檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建及應(yīng)用探討

◎王麗彬

引言：隨著國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，當(dāng)前檔案管理信息體系面臨的主要發(fā)展趨勢就是檔案部門之間相互工作的調(diào)整和內(nèi)部結(jié)構(gòu)的整體優(yōu)化。在實(shí)際的應(yīng)用中，信息化檔案管理依然存在許多挑戰(zhàn)亟待解決，需要投入更多的精力和成本來進(jìn)行不斷創(chuàng)新，這主要與檔案管理的內(nèi)容范圍具有緊密關(guān)聯(lián)，而且工作人員在實(shí)際應(yīng)用中依然存在工作效率不高且工作心態(tài)不積極的問題，導(dǎo)致許多資源被過度浪費(fèi)。因此，要想真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的綜合化發(fā)展和進(jìn)步，就應(yīng)該從相關(guān)的解決措施和方式方面著手。隨著近年來我國社會的快速發(fā)展，人們越來越重視檔案信息資源的使用，檔案信息資源在社會管理中的價值也越來越高。檔案信息管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用更新了檔案管理模式，使得人們能夠更加快速準(zhǔn)確地查閱各類檔案信息，檔案管理工作效率也越來越高，給人們高效利用檔案資源提供了便利。

一、檔案管理信息系統(tǒng)概述

信息技術(shù)作為檔案管理息體系中最重要的環(huán)節(jié)和關(guān)鍵部分，在整個體系的建立過程中起著引導(dǎo)作用，不斷的利用各種互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)手段來豐富辦公設(shè)備和辦公體系，在息較為復(fù)雜的各種絡(luò)中收集到，對整個檔案信息管理具有深遠(yuǎn)價值的有利要素，還會不斷對各類信息進(jìn)行分類整理和儲存加工，并在此基礎(chǔ)上定期做好后期的維護(hù)和精修工作。從檔案管理信息體系的真正價值來進(jìn)行探討：首先，保存資料的原件，尤其是一些會隨著時間推動而存在清晰度不明確的資料，都可以利用信息化技術(shù)手段來完成信息的全面保存，能夠有效的降低因外界因素的干擾而出現(xiàn)的各種信息丟失的現(xiàn)象；此外，這種信息化儲存技術(shù)手段能夠方便后期的查找和調(diào)研，以歸類的模式來對其進(jìn)行管理，從而在反復(fù)查閱過程中降低對原物資料的傷害，對于推動國家未來檔案信息資源管理的體系化和整體化具有重要意義。其次，利用信息管理檔案能夠有效的提高對綜合信息的管控效率，使得當(dāng)前的管理手段和方式更加科學(xué)和合理化，確保原有歸檔的步驟在規(guī)定要求范圍內(nèi)落實(shí)，并嚴(yán)格按照國家相關(guān)的規(guī)定來制定和實(shí)施相關(guān)的流程，能夠有效的降低對資源能源的消耗和浪費(fèi)。最后，有利于拓展未來信息資源的開發(fā)范圍和領(lǐng)域，從更深層次的方面來挖掘?qū)τ诟黝愋畔⒌恼嬲齼r值和意義，建立統(tǒng)一完善的各類信息化檔案管理模式，幫助各個管理部門之間實(shí)現(xiàn)資源的及時溝通和交換。

二、檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺技術(shù)基礎(chǔ)

1.計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。

在檔案的信息網(wǎng)絡(luò)化中應(yīng)該具備一些比較完善的計算機(jī)硬件設(shè)施，主要有：電話、計算機(jī)、交換機(jī)、終端設(shè)備、傳真機(jī)、衛(wèi)星設(shè)備和管線傳輸?shù)仍O(shè)備。只有在軟件方面實(shí)行較強(qiáng)的資源后才能保證信息化組織下的安全保密工作得以進(jìn)行。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將會對搭建好后的平臺進(jìn)行不斷的調(diào)整和鞏固，根據(jù)原有檔案信息的基礎(chǔ)來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)源的匹配和歸類，主要是可以按照文件的具體屬性和特征來進(jìn)行具體的分類。例如，我們將初步的掃描步驟可以定義為初核操作，只有掃描到具體的指定目標(biāo)對象的時候，才能夠達(dá)到相應(yīng)的任務(wù)，在整個計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)體系內(nèi)做好預(yù)先的系統(tǒng)設(shè)置，在這種優(yōu)先設(shè)定的環(huán)節(jié)下，確保每一個步驟都能夠精準(zhǔn)完成。

2.信息管理系統(tǒng)軟件。

信息管理系統(tǒng)軟件作為整個信息管控操作體系中關(guān)鍵的部分和體系，在當(dāng)前軟件辦公的自動化體系和智能化創(chuàng)造中發(fā)揮著重要作用，其中最根本的任務(wù)就是實(shí)現(xiàn)信息的轉(zhuǎn)化，發(fā)揮各類信息的真正價值和意義。再進(jìn)行操作過程中，首先要對各類已識別到的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選，以計算機(jī)可以明確的數(shù)據(jù)體系來進(jìn)行錄入，接著就可以在整個文件體系內(nèi)部進(jìn)行最終的修改和定稿。這種信息管理系統(tǒng)軟件能夠在后期隨時添加和刪改文件內(nèi)部的具體內(nèi)容，具有非常高超的便捷性和可操作性，能夠有效的縮短各個流程之間的時間。此外，文檔的具體流向和來源都能夠?qū)嶋H明確，在各個文件最終完成歸檔任務(wù)后，還可以利用掃碼的方式來對其內(nèi)部的信息和具體的使用狀況進(jìn)行查詢，并對這些信息進(jìn)行綜合的整理，在后期分析中就可以得到各類信息查詢的具體頻次，從而可以對那些查詢次數(shù)較高的文件進(jìn)行定期的管和優(yōu)化，對于整個檔案的保管體制具有重要意義。

三、檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)存在的問題

1.檔案管理人員業(yè)務(wù)水平較低。

檔案管理人員的實(shí)際應(yīng)用水平和操作能力都無法滿足當(dāng)前對于檔案信息管理系統(tǒng)升級和優(yōu)化的主要發(fā)展方向和需求，甚至可能會對整個系統(tǒng)的逐漸建立形成制約因素。隨著檔案信息管理體系的日趨優(yōu)化，會逐漸融入更多新時代下的科技特征和信息化網(wǎng)絡(luò)時段中的各類特點(diǎn)，但許多操作人員都無法適用這種新時代下的操作技術(shù)，將會影響后期檔案整理的整體效率，嚴(yán)重制約著整個檔案信息管理體系的可持續(xù)進(jìn)步。

2.基礎(chǔ)設(shè)施不完善。

就現(xiàn)階段的檔案信息管理體系的發(fā)展情況而言，會隨著整個技術(shù)的發(fā)展，不斷引入更多的信息化時代的優(yōu)勢，而檔案管理工作也逐漸具備科學(xué)化和合理化的特征。然而在實(shí)際的部門管理的應(yīng)用中，由于整個操作檔案管理需要工作人員具備且會使用算機(jī)軟件，還需要根據(jù)本階段信息的具體需求來研發(fā)出具有更多功能和特征的軟件設(shè)計，需要充足的資金來作為支撐和保障。但大部分企業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時都缺乏對硬件設(shè)施基礎(chǔ)建設(shè)完善的重視程度，并沒有為工作人員配備先進(jìn)的計算機(jī)設(shè)施，導(dǎo)致許多管理體系出現(xiàn)目標(biāo)和實(shí)質(zhì)不一致的現(xiàn)象。

3.系統(tǒng)規(guī)劃不夠科學(xué)，無法保障系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)程。

當(dāng)前社會對于整個檔案管理系統(tǒng)的升級和優(yōu)化具有較高的需求，需要整個檔案體系隨著時代特征來變化出更多的可操作性特點(diǎn)，因此也會受到較多的制約。例如，實(shí)際的檔案管理體系內(nèi)部的框架結(jié)構(gòu)尚未完全；操作人對整個體系構(gòu)建的忽視；對于整個操作體系的期望值過高；需要大量的投資資金來作為支撐；無法獲得相應(yīng)的回報和收益；實(shí)際的體系和檔案的具體應(yīng)用之間存在不一致的狀態(tài)。所以，要想真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和體系化應(yīng)用，首先，需要建立健全明確且具體的發(fā)展目標(biāo)和方向，在這種體系化目標(biāo)的指導(dǎo)下建立健全相應(yīng)的制度和目標(biāo)任務(wù)；其次，實(shí)現(xiàn)各部門之間的優(yōu)化處理，明確不同崗位之間的責(zé)任，要求各個工作人員都能夠做好各自的檔案歸納；最后，將部門的利益和整個企業(yè)的利益相互關(guān)聯(lián)，為企業(yè)未來的發(fā)展和成長提供源源不斷的動力。除此之外，對整個系統(tǒng)內(nèi)的具體建設(shè)要隨著時代的不斷發(fā)展而逐漸更新與優(yōu)化，才能夠真正提高體系的使用價值，而且從綜合的角度來進(jìn)行各個環(huán)節(jié)的目標(biāo)任務(wù)設(shè)置，維護(hù)相關(guān)任務(wù)的精準(zhǔn)性和可落實(shí)性，必須明確，所有的建設(shè)任務(wù)都必須腳踏實(shí)地的完成，任何想要在短時間內(nèi)完成建設(shè)目標(biāo)的計劃都是不切實(shí)際的，必須保持整個信息管理體系設(shè)計任務(wù)方案的科學(xué)化。

4.企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用重視度不夠。

對于大部分的企業(yè)檔案管理而言，在實(shí)際的應(yīng)用中依然以人工的操作為主，這就會導(dǎo)致許多的資料存在遺失和缺漏的現(xiàn)象，甚至各種信息化檔案的重復(fù)利用率并不高，他們的真正價值和內(nèi)涵也無法真正發(fā)揮，這也是各個企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作人員的忽視所導(dǎo)致的現(xiàn)象。大部分企業(yè)管理運(yùn)營人員都較為重視未來的獲益，將主要的工作重心放在企業(yè)的經(jīng)營和效益方面，而且將許多的資金都投入到企業(yè)的整體自身管理中，從而無法真正的實(shí)現(xiàn)整個企業(yè)檔案管理水平的有效提高。

四、檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

1.系統(tǒng)整體實(shí)現(xiàn)。

按照階段化和體系化的方式來不斷的鞏固和建立健全檔案管理信息體系，要明確用戶的具體需求和實(shí)際應(yīng)用狀態(tài)，并從其中的具體邏輯結(jié)構(gòu)來進(jìn)行信息的梳理，并做好相關(guān)后臺數(shù)據(jù)的收集和歸納，在這幾個體系和結(jié)構(gòu)的綜合應(yīng)用中，才能夠真正推動系統(tǒng)化建設(shè)的最終完成。其中，中間業(yè)務(wù)邏輯層結(jié)構(gòu)作為體系中的關(guān)鍵部分，在實(shí)際應(yīng)用中起著承上啟下的作用，主要是對各類數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，并根據(jù)其具體的應(yīng)用數(shù)據(jù)將其進(jìn)行分配。整個管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)為ASP.NET 技術(shù)和Oracle9i 平臺，需要互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)手段的科技支持，才能夠有效的拓展整個軟件的應(yīng)用技術(shù)，幫助實(shí)現(xiàn)各種信息的安全保密并提高體系結(jié)構(gòu)應(yīng)用的穩(wěn)定性。

2.智能查詢模塊實(shí)現(xiàn)。

后期操作人員在進(jìn)行智能查詢過程中首要使用的環(huán)節(jié)模塊是智能檔案查詢模塊，不僅方便操作人員能夠及時的將檔案進(jìn)行提取，還能夠在實(shí)際應(yīng)用完之后將檔案及時的歸于原位。而實(shí)際的操作步驟為：在大屏幕上選擇檔案按鈕，然后就可以開始接下來的流程，需要將個人的單位卡片以及識別證明放置在機(jī)器的具體位置。大屏幕上會出現(xiàn)許多與檔案相關(guān)的各種分類信息和具體的署名規(guī)則，此時用戶則可以根據(jù)自己的需求來進(jìn)行選擇。當(dāng)看到自己需要的管理檔案時，在界面輸入具體的用戶名和密碼就可以進(jìn)入到整個檔案庫內(nèi)，然后將自己所需要的檔案進(jìn)行識別和抽取，而工作人員也可以利用自己手中得到的條形碼來兌換相應(yīng)的檔案信息。當(dāng)檔案信息使用完之后需要進(jìn)行歸還，用戶則可以點(diǎn)擊確定要提取檔案按鈕，然后將相應(yīng)的識別碼放置在可識別范圍內(nèi)，并按照界面的提示來進(jìn)行具體的規(guī)范操作，從而能夠及時的將檔案信息歸納在案。這種智能化的查詢模塊能夠便于操作者的使用信息借閱，還能夠?qū)Ω鞣N信息檔案進(jìn)行追蹤，具有非常深遠(yuǎn)的應(yīng)用價值。

3.數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一。

在保證數(shù)字化檔案的時候，應(yīng)該首先保證格式與規(guī)格的統(tǒng)一，對數(shù)字化檔案實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)的運(yùn)行，只有在標(biāo)準(zhǔn)下，才能正常的開展計算機(jī)應(yīng)用下的社會服務(wù)等一些工作的正常進(jìn)行。數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一是實(shí)現(xiàn)資源網(wǎng)絡(luò)的必要條件，使檔案信息的歸檔與查閱也可以比較順利的進(jìn)行，是實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的一個必然的條件。只有充分的達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，數(shù)字檔案才能更加有效的出現(xiàn)在人們的生活中。

五、加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)用的保障措施

檔案信息化管理體系的綜合使用，不僅能夠有效的幫助操作人員緩解工作壓力，還能夠在最短的時間內(nèi)完成各種紛繁復(fù)雜信息的整理，確保各個部門之間信息的及時流通，還能夠有效的提高整個體系的應(yīng)用價值，在保持檔案系統(tǒng)處于正常的運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)下的同時，對于客戶的需求也能夠進(jìn)行一定的滿足。

1.加強(qiáng)檔案信息資源的安全管理。

確保檔案信息的安全管理是企業(yè)在實(shí)際應(yīng)用中的防衛(wèi)工作的重要環(huán)節(jié)，也是高級管理層人員極其重視的主要部分。一般情況下，技術(shù)人員在進(jìn)行安全管理工作時都會及其重視其中的病毒防護(hù)和安全管理工作。其中，網(wǎng)絡(luò)病毒往往是通過網(wǎng)絡(luò)上的操作不當(dāng)和各種有毒信息的下載所導(dǎo)致的現(xiàn)象，在實(shí)際解決過程中極為困難，而在對網(wǎng)絡(luò)病毒進(jìn)行治理時需要從預(yù)防階段開始，在計算機(jī)尚未中毒之前，就要在體系內(nèi)安置防護(hù)墻，將信息資料的整體和實(shí)際的應(yīng)用場景進(jìn)行分離，確保各類檔案信息管理的獨(dú)立性和安全性。還能夠增強(qiáng)相關(guān)管理人員的安全管理意識和護(hù)意識，按實(shí)際的管理標(biāo)準(zhǔn)和流程來實(shí)際操作各類的管理信息，確保整個體系的高效使用。

2.提高企業(yè)文檔管理人員的技能水平。

對于傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理機(jī)制而言，往往以人為的歸納形式為主來實(shí)現(xiàn)企業(yè)文件信息的最終收納，但由于人為因素的限制，可能會導(dǎo)致許多信息無法較為清晰精準(zhǔn)的進(jìn)行排列，甚至可能會出現(xiàn)檔案信息的丟失和缺漏，對于后期的實(shí)際應(yīng)用和檢索也起到一定的阻礙作用，導(dǎo)致整個企業(yè)的檔案管理體系機(jī)制無法真正升級。但隨著實(shí)際應(yīng)用技術(shù)的提高，現(xiàn)代化的檔案管理在原有的基礎(chǔ)上做出更進(jìn)一步操作，但首先會將整體的工作重心放置在工作人員個人工作素養(yǎng)的提升上，要求他們在實(shí)際上崗之前就要做出相應(yīng)的考核，不斷練習(xí)和鞏固自己的專業(yè)知識，還需要在工作人員實(shí)際上崗之后對其進(jìn)行定期的培訓(xùn)和教育工作，對自身的檔案管理知識進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，才能夠?yàn)槠髽I(yè)的整體信息化發(fā)展培育高素質(zhì)的人員團(tuán)隊(duì)。尤其是對于那些體制機(jī)制較為龐大的集團(tuán)體系而言，更需要人員具有極強(qiáng)的業(yè)能力和應(yīng)對能力，需要大量的人員來進(jìn)行整個檔案網(wǎng)絡(luò)體系的構(gòu)建，在中心管理層人員的指導(dǎo)下各司其職。此外，還需要利用健全的考核制度和激勵機(jī)制來鼓勵人員去更加積極的適應(yīng)工作，不斷地提高整個人員團(tuán)隊(duì)的業(yè)務(wù)能力和水平。

3.提高檔案管理重視度。

檔案信息管理工作作為企業(yè)實(shí)際應(yīng)用和發(fā)展以及在整個市場競爭發(fā)展的過程中具備較強(qiáng)核心競爭力的重要力量，并實(shí)際運(yùn)用在日常的經(jīng)營管理工作中，對于后期信息的科學(xué)性和精準(zhǔn)性起著決定的作用。但許多上層管理人員往往都會忽視對檔案管理的綜合化把控，導(dǎo)致許多檔案管理都存在形式化的特點(diǎn)，也就無法真正的支持整個檔案管理工作的升級。這就需要政府部門發(fā)揮積極主要的引導(dǎo)作用和規(guī)范作用，建立健全相統(tǒng)一的制度化體系來進(jìn)行保障和支撐，并在整個信息檔案管理的建設(shè)中投入更多的財政支出。

4.實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理目標(biāo)。

在對企業(yè)單位管理的實(shí)際水平和管理效率進(jìn)行衡量的過程中，首先就要從企業(yè)內(nèi)部的檔案管理應(yīng)用特征來進(jìn)行操作和探究。企業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)檔案信息管理制度的高效率，就需要從管理目標(biāo)，管理方向和管理流程等多個角度來進(jìn)行綜合應(yīng)用，建立健全統(tǒng)一的制度化和模式化標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行衡量，還需要規(guī)范各個人員之間的具體任務(wù)和職責(zé)，幫助工作人員更好的投入在自己的數(shù)據(jù)檔案管理中，從而能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息管理的目標(biāo)。

5.建設(shè)科學(xué)完善的數(shù)據(jù)庫。

數(shù)據(jù)庫的存在和發(fā)展對于業(yè)單位的管理數(shù)據(jù)信息而言必不可缺，需要技術(shù)人員根據(jù)企業(yè)實(shí)際發(fā)展的應(yīng)用特點(diǎn)和相關(guān)的收集數(shù)據(jù)信息的手段來進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，要從更加全面和多角度的方向來對整個信息管理數(shù)據(jù)庫進(jìn)行綜合應(yīng)用，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)各類信息的全面保存，還能夠?qū)崿F(xiàn)信息收集的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

6.提高檔案資源管理的系統(tǒng)性。

從體系化結(jié)構(gòu)方面來分析，提高檔案資源管理的有效性，我們可以從以下幾個方面來進(jìn)行具體分析：第一，對工作人員的實(shí)際檔案操作能力進(jìn)行優(yōu)化，不斷的調(diào)整技術(shù)應(yīng)用需求和人員實(shí)際能力之間的關(guān)系；第二，利用更多智能化和自動化的特點(diǎn)來彌補(bǔ)因人為因素的缺陷而導(dǎo)致的各種信息丟失的現(xiàn)象，還可以減小人力管理系統(tǒng)的出錯率；第三，檔案資源化的管理能夠?qū)堎|(zhì)化信息進(jìn)行云端的儲存，有利于后期的追蹤和調(diào)查研究，對于整個體系的綜合化管理都具有推動作用。

六、檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺的應(yīng)用與推廣

無紙化辦公時代是未來在企業(yè)辦公和實(shí)際運(yùn)用中的主要方向和發(fā)展目標(biāo)，這與當(dāng)前信息化時代和自動化時代具有非常緊密的關(guān)聯(lián)。但是在一定時間內(nèi)，紙質(zhì)化時代依然不能被完全取代，仍然將會在整個企業(yè)的辦公中發(fā)揮著重要的作用。就需要檔案管理人員做好信息的采納和歸納整理，并隨著時代的不斷更新找出適合整個企業(yè)創(chuàng)新的新辦法，從更加科技化的角度來實(shí)現(xiàn)檔案信息管理體系的綜合應(yīng)用，對于推動未來檔案管理的科學(xué)化和合理化具有真正的促進(jìn)意義。

結(jié)束語

總而言之，在信息化時代不斷推進(jìn)的過程中，落實(shí)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)是事業(yè)單位發(fā)展的必經(jīng)之路，對提升信息管理質(zhì)量有著積極作用。與此同時，通過分析檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的問題，加強(qiáng)用戶的系統(tǒng)開發(fā)體驗(yàn)，構(gòu)建出合理科學(xué)的系統(tǒng)建設(shè)方案，落實(shí)每個環(huán)節(jié)的系統(tǒng)質(zhì)量檢測，可以全面提高檔案管理信息系統(tǒng)的質(zhì)量，優(yōu)化檔案信息管理環(huán)境，促進(jìn)企業(yè)的健康成長。