大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

李艷俠 山東省濟(jì)寧市魚臺(tái)縣社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中心

大數(shù)據(jù)衍生了大量數(shù)據(jù)資源，引發(fā)了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)革命。國(guó)家治理、企業(yè)管理、個(gè)人生產(chǎn)生活與大數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)密切，隨著云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)顛覆了傳統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高了數(shù)據(jù)傳輸速度，沖擊和改變了當(dāng)前社會(huì)。隨著技術(shù)手段的更新迭代，大數(shù)據(jù)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量呈現(xiàn)數(shù)據(jù)量販化、類型多樣化的特點(diǎn)。作為一種信息資源，未來經(jīng)濟(jì)將由數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)。大數(shù)據(jù)在給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來機(jī)遇的同時(shí)，也帶來一定的挑戰(zhàn)。各領(lǐng)域的巨量數(shù)據(jù)對(duì)數(shù)據(jù)管理提出了更高的要求，因此，要針對(duì)當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷改變傳統(tǒng)檔案管理的理念[1]。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

隨著大數(shù)據(jù)不斷向各領(lǐng)域縱深發(fā)展，社會(huì)各領(lǐng)域都離不開大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持，數(shù)據(jù)資源增多，服務(wù)方式改變，加大了管理難度。大數(shù)據(jù)時(shí)代，應(yīng)重新認(rèn)識(shí)檔案管理工作，全面提升檔案管理的價(jià)值，用新思維、新方法提高檔案工作水平。

（一）檔案管理理論方面

大數(shù)據(jù)背景下，檔案工作者應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念，全面迎接檔案信息化時(shí)代的挑戰(zhàn)，推動(dòng)檔案管理理論不斷發(fā)展。

第一，大數(shù)據(jù)觀。大數(shù)據(jù)的顯著特征是帶來大量的數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)技術(shù)方法無法處理大數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)改變了傳統(tǒng)抽樣或隨機(jī)分析的方式，需要分析所有數(shù)據(jù)。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，仍有部分管理者缺乏對(duì)大數(shù)據(jù)的正確認(rèn)知，對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)存在疑惑。

第二，大檔案觀。大數(shù)據(jù)時(shí)代，人們可以從海量數(shù)據(jù)資源中篩選出有用的信息。檔案可以反映人們的生產(chǎn)生活現(xiàn)狀，具有平民化的特征?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代，如果不能及時(shí)獲取信息，這些零碎的數(shù)據(jù)信息就會(huì)轉(zhuǎn)瞬即逝，但每天的數(shù)據(jù)信息仍會(huì)噴涌而出。因此，面對(duì)當(dāng)前挑戰(zhàn)，應(yīng)發(fā)揮大數(shù)據(jù)的檢索功能，為人們的生產(chǎn)、生活提供便利。

第三，大服務(wù)觀。大數(shù)據(jù)是對(duì)數(shù)據(jù)的抽絲剝繭，是技術(shù)的更新迭代，目的是為人們提供更好的服務(wù)。在大數(shù)據(jù)的利用方面，檔案用戶不再滿足于文件的利用，還會(huì)挖掘數(shù)據(jù)信息背后隱藏的深層次信息。要推動(dòng)檔案服務(wù)工作向社會(huì)化、多元化方向發(fā)展。檔案部門不再是一個(gè)辦公室，只需保管一些紙質(zhì)文件，而是要運(yùn)用信息技術(shù)，揭示數(shù)據(jù)信息中的內(nèi)容，針對(duì)用戶需求挖掘和量化數(shù)據(jù)，提升檔案服務(wù)的主動(dòng)性和精準(zhǔn)性，避免受時(shí)空限制，影響數(shù)據(jù)資源的精細(xì)化輸出。

第四，大平臺(tái)。隨著檔案數(shù)據(jù)量的增多，傳統(tǒng)檔案管理模式已難以滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案數(shù)據(jù)的管理需求。大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息建設(shè)資源不斷豐富，為人們提供了在線查檔服務(wù)。檔案系統(tǒng)實(shí)行信息網(wǎng)建設(shè)，企業(yè)局域網(wǎng)平臺(tái)提高了行業(yè)內(nèi)部信息傳輸?shù)男?，消除了信息孤島現(xiàn)象，提高了部門間的公文處理效率。大平臺(tái)系統(tǒng)內(nèi)部根據(jù)檔案類別、屬性等增設(shè)“檔案管理”模塊，改變了傳統(tǒng)檔案的工作模式[2]。

（二）檔案數(shù)據(jù)資源方面

大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)據(jù)資源呈爆發(fā)性增長(zhǎng)，來源渠道多元化，內(nèi)容結(jié)構(gòu)更加復(fù)雜，數(shù)據(jù)信息獲取方式也發(fā)生了很大的改變。隨著互聯(lián)網(wǎng)人數(shù)的增加，檔案部門積極響應(yīng)國(guó)家政策號(hào)召，注重民生檔案的構(gòu)建，檔案來源更加平民化和生活化，數(shù)據(jù)內(nèi)容更加豐富。大數(shù)據(jù)時(shí)代，全國(guó)各級(jí)檔案館不斷提高容量，實(shí)現(xiàn)了存量和增量雙提升，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化和電子化，提高了檔案移交、寄存和撤轉(zhuǎn)的效率。隨著檔案類型的增多，從傳統(tǒng)紙質(zhì)衍生為實(shí)物、聲音、影像等多種介質(zhì)，信息化檔案實(shí)現(xiàn)了追蹤瀏覽查詢痕跡等，使信息通過不同形式體現(xiàn)出來。這些異構(gòu)化的數(shù)據(jù)，將成為未來檔案館藏的重要形式。大數(shù)據(jù)背景下，檔案數(shù)據(jù)價(jià)值密度降低，與檔案數(shù)量大小成反比。傳統(tǒng)檔案移交進(jìn)館后很少有人翻閱，隨著檔案數(shù)據(jù)總量的增加，檔案利用率進(jìn)一步降低。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)處理速度提升，檔案部門進(jìn)行信息化管理，提高了檔案管理的便捷性和時(shí)效性，信息收集方式已經(jīng)從傳統(tǒng)的“等人送上門”方式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)獲取，幫助檔案管理人員及時(shí)捕捉網(wǎng)絡(luò)資源信息[3]。

（三）檔案利用與服務(wù)方面

檔案管理的主要目的是滿足社會(huì)對(duì)檔案的利用需求。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案服務(wù)以客戶為中心，實(shí)現(xiàn)了個(gè)性化、智能化服務(wù)，服務(wù)對(duì)象、內(nèi)容、方式、目的發(fā)生了巨大的變化。檔案服務(wù)對(duì)象包括事業(yè)單位公務(wù)員、企業(yè)職工等廣大群體，為城市發(fā)展及新農(nóng)村建設(shè)提供服務(wù)。從傳統(tǒng)線下延伸到線上，檔案服務(wù)隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，打破了傳統(tǒng)時(shí)空限制，檔案需求者足不出戶就能獲取相應(yīng)的資訊和服務(wù)。檔案服務(wù)內(nèi)容從傳統(tǒng)的館外資源難以獲取轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)資源納入檔案服務(wù)內(nèi)容，拓寬了檔案服務(wù)范圍。大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理人員對(duì)檔案用戶進(jìn)行特定分析，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化、差異化服務(wù)。檔案服務(wù)方式從傳統(tǒng)的以館藏為依托，檔案用戶到檔案所在地查找檔案、加蓋公章，轉(zhuǎn)變?yōu)檫h(yuǎn)程服務(wù)，信息互動(dòng)更加便捷。用戶通過網(wǎng)絡(luò)表達(dá)需求，檔案內(nèi)容以打包郵寄或者在線傳輸?shù)确绞絺魉?，?shí)現(xiàn)人性化管理和智能化推送。檔案服務(wù)的目的是滿足用戶需求，深入挖掘不同領(lǐng)域的檔案信息，針對(duì)用戶潛在需求，將雜亂無章的信息整理成特定問題或者答案，為用戶呈現(xiàn)專業(yè)的檔案信息資源。

（四）檔案安全保障方面

第一，保存條件。傳統(tǒng)檔案多以紙質(zhì)版、膠片類為主，需占用較大空間，但檔案的安全性可以得到保障。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，信息載體形式多樣化，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)版、膠片類發(fā)展為云存儲(chǔ)等多種形式，這對(duì)檔案保存的安全性提出了挑戰(zhàn)。

第二，應(yīng)急管理。檔案具有唯一且價(jià)值高的屬性，因此，檔案安全應(yīng)急管理是管理的重點(diǎn)。檔案易受到社會(huì)突發(fā)事件帶來的威脅與挑戰(zhàn)，例如，在地震等自然災(zāi)害中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案易被損毀等。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，檔案應(yīng)急管理可以針對(duì)檔案類型制定精細(xì)化的應(yīng)急預(yù)案，避免突發(fā)事件的影響。

第三，技術(shù)手段。技術(shù)手段帶來的挑戰(zhàn)主要是傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)手工管理，計(jì)算機(jī)的簡(jiǎn)單檢索模式已經(jīng)滿足不了當(dāng)前的檔案管理需求。隨著云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，檔案部門應(yīng)發(fā)揮其規(guī)模性、可靠性和通用性等特點(diǎn)，節(jié)約人力成本。但由于缺乏專業(yè)人才，檔案部門只能與云計(jì)算服務(wù)商合作，開發(fā)檔案管理云計(jì)算系統(tǒng)，提高檔案信息的安全性以及數(shù)據(jù)的采集、存儲(chǔ)、處理及分析效率。

第四，長(zhǎng)期保存和信息安全。大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理云計(jì)算系統(tǒng)在運(yùn)用過程中易出現(xiàn)系統(tǒng)漏洞或者越權(quán)訪問問題，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失、泄露和篡改等，檔案部門工作處于被動(dòng)運(yùn)行狀態(tài)。因此，檔案部門應(yīng)不斷探尋更加科學(xué)、合理的解決辦法。

（五）檔案行政管理方面

檔案行政管理機(jī)構(gòu)是管理檔案工作的重要部門。大數(shù)據(jù)背景下，檔案行政管理工作也面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。

首先，行政職能的變化。檔案行政管理部門弱化了對(duì)檔案事務(wù)的管理，檔案局對(duì)檔案管理權(quán)利分界不明，部門職責(zé)劃定不明確。檔案行政管理部門對(duì)企事業(yè)單位管理過于粗放。大數(shù)據(jù)技術(shù)帶來了檔案數(shù)量的增長(zhǎng)，衍生了檔案中介機(jī)構(gòu)，檔案管理將行政職能重點(diǎn)放在了機(jī)構(gòu)、組織及個(gè)人檔案相關(guān)管理工作上。

其次，業(yè)務(wù)指導(dǎo)的變化。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的滲透，檔案數(shù)量及類型發(fā)生了較大改變，檔案管理不再是傳統(tǒng)裝訂上架管理，而應(yīng)將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案改變?yōu)殡娮游募w檔，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)新型檔案歸檔管理方式的掌握，提高檔案利用率，發(fā)揮服務(wù)社會(huì)的作用。

最后，合作方式的變化。大數(shù)據(jù)背景下，檔案數(shù)據(jù)的獲取、保存和利用需要借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，檔案行政管理部門應(yīng)將工作重心放在檔案事務(wù)管理上，與中介機(jī)構(gòu)加強(qiáng)合作，邀請(qǐng)社會(huì)專業(yè)機(jī)構(gòu)參與檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)高水平發(fā)揮管理功效。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的有效策略

（一）加強(qiáng)資源聚集，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系

第一，應(yīng)拓展檔案資源收集類別。提升紙質(zhì)版檔案的真實(shí)性、可信賴性，還應(yīng)注重對(duì)結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化和半結(jié)構(gòu)化電子檔案的收集。電子檔案是大數(shù)據(jù)背景下的產(chǎn)物，這些零散、碎片化和底層化的信息，可以在網(wǎng)絡(luò)上傳輸。

第二，完善檔案資源建設(shè)主體。大數(shù)據(jù)時(shí)代，不同的圈層有不同的數(shù)據(jù)，檔案部門可以及時(shí)獲取多元化、社會(huì)化數(shù)據(jù)，檔案部門應(yīng)認(rèn)可和鼓勵(lì)各類社會(huì)組織參與檔案建設(shè)和管理，在檔案的形成、整理、利用和保存環(huán)節(jié)開展合作，優(yōu)化檔案資源。

第三，改變檔案資源采集方式。應(yīng)主動(dòng)抓取網(wǎng)絡(luò)資源，改變被動(dòng)收集檔案資源的方式，采取主動(dòng)出擊的策略，爭(zhēng)取從網(wǎng)民手中獲取優(yōu)質(zhì)檔案資源。及時(shí)關(guān)注用戶推送的檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類保管，避免日積月累導(dǎo)致檔案丟失，這樣可化解集中歸檔工作量大的難題，提升檔案質(zhì)量。

第四，科學(xué)整合檔案資源。大數(shù)據(jù)背景下，應(yīng)推動(dòng)傳統(tǒng)檔案向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)型，加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程，延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案壽命。檔案部門應(yīng)對(duì)歸檔文件實(shí)行電子信息化管理，確保檔案的真實(shí)性和完整性。各機(jī)構(gòu)應(yīng)建立門戶網(wǎng)站，滿足信息使用者的需求。

（二）創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容，健全方便人民群眾的檔案利用服務(wù)體系

大數(shù)據(jù)背景下，檔案資源如果不加以利用，保存再多也沒有意義。因此，應(yīng)充分挖掘檔案資源的價(jià)值，加快檔案部門資源開放進(jìn)程，構(gòu)建檔案知識(shí)服務(wù)體系。

第一，應(yīng)加速檔案資源開放進(jìn)程。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案部門應(yīng)在保障機(jī)密檔案安全性的前提下應(yīng)開盡開，加大檔案開放力度，提高公眾參與度。

第二，創(chuàng)新檔案服務(wù)理念。應(yīng)突出以人為本的思想，實(shí)行人性化服務(wù)，滿足檔案使用者的訴求。大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息受眾分類明確，應(yīng)發(fā)揮檔案管理個(gè)性化服務(wù)的作用，全面分析信息使用者的需求、行為等，挖掘檔案使用者的潛在需求，并提供定向服務(wù)。智能化服務(wù)是大數(shù)據(jù)時(shí)代賦予檔案管理的新技術(shù)，也是促進(jìn)智能抓取的有效途徑，可幫助檔案機(jī)構(gòu)發(fā)現(xiàn)隱性知識(shí)，促進(jìn)檔案信息的傳輸與傳播。

第三，拓展檔案服務(wù)途徑。大數(shù)據(jù)技術(shù)豐富了信息傳播渠道，方便了檔案的咨詢、展覽和借閱等，互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算和云服務(wù)等技術(shù)為檔案管理提供了新的服務(wù)平臺(tái)。

（三）“三位一體”防護(hù)，建立確保檔案安全保密的檔案安全體系

首先，物理防護(hù)。檔案建筑是保護(hù)檔案安全的第一道屏障，應(yīng)提高檔案館建筑物的安全性。檔案館建設(shè)應(yīng)符合國(guó)家建筑設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案館的大小、設(shè)施、功能和安全等符合要求。檔案館應(yīng)建立視頻監(jiān)控、自動(dòng)滅火系統(tǒng)，使其達(dá)到安全測(cè)評(píng)要求，定期排查安全隱患，提高檔案安全性。

其次，人防戰(zhàn)略。建立完善的檔案安全責(zé)任制度，將責(zé)任細(xì)化到檔案館內(nèi)部各崗位，加強(qiáng)信息化崗位人員管理。在檔案管理過程中要制定應(yīng)急管理預(yù)案，從制度上防范檔案安全風(fēng)險(xiǎn)。建設(shè)專業(yè)人才隊(duì)伍，加強(qiáng)復(fù)合型人才的引進(jìn)，提升檔案人才的專業(yè)素養(yǎng)。

最后，技術(shù)防護(hù)。應(yīng)建立信息系統(tǒng)安全保密防護(hù)體系。檢查電子檔案系統(tǒng)安全等級(jí)，嚴(yán)格審查檔案數(shù)字化外包管理機(jī)構(gòu)的資質(zhì)是否符合要求，避免檔案信息被人惡意竊取，確保用戶個(gè)人隱私不受侵害。此外，還應(yīng)建立大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份中心，對(duì)重要檔案實(shí)行異地異質(zhì)備份保管，加強(qiáng)對(duì)檔案資源的全面掌控。

（四）提升行政能力，建設(shè)務(wù)實(shí)高效的檔案行政管理體系

大數(shù)據(jù)時(shí)代，在我國(guó)實(shí)行行政體制改革的背景下，應(yīng)促進(jìn)檔案行政管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型升級(jí)。

首先，應(yīng)轉(zhuǎn)變行政職能。檔案部門應(yīng)正確認(rèn)知當(dāng)前定位，借助社會(huì)力量，提升行政管理能力。

其次，提高行政執(zhí)法水平。檔案部門應(yīng)加強(qiáng)執(zhí)法能力，使檔案管理有法可依，明確檔案工作者的權(quán)利與義務(wù)。政府有關(guān)部門應(yīng)依法履行監(jiān)督指導(dǎo)職能，推動(dòng)檔案法制建設(shè)，不斷加大執(zhí)法力度。

再次，提高業(yè)務(wù)指導(dǎo)水平。檔案工作者強(qiáng)大的行動(dòng)力與專業(yè)水平可以推動(dòng)檔案管理部門工作能力的提升，包括加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)分類指導(dǎo)、對(duì)家庭及個(gè)人檔案類型加以指導(dǎo)等。

最后，加強(qiáng)與社會(huì)的合作。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案工作應(yīng)與社會(huì)、公眾建立互通及合作交流，與檔案提供者、利用者、中介服務(wù)機(jī)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)商及數(shù)據(jù)公司開展合作，提高檔案工作的管理水平。

三、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時(shí)代，在給檔案管理理論、數(shù)據(jù)資源、利用與服務(wù)、安全保障及行政管理等帶來機(jī)遇的同時(shí)，也帶來了挑戰(zhàn)。文章針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式存在的問題，探尋更加科學(xué)的管理路徑，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展變化，需要檔案管理部門及檔案各崗位工作人員不斷探索理論知識(shí)并聯(lián)系管理實(shí)踐實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，滿足檔案使用者多元化、定向化的需求。