檢驗檢測類事業(yè)單位存貨管理存在的問題及對策探討

謝海燕 丁 怡 岳 倩

青島市食品藥品檢驗研究院 山東 青島

一、存貨概述

存貨是指單位在開展業(yè)務活動及其他活動中為耗用或出售而儲存的各種材料、產(chǎn)品、包裝物、低值易耗品，以及達不到固定資產(chǎn)標準的用具、裝具、動植物等。存貨管理主要包括存貨實物資產(chǎn)管理，以及存貨會計信息管理和在此基礎上的決策分析，進行有效控制以達到存貨管理的最終目的提高經(jīng)濟效益。

檢驗檢測類事業(yè)單位的主要業(yè)務即是對食品、藥品、保健品、化妝品、醫(yī)療器械、藥品包材、纖維、產(chǎn)品質量、特種設備、環(huán)境等進行檢測，并對檢測對象是否符合標準出具檢測報告。檢驗檢測類事業(yè)單位在開展檢測業(yè)務過程中會用到大量的實驗試劑、標準品、色譜柱、玻璃器皿、實驗消耗品甚至包括一些實驗所需的劇毒試劑，這些都屬于檢驗檢測類事業(yè)單位的存貨。一方面檢驗檢測類事業(yè)單位存貨支出相比其他事業(yè)單位占比較大，另一方面檢驗檢測類事業(yè)單位存貨具有一定的特殊性，因此檢驗檢測類事業(yè)的存貨管理非常重要，既關系到財政資金使用效率問題又關系到安全環(huán)保問題。

二、存貨管理的必要性

1.提高財政資金使用效率

存貨是檢驗檢測類事業(yè)單位檢測成本的重要構成部分，是影響檢測成本的關鍵因素。加強存貨管理，合理采購、合理備庫，對于減少不必要的存貨采購，減少存貨資金占用，避免存貨積壓或短缺，控制檢測成本，提高資金使用效率具有重要意義。

2.提高事業(yè)單位綜合管理水平

存貨管理屬于財務管理中營運資金管理范疇，加強存貨管理工作，規(guī)范管理存貨，有助于提升單位財務管理水平。財務管理屬于單位內(nèi)部管理的一部分，服務于單位管理職能與管理目標。因此，提高存貨管理水平有助于提升事業(yè)單位綜合管理水平，有效促進事業(yè)單位各項工作順利高效開展，推動事業(yè)單位高質量發(fā)展。

三、存貨管理現(xiàn)狀

1.存貨管理意識薄弱，沒有明確的存貨管理目標

事業(yè)單位的經(jīng)費來源基本是財政撥款，并且存貨屬于消耗性資產(chǎn)，不能直接為單位帶來經(jīng)濟利益。因此，很多事業(yè)單位對存貨管理并不重視，不愿意投入過多的資源和精力。甚至為了預算執(zhí)行進度，忽視存貨實際庫存情況以及實際業(yè)務需求而隨意采購，導致存貨積壓，造成財政資金浪費。大部分事業(yè)單位缺乏存貨管理意識，沒有明確的存貨管理目標，或者存貨管理的目標僅僅為保證賬實相符。對檢驗檢測類事業(yè)單位來說，由于日常業(yè)務存貨耗用量大，因此疏于存貨管理造成的后果更為嚴重。

2.賬務處理不規(guī)范，導致賬外資產(chǎn)，不利于存貨管理

雖然近年來行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理工作不斷加強，但卻忽視了存貨資產(chǎn)管理。財務人員重視財政經(jīng)費核算，忽視實物的管理和監(jiān)督。財務工作中，為簡化賬務處理，將一些本該做入出庫管理的低值易耗品直接列為費用，導致賬外資產(chǎn)、家底不清，不利于掌握單位現(xiàn)存資產(chǎn)情況、合理安排采購計劃。實際工作中，有部分實驗試劑、標準品或者低值易耗品等是隨買隨用的，采購入庫就被實驗科室直接領用了，此類業(yè)務直接計入費用而未通過存貨科目核算，導致存貨信息失真。

3.存貨實物管理混亂

存貨實物管理涉及采購、運輸、入庫、儲存、領用出庫、報廢處置等環(huán)節(jié)。采購環(huán)節(jié)，部分單位存在隨意采購、不按實際業(yè)務需求采購、不按規(guī)定的采購方式采購等問題；采購部門與需求部門疏于溝通導致采購物品不符合實驗需求。驗收環(huán)節(jié)，采購物品到貨未嚴格驗收，未嚴格核對采購清單與實物，導致采購物品與實際需求不符。儲存環(huán)節(jié)，各種存貨混放，未進行分類分區(qū)存放。購進存貨忽視其儲存環(huán)境，未按規(guī)定溫度、濕度等環(huán)境要求存放，導致存貨變質，無法使用；過期損壞物品未及時辦理報廢手續(xù)，占用倉儲空間，導致資產(chǎn)賬面金額不實。存貨領用出庫環(huán)節(jié)，領用行為較為隨意，存在無領用手續(xù)領用物品的情況，并且存貨領用以后的使用情況缺乏監(jiān)督，造成存貨浪費、使用效率低下；日常領用存貨過程中存在領用后退庫情況，但未辦理有關手續(xù)，導致賬實不符發(fā)生。報廢處置環(huán)節(jié)，日常管理中發(fā)現(xiàn)存貨毀損變質、無法滿足實驗需求的情況應及時進行報廢處置，處置環(huán)節(jié)存在處置不及時、處置存貨不符合安全環(huán)保要求等問題。盤點環(huán)節(jié)，大部分單位長期不進行存貨盤點，導致存貨閑置、積壓、重復采購甚至過期無法使用，造成財政資金的浪費；存貨盤點流于形式，缺少財務人員對存貨盤點監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)賬實不符情況怠于處理。

4.存貨內(nèi)控制度及監(jiān)督考核機制有待完善

存貨內(nèi)控制度不健全、流程欠規(guī)范，日常工作沒有參照標準，導致存貨從預算編制環(huán)節(jié)到采購計劃，到購買、驗收入庫再到付款、出庫等各個環(huán)節(jié)缺乏必要的控制及監(jiān)督。隨意采購、隨意處置現(xiàn)象頻發(fā)，盤盈盤虧現(xiàn)象同時存在，資產(chǎn)賬面金額與實際庫存金額嚴重不符。近幾年在財政部積極推進事業(yè)單位建立并執(zhí)行內(nèi)控制度的背景下，存貨管理開始逐步得到重視，大部分單位已經(jīng)開始建立存貨內(nèi)控制度，但是制度建設參差不齊，并且由于種種原因執(zhí)行落實不到位，這些都導致存貨管理混亂、資產(chǎn)流失、財務信息不真實。

即使有了健全完善的存貨管理制度，如果執(zhí)行不到位也無法發(fā)揮制度的規(guī)范制約作用。為檢驗制度的執(zhí)行情況就需要建立監(jiān)督考核機制，通過考核環(huán)節(jié)落實制度的執(zhí)行情況，促進制度的貫徹執(zhí)行。大部分事業(yè)單位并沒有建立存貨管理監(jiān)督考核機制，存貨管理制度形同虛設，存貨管理情況差強人意。

5.存貨管理人員業(yè)務素質有待提高

檢驗檢測類事業(yè)單位的主要業(yè)務是檢驗，領導更多精力放在檢驗人員的招聘以及素質提升上面。而對于存貨管理這樣的后勤部門，領導重視不足，認為這種工作沒有太多技術要求，不需要專業(yè)基礎也不需要進行相關培訓。因此，大部分存貨管理人員并非專職人員，而是兼職管理存貨，缺乏與崗位相適應的專業(yè)基礎知識，也沒有經(jīng)過崗前培訓。存貨管理人員只是負責按業(yè)務科室的需求采購存貨，按需發(fā)放存貨，欣缺存貨管理意識，有些存貨管理人員身兼數(shù)職，導致其疲于應付，無心提升管理水平。

四、加強存貨管理的建議

1.增強存貨管理意識，明確存貨管理目標

存貨在檢驗檢測類事業(yè)單位中占比較大，日常開展業(yè)務活動會消耗大量的試劑、耗材，存貨的采購占用大量的財政資金。各級管理人員應增強存貨管理意識，通過政策宣傳、專項會議等方式在全單位營造重視存貨管理的內(nèi)部環(huán)境，督促各級人員合理配置存貨，加強存貨管理，提高存貨使用效率。明確存貨管理目標，存貨管理的目標應該是在保證存貨的數(shù)量和質量符合要求的同時盡量降低存貨采購成本；提高存貨周轉率，降低存貨占用成本。制定合理的存貨備庫計劃，降低存貨的儲存成本。在保證完成年度檢驗檢測任務的前提下，盡量降低檢驗檢測工作所需要的存貨量、降低檢測成本。

2.規(guī)范會計核算，發(fā)揮財務監(jiān)督職能

存貨會計核算應遵從《政府會計準則第1號――存貨》準則的規(guī)定，嚴格按照存貨的定義、確認條件及其他相關信息進行存貨的確認、計量，準確把握與區(qū)分“存貨”科目的邊界。符合存貨確認條件的應全部確認為存貨，不符合確認條件的一律不準確認存貨。事業(yè)單位存貨的取得及發(fā)出、盤盈、盤虧、報廢處置等業(yè)務均應通過“存貨”會計科目及時進行核算。除了隨買隨用的零星辦公用品外，嚴禁將存貨直接計入費用，導致賬外資產(chǎn)。財務人員應從原始憑證入手，把好存貨出入庫審核關。對于涉及存貨入庫、出庫的業(yè)務，會計人員要認真審核入、出庫憑證，據(jù)以記賬。對于填寫不規(guī)范、簽字不完整的單據(jù)堅決予以退回。

3.建立完善的存貨內(nèi)控制度并嚴格執(zhí)行

實際工作中，大部分事業(yè)單位管理人員認為存貨管理僅與存貨保管部門有關，由存貨保管部門負責。從內(nèi)部控制的角度看，存貨管理應該涵蓋預算計劃、采購、驗收、保管、領用、使用、報廢處置等環(huán)節(jié)的全過程，涉及單位所有部門。存貨采購保管部門、財務部門、存貨使用部門都應承擔各自的存貨管理責任。事業(yè)單位應建立健全并貫徹執(zhí)行存貨內(nèi)控制度，配備存貨計劃、采購、保管人員，明確各自崗位職責，嚴格執(zhí)行不相容崗位相分離的原則。存貨預算的編制應當綜合考慮年初庫存數(shù)量以及本年檢驗檢測工作計劃，合理保證預算編制符合實際。存貨采購環(huán)節(jié)應參照政府采購管理制度要求，選擇合適的采購方式。單位應確定供應商選擇標準，從質量、價格、供貨及時率等多維度指標選擇最優(yōu)供應商。對于供貨及時率滿足要求的存貨可減少備貨量或者不備貨，降低存貨過期風險以及倉儲成本。對于日常檢驗過程中重復消耗的通用型存貨應根據(jù)歷史資料分析確定日均消耗量，以及經(jīng)濟訂貨批量，合理確定常用存貨的采購頻次、每次采購量。驗收環(huán)節(jié)存貨保管人員應仔細核對貨物數(shù)量、質量、規(guī)格型號與采購需求是否一致，驗收完畢辦理入庫手續(xù)；存貨保管環(huán)節(jié)要特別注意溫度、濕度、通風等環(huán)境指標的要求，避免存貨因儲存環(huán)境不合要求導致毀損變質。不同存貨分類分區(qū)擺放，庫房鑰匙應由專人保管，無關人員禁止進入庫房，單價較高的存貨以及具有威脅人身安全因素的存貨應單獨存放，由雙人保管鑰匙。存貨領用環(huán)節(jié)堅持先申請后領用，無領用申請保管人員不得發(fā)放物品；領用應根據(jù)實際工作需要，不得隨意領用；對于領用后有剩余或者不符合實驗要求的存貨需要辦理退回庫房手續(xù)。各業(yè)務科室使用存貨應堅持節(jié)約原則、避免浪費、重復領用，應建立存貨臺賬，明確存貨的領用情況。庫管員應隨時關注存貨數(shù)量以及質量情況，對于過期、毀損變質的存貨要分析原因，是存放環(huán)境不適宜還是因為備庫計劃不合理，導致長期未領用。分析結果用于備庫計劃的編制。對于需要報廢處置的存貨，應根據(jù)存貨性質選擇合適的報廢處置方式：比如試劑類存貨，尤其是易制毒易制爆存貨或者劇毒存貨需要選擇具有相應資質的處置單位進行處置，確保處置符合環(huán)保要求以及避免發(fā)生安全事故。處置存貨發(fā)生的處置凈收入應及時上繳財政。存貨盤點是存貨管理中的一個重要環(huán)節(jié)，通過盤點能夠了解庫存存貨的數(shù)量以及質量情況。存貨盤點不僅要關注存貨的數(shù)量是否與財務賬面數(shù)量一致，還應關注存貨的質量。盤點存貨發(fā)現(xiàn)過期、毀損變質，不符合使用要求的存貨應及時處置。單位應建立健全存貨盤點制度，明確存貨盤點方式、盤點頻率，盤盈盤虧處理方式等。每年至少全面盤點一次存貨，并且由財務部門抽調(diào)人員進行監(jiān)督盤點。除庫存物品以外還應盤點各部門領用的使用年限在一年以上的存貨。對關鍵、重點存貨制定不定期抽查盤點制度。盤點之前應制定盤點工作方案并通過專項會議布置實施，保證存貨盤點工作保質保量開展。財務人員應明確監(jiān)督盤點的職責，認真履行監(jiān)督責任。

4.建立存貨消耗定額，進行部門績效考核，落實制度執(zhí)行

檢驗檢測類事業(yè)單位可以從歷史財務數(shù)據(jù)以及同行業(yè)數(shù)據(jù)中收集資料研究建立檢驗檢測業(yè)務消耗的存貨定額。比如實驗中需要用到的色譜柱、標準品等單價較高的實驗消耗品，應嚴格控制使用量。辦公用品類比如價值比較高的硒鼓應根據(jù)部門工作性質確定使用周期，每次領用新的硒鼓，需交回舊的硒鼓。對于打印工作較多的部門，比如負責打印檢測報告的部門可以適當縮短硒鼓使用周期。定期將實際消耗成本與歷史成本、標準成本、計劃成本等標準進行對比，分析存貨消耗成本變化情況，并綜合考慮年度檢驗工作量以及存貨市場價格變化等因素，確定存貨消耗成本變化的原因，明確各部門的責任。

再完善的制度設計如果得不到有效的執(zhí)行，也無法達到控制目標。檢驗檢測類事業(yè)單位在存貨管理工作實務中應嚴格執(zhí)行存貨管理制度，盡量避免存貨管理工作中可能面臨的各種風險。為提高存貨使用效率、節(jié)約財政資金，切實提高存貨管理水平，事業(yè)單位可以研究建立存貨管理考核體系，將存貨管理情況納入單位內(nèi)部部門考核范圍，作為期末考核評優(yōu)的依據(jù)。比如將存貨管理工作組織情況、部門消耗存貨成本、存貨周轉率、完成工作量、存貨成本降低率等分別作為績效考核指標，分指標設置分數(shù)標準，明確各指標的評分依據(jù)，根據(jù)評分標準匯總出各部門的總分數(shù)，總分的高低則反應存貨管理水平的高低。以此發(fā)揮績效考核的導向作用，督促全單位加強存貨管理意識，提高存貨使用效率，節(jié)約財政資金，降本增效。

5.加強崗位培訓，明確崗位職責，提高存貨管理人員的業(yè)務素質

應設置專門的存貨管理崗位，負責存貨管理相關工作。對存貨管理相關人員進行崗前培訓，明確其自身崗位職責。同時，還應定期組織存貨管理人員進行線上或者線下培訓，學習存貨管理相關專業(yè)知識、內(nèi)部控制制度，以及最新的財經(jīng)法規(guī)政策，加強職業(yè)道德培訓，防范廉政風險。

五、結語

存貨在檢驗檢測類事業(yè)單位中占比較大，如何科學管理存貨、不斷降低檢驗成本、節(jié)約財政資金、防范廉政風險，對檢驗檢測類事業(yè)單位的高質量發(fā)展具有重要意義。檢驗檢測類事業(yè)單位應增強存貨管理意識，建立并執(zhí)行完善的存貨內(nèi)控制度，培養(yǎng)高素質的存貨管理人員，加強存貨管理，控制檢測成本，提高財政資金使用效率，利用有限的財政資金提供更多更有效的社會服務。