加強(qiáng)檔案規(guī)范化建設(shè) 推進(jìn)社保檔案信息化管理

文/余笑路

存在的問(wèn)題

對(duì)檔案管理工作重視度不夠

檔案管理硬件設(shè)施落后

檔案管理專(zhuān)業(yè)水平偏低

檔案信息化管理水平落后

檔案管理具有隨意性

目前，我國(guó)社保檔案管理工作的低效率、高成本、低水平、高能耗的管理方式與我國(guó)社保檔案管理要求不符。要推動(dòng)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展，加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)、提高檔案人員素質(zhì)、盡快建設(shè)一支高素質(zhì)和具有創(chuàng)新精神的檔案人才隊(duì)伍至關(guān)重要。同時(shí)隨著城鄉(xiāng)一體化建設(shè)速度的不斷加快，城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)問(wèn)題得到社會(huì)各界的廣泛關(guān)注。因此，規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作，保證檔案真實(shí)、完整和安全，確保城鄉(xiāng)居民社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作順利開(kāi)展，更好地為參保單位及個(gè)人提供服務(wù)就顯得越來(lái)越重要。

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理存在的問(wèn)題

對(duì)檔案管理工作重視度不夠。社會(huì)保險(xiǎn)工作的重點(diǎn)都集中在擴(kuò)大基本社會(huì)保險(xiǎn)的覆蓋面、強(qiáng)化社會(huì)保險(xiǎn)基金的征繳和確保離退休人員基本養(yǎng)老金按時(shí)足額發(fā)放等方面，忽視了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理。加上社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作是近年來(lái)才開(kāi)始開(kāi)展的，其重視度不夠，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理作用無(wú)法得到充分發(fā)揮。

檔案管理硬件設(shè)施落后。一是沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理庫(kù)房。根據(jù)人社部、國(guó)家檔案局有關(guān)規(guī)定和國(guó)標(biāo)《社會(huì)保障服務(wù)中心設(shè)施設(shè)備要求》，部分單位還存在檔案專(zhuān)用庫(kù)房承重不達(dá)標(biāo)、檔案安全保管受到威脅等問(wèn)題。二是庫(kù)房安全措施不到位。業(yè)務(wù)檔案安全是檔案管理的重中之重，要時(shí)刻繃緊檔案安全弦。目前還存在后續(xù)硬件建設(shè)投入不足，“九防”措施落實(shí)不到位，空調(diào)、滅火器等硬件更新維護(hù)不及時(shí)等問(wèn)題。

檔案管理專(zhuān)業(yè)水平偏低。社會(huì)保險(xiǎn)檔案種類(lèi)多、數(shù)量大，不同種類(lèi)檔案的歸檔、分類(lèi)和保存都需要專(zhuān)業(yè)的知識(shí)和技術(shù)支撐。從社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員配備現(xiàn)狀來(lái)看，許多檔案管理人員身兼數(shù)職，且檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平不高，這也影響著社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的水平。

檔案信息化管理水平落后。目前，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理模式落后，以人工操作為主，效率不高。在查閱檔案資料的過(guò)程中，通常需要耗費(fèi)大量的時(shí)間與精力，特別是數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作的開(kāi)展難度更大，為城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作帶來(lái)了不利影響。沒(méi)有檔案管理軟件和應(yīng)用業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員仍采用原始的手工錄入方式進(jìn)行著錄，沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，也沒(méi)有實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理和網(wǎng)上檢索，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化掛接，檔案立卷效率和信息化管理水平較低，不利于檔案安全和風(fēng)險(xiǎn)防控。

檔案管理具有隨意性。一是檔案保管具有隨意性。目前，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作缺乏相應(yīng)的專(zhuān)項(xiàng)制度進(jìn)行管理和約束，許多社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)沒(méi)有建立起檔案收集、整理、保管、查閱、保密、銷(xiāo)毀等規(guī)章制度。比如，在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案利用工作中，由于沒(méi)有嚴(yán)格的借閱制度和規(guī)范程序，工作人員對(duì)檔案隨意取放，影響了檔案的安全保管和利用。二是檔案存放具有隨意性。一些社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)因?yàn)檗k公用房緊張等問(wèn)題，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案室，或是檔案室、辦公室、閱覽室合在一起，導(dǎo)致檔案保管條件不合規(guī)范；有的社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)雖然設(shè)有檔案室，但是沒(méi)有對(duì)社保檔案實(shí)行統(tǒng)一集中管理，只統(tǒng)管了文書(shū)檔案，而業(yè)務(wù)檔案沒(méi)存或者只存了一部分。

加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的對(duì)策

以統(tǒng)籌兼顧為重點(diǎn)，規(guī)范檔案管理程序。要按照“人人都要管檔案，事事都要有檔案”的總體要求，著力構(gòu)建“分工明確、責(zé)任到人、齊抓共管、層層落實(shí)”的檔案管理體系。要根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)法》等制定城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案分類(lèi)大綱，并明確保管期限。對(duì)各類(lèi)檔案而言，要制定相應(yīng)的管理制度，形成健全的制度體系，確保檔案管理工作有章可循。要進(jìn)一步完善各種檔案管理制度，如檔案歸檔系統(tǒng)、檔案調(diào)查（借閱）系統(tǒng)、檔案工作保密制度、檔案鑒定銷(xiāo)毀制度、檔案管理人員評(píng)估方法等，不斷完善程序，做好過(guò)程評(píng)審工作，嚴(yán)格遵守文件的收集、歸檔和傳輸，保證文件的安全性。

以規(guī)范化建設(shè)為硬指標(biāo)，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理部門(mén)要積極尋求支持，做好檔案管理設(shè)施的添置和更新，統(tǒng)一規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)化檔案室建設(shè)，有效增加硬件和軟件設(shè)施的投入。一是要有完備的檔案管理設(shè)施和設(shè)備。建立專(zhuān)門(mén)的防火防汛防潮綜合檔案室，安裝空調(diào)、除濕器、滅火器等設(shè)備；經(jīng)常檢查防洪、防盜、防光、防高溫等設(shè)施并制定安全措施。二是要加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。實(shí)施城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案計(jì)算機(jī)輔助管理，通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備和技術(shù)，將文字、圖片、音像檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與數(shù)據(jù)檔案并存。

以問(wèn)題導(dǎo)向?yàn)闋恳?，促進(jìn)檔案管理信息化。隨著人們生活方式的改變，信息化管理已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，檔案信息化管理工作迫在眉睫。電子檔案管理能有效提高檔案管理的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，破除紙質(zhì)檔案管理模式，構(gòu)建“平臺(tái)+檔案”模式，可以將大量的紙質(zhì)材料檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案進(jìn)行存放，借助互聯(lián)網(wǎng)就可以調(diào)用數(shù)據(jù)。加強(qiáng)檔案資料的整合，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享、互聯(lián)互通。形成電子檔案云存儲(chǔ)管理系統(tǒng)和本地留存“雙向備份”，解決電子檔案數(shù)據(jù)占據(jù)存儲(chǔ)空間大、管理不安全、調(diào)閱不便捷等問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案電子化即時(shí)建檔、存檔、歸檔，確保參保信息全程留痕、可溯可查。

以提質(zhì)增效為目的，健全優(yōu)質(zhì)化檔案服務(wù)。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)新檔案管理，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)共享不屬于保密范圍的檔案信息，積極提供服務(wù)，提高業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)利用檔案服務(wù)的能力，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，以及檔案的服務(wù)利用水平。要加強(qiáng)推廣宣傳力度，通過(guò)建立相應(yīng)的微信公眾號(hào)或與其他部門(mén)進(jìn)行合作推廣，提高城鄉(xiāng)居民的線(xiàn)上知曉率，并附贈(zèng)介紹相應(yīng)的填報(bào)、操作程序與規(guī)范要求，提高居民使用效率。定期對(duì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，提高其數(shù)據(jù)傳輸力度，提高服務(wù)質(zhì)量。結(jié)合社保管理需要進(jìn)一步進(jìn)行程序開(kāi)發(fā)，提高其功能性與其他服務(wù)的關(guān)聯(lián)性，幫助參保群眾在填報(bào)信息的同時(shí)能完成其他信息的填寫(xiě)操作，進(jìn)一步提高檔案管理的完整性。

以培訓(xùn)提升為抓手，構(gòu)建專(zhuān)業(yè)化檔案隊(duì)伍。社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作是一項(xiàng)政策性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，具備計(jì)算機(jī)實(shí)際操作能力。為此，社保部門(mén)應(yīng)與檔案行政管理部門(mén)加強(qiáng)聯(lián)系，積極組織社保檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，開(kāi)展經(jīng)驗(yàn)交流。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案管理人員的思想、作風(fēng)建設(shè)，穩(wěn)定隊(duì)伍，以保證檔案工作的連續(xù)性，努力造就一支業(yè)務(wù)精湛的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理隊(duì)伍。檔案管理人員的素質(zhì)直接影響著檔案管理工作水平的高低，針對(duì)工作人員中沒(méi)有檔案專(zhuān)業(yè)人員的現(xiàn)實(shí)，組織專(zhuān)、兼職檔案管理員積極參加省、市、縣舉辦的檔案培訓(xùn)班或培訓(xùn)會(huì)議，并采用“走出去”的方法到先進(jìn)單位實(shí)地學(xué)習(xí)檔案收集、整理、歸檔、立卷的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷提升檔案管理工作水平。同時(shí)還可以采用“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的辦法，邀請(qǐng)上級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理業(yè)務(wù)骨干前來(lái)檢查指導(dǎo)工作,并就檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及方法、法律法規(guī)、計(jì)算機(jī)運(yùn)用、軟件操作等方面進(jìn)行培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理人員不斷提高知識(shí)水平和技能。

我國(guó)的社會(huì)保障體系正在不斷完善的過(guò)程中，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理也將隨之不斷發(fā)展。建立完善、規(guī)范化的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理體系，是我國(guó)推進(jìn)覆蓋城鄉(xiāng)居民一體化社會(huì)保障體系建設(shè)的根本，也是社保及相關(guān)部門(mén)的職責(zé)。把握好上述環(huán)節(jié)，將會(huì)在推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理規(guī)范化進(jìn)程、保障社會(huì)保險(xiǎn)檔案服務(wù)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)工作、維護(hù)廣大參保者切身利益和加強(qiáng)國(guó)家檔案資源建設(shè)方面發(fā)揮更大作用。建立信息化社保檔案管理體系已成必然，相關(guān)部門(mén)一定要抓住全民社保信息化這一工作發(fā)展契機(jī)，充分借助像云計(jì)算、大數(shù)據(jù)這樣的先進(jìn)信息化手段，加速完善社保檔案信息化管理信息數(shù)據(jù)工作，提高社保檔案信息化管理中的數(shù)據(jù)質(zhì)量，認(rèn)真走好規(guī)范化、信息化社保業(yè)務(wù)檔案管理道路。