港口集團(tuán)全面預(yù)算管理信息化系統(tǒng)建設(shè)探討

夏超賢

（天津港（集團(tuán)）有限公司，天津 300461）

集團(tuán)公司全面預(yù)算管理信息化系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱“預(yù)算管理系統(tǒng)”）的建設(shè)過程中，如何利用信息化技術(shù)的應(yīng)用，提高集團(tuán)公司全面預(yù)算管理的編報(bào)效率及編報(bào)質(zhì)量，是長(zhǎng)期研究及探索的問題。同時(shí)，在實(shí)現(xiàn)信息化預(yù)算編報(bào)、審批、分析、調(diào)整及考核的基礎(chǔ)上，持續(xù)提高全面預(yù)算的時(shí)效性及準(zhǔn)確性，也是為集團(tuán)公司搭建世界一流的財(cái)務(wù)管理體系、提高全面預(yù)算管理水平打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、集團(tuán)公司全面預(yù)算管理的現(xiàn)狀

集團(tuán)公司重視全面預(yù)算管理，制定了健全的管理制度，確定了預(yù)算管理體系，整體來(lái)看全面預(yù)算管理工作取得了一定的成果。但是目前仍主要以線下預(yù)算報(bào)表填報(bào)及現(xiàn)場(chǎng)審核的方式進(jìn)行預(yù)算編報(bào)，手工進(jìn)行預(yù)算管理的模式已經(jīng)無(wú)法滿足集團(tuán)公司及各所屬單位對(duì)預(yù)算編制自動(dòng)化、預(yù)算管控實(shí)時(shí)化、預(yù)算分析智能化的管理需要。同時(shí)，預(yù)算編制以財(cái)務(wù)部門為主，財(cái)務(wù)預(yù)算與業(yè)務(wù)預(yù)算的銜接不夠緊密，缺少必要的預(yù)算過程控制，預(yù)算分析及考核依賴Excel 表格處理，準(zhǔn)確性及時(shí)效性難以滿足要求，亟需智能化并提高考核效率?；诋?dāng)前的管理模式和現(xiàn)狀，集團(tuán)公司在全面預(yù)算管理方面存在的主要問題和管理難點(diǎn)有以下幾方面。

（一）預(yù)算編制難

集團(tuán)業(yè)務(wù)廣泛、成員單位眾多，預(yù)算管理比較粗放，缺少有效的預(yù)算管理工具，每年編制年度預(yù)算工作整體效率不高，具體表現(xiàn)如下：

依靠Excel 表格傳遞完成預(yù)算手工編制上報(bào)，難以控制整體格式完全統(tǒng)一規(guī)范，編制效率低；數(shù)據(jù)上報(bào)、匯總過程繁瑣，工作量大，手工處理數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性不高；預(yù)算審批線下處理，流程復(fù)雜、周期長(zhǎng)；“兩上兩下”編報(bào)數(shù)據(jù)版本多，不易管理，容易造成數(shù)據(jù)的交叉和遺失。

（二）預(yù)算管控難

沒有信息化工具，不能與公司主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)等生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理信息系統(tǒng)有機(jī)集成，缺少業(yè)務(wù)協(xié)同，無(wú)法實(shí)時(shí)有效地控制成本費(fèi)用，過程控制、事后分析未能形成有效的信息共享與利用機(jī)制。具體表現(xiàn)如下：

執(zhí)行數(shù)據(jù)仍靠手工錄入，未與相應(yīng)的收入、財(cái)務(wù)、計(jì)費(fèi)等相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、一致性、及時(shí)性難以保證；缺乏事前預(yù)警和事中控制，無(wú)法實(shí)施切實(shí)有效的預(yù)算管控機(jī)制；事后手工分析工作量大，無(wú)法滿足全過程、多方位、多維度的統(tǒng)計(jì)分析需要。

（三）目標(biāo)落地難

集團(tuán)預(yù)算編制到年度預(yù)算，未分解細(xì)化到月份，考核也僅在年末進(jìn)行年度考核，缺少月度考核及年中考核管理，不利于集團(tuán)戰(zhàn)略目標(biāo)的落地推進(jìn)，具體表現(xiàn)如下：

通過Excel 報(bào)表進(jìn)行數(shù)據(jù)收集及匯總整理工作，并手工進(jìn)行考核表的計(jì)算評(píng)分，通常耗時(shí)較長(zhǎng)，且報(bào)送過程中存在的錯(cuò)誤需人工進(jìn)行核對(duì)，預(yù)算編報(bào)實(shí)時(shí)性相對(duì)較差，預(yù)算數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性不高，執(zhí)行數(shù)來(lái)源依據(jù)不足；預(yù)算考核期間粒度較粗，不能按月及時(shí)分析及考核，各項(xiàng)預(yù)算指標(biāo)執(zhí)行情況不能及時(shí)掌握，且無(wú)法以可視化的方式向集團(tuán)公司主要領(lǐng)導(dǎo)展示其關(guān)注的各項(xiàng)預(yù)算信息，集團(tuán)戰(zhàn)略目標(biāo)貫徹執(zhí)行落地較難。

二、構(gòu)建預(yù)算管理系統(tǒng)的意義和必要性

開發(fā)建設(shè)預(yù)算管理系統(tǒng)，是集團(tuán)公司提高預(yù)算編報(bào)質(zhì)量、提升預(yù)算管理水平、確保發(fā)展戰(zhàn)略得到落實(shí)的必然要求，也是建設(shè)世界一流財(cái)務(wù)體系的重要保障；是落實(shí)集團(tuán)公司管理要求，強(qiáng)化預(yù)算管控，實(shí)現(xiàn)預(yù)算控制到具體項(xiàng)目的有效手段。

（一）提高全面預(yù)算編報(bào)效率，保證預(yù)算信息質(zhì)量。通過預(yù)算管理系統(tǒng)的建設(shè)，可以規(guī)范集團(tuán)公司統(tǒng)一的預(yù)算報(bào)表、預(yù)算編報(bào)及審批流程，將編報(bào)職責(zé)明確到具體執(zhí)行人，有力提高預(yù)算編報(bào)效率；通過相關(guān)表格間勾稽關(guān)系的搭建，消除相關(guān)數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入，減少填報(bào)錯(cuò)誤的發(fā)生，提高了預(yù)算信息的質(zhì)量。

（二）強(qiáng)化預(yù)算剛性管理，為集團(tuán)公司科學(xué)決策提供數(shù)據(jù)支撐。通過細(xì)化預(yù)算執(zhí)行管控顆粒度，強(qiáng)化預(yù)算執(zhí)行管控，將預(yù)算指標(biāo)分解至具體項(xiàng)目，并以具體項(xiàng)目為基礎(chǔ)實(shí)施預(yù)算管控，真正落實(shí)“無(wú)預(yù)算不開支”的管理要求，確保預(yù)算執(zhí)行落地；通過預(yù)算分析功能的使用，按月自動(dòng)將各項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行歸集，快速、準(zhǔn)確地形成集團(tuán)公司月度預(yù)算執(zhí)行情況，為后續(xù)針對(duì)性改進(jìn)預(yù)算執(zhí)行效果、確保年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供了有力的數(shù)據(jù)支撐。

三、預(yù)算管理系統(tǒng)的創(chuàng)新點(diǎn)

建設(shè)預(yù)算管理系統(tǒng)必須與業(yè)務(wù)系統(tǒng)及財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)集成，支持自定義預(yù)算剛性、柔性控制，通過預(yù)算管理系統(tǒng)對(duì)實(shí)際發(fā)生業(yè)務(wù)的控制，提高企業(yè)預(yù)算的事前申請(qǐng)、事中控制能力，并可實(shí)時(shí)查詢預(yù)算編制及執(zhí)行情況，助力集團(tuán)公司做出預(yù)算方面的經(jīng)營(yíng)決策。

實(shí)現(xiàn)以業(yè)務(wù)為起點(diǎn)編報(bào)預(yù)算。針對(duì)集團(tuán)公司目前預(yù)算管理的現(xiàn)狀，集團(tuán)公司通過總結(jié)其他企業(yè)集團(tuán)的預(yù)算管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身管理需求，采取“數(shù)據(jù)歸集、統(tǒng)一管理”的運(yùn)營(yíng)模式，將預(yù)算管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)及財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)進(jìn)行集成，以業(yè)務(wù)預(yù)算為根本，通過業(yè)務(wù)量預(yù)算編報(bào)營(yíng)業(yè)收入預(yù)算，并在此基礎(chǔ)上測(cè)算形成年度利潤(rùn)總額預(yù)算，實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算的源頭管控。

實(shí)現(xiàn)預(yù)算精細(xì)化管控。強(qiáng)化全面預(yù)算的剛性約束，優(yōu)化完善預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控及預(yù)警機(jī)制，細(xì)化預(yù)算執(zhí)行精度，在以成本費(fèi)用科目為預(yù)算管控目標(biāo)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步加強(qiáng)全面預(yù)算管控力度，對(duì)于重點(diǎn)項(xiàng)目，如投資項(xiàng)目、咨詢費(fèi)、審計(jì)費(fèi)等，將預(yù)算管控精度細(xì)化到具體項(xiàng)目，確保預(yù)算執(zhí)行有效管控。同時(shí)，將各項(xiàng)目的年度預(yù)算細(xì)化分解至各月份，并以月度預(yù)算為基礎(chǔ)實(shí)施管控，突出全面預(yù)算的剛性，確保各項(xiàng)預(yù)算指標(biāo)管控到位。

四、預(yù)算管理系統(tǒng)的實(shí)施步驟

集團(tuán)公司預(yù)算管理系統(tǒng)建設(shè)，核心要解決的是為集團(tuán)公司建立分層分級(jí)的全面預(yù)算體系，逐步實(shí)現(xiàn)“目標(biāo)下達(dá)→預(yù)算編制→過程管控→執(zhí)行分析→考核評(píng)價(jià)”的一體化全面預(yù)算管控流程，為集團(tuán)公司構(gòu)建一套面向各層級(jí)單位的全面預(yù)算管理信息化平臺(tái)。

(一)明確工作思路，確定建設(shè)方向。

在深入調(diào)研、診斷和剖析集團(tuán)公司現(xiàn)有預(yù)算管理體系現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，結(jié)合全面預(yù)算管理先進(jìn)理論以及國(guó)內(nèi)外優(yōu)秀企業(yè)的預(yù)算管理成功實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，形成“基于統(tǒng)一管理和戰(zhàn)略引導(dǎo)，以組織和制度為保障，建立區(qū)分不同層級(jí)、覆蓋所有板塊、涵蓋預(yù)算管理全部流程、體現(xiàn)從業(yè)務(wù)到財(cái)務(wù)有效銜接、運(yùn)用信息化工具落地的全面預(yù)算管理體系”的設(shè)計(jì)思路。

預(yù)算管理系統(tǒng)應(yīng)既支持集團(tuán)公司財(cái)務(wù)預(yù)算、資金預(yù)算、資本預(yù)算管理需要，又支持集團(tuán)公司按管理需要實(shí)現(xiàn)對(duì)不同產(chǎn)業(yè)板塊、不同業(yè)務(wù)類型的業(yè)務(wù)預(yù)算的全面信息化管理。預(yù)算管理系統(tǒng)同時(shí)又是集團(tuán)公司發(fā)展戰(zhàn)略落地的重要途徑，集團(tuán)公司可以通過預(yù)算管理系統(tǒng)和集團(tuán)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)共享等系統(tǒng)集成應(yīng)用，一方面推動(dòng)預(yù)算目標(biāo)落地，嚴(yán)格控制預(yù)算執(zhí)行，增加集團(tuán)管控能力，同時(shí)又自動(dòng)采集各預(yù)算項(xiàng)目的執(zhí)行情況，實(shí)時(shí)分析預(yù)算進(jìn)度，自動(dòng)警示預(yù)算風(fēng)險(xiǎn)，切實(shí)推動(dòng)集團(tuán)戰(zhàn)略落地。因此，應(yīng)以集團(tuán)公司《全面預(yù)算管理辦法》為基礎(chǔ)，進(jìn)一步梳理、完善集團(tuán)全面預(yù)算管理體系，優(yōu)化預(yù)算業(yè)務(wù)流程，調(diào)整預(yù)算表樣結(jié)構(gòu)，強(qiáng)化全面預(yù)算的業(yè)務(wù)邏輯，加強(qiáng)預(yù)算控制，提高系統(tǒng)自動(dòng)化能力，滿足集團(tuán)公司對(duì)全面預(yù)算的管理要求。

(二)梳理審批流程，明確管理職責(zé)。

為簡(jiǎn)化預(yù)算審批流程，提高預(yù)算編報(bào)效率，集團(tuán)公司預(yù)算管理過程中采取“集團(tuán)本部—所屬單位—三級(jí)單位”的管理架構(gòu)。應(yīng)強(qiáng)化預(yù)算管理，明確集團(tuán)公司各預(yù)算分管部室對(duì)于所屬單位專項(xiàng)預(yù)算指標(biāo)以及各所屬單位對(duì)于其投資單位的預(yù)算管理職責(zé)，并將審批流程、痕跡嵌入到管理系統(tǒng)中，確保預(yù)算管理職責(zé)橫向到邊，縱向到底。為做好此項(xiàng)工作，應(yīng)以集團(tuán)公司《全面預(yù)算管理辦法》中明確的預(yù)算管理職責(zé)為基礎(chǔ)，梳理明確集團(tuán)公司各預(yù)算分管部室的管理要求，據(jù)此對(duì)專項(xiàng)預(yù)算指標(biāo)的預(yù)算報(bào)表內(nèi)容進(jìn)行修改，并在此基礎(chǔ)上梳理相關(guān)審批人員信息，在系統(tǒng)中配置預(yù)算審批流程。同時(shí)，組織集團(tuán)公司相關(guān)單位財(cái)務(wù)骨干召開座談會(huì)，明確各單位預(yù)算管理需求，梳理單位內(nèi)部各部室的職責(zé)，以及各部室負(fù)責(zé)具體填報(bào)的預(yù)算報(bào)表，據(jù)此收集整理各單位具體預(yù)算管理人員的信息，并在系統(tǒng)中進(jìn)行構(gòu)建。同時(shí)，根據(jù)管理需求，統(tǒng)籌考慮預(yù)算管理系統(tǒng)與相關(guān)管理系統(tǒng)間的集成，確保系統(tǒng)功能的完善及可執(zhí)行，打好預(yù)算管理系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)的基礎(chǔ)。

(三)組織開發(fā)建設(shè)，落實(shí)管理要求。

在做好前述預(yù)算管理需求、預(yù)算審批流程梳理工作的基礎(chǔ)上，組織系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目組根據(jù)集團(tuán)公司要求，將全面預(yù)算報(bào)表及對(duì)應(yīng)的預(yù)算審批流程嵌入到預(yù)算管理系統(tǒng)中，并做好與其他管理系統(tǒng)/模塊（如費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)）的集成，確保預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度的實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)及顯示。同時(shí)，強(qiáng)化預(yù)算剛性管理，以具體費(fèi)用支出項(xiàng)目為目標(biāo)實(shí)施預(yù)算管控，在預(yù)算模塊中增加預(yù)算填報(bào)的下沉層級(jí)，由目前的科目匯總級(jí)次填報(bào)下沉至事項(xiàng)級(jí)進(jìn)行填報(bào)，同時(shí)在費(fèi)用報(bào)銷模塊增加經(jīng)審核批復(fù)后的預(yù)算明細(xì)項(xiàng)供報(bào)銷人員勾選。

具體實(shí)施方案主要包括兩個(gè)部分：

1.在預(yù)算模塊建立公有預(yù)算維度字典，同時(shí)啟用下級(jí)組織增加功能。在營(yíng)業(yè)收入、總成本費(fèi)用支出明細(xì)表等需要進(jìn)行事項(xiàng)級(jí)控制的預(yù)算表中建立公有預(yù)算維度字典，啟用下級(jí)組織增加功能，使各單位預(yù)算編制人員在預(yù)算表樣編制過程中可以在表樣各費(fèi)用項(xiàng)目下級(jí)增加明細(xì)項(xiàng)，明細(xì)項(xiàng)目保存至各單位的私有預(yù)算維度字典中，通過表間公式審核并履行審批程序后固定字典內(nèi)容。調(diào)整后與原有預(yù)算編制方法最大的變化在于：原有預(yù)算編制方式在編制經(jīng)營(yíng)預(yù)算過程中，只需填報(bào)科目匯總金額即可，預(yù)算明細(xì)項(xiàng)在批注或預(yù)算編制說明中列示；調(diào)整后在編制預(yù)算時(shí)，需在預(yù)算科目下逐項(xiàng)列示預(yù)算項(xiàng)目及對(duì)應(yīng)金額，預(yù)算科目對(duì)所有下級(jí)具體事項(xiàng)進(jìn)行金額匯總。

2.在共享模塊報(bào)銷單中新增預(yù)算項(xiàng)目及對(duì)應(yīng)的預(yù)算剩余金額。通過將上述各單位對(duì)應(yīng)的明細(xì)私有預(yù)算維度字典引入財(cái)務(wù)共享單據(jù)中作為新增字段供報(bào)賬人員選擇，填報(bào)報(bào)銷單據(jù)時(shí)報(bào)銷人員可選擇對(duì)應(yīng)的預(yù)算項(xiàng)目及預(yù)算項(xiàng)目剩余金額。調(diào)整后與原有預(yù)算控制方式不同點(diǎn)在于：原有預(yù)算控制方式可選擇預(yù)算科目總金額控制或月度預(yù)算額度控制，對(duì)科目?jī)?nèi)具體預(yù)算事項(xiàng)不做嚴(yán)格要求；調(diào)整后增加了預(yù)算控制維度，報(bào)銷時(shí)需對(duì)應(yīng)具體預(yù)算事項(xiàng)，同時(shí)可對(duì)預(yù)算剩余金額實(shí)時(shí)顯示，讓報(bào)銷人員對(duì)預(yù)算具體事項(xiàng)的實(shí)時(shí)余額做到心中有數(shù)。

（四）正式上線運(yùn)行，完善系統(tǒng)功能。

在上述系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)的基礎(chǔ)上，在滿足條件時(shí)正式上線運(yùn)行，推動(dòng)集團(tuán)公司各預(yù)算分管部室、各所屬單位通過預(yù)算管理系統(tǒng)進(jìn)行“兩上兩下”預(yù)算報(bào)表的編報(bào)工作，以消除原線下編報(bào)過程中的填報(bào)錯(cuò)誤，提高集團(tuán)公司預(yù)算編報(bào)效率。在系統(tǒng)運(yùn)行過程中，持續(xù)收集各預(yù)算分管部室及單位反饋的問題，組織系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目組逐一進(jìn)行解決，持續(xù)完善系統(tǒng)功能。同時(shí)，通過持續(xù)對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況的跟蹤，分析對(duì)比系統(tǒng)預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度與實(shí)際執(zhí)行情況的差異，并及時(shí)查找原因，對(duì)預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度進(jìn)行修正，確保預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度真實(shí)、準(zhǔn)確。

結(jié)束語(yǔ)

通過集團(tuán)公司預(yù)算管理系統(tǒng)的搭建，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司發(fā)展戰(zhàn)略及年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的有效落實(shí)，推動(dòng)年度預(yù)算編報(bào)、預(yù)算指標(biāo)審核及預(yù)算執(zhí)行分析的全面提速，確保落實(shí)預(yù)算剛性約束，通過對(duì)具體管理項(xiàng)目的月度管控，使得集團(tuán)公司預(yù)算執(zhí)行實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，推進(jìn)集團(tuán)公司財(cái)務(wù)體系工作重心全面轉(zhuǎn)移，實(shí)現(xiàn)“核算型財(cái)務(wù)”向“管理型財(cái)務(wù)”的轉(zhuǎn)變和優(yōu)化，助力集團(tuán)公司建設(shè)與世界一流港口相適應(yīng)的現(xiàn)代化的財(cái)務(wù)服務(wù)和管控體系。