數(shù)字化時(shí)代下國有企業(yè)辦公室工作管理創(chuàng)新對策

丁倩 中國聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信有限公司北京市懷柔區(qū)分公司

國有企業(yè)是我國國民經(jīng)濟(jì)中重要組成部分，可以說國有企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，是社會(huì)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定的前提?，F(xiàn)階段，我國國有經(jīng)濟(jì)正處于穩(wěn)步發(fā)展階段，隨著市場經(jīng)濟(jì)不斷變化，國有企業(yè)面臨的挑戰(zhàn)也隨之增加，國有企業(yè)想要實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就應(yīng)對企業(yè)辦公室工作管理進(jìn)行不斷改革與創(chuàng)新，進(jìn)而提升工作效率，進(jìn)而適應(yīng)瞬息萬變的市場環(huán)境，為國有企業(yè)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、國有企業(yè)辦公室工作特點(diǎn)

（一）政治性

國有企業(yè)是我國國民經(jīng)濟(jì)的支柱，是黨長期執(zhí)政的基礎(chǔ)，而國有企業(yè)辦公室是企業(yè)的核心，可以說，國有企業(yè)辦公室工作的政治性特點(diǎn)十分明顯。隨著經(jīng)濟(jì)全球化，市場經(jīng)濟(jì)體制不斷改革，國有企業(yè)之間的競爭不斷強(qiáng)化，使國有企業(yè)踏上改革之路，在企業(yè)改革過程中，辦公室人員應(yīng)具有統(tǒng)一的思想政治意識(shí)，同時(shí)，辦公室人員還應(yīng)具有極強(qiáng)的政治鑒別能力，在日常工作中，應(yīng)嚴(yán)格堅(jiān)守工作原則，端正工作態(tài)度，進(jìn)而確保辦公室工作為國有企業(yè)改革提供正確的決策引導(dǎo)，從而為國有企業(yè)改革提供助力。

（二）規(guī)范性

國有企業(yè)辦公室工作內(nèi)容較多，涉及方面較廣，從而導(dǎo)致工作要求與工作標(biāo)準(zhǔn)極高，國有企業(yè)辦公室工作的規(guī)范性，是提升辦公室工作效率的基礎(chǔ)，是保障辦公室工作質(zhì)量的前提，現(xiàn)階段，我國大部分國有企業(yè)都建立了相對完善的企業(yè)規(guī)章制度，對重要文件、印章以及檔案管理力度也十分重視，從而使辦公室工作的安全性得到保障，從而使辦公室工作能順利開展[1]。另外，國有企業(yè)辦公室工作的規(guī)范性，還可通過相關(guān)圖表、制度以及完善的工作流程體現(xiàn)出來。

（三）服務(wù)性

國有企業(yè)是黨執(zhí)政的基礎(chǔ)條件，故而，國有企業(yè)辦公室在日常工作中，不僅要具備極強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，還應(yīng)確保工作內(nèi)容圍繞領(lǐng)導(dǎo)、基層以及為群眾服務(wù)的宗旨，與此同時(shí)，為提升辦公室工作的服務(wù)性，國有企業(yè)辦公室人員還應(yīng)不斷轉(zhuǎn)變自身的工作觀念，具備極強(qiáng)的責(zé)任心，確保在實(shí)際工作過程中，有認(rèn)真、負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，進(jìn)而使國有企業(yè)辦公室工作質(zhì)量與效率得到保障。

二、當(dāng)前國有企業(yè)辦公室工作管理存在的問題

（一）工作任務(wù)量大，工作責(zé)任不明

國有企業(yè)辦公室是國有企業(yè)管理的助手，在企業(yè)管理過程中承擔(dān)協(xié)調(diào)與服務(wù)作用，可以說，國有企業(yè)辦公室工作內(nèi)容多，任務(wù)量大，邏輯條理無章法。辦公室為調(diào)節(jié)企業(yè)中出現(xiàn)的各種突發(fā)情況，需要充分調(diào)動(dòng)企業(yè)各部門人員，導(dǎo)致本就繁多的工作更加雜亂，辦公室人員分工與職責(zé)劃分不明確、不清晰，導(dǎo)致工作效率低下[2]。另外，國有企業(yè)機(jī)構(gòu)簡單，進(jìn)而導(dǎo)致辦公室人員工作量進(jìn)一步增加，不僅要進(jìn)行處理文件、安排會(huì)議、安全保密等基礎(chǔ)工作外，還要參與制度建設(shè)以及信息化工作等，使辦公室人員工作壓力過大，進(jìn)而導(dǎo)致工作出錯(cuò)率高，使企業(yè)管理水平受到負(fù)面影響。

（二）管理人員綜合素養(yǎng)有待提升

現(xiàn)階段，大部分國有企業(yè)辦公室人員的工作就是協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)辦公，在人員招聘與選拔過程中，更重視人員的協(xié)調(diào)組織能力與文字水平，對辦公室人員的管理能力并不重視。然而，隨著市場環(huán)境發(fā)生巨大變化，對辦公室人員的能力要求更高，不僅要掌握上述基本能力，還應(yīng)熟練掌握現(xiàn)代管理技術(shù)，并對數(shù)字化技術(shù)、信息技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)有一定的了解，同時(shí)還要具備一定的判斷與決策能力，進(jìn)而為企業(yè)管理人員在進(jìn)行決策時(shí)提供幫助。然而，當(dāng)前在國有企業(yè)辦公室實(shí)際工作情況來看，工作人員更熟悉以往的工作模式，人員自身具備的能力并不能更好適應(yīng)當(dāng)前國有企業(yè)發(fā)展的要求，企業(yè)想要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化管理工作很難落實(shí)，嚴(yán)重限制企業(yè)的發(fā)展。

（三）辦公室工作管理理念陳舊

部分國有企業(yè)更重視生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，而對辦公室工作缺乏一定的重視，雖然能及時(shí)創(chuàng)新生產(chǎn)技術(shù)與經(jīng)營管理理念，但對于辦公室工作管理理念的更新并不及時(shí)，進(jìn)而導(dǎo)致辦公室人員在日常工作中，缺少主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，只是聽命于上級領(lǐng)導(dǎo)命令開展工作，甚至部分工作人員在進(jìn)行管理時(shí)，受人情、面子觀念影響嚴(yán)重，管理人員充當(dāng)“老好人”，在工作中發(fā)現(xiàn)問題不愿直接指出，對問題不嚴(yán)格糾正，進(jìn)而導(dǎo)致管理舉措落實(shí)困難[3]。甚至在進(jìn)行人員問責(zé)與處罰時(shí)，因人情面子，而走形式，不僅很難對人員進(jìn)行懲戒，引起人員對此類事件的重視，還限制辦公室工作管理人員的管理效率，進(jìn)而影響國有企業(yè)的長久發(fā)展。

（四）管理制度不完善

完善的管理制度是國有企業(yè)辦公室工作順利開展的基礎(chǔ)，能有效約束辦公室工作人員的工作行為。然而，根據(jù)當(dāng)前國有企業(yè)管理制度現(xiàn)狀分析，少數(shù)國有企業(yè)對管理制度并不重視，在制定管理制度時(shí)過于隨意，對工作開展的影響因素考慮不全面，不細(xì)致，進(jìn)而導(dǎo)致管理制度細(xì)節(jié)上存在許多漏洞，制度條例不清晰、不具體，無法為辦公室工作提供制度保障。另外，甚至有部分國有企業(yè)在制定特殊制度條例時(shí)，并未以企業(yè)自身的發(fā)展需求為基礎(chǔ)，進(jìn)而導(dǎo)致制度與辦公室工作需求存在一定偏差，無法適應(yīng)當(dāng)前數(shù)字化時(shí)代企業(yè)的實(shí)際發(fā)展道路，不僅嚴(yán)重限制國有企業(yè)辦公室工作的質(zhì)量與效率，甚至還會(huì)影響國有企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（五）管理方式局限

因國有企業(yè)結(jié)構(gòu)復(fù)雜，工作人員多，辦公室工作管理內(nèi)容涉及范圍較廣，傳統(tǒng)的管理方式很難為辦公室工作提供有效幫助。當(dāng)前部分國有企業(yè)辦公室工作管理過程中，缺乏對管理方式的創(chuàng)新力度，甚至仍有部分工作人員在實(shí)際管理過程中，主要依靠以往的工作經(jīng)驗(yàn)，采用傳統(tǒng)的管理方式，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，進(jìn)而導(dǎo)致工作進(jìn)展緩慢[4]。隨著我國信息化技術(shù)的發(fā)展，大部分國有企業(yè)都積極引入了信息化、數(shù)字化管理技術(shù)，但實(shí)際運(yùn)用效果并不理想，管理人員掌握熟練度不足，技術(shù)更新不全面，信息化、數(shù)字化管理系統(tǒng)功能并未完全開發(fā)，應(yīng)用范圍并不全面，在運(yùn)用信息化、數(shù)字化管理方式時(shí)，并未進(jìn)行深入研究，管理工作流于形式，在面對新問題時(shí)，并不能第一時(shí)間進(jìn)行解決，嚴(yán)重影響辦公室工作質(zhì)量。

三、數(shù)字化時(shí)代下國有企業(yè)辦公室工作管理創(chuàng)新對策

（一）合理分配工作，明確管理責(zé)任

國有企業(yè)辦公室工作管理想要實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、數(shù)字化，就應(yīng)對辦公室內(nèi)部工作進(jìn)行合理分配，國有企業(yè)辦公室是企業(yè)的核心部門，主要承擔(dān)著信息、辦事、咨詢、服務(wù)等職能。因此，應(yīng)對辦公室工作配置進(jìn)行不斷優(yōu)化，明確各部門的工作職責(zé)與權(quán)限，細(xì)分崗位職責(zé)，確保專人專崗，避免出現(xiàn)推卸責(zé)任現(xiàn)象。另外，還應(yīng)對辦公室各項(xiàng)規(guī)章制度的責(zé)任進(jìn)行明確劃分，積極采取責(zé)任制管理，避免公物私用、以權(quán)謀私等非法行為，進(jìn)而提升辦公室工作效率。

與此同時(shí)，在明確崗位職責(zé)、調(diào)配工作人員過程中，還應(yīng)積極將高效、節(jié)約原則運(yùn)用到實(shí)際工作當(dāng)中，盡量減少不必要的費(fèi)用支出，并根據(jù)企業(yè)辦公室工作的實(shí)際情況，在能保證工作正常完成的情況下，精簡人員配置[5]。

（二）加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高工作人員綜合素養(yǎng)

人才是企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，對于國有企業(yè)來說，國有企業(yè)辦公室管理人員的專業(yè)性嚴(yán)重影響著國有企業(yè)的發(fā)展，是企業(yè)形成良好聲譽(yù)的關(guān)鍵角色。因此，國有企業(yè)應(yīng)積極加強(qiáng)人員培訓(xùn)，對現(xiàn)有的辦公室工作人員進(jìn)行專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使工作人員能熟練掌握政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)以及企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)功能，并提升人員信息化公文處理能力，確保工作人員能熟練使用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行開發(fā)、運(yùn)用、管理檔案資源，同時(shí)使其熟練掌握先進(jìn)的管理軟件與辦公設(shè)備，進(jìn)而提升工作人員效率。

與此同時(shí)，還應(yīng)為辦公室工作人員定期舉辦相關(guān)講座，并確保工作人員積極參與其中，不斷提升自身綜合素養(yǎng)，并設(shè)立“打卡”制度與技能考核制度，在培訓(xùn)環(huán)節(jié)結(jié)束后，對工作人員進(jìn)行技能考核，只有通過考核的工作人員才能獲取相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)，進(jìn)而激發(fā)員工主動(dòng)參與培訓(xùn)活動(dòng)，進(jìn)而提升管理人員的工作水平。

另外，國有企業(yè)辦公室應(yīng)為工作人員制定嚴(yán)格的工作流程與相關(guān)規(guī)范，確保工作細(xì)致，并不斷完善辦公室工作規(guī)范機(jī)制，約束辦公室工作人員行為，并加強(qiáng)工作考核，使辦公室工作人員的工作效率得以提升。與此同時(shí)，國有企業(yè)還應(yīng)根據(jù)不同類型的人才制定不同的考核評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)：對于經(jīng)營管理人員，應(yīng)從經(jīng)營評價(jià)、管理評價(jià)以及履行職務(wù)能力評價(jià)三方面進(jìn)行綜合業(yè)績考核；對于專業(yè)技術(shù)人員，應(yīng)從技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新以及解決技術(shù)難題能力三方面進(jìn)行綜合業(yè)務(wù)考核[6]。

（三）創(chuàng)新管理理念，完善管理流程

隨著數(shù)字化時(shí)代的到來，傳統(tǒng)的辦公室管理理念很難滿足當(dāng)前國有企業(yè)發(fā)展的需求。因此，作為國有企業(yè)辦公室管理人員，應(yīng)根據(jù)當(dāng)前國有企業(yè)自身的實(shí)際發(fā)展情況，將數(shù)字化技術(shù)與理念融入管理工作當(dāng)中，進(jìn)而提升國有企業(yè)的核心競爭力。這就要求辦公室管理人員應(yīng)具備可預(yù)見性，在進(jìn)行辦公室工作管理過程中，不斷更新管理理念，將現(xiàn)代化、數(shù)字化、智能化管理模式運(yùn)用到實(shí)際管理工作當(dāng)中，進(jìn)而提升國有企業(yè)辦公室管理工作的質(zhì)量與效率。

與此同時(shí)，國有企業(yè)想要在當(dāng)今數(shù)字化時(shí)代實(shí)現(xiàn)長久發(fā)展，就應(yīng)不斷對管理流程進(jìn)行完善與優(yōu)化，對每個(gè)管理環(huán)節(jié)進(jìn)行完善與改進(jìn)，進(jìn)而提升管理效率。由于國有企業(yè)辦公室工作內(nèi)容多且繁雜，因此，在優(yōu)化與完善管理流程時(shí)，也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不可一成不變[7]。通常情況下，國有企業(yè)辦公室的工作流程分為兩種模式，即非固定流轉(zhuǎn)與固定流轉(zhuǎn)，想要完善管理流程，就應(yīng)對具體流程進(jìn)行具體明確，以處理文件與準(zhǔn)備會(huì)議工作舉例，具有固定的工作流程，但遇到緊急事件時(shí)，其處理與協(xié)調(diào)督辦環(huán)節(jié)都屬于非固定模式，在進(jìn)行工作過程中，首先應(yīng)理順事件的急緩，隨后進(jìn)行具體協(xié)調(diào)，確保所有工作能在遵守企業(yè)規(guī)定的同時(shí)，確保完成質(zhì)量，進(jìn)而提升管理效率。

（四）完善管理制度，強(qiáng)化督查督辦力度

國有企業(yè)想要提升辦公室工作管理效率，就應(yīng)積極對當(dāng)前的管理制度進(jìn)行完善，可以說嚴(yán)格的管理制度是確保辦公室工作效率的基礎(chǔ)，因此，國有企業(yè)想要提升辦公室工作管理效率，就落實(shí)督查督辦管理制度，強(qiáng)化督查督辦力度，進(jìn)而提升對內(nèi)管理質(zhì)量。

國有企業(yè)應(yīng)對監(jiān)管制度進(jìn)行完善，并重點(diǎn)將督查督辦工作落到實(shí)處，并根據(jù)企業(yè)各部門具體的工作職能制定對應(yīng)的督辦清單，并明確工作責(zé)任，協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)、后勤、運(yùn)輸以及管理等部門，進(jìn)行互相配合、互相監(jiān)督，從而確保督查督辦工作順利開展[8]。另外，為了進(jìn)一步提升國有企業(yè)辦公室工作的服務(wù)質(zhì)量，管理人員還應(yīng)對辦公室工作制定通報(bào)制度，進(jìn)而確保所有工作能及時(shí)進(jìn)行反饋與落實(shí)，若存在無法解決的督辦問題，應(yīng)對其集中處理，進(jìn)而確保督辦工作順利進(jìn)行。與此同時(shí)，管理人員還應(yīng)根據(jù)作風(fēng)問題，狠抓督查督辦工作，深入基層進(jìn)行基礎(chǔ)調(diào)研，收集可行性意見，進(jìn)而為后續(xù)經(jīng)營問題提供幫助，為上級領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持。

（五）積極運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，拓展管理方式與渠道

隨著數(shù)字化時(shí)代到來，國有企業(yè)競爭更加激烈，在當(dāng)前時(shí)期，國有企業(yè)應(yīng)積極運(yùn)用數(shù)字化、信息化技術(shù)，加強(qiáng)管理工作的數(shù)字化建設(shè)，進(jìn)而提高辦公室管理工作的質(zhì)量與效率，從而提升國有企業(yè)的核心競爭力。

在國有企業(yè)發(fā)展過程中，數(shù)字化技術(shù)是不可缺少的重要組成部分，國有企業(yè)只有加強(qiáng)數(shù)字化管理系統(tǒng)的開發(fā)與利用，不斷轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的辦公室管理模式與管理理念，強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)，將大數(shù)據(jù)、人工智能、云儲(chǔ)存等數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用到企業(yè)運(yùn)營當(dāng)中，通過可視化數(shù)據(jù)指標(biāo)分析，實(shí)時(shí)觀察企業(yè)現(xiàn)狀，從而通過數(shù)字化管理，確保辦公室管理工作的靈活性與科學(xué)性[9]。數(shù)字化管理系統(tǒng)的運(yùn)用，能進(jìn)一步提升辦公室文檔工作的效率，通過電子數(shù)據(jù)庫及時(shí)上傳相關(guān)文件，不僅能自動(dòng)處理文件分類，還能實(shí)現(xiàn)急速查找，進(jìn)而提升文檔管理工作效率，緩解管理人員工作壓力與工作強(qiáng)度。

另外，還應(yīng)不斷拓展管理渠道，積極利用互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)線上線下共同管理，使國有企業(yè)辦公室工作流程化、表格化、模板化，確保工作質(zhì)量，提升工作效率。與此同時(shí)，還應(yīng)借助云計(jì)算技術(shù)與其他相關(guān)技術(shù)，建立云管理平臺(tái)，通過集中式管理系統(tǒng)，對相關(guān)文件、信息進(jìn)行共享，確保辦公室工作效率，進(jìn)而提升國有企業(yè)辦公室工作管理質(zhì)量，為國有企業(yè)發(fā)展提供技術(shù)支持。

四、結(jié)語

總而言之，隨著我國國民經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，國有企業(yè)面臨了更多發(fā)展空間的同時(shí)，也遇到更多的挑戰(zhàn)，國有企業(yè)想要在數(shù)字化時(shí)代不斷提升自身的核心競爭力，就應(yīng)重視辦公室工作管理，不斷完善管理制度，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，拓展管理方法與渠道，創(chuàng)新管理理念，進(jìn)而為國有企業(yè)發(fā)展提供源源不斷的助力。