基于信息化背景下的事業(yè)單位會計內控研究

◎管暉

大部分事業(yè)單位在經營發(fā)展階段都不以盈利為主要目的，但是由于支撐項目運行的資金大多來自于政府撥款，因此，事業(yè)單位仍然要成立專業(yè)的會計部門，落實好經濟管理工作，保障資金使用方案的合理性，最大化發(fā)揮資金使用價值?；趯嶋H項目運行中會產生經濟運行風險的因素有很多，所以，單位內部的會計人員不僅要具備會計學知識，還要了解管理理論。關鍵是要將財務管理工作與單位內控任務結合起來，展開會計內控研究。另外，基于單位發(fā)展規(guī)模不斷擴大，工作中會產生的數(shù)據(jù)信息也不斷增多，應著重研究應用信息技術降低會計內控工作難度的方法。

一、前事業(yè)單位會計內控工作的實際現(xiàn)狀

會計人員的工作素質、能力，直接決定單位的會計內控水平。但仍然有許多會計人員缺乏創(chuàng)新意識，工作能力也不符合要求。而單位內現(xiàn)行的管理制度以及單位的綜合信息技術水平也無法滿足會計內控工作的開展要求，需要單位引起重視。

1.工作意識。

會計工作的核心是進行經濟盈虧計算，要按時記錄資金、資產使用情況，制作會計報表。方便及時、真實的體現(xiàn)出事業(yè)單位目前的資產負債情況。而內控工作則是要對項目經營全過程進行綜合管理，旨在識別風險、規(guī)避風險。由于會計工作與內控工作之間有很多相關聯(lián)的內容，為給工作提供便利，單位會選擇展開綜合管理。但是，目前很多會計團隊缺乏管理意識及能力，還在以傳統(tǒng)的財務會計工作理念為指導。在實際工作中沒有及時做好風險預估工作，也沒有參與到單位內部的經營管理環(huán)節(jié)當中，導致會計內控工作效果不理想，容易給單位造成經濟損失。

2.工作制度。

傳統(tǒng)的內部管理工作制度中，沒有涉及到會計工作與管理任務融合發(fā)展的相關內容。這使得實際工作時缺乏統(tǒng)一的標準作為約束，就容易引發(fā)員工工作行為不規(guī)范的問題，而人為工作態(tài)度將決定工作質量及效率。通常來說，一個項目的周期越長、要耗費的成本就越多。所以，單位應結合自身經營發(fā)展特征找到目前管理制度中的優(yōu)缺點，積極完善管理結構體系?，F(xiàn)階段，這項工作的難題在于市場經濟管理制度的內容不斷更新、工作方式也具有多樣化的特點，這就給單位內部管理工作的有序開展增加了一定難度。

3.技術水平。

基于大數(shù)據(jù)時代已經來臨，經濟數(shù)據(jù)信息通常會根據(jù)項目運行情況呈現(xiàn)出成倍增加的特點。因此，要進行會計內控管理，動態(tài)化管控經濟風險，單憑人工的力量無法完成。還應當掌握信息技術的操作方法，及時引進財務管理軟件，對數(shù)據(jù)進行智能化的處理。不過，目前還有很多事業(yè)單位沒有實現(xiàn)數(shù)字化辦公模式，這主要是由于在工作崗位上的會計人才年齡較大，對新技術的學習能力差。再加上，單位內部所引進的財務管理軟件、實際制定的工作計劃都缺乏適應性的特點，沒有結合單位財務、業(yè)務工作現(xiàn)狀做出合理的選擇。此外，信息設備的運維成本高，員工之間沒有及時應用網(wǎng)絡技術建立溝通平臺，技術操作水平低，信息傳遞速度慢，這些都是制約單位會計內控工作開展步伐的關鍵原因。

二、事業(yè)單位會計內控信息系統(tǒng)的建設流程

在信息化背景下進行會計內控工作，通常應根據(jù)工作基本流程，確定每個環(huán)節(jié)的工作重點及難點所在。結合相關要求構建完善的信息化管理平臺，實現(xiàn)智能化管理目標。

1.預算系統(tǒng)。

資金的流通管理是單位會計內控工作的核心任務，應在網(wǎng)絡平臺構建完善的工作鏈。先建立數(shù)據(jù)庫，記錄現(xiàn)有資金數(shù)額，明確資金分配的具體情況，了解各項目的進度。從預算管理的角度，分析項目預計收益是否隨著時間的推移發(fā)生了變化，這項工作需要使用大數(shù)據(jù)技術進行數(shù)據(jù)分析和整理，找到資金風險問題的發(fā)生規(guī)律。信息技術的特點就是具有動態(tài)化的特征，能夠實時更新數(shù)據(jù)，方便會計人員第一時間展開風險處理，要求會計參與項目決策，調整經營方案，以消除單位的經濟風險。

預算階段有很多變量因素需要會計人員引起重視，比如，在生產制造型事業(yè)單位中展開項目經營管理工作，市場上各種材料、設備的價格變化情況會導致預算方案與實際情況不符的問題。因此，需要建立網(wǎng)絡平臺及時借助信息技術來收集市場價格變動信息，預估變動規(guī)律。在預算分析階段，將相關變量因素考慮在內，預留一部分備用資金，以應對突發(fā)情況。

2.審計系統(tǒng)。

預算任務完成后，會計人員應進行資金審批管理和報銷管理，要審核資金的實際用途，并關注報銷賬目是否真實。這些都是會計內控工作的基礎任務，要依靠信息技術構建審計系統(tǒng)，完成數(shù)據(jù)的存儲、傳輸管理工作，方便會計人員進行集中、統(tǒng)一的資金管理任務。最后，要在結算當期收益時，對資金管理工作質量進行綜合評估，融入成本管理理念，研究合理控制成本、節(jié)省資金的方法。這項工作通常以單位內部審計以及市場外部審計兩大結構組成，要求單位與審計部門之間建立聯(lián)系。單位在內部主要負責管理由于員工素質、能力等方面因素引發(fā)的資金浪費問題，以發(fā)揮出審計監(jiān)督工作的質量及效率，順利完成會計內控任務。

3.核算系統(tǒng)。

會計內控的核心是進行經濟管理工作，而核算則是基礎任務中的重要一環(huán)。由于涉及到日常記賬的環(huán)節(jié)，數(shù)據(jù)信息數(shù)量多，要了解經濟數(shù)據(jù)的分類方式。這需要設置會計科目及賬戶，創(chuàng)建核算系統(tǒng)平臺。新時期，在會計行業(yè)的發(fā)展進程中，實際可以用于核算的技術方法有很多，通過信息技術對各種方法進行對比，找出最佳方案后，在財務管理制度中統(tǒng)一規(guī)定會計核算的方法，確定工作標準。核算工作流程比較簡單，主要包括三項任務。分別是：記賬、算賬、報賬。應分別安排不同的會計人才來完成相應的工作，基于核算工作的特點是要具有完整性、真實性、連續(xù)性，以此來反映單位的經濟盈虧情況。所以，融合信息技術構建財務管理系統(tǒng)結構，成為了單位會計內控工作發(fā)展進程中的一項重點任務，這對于降低核算難度，提高核算效率有重要意義。

1.資產系統(tǒng)。

會計人員通常會將經濟管理工作分為資金和資產兩大類，分別建立不同的管理系統(tǒng)，有序展開基礎管理任務。固定資產是單位在生產經營階段根據(jù)工作需求所采購的設備、房屋等，要由會計人員管理資產的采購時間、數(shù)量，分析資產的使用價值，還要選擇合適的時機進行資產折舊處理。首先，在采購環(huán)節(jié)中，提出擬購置資產的品目、數(shù)量，測算經費額度，經單位負責人審核同意后，報財政部門審批。這種方式主要針對的是政府為單位提供經營資金時，為避免單位盲目采購資產而導致項目運行過程中資金短缺的問題，要進行資產采購方案的可行性分析工作。此外，為避免審批處理不及時而延誤工作進度，可以借助信息技術來制作電子版的申請報告，在網(wǎng)絡渠道中完成采購審批任務。

其次，會計內控的關鍵在于對單位內部的資產存儲、使用情況進行綜合管理，避免由于內部管理任務沒有落實到位，而導致資產的使用價值、經濟價值受損。以設備、材料的資產管理任務為例，新時期比較先進的方法是：使用二維碼技術和掃描技術記錄資產入庫存儲的時間、數(shù)量等信息，并安裝感應裝置，關注倉庫的溫濕度變化情況，還可以安裝視頻監(jiān)控，避免資產被盜的情況。另外，應將取用資產的原因、數(shù)量、負責人信息記錄在網(wǎng)絡平臺上，方便會計人員及時發(fā)現(xiàn)不合理的資產使用行為，及時采取解決對策。最后，在定期清查資產數(shù)量時，如果資產數(shù)量多、種類多，也可以借助信息技術來提高清查工作的效率。

5.人員管理系統(tǒng)。

內部控制工作主要關注的是各崗位員工的工作態(tài)度及能力，在會計內控任務中，也要從財務管理的角度出發(fā)，落實好人力資源管理工作，才能推動事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。首先，要使用一些管理會計工具。比如，績效管理法。根據(jù)不同的工作崗位設置不同的考核標準，為保證管理工作公平，應借助信息技術來公開考核內容、過程及結果。其次，應定期對員工進行能力考核，整理考核結果，確定員工的工作優(yōu)缺點，分配具體的工作任務。

基于此，單位在新時期會通過網(wǎng)絡渠道為員工建立個人工作檔案，記錄員工在職工作的詳細信息，包括工作獲得的成就及懲罰情況。目的是對員工的素質及能力進行綜合評估，因為很多工作崗位都會直接接觸現(xiàn)金流通過程，如果員工素質不過關、能力不達標，就會造成經濟損失。所以，一般單位都會合理分工，確定不同的工作職責。要避免崗位職能交叉，應對有重復工作項目的崗位進行合并處理，這就涉及到進行內部組織結構建設的環(huán)節(jié)。進而在后續(xù)出現(xiàn)經濟風險問題時，及時分清工作責任。新時期，為減輕會計團隊和管理團隊的工作負擔，事業(yè)單位也會下放管理權利，讓基層員工參與到監(jiān)督管理環(huán)節(jié)當中，主要應借助單位內網(wǎng)為員工建立互動交流的平臺。

三、在信息化背景下提升會計內控水平的方法

會計內控是從內部管理的角度出發(fā)，規(guī)避由于單位內部因素而造成的經濟運行風險。通常要關注人員工作素質及能力、內部組織結構建設、制度建設情況以及單位的基礎設施建設情況。重點結合信息技術的應用優(yōu)勢，確定工作側重點，優(yōu)化會計內控方案。

1.業(yè)財融合管理模式。

在業(yè)務流程中的很多環(huán)節(jié)都可能會引發(fā)經濟運行風險，而業(yè)務管理和財務管理之間又有許多共同點。基于此，目前很多事業(yè)單位都會在內部構建業(yè)財融合管理模式，將會計管理理念、要求，與業(yè)務流程融合。以內部控制制度為基礎，展開規(guī)范化的管理工作。這種新的管理模式可以簡化工作流程，降低會計工作和業(yè)務工作難度，還可以優(yōu)化人員配置方案，方便發(fā)揮出人力資源的使用價值。

目前，最典型的業(yè)財融合管理方案就是在內部引進事業(yè)部制管理法，構建事業(yè)部制系統(tǒng)，讓各部門根據(jù)自身所負責的工作崗位特點完成業(yè)務管理任務，并自行完成資金預算、風險預估、盈虧核對和全過程監(jiān)管等一系列工作。相關工作數(shù)據(jù)應以互聯(lián)網(wǎng)技術上傳到單位內部平臺，由會計團隊進行集中管理，會計人員只在發(fā)現(xiàn)管理問題時進行干預，以減輕工作壓力。

2.以依法管理為核心。

會計內控工作要體現(xiàn)出權威性和合理性的特點，并要保證內控制度完整，方案切實可行。這要求單位以國家管理制度為基礎，關注市場上經濟管理制度的更新情況，遵循依法管理的原則。公平、公正、公開的完成基礎的會計管理任務。而網(wǎng)絡技術則可以成為展示工作成果的平臺，通常要融入全面風險管理意識及全過程內控監(jiān)督機制。具體要求是將單位經營任務分為三個環(huán)節(jié)，分別是事前、事中和事后，有序安排工作人員進行預算分析、動態(tài)化監(jiān)管和會計內控效果評估任務。在執(zhí)行法律管理規(guī)定時，國家統(tǒng)一制定的管理條例可能無法適應不同地區(qū)、不同類型單位的會計管理需求。因此，還要在知法懂法的基礎上，合理優(yōu)化管理方案。比如，在會計內控工作中，單位的所有部門都要落實權責，能夠將責任細化到基礎員工身上。還要有程序化的工作方案，有條不紊的完成基礎會計內控工作，最終目的是規(guī)避財務風險，發(fā)揮資金的使用價值。

3.成立管理會計團隊。

在信息化背景下展開事業(yè)單位的會計內控工作，關鍵要確保會計人才具備對信息技術的操作能力，能適應數(shù)字化辦公模式的發(fā)展情況，這需要單位面向社會招聘信息化人才。注意通過思想建設任務提升員工對會計內控工作重要性的認識，提高員工的責任意識及工作積極性。同時，應當轉變傳統(tǒng)的會計工作觀念，重點要將財務會計工作模式轉變成管理會計模式。這是單位展開全過程經濟風險管控及內部管理工作的基本前提，而管理會計中的專業(yè)知識內容有很多，要系統(tǒng)的培養(yǎng)專業(yè)人才，提高人才的創(chuàng)新意識、管理能力，才能解決新時期的會計內控難題。尤其是管理會計工具種類比較多，每種工具有不同的適用條件和應用技巧。單位可以組建網(wǎng)絡交流平臺，讓會計人才之間互相學習，互相分享工作經驗。網(wǎng)絡渠道使得會計人員不會被單位的工作思想模式束縛，不再局限于在內部進行工作交流。而是可以面向社會，與其他創(chuàng)新型人才共同探究會計內控工作難題。

4.完善相關基礎設施。

基于本文中所討論的事業(yè)單位會計內控工作要以信息時代為依托，這就要求單位在提升人才工作素質及水平，建立健全的內部管理機制時，及時投入資金成本，完善單位內的計算機基礎設施建設。這項任務有兩個側重點，分別是硬件設施和軟件設施建設。硬件決定著文件信息傳輸、存儲工作的穩(wěn)定性和安全性，也關系到系統(tǒng)是否兼容的問題，而軟件則是智能化展開會計內控工作的必要保障。單位通常會采購先進的財務管理軟件，完成統(tǒng)計、分類等基礎任務，目的是提高工作效率，減少工作誤差，讓會計人員可以將工作精力放在創(chuàng)新發(fā)展問題上，要注意定期做好系統(tǒng)更新和維修保養(yǎng)工作。

5.優(yōu)化會計內控業(yè)務流程。

應結合現(xiàn)階段會計內控信息系統(tǒng)的建設情況和實際使用情況，不斷結合事業(yè)單位的發(fā)展需求、時代特點及信息技術的發(fā)展情況，研究優(yōu)化會計內控業(yè)務流程的可行性。首先，要梳理工作體系，了解每項工作之間的關聯(lián)性，結合會計管理的理論知識確定現(xiàn)行工作流程的優(yōu)缺點。其次，應從數(shù)據(jù)處理的角度出發(fā)，完成信息管理、財務管理、資產管理等數(shù)據(jù)系統(tǒng)的對接，以便于發(fā)揮出信息技術的使用價值。最后，要判斷出哪些業(yè)務可以同步開展，分清工作的主次關系。比如，資金預算、審計可以與資產清算、折舊等工作同時進行，能提高工作效率。而新時期，雖然信息技術的應用價值較高，但是單位的發(fā)展仍然要依靠人才力量。所以，人員管理是會計內控工作的重點任務。應當先解決內部崗位績效管理矛盾，做好資金分配工作，激發(fā)員工工作熱情，發(fā)揮人力資源的價值，再去考慮項目經營建設的問題。

結語：基于信息化背景展開事業(yè)單位的會計內控工作，需要先完善內部組織結構建設，創(chuàng)建網(wǎng)絡工作平臺，方便員工之間及時傳遞工作信息。并應當構建數(shù)據(jù)庫，收集和存儲財務數(shù)據(jù)信息。實際工作中，應融合財務和業(yè)務工作內容，展開業(yè)財融合管理。并應當培養(yǎng)專業(yè)的管理會計人才，確保人才具備對各種管理會計工具的應用能力。同時，會計內控工作的開展要求是遵循依法管理原則，這是單位良性健康發(fā)展的前提條件。此外，要體現(xiàn)信息技術的優(yōu)勢，還要著重提升人才的技術操作能力，并完善單位內部的基礎設施，積極引進先進的財務管理軟件，借鑒其他事企業(yè)單位的管理經驗，實現(xiàn)全過程、動態(tài)化的會計內控工作目標。