電子發(fā)票對(duì)高校財(cái)務(wù)報(bào)銷的影響及應(yīng)對(duì)措施

張 莉

(吉首大學(xué)，湖南 張家界 427000)

隨著信息技術(shù)蓬勃發(fā)展，電子發(fā)票發(fā)展迅速，全面推廣應(yīng)用，高校財(cái)務(wù)也積極按照政策和發(fā)展趨勢(shì)，在核算過(guò)程中廣泛宣傳使用電子發(fā)票。電子發(fā)票具有環(huán)保節(jié)能、成本降低、效率提升、優(yōu)化信息化進(jìn)程等優(yōu)點(diǎn)，但高校財(cái)務(wù)也面臨著一些現(xiàn)狀，如容易造假、難以區(qū)分以及重復(fù)報(bào)銷等，這些難題將是需要面臨和將要迎接的挑戰(zhàn)，高校有必要探討可行的應(yīng)對(duì)措施來(lái)識(shí)別和分析電子發(fā)票。

1 電子發(fā)票的定義和特點(diǎn)

電子發(fā)票是指在貨物買賣中用到的電子數(shù)字方式完成的儲(chǔ)存和傳遞的報(bào)銷票據(jù)，它具有特有的號(hào)碼，自身安全性可以加密驗(yàn)證，這種電子發(fā)票相當(dāng)于目前的紙質(zhì)發(fā)票，并且具有同樣的法律效力。電子發(fā)票突破了傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票的概念，采取電子簽名實(shí)現(xiàn)其唯一性、防篡改、不可依賴性等特點(diǎn)。通過(guò)數(shù)字信息形式傳送與保存電子發(fā)票內(nèi)容，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)傳送給接收方。與傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票相比，納稅人在對(duì)發(fā)票進(jìn)行申領(lǐng)、開(kāi)具、流轉(zhuǎn)、查驗(yàn)等操作時(shí)都可以通過(guò)國(guó)家稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一的電子發(fā)票管理系統(tǒng)進(jìn)行，使發(fā)票開(kāi)具更快捷、查詢更方便。電子發(fā)票的特點(diǎn)：①電子發(fā)票可以優(yōu)化歸類相似類型信息，有效利用信息，并在一定程度上改善稅收管理。各高校應(yīng)當(dāng)在其現(xiàn)有的電子發(fā)票管理系統(tǒng)中監(jiān)測(cè)發(fā)票的接受以及使用情況，以便在早期階段發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取相應(yīng)的措施，更早地防止發(fā)票欺詐。②電子發(fā)票可以起到幫助降低成本的作用。電子發(fā)票的使用有效地減少了紙質(zhì)發(fā)票的使用，節(jié)省了紙張成本，節(jié)約能源保護(hù)環(huán)境，同時(shí)也有效地提高財(cái)務(wù)交易的效率，簡(jiǎn)化了財(cái)務(wù)流程。③電子發(fā)票在儲(chǔ)存和使用上都更加方便、快捷。原始紙質(zhì)發(fā)票使用和儲(chǔ)存都存在不方便，速度慢等諸多缺點(diǎn)。紙質(zhì)發(fā)票還必須通過(guò)郵寄才能發(fā)出，在運(yùn)送及儲(chǔ)存過(guò)程中都容易受到損壞，而且工作起來(lái)很麻煩。相比之下，電子發(fā)票使用和儲(chǔ)存方便、工作速度快，能有效緩解稅收管理的滯后性，提高稅收工作的質(zhì)量，減少違法犯罪行為的發(fā)生。

2 電子發(fā)票對(duì)高校財(cái)務(wù)工作的影響

推行電子發(fā)票系統(tǒng)有利于促進(jìn)高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)的信息化建設(shè)進(jìn)程，節(jié)約了社會(huì)資源，為納稅人營(yíng)造了更加便利的環(huán)境，是實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+財(cái)務(wù)”的重要舉措。電子發(fā)票已經(jīng)與傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)發(fā)票具有相同的功能和效應(yīng)。

2.1 電子發(fā)票有利于簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)流程

電子發(fā)票能夠方便經(jīng)辦人進(jìn)行報(bào)稅等工作。電子發(fā)票減少了紙質(zhì)憑據(jù)的使用率、節(jié)能環(huán)保，將財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)化與管理電子化結(jié)合。在傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票報(bào)賬時(shí)，若單位抬頭、稅號(hào)等發(fā)票信息填寫(xiě)錯(cuò)誤，經(jīng)辦人需要重新修改且再次打印，但使用電子發(fā)票則只需要在平臺(tái)上重新修改后便可生成新的電子發(fā)票，大大減少了相應(yīng)的時(shí)間成本，提高了辦事效率。

2.2 電子發(fā)票便于財(cái)務(wù)管理，提高財(cái)務(wù)信息電子化水平

傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票報(bào)銷過(guò)程中，經(jīng)辦人若遺失其票據(jù)，需要提供丟失說(shuō)明，且還需要聯(lián)系發(fā)票方索要票據(jù)的復(fù)印件并加蓋印章，使其具有效果。并且在不同財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中，對(duì)票據(jù)遺失有不同的規(guī)章制度，一定程度上增加了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。電子發(fā)票的儲(chǔ)存、留底、備查等功能，使從開(kāi)始的購(gòu)買到報(bào)銷等環(huán)節(jié)都有了記錄，實(shí)現(xiàn)了信息自動(dòng)化。不僅如此，紙質(zhì)發(fā)票在儲(chǔ)存過(guò)程中由于環(huán)境因素常常會(huì)出現(xiàn)模糊、破損、損壞等問(wèn)題，對(duì)日后財(cái)務(wù)審核以及查閱管理帶來(lái)了隱患。電子發(fā)票由于實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)管理的信息化，可以在財(cái)務(wù)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一保管、審閱等操作，提高了工作效率也減輕了財(cái)務(wù)人員的工作壓力。

3 電子發(fā)票給高校財(cái)務(wù)工作提出新的變革要求

相比于企業(yè)，高校的經(jīng)費(fèi)來(lái)源多樣且復(fù)雜，對(duì)于報(bào)銷審核的要求也更加細(xì)致。但由于電子發(fā)票的具體實(shí)施時(shí)間短因此隨之帶來(lái)的問(wèn)題也存在不少，給高校的財(cái)務(wù)工作也提出了新的挑戰(zhàn)。推廣普及使用電子發(fā)票，會(huì)使大學(xué)高校的財(cái)務(wù)管理運(yùn)作更加便利，但同時(shí)也帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。因?yàn)樵诟咝５呢?cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)接受各種各樣的發(fā)票，同時(shí)報(bào)賬群體，小組使用的發(fā)票復(fù)雜，且高校的資金管理通常采用項(xiàng)目制結(jié)算，出現(xiàn)在項(xiàng)目周期內(nèi)報(bào)銷完經(jīng)費(fèi)，造假發(fā)票現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。介于以上種種現(xiàn)象，針對(duì)發(fā)票的處理對(duì)高校財(cái)務(wù)人員提出了新的挑戰(zhàn)，具體要求如下。

3.1 重復(fù)報(bào)銷補(bǔ)貼的風(fēng)險(xiǎn)

為了鼓勵(lì)使用電子發(fā)票，對(duì)電子發(fā)票的驗(yàn)證和識(shí)別提出了很高的要求。①電子發(fā)票沒(méi)有經(jīng)過(guò)驗(yàn)證，在后期結(jié)算期間核對(duì)發(fā)票的階段就會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重問(wèn)題。財(cái)務(wù)人員必須通過(guò)登錄稅務(wù)系統(tǒng)檢查發(fā)票的真實(shí)性，避免發(fā)票總額不正確。②財(cái)務(wù)人員需要提高識(shí)別能力，因?yàn)殡娮影l(fā)票可以多次打印，使得報(bào)銷人員容易鉆空子，進(jìn)行重復(fù)多次的報(bào)銷。

3.2 電子發(fā)票數(shù)據(jù)被惡意篡改的風(fēng)險(xiǎn)

電子發(fā)票必須在網(wǎng)上進(jìn)行核實(shí)，防止造假及時(shí)發(fā)現(xiàn)偽造。未經(jīng)核實(shí)的電子發(fā)票很容易通過(guò)各種繪圖程序和其他技術(shù)手段被操縱，導(dǎo)致紙質(zhì)發(fā)票與實(shí)際金額不匹配。

4 高校財(cái)務(wù)工作解決電子發(fā)票問(wèn)題的措施

為了享受電子發(fā)票所帶來(lái)的便利以及工作流程簡(jiǎn)化，高校必須從本質(zhì)上盡可能全面解決電子發(fā)票推廣所帶來(lái)的困難以及問(wèn)題。只有順應(yīng)時(shí)代的潮流，我們才能夠有效地解決困難。高校為了能夠顯著提高其電子發(fā)票報(bào)告和管理的質(zhì)量，可以采取以下措施。

4.1 加強(qiáng)高校和學(xué)院電子發(fā)票賬戶的安全防護(hù)措施

①登錄稅務(wù)局的在線系統(tǒng)檢查發(fā)票，以避免病毒檢查等對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的干擾；②對(duì)于防止重復(fù)電子發(fā)票報(bào)銷，更新高校財(cái)務(wù)檢測(cè)報(bào)告系統(tǒng)，并引入專業(yè)掃碼驗(yàn)證軟件；③使用電子簽名技術(shù)，獲得與線下開(kāi)具的紙質(zhì)發(fā)票相同簽名和印章，以避免偽造；④對(duì)電子發(fā)票報(bào)銷設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)化報(bào)銷流程，完善網(wǎng)上簽批工作，電子發(fā)票報(bào)銷全覆蓋。

4.2 為在高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)中報(bào)銷，建立一個(gè)完整的報(bào)銷誠(chéng)信檔案

在電子發(fā)票報(bào)銷的情況下，須以書(shū)面形式約定，由負(fù)責(zé)款項(xiàng)的一方對(duì)賬單的唯一性、真實(shí)性和有效性負(fù)責(zé)。任何機(jī)構(gòu)或個(gè)人不得使用偽造和編造的電子發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷，必須確保這種電子發(fā)票只支付了一次。

4.3 提高高校財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)信息化水平，規(guī)范電子發(fā)票財(cái)務(wù)系統(tǒng)

隨著電子發(fā)票的普及，高校應(yīng)該進(jìn)一步加快財(cái)務(wù)系統(tǒng)的信息化水平，加強(qiáng)對(duì)信息安全的防范。①應(yīng)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的自動(dòng)化，提高財(cái)務(wù)工作的準(zhǔn)確性和效率。②要從財(cái)務(wù)核算體系上建立統(tǒng)一的核算體系，加強(qiáng)對(duì)發(fā)票的電子化核對(duì)手段，避免出現(xiàn)發(fā)票金額真實(shí)性和多方付款現(xiàn)象，提高財(cái)務(wù)核算的效率和準(zhǔn)確性。

4.4 提高高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)人員的綜合素質(zhì)，擴(kuò)充建設(shè)財(cái)務(wù)人才體系

電子發(fā)票開(kāi)具、報(bào)銷、真?zhèn)巫R(shí)別等環(huán)節(jié)離不開(kāi)財(cái)務(wù)工作人員的親力親為。因此，需要進(jìn)一步提高高校財(cái)會(huì)人員的綜合素質(zhì)。①加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員對(duì)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)科技技術(shù)的學(xué)習(xí)，使財(cái)務(wù)人員的工作方向更加符合時(shí)代潮流。②辦好財(cái)務(wù)人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高其專業(yè)水平，進(jìn)而提高財(cái)務(wù)管理效率和準(zhǔn)確性，提高財(cái)務(wù)人員的審查和鑒定能力。

財(cái)務(wù)信息化管理需要基于互聯(lián)網(wǎng)，而電子發(fā)票則體現(xiàn)出高校的財(cái)務(wù)信息化水平。在如今“大數(shù)據(jù)”時(shí)代，需要逐漸開(kāi)始推廣電子發(fā)票，開(kāi)啟信息化網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)管理模式。高校的財(cái)務(wù)人員要勇于探索，迎接挑戰(zhàn)，提高自身有關(guān)財(cái)務(wù)水平，對(duì)高校財(cái)務(wù)管理起到推進(jìn)作用。

5 結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，電子發(fā)票的出現(xiàn)、實(shí)施和推廣，可以有效地提高財(cái)務(wù)效率，促進(jìn)財(cái)務(wù)機(jī)制地改革和整個(gè)高校財(cái)務(wù)工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。大學(xué)的財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)該改變其自身建設(shè)重點(diǎn)。不僅要快速準(zhǔn)確地收集數(shù)據(jù)，在先進(jìn)地預(yù)測(cè)和分析基礎(chǔ)上分析數(shù)據(jù)和促進(jìn)管理，建立一個(gè)信息平臺(tái)，成為新時(shí)代金融需求的信息源。