信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用分析

孫莉莉 煙臺(tái)市自然資源和不動(dòng)產(chǎn)登記中心

一、事業(yè)單位檔案管理概述

現(xiàn)階段，隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息化技術(shù)也得到了很大的發(fā)展。面對(duì)新的發(fā)展形勢(shì)，人們對(duì)事業(yè)單位的檔案管理水平提出更高要求。而事業(yè)單位檔案工作在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著重要的參考作用。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)在社會(huì)各個(gè)方面得到廣泛應(yīng)用，不僅提高了檔案管理工作效率，也創(chuàng)新了檔案管理工作模式，提高了檔案存儲(chǔ)質(zhì)量和檔案利用效率。因此，在信息化背景下，事業(yè)單位應(yīng)助推不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的優(yōu)化與升級(jí)，達(dá)到不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的有效性模式。

二、信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用意義

（一）信息技術(shù)的應(yīng)用使檔案管理操作更加方便

現(xiàn)階段，在事業(yè)單位的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作中，要想改變傳統(tǒng)檔案管理方式，就必須應(yīng)用信息技術(shù)，使檔案轉(zhuǎn)化成電子版本。在轉(zhuǎn)化的過(guò)程中，相關(guān)檔案管理人員，只要掌握一定的操作技巧，便可進(jìn)行檔案電子化的轉(zhuǎn)換。這樣，在計(jì)算機(jī)中設(shè)置固定的程度，不動(dòng)產(chǎn)檔案資料就可以自動(dòng)歸納、記錄，彰顯信息技術(shù)的簡(jiǎn)潔、便利性，例如：在搜索欄中，輸入關(guān)鍵詞搜索，計(jì)算機(jī)就會(huì)根據(jù)關(guān)鍵詞進(jìn)入自動(dòng)檢索頁(yè)面，檢索到想要的電子檔案，同時(shí)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享服務(wù)等。有效地應(yīng)用信息技術(shù)后，不僅能夠提升事業(yè)單位的辦事效率，而且也可以大量節(jié)約人力、物力。

（二）調(diào)整事業(yè)單位結(jié)構(gòu)

在傳統(tǒng)的檔案管理中，其不僅管理難度大，而且具有復(fù)雜性，主要表現(xiàn)在：傳統(tǒng)檔案管理需要的人員眾多，并且人員之間的構(gòu)成也非常復(fù)雜，使得事業(yè)單位在檔案管理這一項(xiàng)的開(kāi)支就非常高。而信息技術(shù)的應(yīng)用，可以解放人力資源，計(jì)算機(jī)可以很快在煩瑣的檔案資源庫(kù)中找出要找的文件。同時(shí)，檔案的歸納、錄入及識(shí)錯(cuò)等工作也非常便捷，應(yīng)用信息技術(shù)實(shí)踐后，使得事業(yè)單位的檔案服務(wù)效率得到快速提升，也增加了人民群眾的滿意度。

（三）提高安全性

現(xiàn)階段，就一些檔案室的情況來(lái)看，檔案室的溫度只有在低溫干燥的情況下才可以維持檔案資料的良好狀態(tài)，并且還要做好相關(guān)的防蟲(chóng)措施，才能確保紙質(zhì)檔案不受潮、發(fā)霉、高溫自燃及蟲(chóng)蛀的侵害。另外，很多檔案室會(huì)根據(jù)單位的變動(dòng)進(jìn)行搬遷，這樣，在搬遷過(guò)程中，很容易出現(xiàn)檔案資料的丟失，或者出現(xiàn)泄密事件。針對(duì)上述現(xiàn)象，信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)就得到很好的體現(xiàn)，檔案完全電子化，不僅可以進(jìn)行硬盤(pán)儲(chǔ)存、備份，而且也可以上傳至云端儲(chǔ)存，方便管理人員下載，確保不動(dòng)產(chǎn)檔案的安全性。

三、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題分析

（一）檔案管理軟硬件設(shè)施落后

檔案管理軟硬件設(shè)施落后也是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中的一個(gè)共性問(wèn)題。其主要還是由于單位高層管理人員對(duì)檔案管理工作的重視度不夠，投入不足，在檔案管理軟硬件維護(hù)、更新乃至開(kāi)發(fā)等方面都不夠關(guān)心，每年投入檔案管理部門(mén)的經(jīng)費(fèi)也是少之又少，這也使得不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理軟硬件設(shè)施很難跟上單位檔案資料的增加速度，使得單位檔案管理部門(mén)工作越來(lái)越困難，甚至在基礎(chǔ)設(shè)施落后的情況下，也很難保證檔案資料的準(zhǔn)確完整。

（二）檔案管理工作人員自身綜合能力有待提升

檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)、系統(tǒng)、細(xì)致且復(fù)雜的工作，其對(duì)實(shí)際從業(yè)人員的要求也較高[1]。在保證基本專業(yè)技能和良好的個(gè)人品德素質(zhì)的基礎(chǔ)上，有一定的解決問(wèn)題能力和管理經(jīng)驗(yàn)的人才能更好地做好單位檔案管理工作。但是當(dāng)前大部分事業(yè)單位的檔案管理人員都難以達(dá)到這些基本的要求。由于事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視度不足，檔案管理人員的薪酬也較低，所招聘的人員綜合素質(zhì)和能力也普遍較低，很難滿足單位檔案管理的實(shí)際需要。甚至有些單位招聘一些臨時(shí)工來(lái)進(jìn)行相關(guān)檔案處理工作，也會(huì)對(duì)單位檔案資料造成一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。例如不動(dòng)產(chǎn)檔案資料的泄露、檔案資料的破損甚至缺失等，會(huì)嚴(yán)重影響事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量，也會(huì)對(duì)事業(yè)單位的健康發(fā)展造成極大的負(fù)面影響。

（三）檔案管理工作的安全風(fēng)險(xiǎn)及隱患防控效力差

當(dāng)前時(shí)代無(wú)疑是網(wǎng)絡(luò)信息化、智能化的時(shí)代，在信息化的時(shí)代背景下單位檔案管理也應(yīng)該照著信息化和智能化方向發(fā)展。如今很多單位都將檔案管理工作系統(tǒng)化，并與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)相結(jié)合構(gòu)建了檔案管理信息化系統(tǒng)，在很大程度上提升了單位檔案管理工作的效率。但與此同時(shí)，由于缺乏必要的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)防控手段，也加大了單位檔案資料泄露的風(fēng)險(xiǎn)；網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)本身就是一個(gè)開(kāi)放性的平臺(tái)，很多單位在檔案管理革新中并沒(méi)有意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)，在安全風(fēng)險(xiǎn)防控上不上心，導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露安全問(wèn)題頻發(fā)。此外，還有人為原因的攻擊，主要為黑客攻擊、計(jì)算機(jī)病毒入侵。黑客攻擊是指黑客借助各種信息化手段來(lái)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行破壞，造成信息資源缺失或分離。比如，黑客借助其手段非法訪問(wèn)檔案信息系統(tǒng)，會(huì)對(duì)原有標(biāo)準(zhǔn)、有序的信息進(jìn)行竊取或篡改，使得信息無(wú)法查閱或信息丟失、泄露[2]。計(jì)算機(jī)病毒入侵是指人為植入病毒，將網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理、竊取，造成數(shù)據(jù)丟失，或者將病毒內(nèi)自帶的程序借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)發(fā)送給用戶，容易出現(xiàn)信息資源越權(quán)查閱現(xiàn)象。

（四）檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理制度缺失

國(guó)家信息網(wǎng)絡(luò)是電信網(wǎng)、廣電網(wǎng)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)整合在一起的網(wǎng)絡(luò)，而國(guó)家信息化依托國(guó)家信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)展，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。具體表現(xiàn)在檔案工作中就是傳統(tǒng)紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化媒體。這種方式也推動(dòng)了檔案工作的發(fā)展，由傳統(tǒng)的信息收集、目錄抄寫(xiě)、卷宗裝訂等操作，轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣?dòng)化編寫(xiě)目錄、案卷歸檔等操作。電子化信息儲(chǔ)存能夠減少檔案的儲(chǔ)存面積，做到節(jié)約成本，提高工作效率。一些單位雖然已經(jīng)建立了檔案信息化管理系統(tǒng)，但是現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)安全管理制度不成熟，存在諸多問(wèn)題，在對(duì)電子信息檔案進(jìn)行保存、刪除轉(zhuǎn)移等操作時(shí)缺乏相關(guān)的制度，容易造成信息被他人獲取，出現(xiàn)信息泄露。

四、協(xié)調(diào)信息技術(shù)應(yīng)用與事業(yè)單位檔案管理工作的舉措

（一）為降低安全風(fēng)險(xiǎn)需完善信息安全監(jiān)管系統(tǒng)

1.采用信息加密技術(shù)。借助信息加密技術(shù)可以將普通信息進(jìn)行編碼，對(duì)機(jī)密信息進(jìn)行加密，轉(zhuǎn)變?yōu)閬y碼信息，降低信息破解率，提高信息的安全性，從而保護(hù)數(shù)據(jù)信息。

2.數(shù)字簽名技術(shù)。傳統(tǒng)文件手寫(xiě)簽名會(huì)出現(xiàn)模仿，易發(fā)生信息泄露。而數(shù)字簽名是對(duì)傳統(tǒng)文件手寫(xiě)簽名的電子化轉(zhuǎn)變，可以對(duì)電子信息進(jìn)行驗(yàn)證，提高了信息的安全性。

3.防火墻技術(shù)。防火墻技術(shù)是指在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上將計(jì)算機(jī)的各類軟件、硬件設(shè)備有序地組合在一起，在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和公共網(wǎng)絡(luò)之間搭建一個(gè)具有一定安全性的網(wǎng)管，從而保護(hù)網(wǎng)絡(luò)資源的安全性，避免出現(xiàn)信息資源盜用或者黑客入侵。

4.綜合技術(shù)。借助內(nèi)核技術(shù)和各類安全技術(shù)將系統(tǒng)內(nèi)存在的有可能引發(fā)信息泄露、盜用等問(wèn)題剔除，提高系統(tǒng)的安全性。

5.入侵檢測(cè)技術(shù)。入侵檢測(cè)技術(shù)是指借助相應(yīng)的軟件來(lái)對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息資源的惡意行為進(jìn)行分析、識(shí)別、處理的一個(gè)復(fù)雜過(guò)程。主要是可以幫助系統(tǒng)來(lái)對(duì)網(wǎng)絡(luò)惡意攻擊、入侵等進(jìn)行處理，并且提高系統(tǒng)的完整性，從而保證數(shù)據(jù)信息的安全性。

（二）要?jiǎng)?chuàng)新和完善新型檔案管理體制

在事業(yè)單位檔案管理部門(mén)在檔案管理體制創(chuàng)新中，要加強(qiáng)信息技術(shù)的多方應(yīng)用和全面融合，系統(tǒng)性地開(kāi)展新型檔案管理體制設(shè)計(jì)和實(shí)施工作，確保檔案管理服務(wù)系統(tǒng)在良好環(huán)境中不斷完善，并不斷提高檔案管理運(yùn)行效率。在信息技術(shù)背景下，檔案信息數(shù)據(jù)共享理念已經(jīng)基本形成。因此，檔案管理部門(mén)要提升自身的檔案管理水平，必須根據(jù)用戶實(shí)際需求，基于檔案信息共享理念，建立檔案信息數(shù)據(jù)共享服務(wù)平臺(tái)，在確保事業(yè)單位檔案信息數(shù)據(jù)安全的前提下，與不同行業(yè)和不同地區(qū)的檔案管理部門(mén)共同合作，共同開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng)，更好地滿足不同用戶的檔案信息需求。用戶在登錄檔案信息系統(tǒng)和查詢利用檔案信息的時(shí)候，需要通過(guò)信息化安全技術(shù)平臺(tái)的身份驗(yàn)證，并對(duì)用戶采取分級(jí)授權(quán)、分級(jí)利用，確保事業(yè)單位檔案信息數(shù)據(jù)共享過(guò)程中的數(shù)據(jù)安全，最終建立一個(gè)互聯(lián)共享的新型檔案信息服務(wù)體系[3]。

（三）健全單位檔案管理體制機(jī)制

眾所周知，事業(yè)單位檔案管理工作本身就不是一朝一夕能做成的，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理也是一個(gè)長(zhǎng)期的管控過(guò)程，而要想在這個(gè)長(zhǎng)期的管控過(guò)程中保證檔案管理的質(zhì)量和水平，就需要一個(gè)健全且可行的檔案管理體制機(jī)制來(lái)做好約束，并提升單位檔案管理的規(guī)范性。在實(shí)際健全單位檔案管理體制機(jī)制時(shí)，要重點(diǎn)做好以下三方面工作：1.要根據(jù)事業(yè)單位實(shí)際管理水平并參考優(yōu)秀同行單位檔案管理經(jīng)驗(yàn)來(lái)構(gòu)建科學(xué)可行的檔案管理制度，并在后續(xù)的檔案管理工作過(guò)程中嚴(yán)格且貫徹落實(shí)執(zhí)行，遇到實(shí)際管理問(wèn)題時(shí)也要對(duì)管理制度進(jìn)行優(yōu)化等；2.要在事業(yè)單位內(nèi)部構(gòu)建專門(mén)的檔案管理小組和保管部門(mén)，并設(shè)立對(duì)應(yīng)的監(jiān)督管理部門(mén)對(duì)其檔案管理行為進(jìn)行監(jiān)督管控，管理小組負(fù)責(zé)檔案的保管、更新和借用等工作，而監(jiān)督小組則負(fù)責(zé)對(duì)管理人員的管理行為的規(guī)范性、合理性及合法性進(jìn)行監(jiān)督等；3.要對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案材料收集、檔案整理及檔案歸檔保存等工作進(jìn)行細(xì)化的管控，在制度體系上也要細(xì)化到不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的各個(gè)方面、各個(gè)環(huán)節(jié)等。

（四）強(qiáng)化單位檔案管理工作的信息化建設(shè)工作

當(dāng)前時(shí)代是信息化的時(shí)代，本身較為繁雜的檔案管理工作與高效率的信息化技術(shù)也有較好的相容性，通過(guò)專業(yè)的電子信息化設(shè)備工具來(lái)提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作本身的效率，這也是時(shí)代發(fā)展的要求。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的信息化系統(tǒng)可以使得事業(yè)單位檔案管理不受空間和時(shí)間的限制，也能實(shí)現(xiàn)對(duì)單位各項(xiàng)檔案資料的實(shí)時(shí)更新和資源共享。但是，上文也提到了，信息化系統(tǒng)本身就是一個(gè)較為開(kāi)放的平臺(tái)和技術(shù)措施，而單位檔案管理中所涉及的大多數(shù)檔案資料都有一定的保密性，所以，還必須要做好信息化系統(tǒng)升級(jí)的安全風(fēng)險(xiǎn)管控工作。當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境并不友好，由于信息化開(kāi)放及行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)等因素影響，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化的檔案管理信息化平臺(tái)也更容易遭受到網(wǎng)絡(luò)病毒侵害，這也需要事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化革新的同時(shí)強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)管控，采用隔離模塊及防火墻等技術(shù)在檔案管理日常工作中規(guī)避和防范一些病毒，并對(duì)關(guān)鍵性和保密性檔案數(shù)據(jù)設(shè)置必要的閱讀和修改權(quán)限，也能防止員工在使用檔案資料時(shí)不當(dāng)操作造成修改和誤刪除等，保障事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)資料的安全和高效使用[4]。

（五）做好檔案管理人員能力提升工作

由上文可知，事業(yè)檔案管理人員的實(shí)際能力對(duì)檔案管理工作有著直接且關(guān)鍵的影響，所以，單位要想做好檔案管理工作、提高檔案管理水平，還必須要做好檔案管理人員能力提升工作，并將檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)作為單位檔案管理優(yōu)化的重點(diǎn)。在實(shí)際工作中，要著力做好以下四個(gè)方面工作：1.強(qiáng)化不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理人員的準(zhǔn)入管理，提高事業(yè)單位檔案管理人員招聘或引入的門(mén)檻，盡量選擇相關(guān)專業(yè)人員或有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，在此基礎(chǔ)上要做好待選人員的考察工作，主要包括責(zé)任心、工作態(tài)度以及思想理念等方面，選擇責(zé)任心強(qiáng)、思想意識(shí)創(chuàng)新性強(qiáng)、遵守制度及熟悉信息化操作的人員，另外還要關(guān)注其守密性等；2.要對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理人員的工作及管理行為進(jìn)行更加細(xì)化的管理，包括單位檔案的收集、分類、保管及使用等四個(gè)方面，并貫徹到檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，以規(guī)范其檔案管理行為，提升其規(guī)范意識(shí)等；3.要加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理培訓(xùn)教育投入支出。針對(duì)事業(yè)單位不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的實(shí)操及常見(jiàn)問(wèn)題進(jìn)行技能培訓(xùn)等，以提升檔案管理人員的管理能力和應(yīng)急能力，并強(qiáng)化檔案管理人員之間的溝通交流，互相交流分享檔案管理經(jīng)驗(yàn)等，更好地提升檔案管理水平；4.優(yōu)化獎(jiǎng)懲機(jī)制。將不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理人員的工作效率和水平與績(jī)效工資掛鉤，并對(duì)優(yōu)秀的檔案管理人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)激勵(lì)，以此來(lái)激發(fā)事業(yè)單位不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員的工作積極性，并提升事業(yè)單位檔案管理效率。

（六）持續(xù)開(kāi)發(fā)利用檔案管理工作，提高檔案利用效率

事業(yè)單位要想做好檔案管理工作，還必須要積極開(kāi)發(fā)新的檔案管理方式方法，積極應(yīng)用新的檔案管理技術(shù)，以不斷提高檔案利用及管理效率。實(shí)際上，無(wú)論什么類型的檔案其一般都有著不容忽視的價(jià)值，都能或多或少地為單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及內(nèi)部管理工作提供一定的借鑒、依據(jù)及參考作用，甚至起到?jīng)Q定性或關(guān)鍵性的作用。所以，單位檔案管理人員要持續(xù)開(kāi)發(fā)利用檔案管理工作來(lái)提高檔案的利用效率，著力做好單位各項(xiàng)檔案資料的維護(hù)工作，并通過(guò)科學(xué)可行的管理工作來(lái)將“死檔案”變?yōu)槟転閱挝唤?jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)的“活資料”，這樣也能真正發(fā)揮檔案管理的實(shí)際價(jià)值。在實(shí)際檔案管理工作中，要根據(jù)單位內(nèi)部管理的實(shí)際情況和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況來(lái)開(kāi)發(fā)或選擇適合自身的檔案管理方法和技術(shù)，不斷革新檔案管理思想理念，積極解決單位檔案保管劣勢(shì)條件，不斷規(guī)范化檔案管理裝備，積極向上級(jí)爭(zhēng)取檔案管理?？睿员愀玫胤?wù)于事業(yè)單位檔案管理工作的革新與優(yōu)化，推動(dòng)事業(yè)單位管理工作向好的方面發(fā)展。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息時(shí)代背景下，傳統(tǒng)檔案事業(yè)迎來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，其中也存在著諸多不確定性因素。傳統(tǒng)檔案事業(yè)向信息化發(fā)展過(guò)程中，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，給檔案信息化建設(shè)帶來(lái)了很多的優(yōu)勢(shì)，但是也存在著一些問(wèn)題。因此，為了避免出現(xiàn)管理水平降低的情況，事業(yè)單位必需的合理應(yīng)用信息技術(shù)，加快信息技術(shù)與檔案管理的融合，只有這樣，才可以打破傳統(tǒng)檔案管理帶來(lái)的束縛，才會(huì)讓事業(yè)單位不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作更加順利、高效地開(kāi)展。