互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理新模式的研究與思考

李 靜

(內(nèi)蒙古烏蘭察布豐鎮(zhèn)市農(nóng)牧和科技局，內(nèi)蒙古 豐鎮(zhèn) 012199)

檔案管理工作是十分重要的工作內(nèi)容，傳統(tǒng)檔案管理主要以紙質(zhì)管理模式為主，需要投入大量的人力和物力，費(fèi)時費(fèi)力，同時隨著時間的推移，很多檔案信息會出現(xiàn)不同程度的丟失、遺漏等現(xiàn)象，很多有價(jià)值的檔案得不到妥善有效的利用白白浪費(fèi)。通過將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，能夠提高整體的管理效率，同時還能夠由紙質(zhì)管理向著電子化管理轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的高效收集，高效儲存，節(jié)約了檔案的儲存空間，且能夠大大提高檔案管理的工作效率。新時代背景下，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，已經(jīng)成為一種時代發(fā)展要求。但目前檔案管理工作還面臨著不少突出的問題，與互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展要求不相符合，所以需要我們進(jìn)一步應(yīng)用新的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。

1 互聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中應(yīng)用的優(yōu)勢

1.1 豐富檔案儲存方式

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用對該項(xiàng)工作提出了更高要求。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)模式下的檔案管理工作相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，管理更加方便，檔案記錄和儲存不僅僅局限于紙張，而是以數(shù)字的形式儲存在數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，儲存的內(nèi)容逐漸由文字向著圖片、視頻、音頻等多種形式轉(zhuǎn)變檔案的儲存方式，呈現(xiàn)多樣化發(fā)展。另外在檔案查詢、檔案利用過程中，也不再需要人工進(jìn)行長時間的檢閱查閱，通過登錄檢索平臺，查閱相應(yīng)的關(guān)鍵詞，就能夠檢索到關(guān)鍵的信息，大大提升了檔案檢索的效率和質(zhì)量，提高了檔案資源的利用效率。

1.2 提升管理效率

互聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的有效應(yīng)用，使得檔案管理模式發(fā)生了翻天覆地的變化，新時期各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)儲存主要以電子儲存為主，以數(shù)據(jù)信息取代傳統(tǒng)紙質(zhì)儲存方式，大大減輕了紙張儲存方式所需要的打印、裝訂等工作，工作效率得以有效的提升。另外隨著時代不斷向前發(fā)展，在互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中每天會產(chǎn)生海量的信息，在檔案管理過程中，需要結(jié)合部門的實(shí)際需求，對各種信息作出有效的收集、整理、加工、分類處理，并將其儲存在數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，以便更好地利用。所以檔案信息也需要進(jìn)行必需的加工和整理?；ヂ?lián)網(wǎng)模式之下能夠?qū)Ω鳈n案信息快速的規(guī)整，保證整理得更加高效，滿足檔案管理工作的時代發(fā)展需求。

1.3 大大降低了管理成本

互聯(lián)網(wǎng)背景下，網(wǎng)絡(luò)世界當(dāng)中的信息，每天呈現(xiàn)爆炸式增長，信息的生成量比過去成倍地增加。在此背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式不僅需要消耗大量的儲存空間，同時也需要加大人力、物力、財(cái)力的投入，使得檔案管理成本不斷增加。而互聯(lián)網(wǎng)模式之下，檔案管理工作效率大大提升，檔案管理人員通過依托計(jì)算機(jī)操作平臺，對相關(guān)的文獻(xiàn)資源進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幚?，將其儲存在網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，擺脫了硬件的束縛。另外在網(wǎng)絡(luò)模式之下，檔案管理工作效率能夠大幅度提升，降低了對人力資源的實(shí)際需求，從而使得管理成本大大下降。

2 互聯(lián)網(wǎng)時代背景下檔案管理工作面臨的問題

2.1 檔案管理軟件的適應(yīng)性相對較差

通過將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，能夠大大提升工作效率。目前各個檔案管理部門所應(yīng)用的信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)具有較強(qiáng)的適應(yīng)能力，但為了更好地提高檔案管理工作效率，許多軟件企業(yè)開始針對檔案管理工作開發(fā)了不同的軟件，這些軟件或多或少地會存在兼容性不強(qiáng)的問題，不能夠?qū)崿F(xiàn)有效的通用。很多檔案管理的相關(guān)軟件，適用能力相對較差，針對不同電腦型號不同管理系統(tǒng)有著不同的應(yīng)用范圍，造成檔案管理軟件常常不能正常運(yùn)轉(zhuǎn)，無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用，管理效率不高，同時也對檔案信息共享產(chǎn)生了一定的影響。另外檔案管理軟件通用性較差的問題給互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案管理體系的進(jìn)一步應(yīng)用產(chǎn)生了一定阻礙。不同領(lǐng)域不同行業(yè)的檔案管理工作要求不同，由于所采用的檔案管理軟件存在一定差異性，在缺乏統(tǒng)一性的軟件基礎(chǔ)上，給檔案的管理和檔案資源的高效共享造成了非常大的阻礙。

2.2 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化比較欠缺

檔案管理工作是一個系統(tǒng)性、專業(yè)性要求較強(qiáng)的工程，在管理工作開展過程中必須具備較強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范細(xì)則，只有這樣才能夠確保信息技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用。隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的不斷向前發(fā)展，我國現(xiàn)代檔案管理工作取得了突出成效，但依然會受到發(fā)展環(huán)境的限制，造成部分的檔案管理信息化建設(shè)存在一定的差異性。目前關(guān)于檔案管理的信息化還缺乏必要的標(biāo)準(zhǔn)和相應(yīng)的規(guī)范系統(tǒng)。現(xiàn)階段也沒有真正意義上針對檔案管理的基礎(chǔ)性工作制定標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的細(xì)則，造成了互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理工作的開展難度相對較大。

2.3 檔案管理工作存在一定的安全隱患

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，既有好處也存在一定的弊端。通過將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作當(dāng)中，能夠大大提升檔案信息資源收集的效果，并做好妥善有效的分類，大大提升了檔案工作效率減輕的人力成本投入。但以計(jì)算機(jī)為代表的信息化技術(shù)也會面臨著諸多安全隱患。電腦系統(tǒng)當(dāng)中往往存在有大量的漏洞和風(fēng)險(xiǎn)，接入網(wǎng)絡(luò)之后會面臨病毒和黑客的攻擊，甚至?xí)斐纱罅坑袃r(jià)值的檔案信息資源被篡改和丟失。另外電腦系統(tǒng)在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，由于受到內(nèi)外部雙重因素的影響，很容易會出現(xiàn)崩潰的風(fēng)險(xiǎn)，在一定程度上給檔案管理工作造成非常大的損害，一旦這些問題出現(xiàn)，將會給檔案信息管理工作埋下巨大安全隱患，大量優(yōu)質(zhì)有價(jià)值的檔案資源丟失。

2.4 管理人員綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步提升

互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，要求檔案管理人員具備信息化操作能力和操作意識，所以必須提升整個檔案管理工作隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)。但當(dāng)前參與檔案管理的很多工作人員，往往不能夠熟悉的掌握計(jì)算機(jī)操作要求，不能夠處理一些常見的問題。從現(xiàn)階段的檔案管理工作開展來看，還比較缺少那些既具備檔案管理又具備計(jì)算機(jī)信息操作能力的人才。所以互聯(lián)網(wǎng)時代，檔案管理工作人員需要從專業(yè)素質(zhì)方面入手，加強(qiáng)對信息技術(shù)的有效學(xué)習(xí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)和信息系統(tǒng)的處理能力。

3 互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理新模式分析

3.1 轉(zhuǎn)變工作理念

從當(dāng)前檔案管理工作開展情況來看，很多管理人員對檔案管理的重要性沒有充分的認(rèn)識。結(jié)合現(xiàn)階段的管理現(xiàn)狀，就需要注重加強(qiáng)對工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，讓管理人員能夠充分認(rèn)識到現(xiàn)代檔案管理工作的重要性并革新工作認(rèn)識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)認(rèn)識。檔案管理工作當(dāng)中加快構(gòu)建信息化的管理系統(tǒng)和管理模式，讓整個工作隊(duì)伍能夠更好地轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，并不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的信息技術(shù)。通過電子化、信息化的管理模式，不僅能夠提高檔案的管理效率，而且還能夠大大節(jié)約儲存空間，促進(jìn)檔案管理效率的提升。在互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，檔案管理工作要求相關(guān)工作人員能夠盡快對先進(jìn)的檔案管理模式和技術(shù)形式有所掌握和了解，從根本上提升檔案服務(wù)工作認(rèn)知和服務(wù)意識。作為檔案管理人員，應(yīng)該樹立大數(shù)據(jù)檔案管理思維，要始終堅(jiān)持技術(shù)、業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)有效融合，扎實(shí)推動“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”高質(zhì)量發(fā)展。通過深入挖掘數(shù)據(jù)庫當(dāng)中的各項(xiàng)含量的資源，為用戶提供精準(zhǔn)、便捷的檔案信息服務(wù)。

3.2 確保檔案信息的安全性和保密性

互聯(lián)網(wǎng)背景下，今后檔案管理工作開展過程中，就需要加快構(gòu)建健全的檔案管理制度，并且要進(jìn)一步規(guī)范檔案管理的具體細(xì)則，明確各項(xiàng)職責(zé)，讓現(xiàn)代檔案管理工作均能夠得到有效的規(guī)范。通過加快構(gòu)建完善的檔案管理制度，實(shí)施現(xiàn)代化的責(zé)任分解，將各項(xiàng)責(zé)任落實(shí)到崗位，落實(shí)到工作人員當(dāng)中，進(jìn)一步激發(fā)工作人員的工作積極性。同時信息技術(shù)，在檔案管理應(yīng)用過程中，還需要做好系統(tǒng)的保密處理，每一名檔案管理人員都需要樹立保密意識，保證檔案信息的完整性，確保國家利益，個人利益不受損失。每一名檔案管理人員都需要參與到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)，設(shè)備維護(hù)等方面，同時還應(yīng)該借助高科技手段對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期的檢查和加密處理，確保整個管理系統(tǒng)安全。

3.3 加快構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

互聯(lián)網(wǎng)時代背景下的檔案管理工作是以數(shù)字檔案形式呈現(xiàn)，所以在開展管理過程中就需要依托信息技術(shù)開展檔案信息的傳輸，大大提升檔案信息傳輸?shù)墓ぷ餍剩瑢?shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化發(fā)展，提高共享效率。而要想確保檔案管理工作的高效運(yùn)行，就需要加快構(gòu)建高效運(yùn)行的數(shù)據(jù)庫。確保所構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)傳輸速度較快，具有較強(qiáng)的兼容性，能夠?qū)崿F(xiàn)對其他數(shù)據(jù)信息的高效捕獲，高效收集，最終確保數(shù)據(jù)能夠協(xié)調(diào)的儲存下來。

4 結(jié)束語

以互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算為代表的信息技術(shù)不斷的融合發(fā)展，我國逐漸步入到信息時代和互聯(lián)網(wǎng)時代，在此背景下，對檔案管理工作提出了全新的要求。但現(xiàn)階段互聯(lián)網(wǎng)背景下，很多檔案管理部門的各項(xiàng)管理工作依然面臨著不少突出的問題，不能夠很好地適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時代的信息加工和信息收集儲存要求，對此就需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，提升檔案管理的服務(wù)意識，革新檔案管理方法，并將現(xiàn)代化的信息技術(shù)充分應(yīng)用其中，確保檔案管理工作的可持續(xù)化發(fā)展。