新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)研究

楊 暉

（連云港市食品藥品檢驗(yàn)檢測(cè)中心，江蘇 連云港 222300）

對(duì)于檔案來(lái)說(shuō)，是記錄各種信息的活動(dòng)，而對(duì)企業(yè)來(lái)講，是記錄企業(yè)發(fā)展的歷程的，檔案管理是需要綜合性的工作，所以在管理的過(guò)程中，會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。為了能夠有效將企業(yè)檔案管理進(jìn)行改善，信息化檔案管理建設(shè)成為了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的主要方向，所以企業(yè)需要不斷創(chuàng)新檔案管理的方法，充分利用信息技術(shù)加強(qiáng)檔案的建設(shè)，以此來(lái)提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

1 信息化企業(yè)檔案管理的優(yōu)勢(shì)

（1）提升企業(yè)的工作效率。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，無(wú)論在生活中還是企業(yè)當(dāng)中，都需要使用大量的信息數(shù)據(jù)。在利用信息化進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，信息化能夠從數(shù)據(jù)庫(kù)快速將數(shù)據(jù)與信息提取出來(lái)，并且能夠篩選出不符合數(shù)據(jù)的信息，這樣一來(lái)，不僅能夠有效提高企業(yè)的工作效率，還能夠有效避免出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象。在信息化檔案建設(shè)管理的過(guò)程中，信息化檔案建設(shè)管理是將傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的檔案，人工進(jìn)行檔案管理消耗大量的人力和物力，所以，信息化檔案管理解決了這一問(wèn)題，信息化檔案管理能夠?qū)⑺@取的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行保存，并且在查找的過(guò)程中，省去大量的時(shí)間，由于信息化的普及，企業(yè)在查找信息數(shù)據(jù)時(shí)，能夠快速查找出所需要的信息，因此，對(duì)于信息化檔案管理，能夠有效提高工作效率并延長(zhǎng)檔案的使用壽命，以此來(lái)提升企業(yè)的工作效率。

（2）信息化檔案管理儲(chǔ)存的優(yōu)勢(shì)。在企業(yè)檔案管理的過(guò)程中，由于部分企業(yè)在使用檔案管理的過(guò)程中，仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，這樣不僅會(huì)造成大量的人力和物力消耗，并且工作效率也沒(méi)有顯著提升。為了能夠有效改善這種情況，企業(yè)在檔案管理儲(chǔ)存的過(guò)程中，可以充分利用信息化進(jìn)行檔案管理，有效避免傳統(tǒng)檔案管理所出現(xiàn)的問(wèn)題，能夠快速查找出所需要的內(nèi)容，并擁有大量的儲(chǔ)存空間，進(jìn)而有效改善了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的空間需求。

2 新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要性

企業(yè)在日常管理過(guò)程中，工作內(nèi)容繁多，且類(lèi)型復(fù)雜。其中，檔案管理是極為關(guān)鍵的部分，與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理和日常業(yè)務(wù)的有序開(kāi)展息息相關(guān)。特別是在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展和普及之前，企業(yè)的檔案管理工作模式相對(duì)單一化。紙質(zhì)材料通常用作載體記錄和保存相關(guān)信息數(shù)據(jù)內(nèi)容。然而，由于紙張材料自身的特性，在保存過(guò)程中存在著一定的缺點(diǎn)和不足。紙張易受環(huán)境條件的影響，一旦受潮便會(huì)慢慢腐爛和褪色，字跡變得模糊，且紙張容易受損，這增加了工作人員的管理難度。其次，紙張材料相對(duì)脆弱，如果受損就很難修復(fù)。對(duì)于有價(jià)值的檔案信息資料，一旦遭到破壞，將造成不可估量的損失。因此，信息化檔案管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，通過(guò)現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)手段，將檔案信息存儲(chǔ)和備份到計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中，這樣能夠有效避免檔案丟失損壞的情況發(fā)生。最后，檔案管理包含許多復(fù)雜多樣的內(nèi)容，用傳統(tǒng)的保存方法如果經(jīng)常反復(fù)地查看和翻閱，這樣便很容易造成紙張破損，或者丟失。紙質(zhì)檔案需要大量的紙質(zhì)材料，管理工作量大，如果檔案中的信息太多，分類(lèi)肯定會(huì)更加繁瑣，在查找的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)費(fèi)時(shí)費(fèi)力的情況。而將信息數(shù)據(jù)儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)平臺(tái)當(dāng)中，并對(duì)其進(jìn)行備份和歸類(lèi)保存，在需要時(shí)，便可通過(guò)檢索功能快速查找到相關(guān)信息數(shù)據(jù)和檔案資料，以便工作人員使用。這樣也能夠大幅度提高企業(yè)檔案管理的工作效率，塑造良好的部門(mén)形象，為企業(yè)的穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

3 企業(yè)信息化檔案管理所存在的問(wèn)題

（1）檔案管理并未融入信息化。隨著企業(yè)的快速發(fā)展，企業(yè)并未根據(jù)檔案管理進(jìn)行深入地研究及改革，導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理存在著較多問(wèn)題。在檔案管理的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案亂儲(chǔ)存的問(wèn)題，由于檔案管理的機(jī)制并未完善，所以企業(yè)在檔案管理的過(guò)程中，會(huì)不知如何下手，為了能夠有效解決這一問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)根據(jù)時(shí)代的變化進(jìn)行改革，并對(duì)比較重要的檔案進(jìn)行深入分析，如果檔案中存在著殘缺，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行完善，將所需要的和有價(jià)值的信息進(jìn)行快速儲(chǔ)存，避免出現(xiàn)重要的信息丟失等情況。企業(yè)在目前的檔案管理過(guò)程中仍然存在著較大問(wèn)題，并沒(méi)有根據(jù)社會(huì)的發(fā)展制定合理的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理的制度相對(duì)于落后，在出現(xiàn)檔案的問(wèn)題時(shí)，不能夠及時(shí)解決，這對(duì)于企業(yè)來(lái)講影響是非常大的，長(zhǎng)此以往，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作效率未有明顯提升。

（2）檔案管理的效率。在企業(yè)檔案管理的過(guò)程中，由于部分企業(yè)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到信息化檔案管理的重要性，所以，在檔案管理的過(guò)程中，未能融入信息化檔案管理，信息化檔案管理是需要與部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)的，這樣才能提高檔案管理的效率以及準(zhǔn)確性。但常常有部分企業(yè)為了省去時(shí)間，未能和部門(mén)統(tǒng)一協(xié)調(diào)，導(dǎo)致在查找信息數(shù)據(jù)時(shí)出現(xiàn)較多問(wèn)題。由于企業(yè)的快速發(fā)展，大量的信息撲面而來(lái)，如果各部門(mén)沒(méi)有統(tǒng)一協(xié)調(diào)，會(huì)嚴(yán)重影響檔案搜索的效率，阻礙企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。如果想要將企業(yè)的檔案效率提升，先要將各個(gè)部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一，如檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一性，在統(tǒng)一后無(wú)論是查找資料還是工作效率都會(huì)得到相應(yīng)的提升。

（3）信息化檔案建設(shè)未充分利用。在企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中，由于有部分企業(yè)對(duì)信息化檔案管理產(chǎn)生抗拒，所以，在企業(yè)檔案管理中，沒(méi)有利用信息化檔案管理，這不僅對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成嚴(yán)重的影響，并且還會(huì)消耗大量的人力和物力，所以，企業(yè)應(yīng)根據(jù)時(shí)代的變化，制定合理的信息檔案管理制度，充分利用信息化檔案建設(shè)，避免出現(xiàn)在急需查找檔案信息時(shí)出現(xiàn)失誤的現(xiàn)象，造成檔案信息的偏差，從而不利于企業(yè)的發(fā)展。所以企業(yè)在使用信息化檔案管理建設(shè)時(shí)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展，制定出合理的信息化檔案管理方案，這樣不僅能夠提高企業(yè)檔案管理的工作效率，還能將比較重要的檔案信息進(jìn)行妥善保存，避免在管理的過(guò)程中出現(xiàn)信息泄漏等情況。

（4）管理機(jī)制不完善。企業(yè)所涉及的工作內(nèi)容復(fù)雜多樣化，會(huì)產(chǎn)生大量的檔案信息，因此，檔案管理工作至關(guān)重要，屬于系統(tǒng)性的工作。由于部分企業(yè)缺乏對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)知和了解，并未配備一些硬件、軟件設(shè)備，信息化檔案管理水平較低，無(wú)法高效有序地進(jìn)行信息化建設(shè)工作。產(chǎn)生這些問(wèn)題的根本原因是企業(yè)沒(méi)有結(jié)合實(shí)際情況制定相應(yīng)的管理機(jī)制。此外，管理手段和方法相對(duì)落后，使企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作步履維艱，無(wú)法全面有效開(kāi)展。雖然由于各種因素的影響，部分企業(yè)逐漸認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性和作用，但在信息技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用中仍存在許多問(wèn)題，如缺乏完善的規(guī)范化管理體系，特別是對(duì)于部分原始資料信息的歸檔保存，缺乏科學(xué)合理的操作指導(dǎo)。此外，部分企業(yè)在建立檔案管理信息系統(tǒng)與平臺(tái)之后，檔案檢索流程并未得到簡(jiǎn)化，使得檔案檢索依然比較復(fù)雜，檔案信息資料也無(wú)法實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)共享，從而導(dǎo)致管理效率較低。

（5）專業(yè)人才匱乏。在企業(yè)信息化檔案管理建設(shè)的過(guò)程中，由于企業(yè)的專業(yè)人才匱乏，所以在管理的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，企業(yè)在招募專業(yè)人才時(shí)，要根據(jù)管理人員的綜合素養(yǎng)進(jìn)行評(píng)估，是否對(duì)檔案管理有一定的認(rèn)識(shí)，企業(yè)可以根據(jù)自身的需求，對(duì)管理人員進(jìn)行招募。企業(yè)檔案管理人員如果沒(méi)有掌握相應(yīng)的檔案儲(chǔ)存方法以及處理能力的話，在工作中就會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)各種各樣的差錯(cuò)，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理出現(xiàn)嚴(yán)重的問(wèn)題。

4 根據(jù)企業(yè)所需檔案管理制度制定合理的措施

（1）根據(jù)企業(yè)檔案管理制定合理的規(guī)劃。在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，企業(yè)首先要制定合理的規(guī)劃，并將所涉及的范圍和檔案的內(nèi)容進(jìn)行綜合分析，根據(jù)所需要的管理制度制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的目標(biāo)。在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，只有通過(guò)合理的信息化建設(shè)，才能充分提高企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。企業(yè)在信息化建設(shè)的過(guò)程中，需要做好部門(mén)之間的協(xié)調(diào)，并將軟硬件做到最好，在管理的過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)檔案錯(cuò)插時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，才能有效避免問(wèn)題的發(fā)生。

（2）充分利用信息化檔案管理。企業(yè)在日常的管理中，需要所儲(chǔ)存的資料先以數(shù)字化進(jìn)行儲(chǔ)存，并將各種紙質(zhì)的資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，對(duì)于較為重要的文件，可以以密碼的形式進(jìn)行儲(chǔ)存，避免出現(xiàn)丟失等情況。如果想要查找信息的話，可以在網(wǎng)上進(jìn)行查詢，這樣一來(lái)，能夠快速查找出所需要的資料，以此來(lái)提高企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（3）創(chuàng)新管理理念。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的迅速發(fā)展與普及，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)逐漸滲透到人們生活的各個(gè)方面，給人們帶來(lái)了極大的便捷，同時(shí)也改變了人們的生活方式。企業(yè)的管理人員必須高度重視檔案信息建設(shè)工作，積極創(chuàng)新和更新管理理念?？梢詮囊韵聨讉€(gè)方面入手：首先，要全面貫徹“互聯(lián)網(wǎng)+”理念與發(fā)展趨勢(shì)，通過(guò)定期培訓(xùn)，不斷提升管理工作人員的信息技術(shù)操作能力與熟悉度，優(yōu)化操作流程。要讓工作人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)是必然發(fā)展趨勢(shì)，全面掌握當(dāng)前新形勢(shì)下檔案管理工作的核心要點(diǎn)，努力突破傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的局限與不足，充分運(yùn)用信息技術(shù)，對(duì)現(xiàn)有資源進(jìn)行全面有效整合。其次，相關(guān)管理工作人員應(yīng)當(dāng)起到表率作用，積極借鑒和學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)手段，可通過(guò)講座、會(huì)議、培訓(xùn)等方式，不斷提升工作人員的重視程度，并學(xué)會(huì)積極適應(yīng)新的發(fā)展潮流，迎接全新的挑戰(zhàn)，營(yíng)造良好的信息化管理氛圍。

5 總結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的快速進(jìn)步，企業(yè)在管理的過(guò)程中還經(jīng)常出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，尤其是檔案管理，由于傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)腐蝕或丟失的情況，信息化檔案管理可以將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的檔案，并能夠及時(shí)儲(chǔ)存，這樣一來(lái)，不僅能夠提高企業(yè)檔案儲(chǔ)存的效率，還能夠提升企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。