單位等，且施工單位、供貨單位可能就有數(shù)十家，形成了政府機(jī)關(guān)行政審批、設(shè)計(jì)單位論證設(shè)計(jì)、施工單位施工建設(shè)、監(jiān)理單位監(jiān)理、質(zhì)檢單位質(zhì)量評(píng)定等眾多方面的材料，因此基建檔案來(lái)源廣泛，數(shù)量繁雜。再加上高校一般對(duì)基建的投入較大，興建的工程多，參與建設(shè)工作的單位多，需要?dú)w檔的基建檔案覆蓋面則相當(dāng)大。

（三）新校區(qū)項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，歸檔時(shí)間跨度大

基本建設(shè)項(xiàng)目從申請(qǐng)立項(xiàng)到最終竣工驗(yàn)收這一過(guò)程環(huán)節(jié)多且周期長(zhǎng)，少則3年，多則5年以上。項(xiàng)目從立項(xiàng)開(kāi)始到竣工驗(yàn)收都在一直產(chǎn)生檔案材料，在項(xiàng)目完成前，這些檔案材料一般分散在學(xué)校的基建處、招采中心或是施工單位等處，項(xiàng)目完結(jié)后再將分散的檔案材料歸檔移交至學(xué)校檔案部門。也就是說(shuō)，項(xiàng)目建設(shè)的周期越長(zhǎng)，相應(yīng)的歸檔時(shí)間跨度越大。歸檔時(shí)間跨度大造成兩個(gè)問(wèn)題：一是時(shí)間跨度越大，檔案人員的變動(dòng)越大，很多人會(huì)離開(kāi)原來(lái)的項(xiàng)目或公司，檔案工作難以很好地進(jìn)行銜接，導(dǎo)致檔案未交接或是交接不到位的現(xiàn)象發(fā)生。二是在長(zhǎng)周期內(nèi)，與建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)等會(huì)有修訂、廢止的情況出現(xiàn)。

（四）基建檔案標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范性強(qiáng)

高校新校區(qū)的建設(shè)項(xiàng)目涉及師生生命財(cái)產(chǎn)安全，責(zé)任重大，絲毫不能馬虎，因此文件材料的規(guī)范性比其他種類的文件要求更高。前期報(bào)建的材料往往都要蓋不同單位的上百個(gè)章，設(shè)計(jì)、施工文件也是需要履行嚴(yán)格的簽字、蓋章等手續(xù)，否則文件沒(méi)有法律效力，對(duì)竣工圖要求的標(biāo)準(zhǔn)則更為嚴(yán)格。因此，需要檔案人員在歸檔之前要認(rèn)真、細(xì)致地檢查基建檔案的規(guī)范性，對(duì)手續(xù)是否履行齊全、日期是否注明、標(biāo)注是否規(guī)范、紙張是否破損等各方面進(jìn)行全面的檢查。

二、高校合并后基建檔案管理的難點(diǎn)

（一）管理模式和管理制度存在差異

在合并之前，各院校在基建檔案管理上有著自己的管理模式和管理制度。合并后需要將各個(gè)院校的基建檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，勢(shì)必要打破各個(gè)院校原有的管理體制，形成一個(gè)符合新的學(xué)校建設(shè)需求的基建檔案管理模式和管理制度。而新的管理模式和管理制度在適用和推廣的過(guò)程中也勢(shì)必要與舊有的思維模式、管理經(jīng)驗(yàn)和方法產(chǎn)生碰撞，需要磨合和適應(yīng)的過(guò)程，步入正軌需要一定的時(shí)間，給合并后的高?；n案管理工作帶來(lái)了難度。

（二）重視程度不足

高校在合并期間，領(lǐng)導(dǎo)把工作重點(diǎn)放在了機(jī)構(gòu)和人員調(diào)整、資產(chǎn)合并、理順管理關(guān)系上，對(duì)基建檔案的管理重視程度不夠，導(dǎo)致學(xué)校的基建檔案管理工作往往被擱置一旁，遲遲不能開(kāi)展和推進(jìn)。合并后，領(lǐng)導(dǎo)往往只是重視業(yè)務(wù)工作，沒(méi)有將基建檔案工作放在一個(gè)重要的位置上。分管基建工作的領(lǐng)導(dǎo)一般只是重視工期的進(jìn)展程度、質(zhì)量把關(guān)和資金周轉(zhuǎn)情況，對(duì)于工程相應(yīng)的檔案則沒(méi)有足夠的重視。在高校征地?cái)U(kuò)建、異地新建的工程項(xiàng)目中，相關(guān)的基建檔案材料常常散落在各個(gè)工程場(chǎng)所，沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一歸檔管理，容易丟失。

（三）基建檔案管理人員變動(dòng)大

合并前各校配有自己的基建檔案管理員，他們把控著基建檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱環(huán)節(jié)，對(duì)學(xué)?；n案的存放位置、案卷內(nèi)容和數(shù)量、案卷借出情況、建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)展程度以及施工方的聯(lián)系方式等都很熟悉。高校合并后，在定崗定編時(shí)基建檔案管理人員勢(shì)必要發(fā)生變動(dòng)，原來(lái)幾個(gè)人從事的崗位，合并后可能也就1個(gè)人來(lái)承擔(dān)，需要與之前的檔案員進(jìn)行信息對(duì)接和檔案交接。有些檔案員在高校合并時(shí)思想波動(dòng)較大，無(wú)心工作，應(yīng)付了事，有些臨時(shí)聘用的檔案員未交接工作就已經(jīng)辭職，導(dǎo)致合并后的基建檔案員對(duì)各校的基建檔案難以全面了解，不利于高校合并后基建檔案的重組和統(tǒng)一管理。再加上處于學(xué)校變革動(dòng)蕩期，存在個(gè)別檔案員私帶、私存、損壞、丟失、銷毀基建檔案的風(fēng)險(xiǎn)，給基建檔案的安全性、完整性帶來(lái)相當(dāng)大的隱患。

（四）新建項(xiàng)目檔案材料缺少專人管理

高校新校區(qū)的建設(shè)往往時(shí)間緊、任務(wù)重，要在盡可能短的時(shí)間內(nèi)完成工期。不少高校會(huì)成立臨時(shí)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)新校區(qū)的籌建工作，這種臨時(shí)性的機(jī)構(gòu)，工程結(jié)束后便會(huì)撤銷，使基建檔案的歸檔和管理質(zhì)量難以保證，加上缺少與檔案部門的溝通，很容易造成基建檔案材料遺失的現(xiàn)象。

（五）基建檔案人員專業(yè)水平不足

基建檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要檔案管理人員既要懂得檔案管理的專業(yè)知識(shí)和技能，又要對(duì)建筑和工程類的相關(guān)知識(shí)有所了解。而在實(shí)際工作中，基建檔案管理人員要么不了解工程的實(shí)際情況，要么不具備熟練的業(yè)務(wù)能力，在基建檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都存在不夠規(guī)范的現(xiàn)象。如在檔案歸檔時(shí)，參建單位交什么就收什么，對(duì)檔案材料的規(guī)范性沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格的要求，很多不符合檔案歸檔要求的材料蒙混過(guò)關(guān)；在檔案整理時(shí)，沒(méi)有對(duì)材料進(jìn)行科學(xué)的分類，影響日后對(duì)檔案的查找利用；在基建檔案利用時(shí)也沒(méi)有嚴(yán)格把關(guān)，導(dǎo)致檔案遺失。這將直接影響基建檔案作用和價(jià)值的發(fā)揮。

三、合并高校推進(jìn)基建檔案管理工作的措施

（一）提高認(rèn)識(shí)，落實(shí)基建檔案材料的管理責(zé)任

合并高校應(yīng)該增強(qiáng)對(duì)基建檔案的認(rèn)識(shí)，并將其作為搞好基建檔案管理工作的重要前提。具體的措施是加強(qiáng)宣傳，注重對(duì)歸檔前的相關(guān)基建檔案材料管理人員進(jìn)行思想認(rèn)識(shí)上的引領(lǐng)、業(yè)務(wù)水平上的促進(jìn)和專業(yè)能力上的提升，將檔案重要性的意識(shí)融入項(xiàng)目管理人員的心中，并指導(dǎo)實(shí)際工作，將基建檔案材料及時(shí)歸檔。同時(shí)，要按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，結(jié)合合并高校實(shí)際，建立一個(gè)分工明確、聯(lián)系密切、符合學(xué)校實(shí)際的基建檔案工作網(wǎng)絡(luò)。具體而言，要建立以分管基建工程的校領(lǐng)導(dǎo)為總負(fù)責(zé)人，基建部門領(lǐng)導(dǎo)為第一責(zé)任人，專職檔案員具體負(fù)責(zé)的責(zé)任制管理體系〔1〕。并針對(duì)每一個(gè)具體項(xiàng)目，成立以檔案管理部門為核心的，工程管理部門和參建單位共同參與的工作網(wǎng)絡(luò)，成立該工程項(xiàng)目檔案材料管理工作小組，溝通協(xié)調(diào)好各方關(guān)系，共同做好學(xué)?；n案管理工作。

（二）整合全校的基建檔案資源

檔案資源的整合包括各類檔案、儀器設(shè)備、管理體制、人力資源等諸多要素的整合，要站在學(xué)校全局的高度，打破從前各自為政的局面，集各家優(yōu)勢(shì)，將學(xué)校所有的基建檔案作為一個(gè)整體通盤考慮，建立一套完善科學(xué)的、符合學(xué)校實(shí)際的基建檔案資源體系。一是要整合基建檔案管理體系。多校合并后，各校原有的基建檔案管理體系被打破，要以優(yōu)化基建檔案管理體系的各項(xiàng)功能為目標(biāo)，構(gòu)建新的管理模式，集中統(tǒng)一對(duì)全校基建檔案進(jìn)行管理，把點(diǎn)、面、線結(jié)合成網(wǎng)，建立網(wǎng)格化的管理模式〔2〕。形成既符合合并高校多校區(qū)分散辦公的實(shí)際，又便于全校開(kāi)展基建檔案工作的管理模式，將基建檔案管理體系的各項(xiàng)功能發(fā)揮出最佳作用。二是要整合基建檔案設(shè)備設(shè)施資源。多校合并后要把基建檔案的發(fā)展納入學(xué)校整體的發(fā)展規(guī)劃中，加大投入，建立專門的基建檔案室，同時(shí)整合各校的儀器設(shè)備資源，本著節(jié)約成本，充分利用的原則，選擇最優(yōu)的整合方案，以滿足基建檔案室存放各類檔案、資料、圖紙的需要以及各分校區(qū)設(shè)備設(shè)施資源共享的要求。三是要整合人力資源。人的因素是做好基建檔案管理的關(guān)鍵。在合并初期，人員思想動(dòng)蕩，無(wú)心工作，要及時(shí)制定基建檔案工作計(jì)劃，精心挑選出各方面素質(zhì)和條件更為優(yōu)秀、更為適合基建檔案工作的專職檔案管理人員，并合理地安排人員分流，減少因?yàn)楹喜?lái)的矛盾、沖突和動(dòng)蕩，為學(xué)?；n案工作增加活力和優(yōu)勢(shì)。

（三）掌握學(xué)校建設(shè)情況，爭(zhēng)取各方支持配合

作為合并后高校的基建檔案員，要對(duì)學(xué)校整體的建設(shè)情況熟悉了解，知道已建、在建、待建的工程有哪些，知道各個(gè)工程的施工時(shí)間，設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位以及相關(guān)單位檔案材料負(fù)責(zé)人的聯(lián)系方式，可將相關(guān)信息制作成表格，方便日后查考使用。對(duì)于已建工程，要核查掌握工程檔案在城建檔案館的備案情況，并檢查歸檔材料是否齊全完整、是否符合檔案歸檔要求，對(duì)不符合要求的，應(yīng)查明原因，并積極爭(zhēng)取基建檔案館和施工單位的配合，補(bǔ)齊缺漏材料。對(duì)于在建工作，基建檔案管理人員應(yīng)參與整個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程，對(duì)項(xiàng)目檔案的管理進(jìn)行全過(guò)程指導(dǎo)和監(jiān)督，明確工程實(shí)施各個(gè)階段的歸檔范圍和歸檔質(zhì)量要求，并及時(shí)將各個(gè)階段的檔案材料收集完整和準(zhǔn)確。對(duì)于待建工程，因?yàn)閷W(xué)校合并，資源需要重組，有些項(xiàng)目可能要進(jìn)行調(diào)整，重新規(guī)劃，對(duì)前期工程已經(jīng)產(chǎn)生的材料，已經(jīng)花費(fèi)了相當(dāng)多的時(shí)間、人力和物力，需要對(duì)這部分材料妥善保管好，供日后查考利用。

（四）運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，建立基建檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)

隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，為基建檔案管理帶來(lái)了新的理念和方式，要運(yùn)用信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，將基建檔案從原來(lái)的紙質(zhì)操作過(guò)渡到現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)管理上。一是要穩(wěn)步推進(jìn)基建檔案數(shù)字化工作，在實(shí)現(xiàn)新增檔案數(shù)字化的同時(shí)，積極推進(jìn)存量檔案數(shù)字化進(jìn)程。二是在基建檔案數(shù)字化的建設(shè)上，利用網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息系統(tǒng)構(gòu)建學(xué)?；n案數(shù)據(jù)庫(kù)，供全校利用，屆時(shí)各分校區(qū)利用基建檔案時(shí)將不再受時(shí)空限制，提高了基建檔案的利用效率。