充分發(fā)揮“參謀助手”作用 全面提高“以文輔政”水平

張志興 北京智芯微電子科技有限公司

一直以來(lái)，辦公室秘書(shū)人員身處企業(yè)承上啟下的中樞位置，不可或缺，承擔(dān)著以文謀事、借文參事、倚文立事的重要職責(zé)，經(jīng)常性負(fù)責(zé)與文字打交道，搭建領(lǐng)導(dǎo)上下左右之間聯(lián)絡(luò)和對(duì)接的橋梁。文字工作水平是辦公室文秘人員的安身立命、體現(xiàn)價(jià)值的關(guān)鍵所在。雖然被定義為文職類工作，經(jīng)常會(huì)與各類公文為伴，但是在實(shí)際的辦公室秘書(shū)人員中，發(fā)現(xiàn)諸多工作人員“半路轉(zhuǎn)行”，文字功底欠缺，專業(yè)底蘊(yùn)不足，對(duì)“以文輔政”的意義和價(jià)值認(rèn)識(shí)不深、理解不透，既沒(méi)有清晰的思路導(dǎo)航，又無(wú)堅(jiān)定的文字能力“進(jìn)階”意愿。面對(duì)新時(shí)代的競(jìng)爭(zhēng)考驗(yàn)，辦公室秘書(shū)人員要想實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值，就要主動(dòng)加強(qiáng)文字功底修煉，加深遣詞造句的研究，提升文字的駕馭能力，練就出色的“馭文之術(shù)”，敏銳響應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)思路，文以載道，輔助決策，成為新時(shí)代國(guó)有企業(yè)辦公室工作的左膀右臂，提升人崗相配、以文輔政的實(shí)際效果。

一、以文輔政在辦公室工作中的價(jià)值定位

“以文輔政”可以理解為“一種通過(guò)公文寫(xiě)作為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)服務(wù)支撐、確保決策機(jī)構(gòu)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的基本能力和素質(zhì)?！币晕妮o政的價(jià)值定位主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：

（一）保證信息傳遞的準(zhǔn)確性

在企事業(yè)單位的內(nèi)部，不論在哪一條決策議案中，影響決策的關(guān)鍵因素都是文字信息。信息作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策時(shí)的根本要素，需要辦公室秘書(shū)人員對(duì)其進(jìn)行有效地掌握和理解。企業(yè)中的辦公室秘書(shū)人員主要職責(zé)就是對(duì)各類公文和文件資料的收集、加工和潤(rùn)色。在領(lǐng)導(dǎo)和辦公室秘書(shū)人員之間，公文和各類文件資料扮演著橋梁和紐帶的作用。以文輔政的實(shí)現(xiàn)，離不開(kāi)辦公室秘書(shū)人員的日常工作，也離不開(kāi)對(duì)于公文以及各類資料文件的收發(fā)和流轉(zhuǎn)。要提高辦公室秘書(shū)工作的質(zhì)量，企業(yè)要對(duì)辦公室秘書(shū)人員提出相應(yīng)的具體要求。首先，要不斷地進(jìn)行深入學(xué)習(xí)和調(diào)查研究，對(duì)企業(yè)的各個(gè)業(yè)務(wù)板塊進(jìn)行全面的了解，對(duì)各項(xiàng)基本的工作內(nèi)容也要清楚地掌握，辦公室秘書(shū)人員需要對(duì)這些信息進(jìn)行合理的分類和整理，并依據(jù)掌握的相關(guān)信息為領(lǐng)導(dǎo)的決策提出建設(shè)性的意見(jiàn)。其次，辦公室秘書(shū)人員也要加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)之間的交流和聯(lián)系，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖要做到充分的前瞻，聽(tīng)其言，觀其行，思其慮，辨其旨，系統(tǒng)全面地闡述和轉(zhuǎn)達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的想法和意圖，讓企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)都能夠以領(lǐng)導(dǎo)的思路、決議作為日常工作和經(jīng)營(yíng)管理的統(tǒng)一要求標(biāo)準(zhǔn)。辦公室秘書(shū)人員的工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、系統(tǒng)性的工作，為了保證信息傳遞的準(zhǔn)確性，需要通過(guò)各種方式來(lái)將關(guān)鍵的信息轉(zhuǎn)換為文字、圖標(biāo)、數(shù)據(jù)、實(shí)例，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)與上下層級(jí)之間的有效互通、專業(yè)融通[1]。

（二）凸顯行政改革的針對(duì)性

縱觀各類企業(yè)發(fā)展的歷史，雖然辦公室在企業(yè)內(nèi)部始終是重要的部門(mén)之首，但是實(shí)際上行政部門(mén)一直都無(wú)法得到應(yīng)有的重視，在一些企業(yè)或者單位的內(nèi)部處于或有或無(wú)的邊緣狀態(tài)，充當(dāng)“配角”，并沒(méi)有發(fā)揮出以文輔政的實(shí)質(zhì)性作用。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)人員對(duì)于辦公室秘書(shū)工作存在認(rèn)識(shí)上的偏差，是影響著辦公室秘書(shū)工作質(zhì)量水平長(zhǎng)期得不到提高和發(fā)展的重要原因。但是，伴隨著人們認(rèn)知程度的加深，企業(yè)辦公室的秘書(shū)工作有了新的動(dòng)向，也提出了新的工作要求，亟須重視提升辦公室秘書(shū)工作價(jià)值，錨定深化行政改革的重要方向[2]。

現(xiàn)階段，辦公室秘書(shū)工作的改革正處于關(guān)鍵的時(shí)期，“以文輔政”的工作理念賦予了辦公室秘書(shū)人員新思路、新方法，提升個(gè)人工作能力等方面的思想指導(dǎo)，為辦公室工作改革帶來(lái)了全新的發(fā)展方向。為了讓企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)更加充滿活力，激發(fā)辦公室“放管服”的潛力與活力，秘書(shū)人員就必須要以提升自身基本功為基礎(chǔ)目標(biāo)，積極改變抱守殘缺、因循守舊的觀念，祛除故步自封、渾水摸魚(yú)的惰性，著重提高個(gè)人對(duì)于文字處理和分析的“潤(rùn)色”能力，促進(jìn)“以文輔政”的不斷升值。只有更好適應(yīng)在新時(shí)代中發(fā)展的新形勢(shì)和新要求，提高調(diào)查研究的能力，不斷學(xué)習(xí)公文相關(guān)的信息處理知識(shí)，辦公室秘書(shū)人員才可以更加有效地發(fā)揮出崗位職能的作用，打造全新的企業(yè)行政管理新模式，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展[3]。

（三）強(qiáng)化適應(yīng)轉(zhuǎn)型的主動(dòng)性

“雙碳”背景下，高新技術(shù)企業(yè)發(fā)展方式、動(dòng)力支撐正在提速的演變和發(fā)展，絕大多數(shù)企業(yè)為了提升自身的競(jìng)爭(zhēng)能力，在時(shí)代的變換浪潮中站穩(wěn)腳跟，都選擇了由高速度向高質(zhì)量轉(zhuǎn)型這條發(fā)展路線。伴隨著科技水平的不斷進(jìn)步，現(xiàn)階段大量高尖新的科學(xué)技術(shù)被成功的研發(fā)出來(lái)，給各行各業(yè)的企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)都帶來(lái)了積極的影響。企業(yè)要響應(yīng)國(guó)家的相關(guān)政策和號(hào)召，把握以新能源為主體的新興產(chǎn)業(yè)發(fā)展動(dòng)向，不斷在原有的工作模式上做出創(chuàng)新，通過(guò)改革更新提升企業(yè)文秘工作的地位和價(jià)值。因此，為了不斷提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，持續(xù)改善企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理模式，實(shí)現(xiàn)以文輔政，體現(xiàn)自身價(jià)值，辦公室秘書(shū)人員需要對(duì)相關(guān)的行業(yè)發(fā)展形勢(shì)變化以及國(guó)家推行的新政策新號(hào)召進(jìn)行動(dòng)態(tài)了解，知其態(tài)勢(shì)，曉其規(guī)律，明其內(nèi)涵，透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)，將有關(guān)信息經(jīng)過(guò)整合處理傳遞給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層。辦公室秘書(shū)人員只有不斷地發(fā)揮出崗位職責(zé)的基本作用，才能夠輔助領(lǐng)導(dǎo)做出合適的決策，為企業(yè)的發(fā)展路線決定提供關(guān)鍵的輔助信息，體現(xiàn)以文輔政的現(xiàn)實(shí)價(jià)值[4]。

二、提高秘書(shū)人員“以文輔政”水平的有效舉措

以文輔政是文秘人員實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值的最優(yōu)路徑。能力進(jìn)階定無(wú)“終南捷徑”，需要練好基本功，掌握新方法，實(shí)現(xiàn)細(xì)節(jié)控，功夫下在日常、強(qiáng)在經(jīng)常。

（一）磨礪文字能力，培養(yǎng)有功底的秘書(shū)

要提升辦公室秘書(shū)人員以文輔政的基本能力，就要以零基礎(chǔ)的“歸零”心態(tài)為開(kāi)端，經(jīng)常吐故納新，更新充電，積沙成塔，不斷加強(qiáng)秘書(shū)工作人員的專業(yè)素質(zhì)。對(duì)以文輔政進(jìn)行深入的研究，其中的基礎(chǔ)內(nèi)容就是文字信息。在企業(yè)的日常公共事務(wù)管理工作中，公文體現(xiàn)著具有法律效力的決議內(nèi)容，規(guī)范體式的公文文書(shū)，不但具有傳達(dá)企業(yè)政策以及領(lǐng)導(dǎo)命令的作用，而且可以加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部聯(lián)系，為各部門(mén)的工作開(kāi)展提供指導(dǎo)，是維護(hù)企業(yè)信息互通的重要工具。辦公室秘書(shū)人員的職能之一就是創(chuàng)作體例規(guī)范、內(nèi)容優(yōu)秀、功能全面的公文文書(shū)，這需要秘書(shū)工作人員具備深厚的文字功底，掌握良好的語(yǔ)言文字駕馭能力，才可以在公文文書(shū)的創(chuàng)作中，合理使用語(yǔ)言文字將企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的思路和想法表達(dá)出來(lái)。同時(shí)，辦公室秘書(shū)人員還需要提高自身的寫(xiě)作能力，加強(qiáng)各種應(yīng)用文體的掌握能力，并實(shí)現(xiàn)熟練的應(yīng)用。在日常的工作中，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)和觀點(diǎn)，要進(jìn)行及時(shí)的記錄，并深刻領(lǐng)會(huì)，分析思考領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)的核心思想，在進(jìn)行公文文書(shū)的創(chuàng)作過(guò)程中，要結(jié)合企業(yè)發(fā)展的全局角度，從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的方向出發(fā)，以領(lǐng)導(dǎo)表達(dá)的意見(jiàn)作為基礎(chǔ)，不斷加以完善和豐富，保證條理清晰、言簡(jiǎn)意賅，做好意達(dá)神合。辦公室要將秘書(shū)人員能力提升的作為重中之重，為其提供成長(zhǎng)的條件和充足的發(fā)展空間，不斷縮短其與領(lǐng)導(dǎo)之間的思想差距，豐富辦公室秘書(shū)人員的知識(shí)理論，促進(jìn)秘書(shū)工作能力的提升[5]。

（二）創(chuàng)新工作方法，創(chuàng)作有深度的作品

要改進(jìn)辦公室秘書(shū)人員以文輔政的工作方法，就要圍繞著工作主線，突出秘書(shū)工作的重點(diǎn)內(nèi)容，做到跟蹤熱點(diǎn)、采集亮點(diǎn)、提煉觀點(diǎn)、形成論點(diǎn)。對(duì)于國(guó)內(nèi)外的主要時(shí)政新聞要積極關(guān)注，把握形勢(shì)的變化、政策的調(diào)整、行業(yè)的風(fēng)向。辦公室秘書(shū)人員也要具備一定的分辨是非能力，對(duì)于企業(yè)在當(dāng)前狀況下面對(duì)的各種形勢(shì)和事件作出理性分析、正確研判，明確其中的有利形勢(shì)以及不利因素，幫助企業(yè)在進(jìn)行選擇和制定決議策略時(shí)，提供關(guān)鍵的參考信息。對(duì)于突出性的問(wèn)題，尤其是制約到企業(yè)發(fā)展的因素等，辦公室秘書(shū)人員要做到心中有數(shù)，同時(shí)也要對(duì)企業(yè)發(fā)展中的短板問(wèn)題和可能遇到的困難等做好預(yù)測(cè)。在考慮問(wèn)題時(shí)要從全局性、普遍性和傾向性等多方面進(jìn)行分析，經(jīng)過(guò)充分思考，才可以有效合理地進(jìn)行預(yù)測(cè)與研判，掌握對(duì)行業(yè)發(fā)展變換的“文字密碼”，輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行相關(guān)的決策。要從全局出發(fā)，提高站位，使自身的思維與領(lǐng)導(dǎo)的思維處在同一水平上，同時(shí)要充分地掌握基層的詳細(xì)動(dòng)態(tài)，才可以創(chuàng)作出高質(zhì)量的文章[6]。

（三）注重細(xì)節(jié)把控，展現(xiàn)有態(tài)度的文風(fēng)

要展現(xiàn)辦公室秘書(shū)人員以文輔政的務(wù)實(shí)文風(fēng)，就要在以文輔政工作的初始階段，以實(shí)現(xiàn)創(chuàng)作高質(zhì)量文稿為目的，需要將秘書(shū)工作做到取其精華，刪繁就簡(jiǎn)，在文稿中體現(xiàn)出務(wù)實(shí)的文風(fēng)特點(diǎn)。文風(fēng)問(wèn)題意義重大，不僅關(guān)系著企業(yè)的黨風(fēng)，也體現(xiàn)著內(nèi)部的學(xué)風(fēng)，反映著辦公室的政風(fēng)。辦公室秘書(shū)人員在進(jìn)行文稿的創(chuàng)作過(guò)程中，要使用嚴(yán)謹(jǐn)、樸實(shí)、準(zhǔn)確的語(yǔ)句來(lái)表述文章的內(nèi)容，并在此基礎(chǔ)上不斷打磨語(yǔ)言，讓整篇文稿的內(nèi)容更加生動(dòng)、鮮明。對(duì)于文稿內(nèi)容的把控，要做到言之有物、言之有理、言之有據(jù)，以強(qiáng)而有力的論據(jù)展開(kāi)論述，將先關(guān)事實(shí)闡述清晰，表明其中蘊(yùn)含的道理。需要辦公室秘書(shū)人員注重對(duì)于細(xì)節(jié)問(wèn)題的推敲，不斷打磨文章的內(nèi)容和語(yǔ)句安排，以創(chuàng)新的思維和方式來(lái)使文稿的立意更加新穎出眾，對(duì)文稿的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容布局進(jìn)行合理的編排，積極采用別致的寫(xiě)作手法，讓整體文稿內(nèi)容更加活潑流暢，不會(huì)給人沉悶之感。文稿的創(chuàng)作，在辦公室秘書(shū)人員把握好文章細(xì)節(jié)處理的同時(shí)，重要的是要凸顯出領(lǐng)導(dǎo)的真實(shí)意圖，將枯燥的問(wèn)題生動(dòng)化，讓深刻的道理通俗化，并嚴(yán)格按照相關(guān)文稿創(chuàng)作的規(guī)定要求完成文稿的起草、修改、完善、審核以及定稿等各個(gè)環(huán)節(jié)，提升辦公室秘書(shū)人員的文稿創(chuàng)作質(zhì)量[7]。

（四）提高工作質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)有效率的輔政

要提高辦公室秘書(shū)人員以文輔政的工作質(zhì)量，就要在企業(yè)內(nèi)部在日常的經(jīng)營(yíng)管理中，留心觀察各種形式的信息傳達(dá)和轉(zhuǎn)述，全面挖掘藏在背后的信息，提高以文輔政的工作整體性，避免一葉障目不見(jiàn)泰山，實(shí)現(xiàn)辦公室支撐決策的一貫高質(zhì)量。同時(shí)，在日常的工作當(dāng)中，注重對(duì)于資料的收集和積累，及時(shí)了解行業(yè)內(nèi)相關(guān)情況的變化，并在此過(guò)程中不斷提升秘書(shū)人員的全局觀，將上級(jí)精神與基層的實(shí)際情況進(jìn)行結(jié)合，并通過(guò)詳細(xì)分析，形成科學(xué)的思維模式和表達(dá)形式。此外，辦公室秘書(shū)人員也要具備主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，學(xué)會(huì)主動(dòng)思考，融入中心，展現(xiàn)作為。對(duì)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)一些重要講話，要做好及時(shí)地研究其章法、揣摩其技巧，同時(shí)，加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)之間、同行之間的對(duì)標(biāo)與交流，幫助秘書(shū)人員更加深入地了解領(lǐng)導(dǎo)的思想要義和關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題，在思路和想法上做到與領(lǐng)導(dǎo)的契合，準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖。辦公室秘書(shū)人員還要注重文稿創(chuàng)作的時(shí)效性、超前性，需要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提前完成相應(yīng)謀篇布局的工作，形成邏輯嚴(yán)密、論據(jù)充分的支撐材料，實(shí)現(xiàn)量的積累，并且要保證文稿質(zhì)的蛻變。辦公室秘書(shū)人員要在平時(shí)不斷地積累素材，豐富經(jīng)驗(yàn)，才可以在面對(duì)急難文稿的時(shí)候，有條不紊地開(kāi)展相關(guān)的工作[8]。

綜上所述，腹有文采氣自華。在當(dāng)前的辦公室秘書(shū)人員實(shí)際工作的過(guò)程中，要全面提高其工作能力和工作質(zhì)量水平，就要對(duì)其工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行審視，并采取針對(duì)性的策略進(jìn)行改進(jìn)提升。各個(gè)企業(yè)要意識(shí)到提升辦公室秘書(shū)人員工作水平和能力的重要意義，重視相關(guān)人員不斷學(xué)習(xí)文字處理的基礎(chǔ)知識(shí)，加強(qiáng)對(duì)于文字中細(xì)節(jié)問(wèn)題的處理和分析能力，以個(gè)人優(yōu)秀的文字功底來(lái)輔助辦公室秘書(shū)工作的開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)高效的以文輔政工作模式，從而全面優(yōu)化辦公室秘書(shū)人員的工作水平，促進(jìn)企業(yè)的不斷發(fā)展和改革創(chuàng)新。