高校學(xué)籍檔案管理信息化芻議

文·鞠阿楠

高校學(xué)生學(xué)籍管理是高校日常管理的重要組成部分，是保證高校教學(xué)活動(dòng)正常進(jìn)行和學(xué)術(shù)公正性的重要手段。學(xué)籍檔案是學(xué)籍管理的依托和管理成果的體現(xiàn)，在信息技術(shù)高速發(fā)展的大背景下，如何運(yùn)用信息化手段加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)籍檔案的管理，解決檔案管理中存在的問(wèn)題，不斷提高高校學(xué)籍管理水平是今天高校檔案工作者必須面對(duì)的新課題。本文試對(duì)該課題進(jìn)行初步的研究探討。

一、高校學(xué)籍檔案管理的特點(diǎn)

（一）數(shù)量龐大。自1977年恢復(fù)高考以來(lái)，我國(guó)高等教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，高校數(shù)量和入學(xué)人數(shù)迅猛增加。由于學(xué)籍檔案屬于永久保存的范圍，因此各高校均產(chǎn)生并積累了數(shù)量龐大的學(xué)籍檔案。

（二）內(nèi)容復(fù)雜。學(xué)籍檔案不僅記錄了學(xué)生的個(gè)人信息，如姓名、年齡、性別、籍貫、政治面貌等，還記錄了學(xué)生的學(xué)業(yè)信息，如專業(yè)、課程、成績(jī)、輔導(dǎo)老師等。涵蓋信息內(nèi)容十分繁多、復(fù)雜，涉及多個(gè)方面并與學(xué)校的教學(xué)信息發(fā)生相互聯(lián)系。

（三）跨度久遠(yuǎn)。學(xué)籍檔案自高校開始招生以來(lái)便已產(chǎn)生并延續(xù)至今，這一方面使按照年度、學(xué)期歸檔整理的學(xué)籍檔案在相近的時(shí)期形式相對(duì)一致，另一方面也使學(xué)籍檔案從整個(gè)檔案管理周期來(lái)看形式各異。

二、傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）高校檔案室設(shè)備老化，專業(yè)技術(shù)人員緊缺。工欲善其事，必先利其器?，F(xiàn)如今，不少高校將大部分資金投入科研項(xiàng)目建設(shè)，忽略了對(duì)校園基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入。部分高校檔案館設(shè)施簡(jiǎn)陋，沒(méi)有獨(dú)立辦公條件，缺乏專人管理。導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理工作不成系統(tǒng)，保存在檔案室的學(xué)籍檔案缺乏專人看管，往屆生無(wú)法找到自己當(dāng)時(shí)的學(xué)籍檔案，給日后的工作和生活增添了麻煩。

（二）管理模式滯后，影響學(xué)籍檔案管理發(fā)展進(jìn)度。學(xué)籍檔案從收集、編目到歸檔的整理規(guī)范不夠健全。檔案室將學(xué)籍整理工作分配給各學(xué)院獨(dú)立完成后再次提交檔案館的制度模式滯后，造成檔案整理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、檔案收集歸檔工作制度不健全、檔案提交工作執(zhí)行不嚴(yán)格。管理過(guò)于簡(jiǎn)單及人為干涉過(guò)多都成為影響學(xué)籍檔案管理發(fā)展的瓶頸。

（三）學(xué)籍檔案信息化管理程度不高。就目前形勢(shì)來(lái)看，高校基本能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)上辦公。但對(duì)檔案信息化的普及率較低。紙質(zhì)檔案存在易丟失、易腐壞等諸多弊端。高校應(yīng)當(dāng)積極普及信息化檔案構(gòu)建理念，并分門別類的建立數(shù)據(jù)庫(kù)，方便不同種類檔案的整理與保管，快速、高效地實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。

三、實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案管理信息化的途徑

（一）開發(fā)高效的信息管理系統(tǒng)。開發(fā)高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)應(yīng)按照系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化的思路進(jìn)行。系統(tǒng)化是指學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)除應(yīng)是一套具備學(xué)籍錄入、學(xué)籍變更、學(xué)籍查詢、學(xué)籍管理等完備功能的獨(dú)立系統(tǒng)外，還應(yīng)作為一個(gè)功能模塊嵌入到全校整體信息管理系統(tǒng)中，并與教職工管理、教學(xué)管理、成績(jī)管理、考試管理、課程管理、畢業(yè)管理等模塊之間建立信息傳輸機(jī)制，實(shí)現(xiàn)信息共享，將學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)納入到整個(gè)校園信息化建設(shè)的大環(huán)境中。網(wǎng)絡(luò)化是指基于互聯(lián)網(wǎng)、教育網(wǎng)建設(shè)分布式的大型學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)。由于近年來(lái)我國(guó)高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校建設(shè)呈現(xiàn)出多分校、跨地區(qū)發(fā)展的趨勢(shì)，基于小型數(shù)據(jù)庫(kù)的半手工操作的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)已難以適應(yīng)高校的發(fā)展要求。為確保高校各校區(qū)學(xué)籍管理的一致性，應(yīng)建設(shè)統(tǒng)一的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)并通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、教育網(wǎng)將各校區(qū)連接起來(lái)，建成網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)。同時(shí)，應(yīng)按照要求積極將學(xué)籍信息連入學(xué)信網(wǎng)，利用官方平臺(tái)提高學(xué)籍檔案的管理和使用效率。

（二）加強(qiáng)學(xué)籍信息資源建設(shè)。學(xué)籍信息是學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的管理對(duì)象，也是系統(tǒng)管理的主要信息資源。應(yīng)針對(duì)學(xué)籍信息形成的不同時(shí)期和不同形式，按照“存量數(shù)字化，增量電子化”的思路，開展學(xué)籍信息資源建設(shè)。一是針對(duì)歷史上形成的、以紙質(zhì)載體形式存在的學(xué)籍信息，一方面應(yīng)建立包含學(xué)號(hào)、姓名、性別、學(xué)校、專業(yè)、入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間、學(xué)歷、學(xué)位等情況的學(xué)籍檔案關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)，將信息錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中并與成績(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)、課程數(shù)據(jù)庫(kù)等建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，另一方面應(yīng)對(duì)紙質(zhì)學(xué)籍材料進(jìn)行數(shù)字化掃描，通過(guò)學(xué)號(hào)、姓名等信息與學(xué)籍目錄數(shù)據(jù)建立一一對(duì)應(yīng)的聯(lián)系，保證學(xué)籍信息方便檢索的同時(shí)，也能完整的展現(xiàn)全部信息內(nèi)容。二是對(duì)信息化以后形成的、存儲(chǔ)在系統(tǒng)中的學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)，應(yīng)在各系統(tǒng)之間建立標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，將各系統(tǒng)形成的與學(xué)籍相關(guān)的信息直接導(dǎo)入學(xué)習(xí)管理系統(tǒng)中，避免二次錄入。

（三）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。根據(jù)需要引進(jìn)適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展需要的專業(yè)人才，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)，配備具有檔案知識(shí)、信息技術(shù)知識(shí)和學(xué)籍管理知識(shí)的復(fù)合型人才隊(duì)伍，提高學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用水平和管理水平。

高校學(xué)籍檔案管理的信息化是高校適應(yīng)時(shí)代發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步的必然產(chǎn)物，通過(guò)資源建設(shè)、系統(tǒng)建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)是實(shí)現(xiàn)信息化的有效途徑之一，各高校應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，加大信息化建設(shè)力度，不斷提高高校的管理水平，促進(jìn)我國(guó)教育事業(yè)發(fā)展。

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