銀行業(yè)干部檔案數(shù)字化管理發(fā)展探究

張哲 平頂山銀行股份有限公司

傳統(tǒng)人力資源管理認為干部檔案包含干部的個人信息、學習經(jīng)歷、職業(yè)履歷、鑒定考察、黨團材料、工作獎懲和任免調動等重要信息，是組織識別、選拔和任用人才的重要參考依據(jù)。受限于時代局限和技術制約，干部檔案通常采用案卷的形式以紙質介質為主，在保存過程中易于被篡改、損毀和丟失，同時在管理和使用過程中也易于產(chǎn)生信息錯亂、學歷丟失、履歷缺失、材料紊亂等問題，不利于干部選拔、任用、培養(yǎng)和考評等全流程管理和干部隊伍體系建設，給銀行業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展帶來一定的影響。基于互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和人工智能技術的影響，人力資源管理迎來了數(shù)字化管理時代，那些簡單煩瑣、重復性和標準化的工作已逐漸被替代，干部檔案的數(shù)字化管理也面臨著巨大挑戰(zhàn)。近年來，隨著金融體制改革與數(shù)字化轉型不斷深化，對銀行業(yè)的要求也越來越高，銀行業(yè)干部人事檔案數(shù)字化轉型與無紙化管理有助于彌補傳統(tǒng)紙質檔案的不足，可以更好地保障干部人事檔案的真實性和準確性[1]，對人才梯隊建設和干部管理的體系搭建，起著重大推動作用，進而為銀行業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展提供源源不斷的人才基礎與智力支持。

一、干部檔案數(shù)字化管理的重要性

（一）數(shù)字化管理有利于精準識別、選任干部

基于人才數(shù)據(jù)庫的干部檔案管理能有效識別干部信息，實現(xiàn)崗位調配與人崗匹配，為精準識別、選任干部奠定了基礎[2]。干部檔案記錄著干部的個人信息、工作履歷、技能水平、考核業(yè)績等信息，通過分析檔案數(shù)據(jù)要素，可以掌握干部的客觀經(jīng)歷，初步了解干部的能力和特點，做出客觀的綜合評價，進而為選拔任用、調整交流等干部動議提供科學依據(jù)和合理建議。在干部檔案數(shù)字化管理中，可以充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)分析的優(yōu)勢，通過數(shù)字化管理系統(tǒng)自動分析生成準確的人事信息數(shù)據(jù)，為研判決策以及人才發(fā)展提供價值數(shù)據(jù)支持[3]，幫助銀行業(yè)全面了解干部情況，及時掌握干部異動信息，根據(jù)崗位需求精準識別人才，公正地選拔和任用干部，將數(shù)據(jù)分析和干部評價有機結合在一起，實現(xiàn)干部資源的優(yōu)化配置，真正做到因需擇人，與崗匹配。數(shù)字化管理能為干部資源配置、領導班子建設、干部隊伍宏觀管理、組織人事工作規(guī)律研究等提供精準高效服務[4]，為優(yōu)化干部隊伍提供客觀的數(shù)據(jù)支撐，從而建立健全干部管理機制，搭建干部管理數(shù)字化平臺，實現(xiàn)銀行業(yè)人力資源管理的透明化、流程化和標準化。

（二）數(shù)字化管理有利于分級、分類培養(yǎng)干部

做好干部檔案數(shù)字化管理是實施分級分類培養(yǎng)干部的關鍵，通過干部檔案信息的管理與分析，了解工作作風、性格特點、道德品行和歷史成績等特點，全方位、多角度、深層次地掌握干部特質，運用信息數(shù)據(jù)分析研究，客觀還原干部的綜合情況，對其主要不足和特長領域進行系統(tǒng)梳理、分類標記，完成干部“畫像”工作，根據(jù)特點和短板，確立職業(yè)發(fā)展的培養(yǎng)規(guī)劃、明確成長方向和培養(yǎng)目標，設計干部發(fā)展通道、創(chuàng)造職業(yè)發(fā)展的綠色生態(tài)系統(tǒng)，形成分級、分類的干部職業(yè)發(fā)展培養(yǎng)規(guī)劃和生涯成長路徑。

（三）數(shù)字化管理有利于全面監(jiān)督考評干部

有序推進干部檔案數(shù)字化管理進程，有利于在日常工作中全面考察干部的綜合表現(xiàn)和業(yè)績情況。通過建立干部監(jiān)督考評數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)銀行業(yè)監(jiān)管平臺互聯(lián)，實時更新干部基本信息和監(jiān)督考評結果，為銀行業(yè)全面掌握干部履職提供了參考依據(jù)。在數(shù)字化管理中，銀行業(yè)干部檔案管理通過資料整理、目錄建庫、數(shù)據(jù)入庫、質檢驗收、備份管理等既定流程和設定程序進行人機交換，在各個環(huán)節(jié)中可以實現(xiàn)原始數(shù)據(jù)的跟蹤和異動信息的查詢，通過數(shù)據(jù)平臺管理適時掌握干部的日常表現(xiàn)和工作業(yè)績及違規(guī)違紀等情況，有利于對干部的全面監(jiān)督和考評。同時，銀行業(yè)和監(jiān)管機構間的數(shù)字化管理平臺，可以實現(xiàn)平臺互聯(lián)和信息共享，有效彌補信息不對稱的缺陷，及時對干部的輪崗交流、離任審計、案件防控和處罰處理等變動或異常信息進行適時預警，提升干部風險管理和防控能力，提高干部隊伍的戰(zhàn)斗力和先進性，從根本上保障銀行業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

二、銀行業(yè)干部檔案數(shù)字化管理的瓶頸

相較于西方發(fā)達國家，我國銀行業(yè)數(shù)字化轉型發(fā)展相對滯后，轉型阻力較大[5]，銀行業(yè)人事檔案數(shù)字化管理工作仍然面臨重重困境，數(shù)字化之路依然漫長且充滿挑戰(zhàn)。

（一）數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的搭建

目前，很多銀行都提出了數(shù)字化轉型戰(zhàn)略，旨在利用新的金融科技對干部檔案進行數(shù)字化管理。但是，除了大型國有銀行和股份制銀行，很多中小銀行采用從眾式的跟隨策略，通過模仿先進銀行的轉型經(jīng)驗，經(jīng)過培訓學習或考察交流后將數(shù)字化檔案系統(tǒng)運用到本機構，但是在系統(tǒng)引進和日常管理中，這種模仿模式經(jīng)常會“水土不服”，產(chǎn)生一系列問題。首先，數(shù)據(jù)庫是數(shù)字化管理的基礎，搭建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)離不開檔案數(shù)據(jù)庫建設，但是檔案的卷宗保存形式因歷史等原因導致部分紙質檔案不完整，甚至出現(xiàn)損毀丟失等問題，將會給檔案數(shù)字化管理平臺的上傳、錄入和整理等方面帶來困難，影響著干部檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)字化管理系統(tǒng)搭建的進程和原始數(shù)據(jù)的準確性和有效性。其次，數(shù)字化管理平臺的搭建和運維需要大量的復合型人才，檔案管理工作人員需要具備互聯(lián)網(wǎng)理論知識、數(shù)據(jù)量化分析能力和人力資源管理等專業(yè)技能。但是，部分銀行業(yè)數(shù)字化轉型人才儲備不足，未有清晰的數(shù)字化人才發(fā)展配套策略，薪酬體系激勵機制不健全，并且受傳統(tǒng)型和地域性行業(yè)的影響，難以培養(yǎng)和吸引亟需的數(shù)字化復合型人才。最后，搭建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)需要先進的網(wǎng)絡技術與硬件設施以保證數(shù)字化管理系統(tǒng)的平穩(wěn)運行。但是，有些銀行機構特別是中小商業(yè)銀行的數(shù)字化、網(wǎng)絡化管理技術還比較落后，相較于國有銀行和大型股份制銀行數(shù)十億的科技投資規(guī)模，對數(shù)據(jù)庫和平臺建設的投入規(guī)模已經(jīng)拉大到幾個數(shù)量級，嚴重制約了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的搭建和未來的競爭力水平。

（二）數(shù)字化管理系統(tǒng)的信息安全

從信息安全方面考慮，一方面干部檔案中的基本信息和雇傭旅程屬于個人隱私，需要進行保密，另一方面組織內部的選拔、任用、考察和獎懲等干部管理的各個環(huán)節(jié)資料，屬于內部機密文件，應該嚴格保密。與傳統(tǒng)紙質檔案管理相比，干部檔案數(shù)字化轉型雖具有明顯優(yōu)勢，但電子檔案對計算機存儲設備和互聯(lián)網(wǎng)平臺的依賴性較強，很可能因為硬件損壞、系統(tǒng)宕機、技術漏洞、病毒感染、黑客攻擊等意外事件，導致系統(tǒng)平臺和數(shù)據(jù)庫存在信息丟失、泄露和破壞等安全風險。同時，數(shù)字化電子檔案的可復制性和透明度較高，數(shù)據(jù)信息一旦發(fā)生異常，將會在信息安全、業(yè)務連續(xù)性和管理風險等方面的矛盾更加突出。如何協(xié)助銀行業(yè)應對社會發(fā)展變革、預防和控制好信息風險是數(shù)字化轉型發(fā)展的重要任務。

（三）數(shù)字化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析應用

在數(shù)字化人力資源管理時代，銀行業(yè)大數(shù)據(jù)應用與分析技術空前發(fā)展，在干部檔案數(shù)字化管理方面也得到廣泛應用，但有些銀行對數(shù)字化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)分析與量化管理運用程度不高、精度不夠，影響了干部檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。一方面，部分銀行雖然在檔案管理系統(tǒng)中引入了數(shù)據(jù)分析，但是沒有前沿理論和專業(yè)技術的支撐，致使數(shù)據(jù)分析沒有在數(shù)字管理系統(tǒng)中發(fā)揮應有的作用，更沒有形成科學完整的信息化管理體系，導致數(shù)據(jù)分析、量化管理與結果運用浮于表面、流于形式。另一方面，銀行業(yè)各機構和監(jiān)管部門之間平臺互聯(lián)較少、信息共享程度不高、檔案更新不及時、協(xié)同機制的缺乏也限制了銀行業(yè)干部檔案數(shù)字化轉型的進一步發(fā)展。

三、銀行業(yè)干部檔案數(shù)字化管理的發(fā)展路徑

（一）搭建干部檔案數(shù)字化管理平臺，完善數(shù)據(jù)庫建設

數(shù)字化管理系統(tǒng)是銀行干部檔案進行數(shù)字化轉型的主要載體，干部檔案管理工作中涉及的檔案信息錄入、存儲、查閱、更新等都需要依托數(shù)字化系統(tǒng)，因此，銀行必須高度重視數(shù)字化管理系統(tǒng)的設計、實現(xiàn)和完善系統(tǒng)功能，進一步完善干部檔案數(shù)據(jù)庫和管理信息平臺。通過設計干部檔案管理信息系統(tǒng)界面[6]，加強系統(tǒng)各模塊之間的聯(lián)動，搭建高效合理的數(shù)字化管理平臺，實現(xiàn)檔案目錄、檔案查借閱登記、檔案轉入轉出登記、檔案的在庫狀態(tài)統(tǒng)計等日常工作臺賬的自動處理，提高干部檔案管理成效。另外，銀行業(yè)還可以根據(jù)實際情況創(chuàng)建所需的數(shù)據(jù)存儲結構和檔案管理業(yè)務，以簡單、直觀的操作方式來管理檔案，降低干部檔案保管的工作強度，提高保管質量和管理水平，降低干部檔案數(shù)字化成本[7]，全面提高干部檔案信息的數(shù)字化管理工作的成效。同時，數(shù)據(jù)庫是數(shù)字化管理的基礎，只有建設好檔案數(shù)據(jù)庫才能實現(xiàn)干部檔案的信息化建設[8]，因此，銀行業(yè)要根據(jù)客觀實際情況與業(yè)務需要，為各級干部建立完整的電子檔案，實現(xiàn)一人一檔、多檔聯(lián)動，進一步完善干部檔案數(shù)據(jù)庫的搭建和系統(tǒng)化建設，實現(xiàn)干部檔案信息的數(shù)字化與智能化[9]。

（二）提供干部檔案數(shù)據(jù)信息安全保障，避免信息安全風險

干部檔案記載著組織和個人的各種信息，是干部選、用、育、留的重要依據(jù)，具有高度的機密性，因此，銀行業(yè)應當完善干部檔案數(shù)字化管理制度，增強電子信息的安全保障，避免各種形式的信息丟失、泄露、篡改和盜取。首先，銀行機構應選派政治立場堅定，有一定的思想覺悟和道德水平的人員參與組織的數(shù)字化轉型工作，并與之簽訂保密協(xié)議，從源頭上避免信息安全隱患。其次，銀行業(yè)應當完善數(shù)字化管理內部機制，設立專職管理人員，實行專人專崗，給不同層級的管理員開放不同的管理權限，在未經(jīng)審批情況下禁止干部本人調閱檔案資料。再次，定期更新審核數(shù)字化檔案信息及異動記錄，防范檔案信息的泄露和篡改，加強防火墻、密鑰等網(wǎng)絡安全制度建設，不斷優(yōu)化和升級信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，定期開展系統(tǒng)維護和平臺優(yōu)化，通過用戶身份認證、瀏覽控制技術、區(qū)域控制技術和光盤加密等技術，有效保障干部數(shù)字檔案管理的安全[7]。最后，銀行機構應建立多個數(shù)據(jù)備份中心，做好檔案數(shù)據(jù)備份工作，應對系統(tǒng)故障等其他突發(fā)事故，降低檔案信息損毀丟失的風險和損失，最大限度地保障數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)信息的安全。

（三）實現(xiàn)干部檔案信息動態(tài)管理，科學應用數(shù)據(jù)量化分析

加強干部檔案信息動態(tài)管理，強化數(shù)據(jù)分析和量化管理在干部檔案數(shù)字化管理工作中的重要作用，實現(xiàn)批量處理檔案數(shù)據(jù)信息和動態(tài)管理，全面推進智能化辦公水平。數(shù)據(jù)共享是數(shù)據(jù)分析和量化管理的前提和基礎，一方面，銀行業(yè)要加強各機構和部門之間的信息共享，及時更新干部人事檔案信息，完善數(shù)據(jù)庫建設，推進人力資源數(shù)字化管理轉型更迭。另一方面，銀行業(yè)也不能忽略數(shù)字化管理轉型中各系統(tǒng)和模塊之間的聯(lián)動功能，實現(xiàn)干部檔案信息的同步更新，推動內部與外部的數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)干部檔案信息的動態(tài)管理，使干部檔案管理工作更加科學有效。同時，銀行業(yè)也要改革傳統(tǒng)檔案管理機制，形成科學完善的數(shù)字化管理機制，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)在檔案管理數(shù)字化工作中的作用，輕松完成大規(guī)模數(shù)據(jù)的批量處理，既增加了數(shù)據(jù)的準確性，同時也對煩瑣的統(tǒng)計過程進行了優(yōu)化[8]。另外，銀行機構要統(tǒng)一數(shù)字化轉型意識，形成從上至下，從內到外轉型驅動力，明確干部檔案數(shù)字化轉型是科技引領業(yè)務發(fā)展的重要方略，完善配套戰(zhàn)略組織體系建設以及激勵約束機制，加強數(shù)字化轉型人才培養(yǎng)，通過數(shù)據(jù)思維和場景構建，將科技能力作為信息化手段，加快人力資源數(shù)字化轉型進程，為銀行業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎。

四、結語

采用傳統(tǒng)介質的紙質檔案，受限于時代和技術的制約，在具體的人力管理工作中存在諸多問題。隨著時代發(fā)展和科技的更迭，以大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能、5G等為代表的金融科技的快速發(fā)展，對干部檔案管理的發(fā)展產(chǎn)生了巨大影響，干部檔案數(shù)字化管理是時代所需、大勢所趨。銀行業(yè)干部檔案是組織人事調動、任免的重要依據(jù)，銀行業(yè)需要充分認識到干部檔案管理工作的重要性[10]，認識到數(shù)字化管理的優(yōu)勢，積極完善干部檔案數(shù)字化管理平臺和數(shù)據(jù)庫建設，優(yōu)化檔案管理業(yè)務流程，確保檔案信息真實性，提高檔案管理工作效率，保障干部檔案流動的安全性和便捷性，提高干部檔案開發(fā)和利用，推進人力資源管理數(shù)字化建設進程，實現(xiàn)銀行業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展。