辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在高校中的推廣與應(yīng)用探討

□孫海玲

社會(huì)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的調(diào)整下，對(duì)社會(huì)應(yīng)用型人才、綜合型人才的供給提出更高需求。從高校教育事業(yè)來(lái)講，其是承接社會(huì)人才供給的重要載體，伴隨著教育體制的改革，教育目標(biāo)以及各類(lèi)教育任務(wù)呈現(xiàn)出多元化特點(diǎn)，傳統(tǒng)的教育管理模式以及辦公機(jī)制，難以滿足新時(shí)代下教育事業(yè)的發(fā)展需求。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)及應(yīng)用，可為高校教育工作開(kāi)展提供信息存儲(chǔ)路徑，以及通過(guò)數(shù)據(jù)指標(biāo)的設(shè)定，增強(qiáng)信息處理能力，為后續(xù)教育管理工作的落實(shí)提供數(shù)據(jù)支撐。高校教育管理實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化推進(jìn)的過(guò)程中，可將原有的機(jī)械式辦公體系逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樾市?、集群型相結(jié)合的管理格局，以此來(lái)提升高校信息處理能力。本文則是針對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在高校中的推廣與應(yīng)用進(jìn)行探討，僅供參考。

一、高校中推廣辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的意義

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)可依據(jù)網(wǎng)絡(luò)功能、存儲(chǔ)功能等對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行一次采集、二次存儲(chǔ)與加工，保證通過(guò)內(nèi)部數(shù)據(jù)模型的數(shù)字化整合功能，為系統(tǒng)承接載體提供決策信息。在辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)下，可有效將數(shù)字服務(wù)進(jìn)行多元化拓展，進(jìn)而提高事務(wù)處理能力。對(duì)于高校教育工作來(lái)講，學(xué)生檔案信息教育管理事務(wù)、教學(xué)工作開(kāi)展等產(chǎn)生的大數(shù)據(jù)，將加大固有信息系統(tǒng)的運(yùn)行壓力，而通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)，則可有效將數(shù)據(jù)信息管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楸馄交芾斫Y(jié)構(gòu)，通過(guò)數(shù)據(jù)頂層與數(shù)據(jù)底層之間的有效聯(lián)動(dòng)，增強(qiáng)信息的彈性，進(jìn)而為相關(guān)業(yè)務(wù)的拓展提供基礎(chǔ)保障。

此外，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在高校教育管理中進(jìn)行應(yīng)用及推廣時(shí)，可充分發(fā)揮出數(shù)據(jù)信息的決策功能，為教育管理行政管理提供科學(xué)性的數(shù)據(jù)支撐，以避免行政管理與教育管理中產(chǎn)生因數(shù)據(jù)信息不對(duì)稱而造成的教育管理錯(cuò)位問(wèn)題。在綜合化辦公系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)下，也可有效簡(jiǎn)化教育管理事務(wù)的運(yùn)行流程，通過(guò)數(shù)字化體系的支持，真正令各項(xiàng)事務(wù)可在系統(tǒng)平臺(tái)內(nèi)進(jìn)行高效率處理，且系統(tǒng)平臺(tái)所具備的數(shù)據(jù)追蹤功能，可進(jìn)一步將數(shù)據(jù)信息進(jìn)行權(quán)責(zé)化界定，這樣便可有效對(duì)相關(guān)教育管理任務(wù)的建設(shè)及落實(shí)起到約束效果。

二、高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)施中存在的問(wèn)題

(一)系統(tǒng)功能與實(shí)際應(yīng)用存在權(quán)重失衡問(wèn)題。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在高校教育管理中起到的價(jià)值不言而喻，其通過(guò)數(shù)據(jù)信息整合功能，可進(jìn)一步對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)化業(yè)務(wù)提供解決平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)信息管理功能與教育管理工作之間的精準(zhǔn)對(duì)接。然而，從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用形式來(lái)看，大部分高校在普及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，過(guò)于注重其功能性，這就間接削弱辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與其他管理職能之間的聯(lián)動(dòng)效果。例如高效管理部門(mén)與技術(shù)部門(mén)在應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，受到兩者之間的職能差異問(wèn)題，在使用過(guò)程中，如果兩個(gè)部門(mén)之間呈現(xiàn)出各自為政的工作屬性，則必然導(dǎo)致辦公自動(dòng)化系統(tǒng)所產(chǎn)生的技術(shù)屬性與實(shí)際應(yīng)用存在缺位現(xiàn)象，進(jìn)而喪失的部分使用功能，降低辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。

(二)人員專業(yè)能力難以支撐辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的多功能運(yùn)行需求。從技術(shù)角度來(lái)講，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的組成具有復(fù)雜特點(diǎn)，其在具體應(yīng)用過(guò)程中所呈現(xiàn)出的信息功能具有較大差異性，這就需要操作此類(lèi)系統(tǒng)的人員具有相應(yīng)的專業(yè)技能，確保各類(lèi)技術(shù)在運(yùn)行過(guò)程中可精準(zhǔn)地按照指令完成相關(guān)操作。然而，從大多數(shù)高校辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)進(jìn)程來(lái)看，專門(mén)負(fù)責(zé)系統(tǒng)操作以及檢測(cè)維修的人員配比度不足，一旦辦公自動(dòng)化系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，學(xué)校需要對(duì)外單獨(dú)招聘網(wǎng)絡(luò)中心維護(hù)人員進(jìn)行兼職處理。當(dāng)操作人員的專業(yè)技能與系統(tǒng)功能呈現(xiàn)出不配比的情況，將削弱辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用效能。此外，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)推廣過(guò)程中，盡管高校已經(jīng)設(shè)定相對(duì)應(yīng)的規(guī)范類(lèi)服務(wù)，但部分工作人員并未認(rèn)識(shí)到辦公系統(tǒng)自動(dòng)化對(duì)自身崗位工作所呈現(xiàn)出的重要性，這就出現(xiàn)工作表面化、工作形式化的特點(diǎn)，導(dǎo)致推廣工作與相關(guān)建設(shè)工作存在不對(duì)接的問(wèn)題。高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的泛性實(shí)現(xiàn)屬于持續(xù)推進(jìn)過(guò)程，當(dāng)操作人員專業(yè)意識(shí)并沒(méi)有從原有的辦公系統(tǒng)中轉(zhuǎn)變出來(lái)時(shí)，其資身操作能力將呈現(xiàn)出一定的技術(shù)滯后現(xiàn)象。而對(duì)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)而言，其內(nèi)部多元性功能將即時(shí)響應(yīng)信息指令，如果工作人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行誤操作，必然造成整類(lèi)工作程序呈現(xiàn)出無(wú)序現(xiàn)象，間接降低整體辦事質(zhì)量。

(三)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)存在的問(wèn)題。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是一個(gè)固定型產(chǎn)品，其通過(guò)內(nèi)部模塊化構(gòu)件的組裝，保證系統(tǒng)在功能實(shí)現(xiàn)時(shí)具有一定的規(guī)范性特點(diǎn)。但此類(lèi)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在功能設(shè)定時(shí)偏向于企業(yè)數(shù)據(jù)管理，盡管部分功能具有一定的拓展性及可更改性，但在高校教育管理中應(yīng)用時(shí)，其仍存在功能實(shí)現(xiàn)與預(yù)期目標(biāo)設(shè)定不對(duì)接的問(wèn)題，這就造成數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中無(wú)法精準(zhǔn)落實(shí)到職能部門(mén)中，令數(shù)據(jù)信息在傳輸過(guò)程中呈現(xiàn)出不同步問(wèn)題，甚至部分?jǐn)?shù)據(jù)參數(shù)的計(jì)算與整合需要進(jìn)行人工修改，在一定程度上加大工作人員的壓力。

三、高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)策略

(一)加大崗位人員專業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)力度。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可有效增強(qiáng)高校教育管理效率及質(zhì)量，但在其功能實(shí)現(xiàn)過(guò)程中，受限于人員技能操作問(wèn)題將部分功能無(wú)法實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。對(duì)此，為進(jìn)一步增強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用質(zhì)量，必須加大工作人員的培訓(xùn)力度，保證人員在操作過(guò)程中可依據(jù)不同功能的界定，發(fā)揮出其在相關(guān)職能部門(mén)中應(yīng)有的效用。與此同時(shí)，可針對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)類(lèi)別，對(duì)不同操作人員進(jìn)行權(quán)限設(shè)定，這樣便可有效保證人員在具體操作過(guò)程中不會(huì)產(chǎn)生越權(quán)的現(xiàn)象。同時(shí)，在逐步了解辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能時(shí)，可以進(jìn)一步通過(guò)信息整合，對(duì)自身工作職能進(jìn)行精確定位，以此來(lái)提高人員與系統(tǒng)之間的對(duì)接性，提高辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在教育管理中的價(jià)值。在操作人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，應(yīng)充分結(jié)合教育管理人員的職能效用，界定出不同培訓(xùn)形式，以模塊類(lèi)、程序類(lèi)的培訓(xùn)機(jī)制，對(duì)工作人員進(jìn)行專業(yè)技能的教導(dǎo)，令工作人員具備實(shí)際操作能力，進(jìn)而為高校辦公自動(dòng)化的推廣提供基礎(chǔ)保障。

(二)軟件安全問(wèn)題的建設(shè)策略。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)屬于計(jì)算機(jī)軟件，其在聯(lián)網(wǎng)過(guò)程中時(shí)，依據(jù)網(wǎng)絡(luò)傳輸結(jié)構(gòu)對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行云端存儲(chǔ)，以此來(lái)提高數(shù)據(jù)處理能力。隨著網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化調(diào)整，辦公自動(dòng)化軟件也面臨著升級(jí)問(wèn)題，此過(guò)程則需要人員具備專業(yè)能力，可正確操縱系統(tǒng)后臺(tái)對(duì)軟件進(jìn)行升級(jí)處理，以有效規(guī)避升級(jí)過(guò)程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)故障等問(wèn)題。此外，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)時(shí)，必須充分利用云端存儲(chǔ)環(huán)境，對(duì)數(shù)據(jù)本體進(jìn)行備份存儲(chǔ)，同時(shí)應(yīng)針對(duì)數(shù)據(jù)信息的安全等級(jí)設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限管理，以保證當(dāng)承接辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)運(yùn)行的物理服務(wù)器受到損壞時(shí)，可及時(shí)在云端環(huán)境中進(jìn)行云存儲(chǔ)資源調(diào)用，查證出相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)，強(qiáng)化信息管理的安全性。

四、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在高校中推廣的方法

(一)建構(gòu)推廣框架。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在推廣過(guò)程中必須建構(gòu)出一定的推廣框架，然后以相關(guān)帶頭人為導(dǎo)向，對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用性能進(jìn)行肯定，然后以頂層中層底層的理念傳輸，進(jìn)一步提高辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在高校教育管理中的影響力。一是承接高校教育管理的負(fù)責(zé)人，應(yīng)對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用，此過(guò)程中通過(guò)系統(tǒng)功能性的實(shí)現(xiàn)，了解到此類(lèi)系統(tǒng)與教育管理工作之間的關(guān)聯(lián)性。當(dāng)管理人員可通過(guò)自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)各項(xiàng)功能進(jìn)行認(rèn)同，了解到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在高校教育管理中所起到的實(shí)際價(jià)值，則可進(jìn)一步為后續(xù)系統(tǒng)軟件的推廣提供基礎(chǔ)保障。二是優(yōu)化處理內(nèi)容軟件功能。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需對(duì)內(nèi)部軟件功能進(jìn)行實(shí)時(shí)優(yōu)化處理，當(dāng)校內(nèi)基本實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化體系的建設(shè)時(shí)，則應(yīng)以全體人員在應(yīng)用過(guò)程中呈現(xiàn)出的問(wèn)題為切入點(diǎn)，了解到教職人員的操作訴求，然后對(duì)自身軟件功能進(jìn)行更新處理，這樣便可進(jìn)一步強(qiáng)化教職人員對(duì)軟件的認(rèn)可度。

(二)建立智能手機(jī)終端。辦公系統(tǒng)軟件可建立智能手機(jī)的終端，APP應(yīng)用通過(guò)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，令教職人員可在線上完成實(shí)時(shí)辦公，這樣便可有效突破傳統(tǒng)校園空間與工作時(shí)間的局限，進(jìn)一步提高教育管理質(zhì)量。

(三)遵循由淺及深的遞進(jìn)原則。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的推廣應(yīng)遵循由淺及深的遞進(jìn)原則，整個(gè)自動(dòng)化體系的實(shí)現(xiàn)必須對(duì)高校教育管理起到逐層功能加深的效用，例如在對(duì)沒(méi)有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的高校來(lái)講，則必須先以基礎(chǔ)功能實(shí)現(xiàn)為主，通過(guò)簡(jiǎn)單工作令學(xué)校教育管理人員對(duì)軟件產(chǎn)生認(rèn)可行為，然后再接下來(lái)教育管理工作開(kāi)展過(guò)程中，將軟件本身所具備的多元功能。逐步滲透到教育管理中可通過(guò)軟件在日常使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題為切入點(diǎn)，做成詳細(xì)資料下發(fā)到軟件平臺(tái)操作人員手中以模塊化建設(shè)，對(duì)不同職能進(jìn)行有效分工，崗位教職人員在潛意識(shí)中對(duì)此類(lèi)軟件的應(yīng)用產(chǎn)生認(rèn)同感，以此來(lái)提高辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的推廣效用。

五、高校使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后的工作轉(zhuǎn)變

從現(xiàn)有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，在高校教育管理中的實(shí)現(xiàn)程度來(lái)看，其對(duì)教育管理工作轉(zhuǎn)型發(fā)展具有較高的促進(jìn)效用。

(一)可有效提高教育管理工作效率。例如通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)時(shí)信息傳輸功能，可提高相關(guān)部門(mén)的響應(yīng)效率，將任務(wù)頂層直接下發(fā)到基層，以減少傳統(tǒng)辦公的信息傳輸時(shí)間，這樣可有效提升數(shù)據(jù)處理效率，進(jìn)一步降低教育管理成本。

(二)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)，令教育管理工作開(kāi)展具有一定的規(guī)范性特征。例如通過(guò)系統(tǒng)內(nèi)相關(guān)參數(shù)指標(biāo)的界定，可有效將數(shù)據(jù)信息與工作人員的操作行為進(jìn)行捆綁，一旦某一類(lèi)信息指令下達(dá)或者是相關(guān)教育任務(wù)操作呈現(xiàn)出一定的錯(cuò)誤現(xiàn)象時(shí)，則可通過(guò)系統(tǒng)對(duì)此類(lèi)信息進(jìn)行全過(guò)程跟蹤，以及時(shí)找到相關(guān)教育任務(wù)的負(fù)責(zé)人。其可有效對(duì)關(guān)聯(lián)型部門(mén)的職能交叉現(xiàn)象進(jìn)行分化處理，明確責(zé)任義務(wù)，提高教育管理的規(guī)范性。

六、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在高校教育管理體系中的應(yīng)用，可進(jìn)一步提高信息整合及處理效率，強(qiáng)化數(shù)據(jù)信息與相關(guān)教育事務(wù)之間的關(guān)聯(lián)性。為此，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在高校中的應(yīng)用與推廣必須結(jié)合技術(shù)發(fā)展屬性、教育管理態(tài)勢(shì)等，積極推動(dòng)自動(dòng)化教育辦公的實(shí)現(xiàn)，以節(jié)約教育資源，提高高校教育轉(zhuǎn)型效率。