新形勢下高校獨(dú)立學(xué)院辦公室管理效能問題探究

□沈 禹

在高等教育改革蓬勃發(fā)展的今天，高校的管理模式也有了新的改變，由原來的一級管理模式擴(kuò)大到了現(xiàn)有的學(xué)院制二級的管理模式，在一定程度上賦予了學(xué)院在平時辦公與管理上更大的自主權(quán)和決定權(quán)，它不僅是高校的一個組成部分，更要獨(dú)立擔(dān)起學(xué)院科研、教學(xué)內(nèi)容和師生間管理的重要責(zé)任，改革是一把雙刃劍，在面對其帶來更大機(jī)遇的同時，對學(xué)院來說更是一種前所未有的挑戰(zhàn)，因此，辦公室作為一個形象特征，對其的管理就顯得尤為重要，在如此嚴(yán)峻的大環(huán)境中，研究其面臨的各種困難，如何將二級學(xué)院制辦公室的職能發(fā)揮到極致，另辟蹊徑，更好的為學(xué)校，為師生服務(wù)，成為了目前大家首要解決的問題，也是更加值得深層次的去探討的課題。

一、高校獨(dú)立學(xué)院辦公室管理面臨的挑戰(zhàn)

在全國高校擴(kuò)招的新政策下，各大高校的師生人數(shù)急劇上升，學(xué)校的整體規(guī)模也越來越大，為了適應(yīng)這種改變，原有的管理方式就要迎難而上，做出相應(yīng)的對策，從而衍生出了學(xué)院制的二級管理模式，隨之而來的也是摸著石頭過河而產(chǎn)生的一系列問題。

(一)辦公室工作職能上的增加。雖然在學(xué)院制管理模式下，學(xué)院有了更大的自主權(quán)，但在一定情況下，仍然是學(xué)校整體機(jī)構(gòu)的下屬職能部門，在完成學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)交代任務(wù)的時候，也要兼顧學(xué)校布置下來的工作。在下要做學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的助手，承擔(dān)學(xué)院部分的管理工作，包括后勤部分，信息整合管理等，在上，要承接學(xué)校下發(fā)的行政認(rèn)識人事管理任務(wù)，包括最基本的教育教學(xué)，科學(xué)研究，職稱晉升，檔案整理，財(cái)務(wù)運(yùn)作，外界合作等；辦公室一方面成為了學(xué)校與學(xué)院之間相互聯(lián)系的紐帶，成為處理任務(wù)的終端，另一方面也承擔(dān)著基礎(chǔ)信息收集和上報(bào)的責(zé)任，總之在工作中扮演著不同的角色。

(二)辦公室工作任務(wù)繁重。學(xué)校在擴(kuò)招后，由于規(guī)模上的擴(kuò)大，人員上的大幅增加，這種跨越式的改變，給原有的工作任務(wù)上帶來了更多的困難，畢竟基礎(chǔ)工作上的安排是需要時間去適應(yīng)的，但政策上帶來的擴(kuò)招卻是突然的，因此，學(xué)院在其教學(xué)安排，各種科研項(xiàng)目的研究和申報(bào)，高級職稱的評審，對外聯(lián)系與合作，甚至是最基本的日常工作，都是成倍的增長，是一種“1+1>2”的概念，這些急速增加的工作任務(wù)也就全部落到了學(xué)院辦公室人員的頭上，由他們?nèi)ヒ灰宦鋵?shí)，如何調(diào)節(jié)工作任務(wù)所帶來的負(fù)面心理情緒也成了一項(xiàng)新的挑戰(zhàn)。

(三)對辦公室相關(guān)工作質(zhì)量要求的提升。在當(dāng)前高校教育不斷發(fā)展的過程中，單一的教書育人已經(jīng)不能在社會競爭中站住腳跟，需要更多地去關(guān)注科研項(xiàng)目，更多地加強(qiáng)社會服務(wù)職能，在實(shí)現(xiàn)二級管理之前，社會服務(wù)職能是由學(xué)校出面統(tǒng)一規(guī)劃和協(xié)商的，而此時在二級學(xué)院管理下，就要由學(xué)院自己作為一個獨(dú)立的主體去實(shí)現(xiàn)與外界的相互協(xié)調(diào)，由此必然會加大學(xué)院辦公室工作的質(zhì)量要求。

(四)基礎(chǔ)制度不完善及工作回報(bào)不對稱。在目前所調(diào)查的實(shí)際辦公室工作中，他們往往處在一個被動的地位，對工作沒有較強(qiáng)的計(jì)劃性，解決問題的針對性也不強(qiáng)，剖析其根本原因，仍然是高等學(xué)校教育改革所引發(fā)的問題，即缺少時間經(jīng)驗(yàn)的積累，沒有一套完整實(shí)用的管理體系，工作流程沒有固化下來，辦公室工作人員沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，工作上沒有可以借鑒的經(jīng)驗(yàn)，很難去適應(yīng)新形勢下的辦公室工作內(nèi)容。隨著工作任務(wù)的不斷加重，質(zhì)量上的要求更高，但辦公室工作的地位仍較低，在專業(yè)教師教授面前，不被看重，工作回報(bào)上又與其相差甚遠(yuǎn)，會產(chǎn)生自卑的心態(tài)，更會產(chǎn)生一種不公平分配的負(fù)面情緒，沒有成熟的體系做支撐，對未來的不確定，讓一部分行政類工作人員看不到希望，極大地削弱了其工作的積極性。

(五)辦公室工作信息化水平較低。隨著科技的不斷進(jìn)步，其應(yīng)用的領(lǐng)域也越來越廣泛，辦公方式上的信息化依然是未來持續(xù)發(fā)展的趨勢，為了順應(yīng)時代的改變，與時俱進(jìn)，高校辦公室都已配備了電腦，傳真等科技硬件設(shè)備，但對于就業(yè)在辦公室崗位上的人員，對于信息化的認(rèn)知程度及水平參差不齊，更沒有組織過系統(tǒng)性的相關(guān)技能培訓(xùn)，沒有高級的管理系統(tǒng)協(xié)助，大部分工作人員仍然將這些高科技產(chǎn)品作為一種處理文檔或打印的基本功能上，對資源的利用率過低，直接影響了各項(xiàng)事務(wù)的處理進(jìn)度。

二、提高學(xué)院獨(dú)立辦公室管理效能的相應(yīng)措施

通過對辦公室管理上目前存在問題的分析，了解其影響因素，在新形勢下，結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況，對如何提升高校獨(dú)立學(xué)院辦公室管理能效提出幾點(diǎn)改進(jìn)措施。

(一)建立完善的工作制度，樹立正確的管理觀念。建設(shè)完善的管理制度，是管理工作的根本，想要加強(qiáng)辦公室效能的制度建設(shè)，就要建立一定的管理責(zé)任劃分體制，將每一項(xiàng)基礎(chǔ)工作分配到人，避免“大鍋飯”引起的互相推諉，工作態(tài)度散漫，不認(rèn)真等負(fù)面情緒的產(chǎn)生；另一方面建設(shè)的制度必須具有可操作性強(qiáng)的特點(diǎn)，以便于建立后續(xù)的工作考核機(jī)制，引入獎罰體系，調(diào)動所有人員的工作積極性，更好地提高人員利用率。另外，在建設(shè)好管理制度的同時，兼顧工作職能的轉(zhuǎn)變，為了適應(yīng)新形勢下的工作職能，可以在原有人事編制的基礎(chǔ)上增加更貼合實(shí)際工作的細(xì)化協(xié)助崗位，例如教學(xué)助理，行政助理等，化被動為主動，讓細(xì)化后的工作崗位擔(dān)負(fù)起相應(yīng)的服務(wù)工作。

(二)合理安排人員編制，減輕工作量。既然所面對的人數(shù)增大，工作量急劇上升，為了更好地解決這個問題，最簡便的方式就是增加相應(yīng)的人員編制，從一個人做一份工作，突然升級到一個人做三個人的工作，并將持續(xù)很長一段時間，這是不現(xiàn)實(shí)的，只有稀釋人均工作量，恢復(fù)到一個人做一份工作才是長久之計(jì)，不僅可以合理規(guī)劃工作時間，減少加班加點(diǎn)所帶來的負(fù)面影響，另一方面可以使工作人員有一個更好的心態(tài)去認(rèn)真對待工作，而不是為了快速完成工作任務(wù)而敷衍了事，事實(shí)也證明，專心致志的去做一件事要比匆匆忙忙完成多項(xiàng)任務(wù)來的更加穩(wěn)妥。

(三)加強(qiáng)信息化管理，帶動工作效率提升。如今網(wǎng)絡(luò)體系已經(jīng)非常完善，信息涵蓋廣泛，從獲取，到處理，再到輸出，可實(shí)現(xiàn)一體化操作，可以極大地縮短原始工作方式所使用的時間，因此在新形勢下，獨(dú)立學(xué)院辦公室管理效能若能最大程度的結(jié)合信息化資源，將是一個巨大的飛躍。辦公室工作人員通過熟練掌握各類辦公軟件的使用技能，對原始數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選，分析和處理，一方面實(shí)現(xiàn)少紙化辦公，甚至實(shí)現(xiàn)無紙化辦公；另一方面，在信息調(diào)取和使用上也更加方便，再利用網(wǎng)絡(luò)共享，實(shí)現(xiàn)快捷的數(shù)據(jù)傳輸，一定程度上減少了繁重的工作環(huán)節(jié)，真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化辦公；同時可以引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，可以將基礎(chǔ)信息全部錄入保存到系統(tǒng)中，減少紙質(zhì)檔案在保存中的管理困難，使辦公室的工作更加簡便，高效。

(四)加強(qiáng)人員隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)，提升團(tuán)隊(duì)專業(yè)化水平。一個工作團(tuán)隊(duì)素質(zhì)的水平，將直接影響到辦公室工作職能所發(fā)揮出來的作用，想要提高新形勢下高校獨(dú)立學(xué)院辦公室管理效能，最重要的是需要組建一個具有新觀念，新思想，業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的隊(duì)伍，在加強(qiáng)隊(duì)伍政治素養(yǎng)的同時，要培養(yǎng)其具有更高的使命感和工作歸屬感，強(qiáng)化工作責(zé)任感；另一方面，通過外部培訓(xùn)，不斷提升其學(xué)習(xí)能力，討論探索能力，管理能力，緊急處理事務(wù)的能力等。將不同崗位的人員輸送到相對應(yīng)的部門或?qū)I(yè)領(lǐng)域，去參加更加具有針對性的培訓(xùn)，來培養(yǎng)一支可以互補(bǔ)的高素質(zhì)工作人才隊(duì)伍。

(五)營造舒適的工作環(huán)境，提升工作自豪感。對于學(xué)院總統(tǒng)籌來說，應(yīng)該更加關(guān)注學(xué)院辦公室的相關(guān)工作情況，自上而下，建立起一個和諧舒適的工作氛圍，給員工創(chuàng)造一個具有歸屬感的工作環(huán)境，在分配相關(guān)任務(wù)的同時，積極關(guān)心辦公室工作人員的身心健康，過問學(xué)習(xí)和生活上所面臨的各種困難，幫助他們互相協(xié)調(diào)，攻克一個又一個的難題，安撫由工作繁雜而產(chǎn)生的浮躁心態(tài)，為其建立起自信心，并在適當(dāng)?shù)那艺咴试S的情況下，提升基礎(chǔ)工作人員的工作報(bào)酬，降低其與其他專業(yè)教師之間的利益分配差異，同時豐富他們的業(yè)余生活，多組織促進(jìn)團(tuán)隊(duì)融合和發(fā)展的活動，使其調(diào)節(jié)自身的工作疲憊感，然后以更好的精神狀態(tài)去面對工作。

三、結(jié)語

通過本文的論述，可以看出，在新形勢下的高校獨(dú)立學(xué)院辦公室管理效能上所面臨的挑戰(zhàn)不止眼前看到的一點(diǎn)，在面對挑戰(zhàn)時，上下齊心協(xié)力才是克服困難的有效手段，對于校方來說，關(guān)注基層員工的工作生活，成為未來持續(xù)發(fā)展中不可忽視的一環(huán)，對于院方來說，要頂住上級所施加的壓力，為基層員工撐起一片天，而不是在原有壓力的基礎(chǔ)上繼續(xù)加重，幫助其減負(fù)才是首要考慮的問題，而對于基層辦公室人員來說，努力調(diào)節(jié)自己的心態(tài)，釋放工作壓力，對上承接工作任務(wù)，努力上交完美答卷，對下，善于發(fā)現(xiàn)問題，收集數(shù)據(jù)，做好基本處理后上報(bào)，才是一個合格的工作態(tài)度，在認(rèn)真過后得到的工作成果才會帶來更大的滿足感和自豪感。由此可見，在高校獨(dú)立辦公室管理效能上，不同層次的人員各司其職，善于思考，創(chuàng)新，才能在最大程度上提高其效能，為更好地建設(shè)高等院校，貢獻(xiàn)自己的一份力量。