信息時代圖書情報檔案一體化建設探討

康曉琴

（湖南文理學院圖書館，湖南 常德 415000）

一、圖書情報檔案一體化的相關概述

圖書、情報、檔案作為信息的三大載體，在高校信息管理中發(fā)揮著重要作用。圖書情報檔案一體化建設實際上就是將傳統(tǒng)的圖書管理系統(tǒng)、情報管理系統(tǒng)以及檔案管理系統(tǒng)進行有效整合，使之成為一個完整的統(tǒng)一體，實現(xiàn)資源的有效整合與充分利用。信息系統(tǒng)在高校發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，無論是教學、科研，還是高校管理都需要完善的信息系統(tǒng)作為支撐，通過圖書情報檔案一體化建設可以實現(xiàn)高校內(nèi)部各個部門間的信息共享，使不同類型的信息可以實現(xiàn)優(yōu)勢互補，也避免了信息的重復管理，對提高管理效率、優(yōu)化資源配置等具有重要意義。在一體化建設中強調(diào)的是優(yōu)化信息服務功能，通過網(wǎng)絡共建、資源共享以及遠程存取等技術手段，將信息、人員、技術、設備等多項要素之間進行有效關聯(lián)，可以為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的信息服務[1]。

同為信息資源范疇的圖書、情報、檔案在各自的領域中有著各自的信息特點，其中檔案信息主要是對一些原始的數(shù)據(jù)以及信息進行收集、整理和保存，屬于最原始的可參考性信息。情報信息主要是對一些關鍵性的最新信息以及數(shù)據(jù)進行收集和整理，強調(diào)的是信息的價值和信息的時效性。圖書信息涵蓋的范圍相對較廣，既包括了部分檔案信息的特征，也包括了部分情報信息的特征，這也就形成了圖書、情報、檔案三者之間的關聯(lián)性，為一體化建設提供了可行性基礎?？梢哉f三者屬于同一類型的載體，即都是記錄有關人類生存、發(fā)展的知識載體，這種知識載體的作用是將人類知識進行加工處理并以信息和數(shù)據(jù)的形式呈現(xiàn)，這些整理后的知識服務于人類的生活、生產(chǎn)?？梢?，三種信息載體的服務作用也相同。圖書情報檔案在信息管理上的技術也十分相似，因其管理技術相似，可以通過引進同樣的技術進行管理技術的革新，提高管理效率[2]。此外，圖書情報檔案一體化管理在管理流程以及管理標準方面也能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一，三種信息管理的流程相同，都是通過對信息進行收集、加工、處理、保存和運輸幾個流程來完成信息的管理，為用戶提供良好的信息服務，因此，在一體化建設中可以采用相同管理流程以及管理標準來提高一體化管理的質(zhì)量和效率。

總而言之，圖書情報檔案一體化是信息管理的一體化，要實現(xiàn)信息管理機構的整合、信息管理系統(tǒng)的整合、管理流程以及管理標準的整合，從而實現(xiàn)信息資源的充分融合與利用，最大程度的實現(xiàn)信息資源的共享，提高信息管理服務水平。

二、信息時代圖書情報檔案一體化建設的意義

信息時代下，人們對于信息的需求越來越高，尤其是高校信息管理工作直接影響著教學質(zhì)量、科研質(zhì)量以及高校的發(fā)展，提高信息服務水平、加強圖書情報檔案一體化建設迫在眉睫。圖書情報檔案一體化建設的意義主要體現(xiàn)在以下幾方面：

其一，可以最大程度實現(xiàn)信息資源共享。從我國目前的信息管理情況來看，多數(shù)都是采用圖書、情報、檔案各自為政的管理模式，各自信息分開管理，各個機構之間又缺少聯(lián)系，封閉性較強，難以有效實現(xiàn)對信息資源的共享，給用戶的信息使用帶來了不便，也嚴重阻礙了信息資源的開發(fā)、整合與使用[3]。信息資源共享是現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展的必然需求，而各自為政的信息資源管理模式導致信息資源共享無法實現(xiàn)，會嚴重制約我國社會經(jīng)濟的健康發(fā)展。通過借助信息技術、網(wǎng)絡技術，加強圖書情報檔案的一體化建設對實現(xiàn)信息資源的充分共享提供了可能。比如，可以借助于網(wǎng)絡技術構建完整的圖書情報檔案信息中心，可以給用戶提供一個完善的信息共享系統(tǒng)平臺，在一體化平臺中三方信息管理機構加強溝通與合作，不斷優(yōu)化信息資源共享管理，為用戶提供良好的信息服務。

其二，有利于優(yōu)化資源配置。信息時代對信息管理的要求不斷提高，無論是圖書信息管理機構、情報研究所還是檔案管理部門都在不斷進行信息管理形式的創(chuàng)新，加強技術以及設備的引進。然而，由于圖書、檔案以及情報三方面的信息管理中存在很多相同點，比如，在信息管理服務對象上是相同的，在信息管理流程以及管理標準上是相同的，在信息管理中依托的技術手段和管理方法是相同的。這些相同之處如果不加以整合，就會形成相關信息管理軟件的重復開發(fā)、管理系統(tǒng)的重復創(chuàng)建、部分信息的重復管理，導致在人力上、物力上以及財力上形成嚴重浪費。而通過圖書情報檔案一體化建設，可以進行相關軟件以及信息化系統(tǒng)的統(tǒng)一開發(fā)和建設，避免重復性工作的開展而造成的資源浪費，使得在信息資源管理中的資源配置得以優(yōu)化。

其三，有利于提高信息資源的利用率。信息資源管理工作的最終目的就是為了能夠提高信息資源利用率，充分發(fā)揮信息資源的使用價值。高校作為人才培養(yǎng)和科研的重要基地，其信息資源的利用率將直接影響人才培養(yǎng)質(zhì)量以及科研質(zhì)量。尤其是在信息時代，人們對于信息的要求不斷提高，需要能夠獲得系統(tǒng)性且具有時效性的關鍵性信息，才能滿足人們對于信息的使用需求。網(wǎng)絡環(huán)境中各種信息不斷涌現(xiàn)，魚龍混雜，而高校的信息資源管理具有權威性，因此，人們對高校信息資源管理提出了更高的要求。通過加強圖書情報檔案一體化建設，可以將圖書資源、情報資源以及檔案資源進行統(tǒng)一管理，充分融合各類資源，用戶登陸一體化信息平臺，可以搜索到自己所需要的全部信息，為用戶信息使用提供便利，使信息資源的利用率得到有效提升[4]。

三、信息時代圖書情報檔案一體化建設存在的問題

圖書情報檔案一體化建設，存在的問題有以下幾個方面：

其一，管理理念有待更新。構建一體化的圖書情報管理模式主要是為了能夠提高信息資源的使用價值、提高信息管理服務質(zhì)量，使信息資源得到充分利用，為教學以及科研提供信息幫助。然而，目前在圖書情報檔案一體化管理中，管理理念相對落后，仍然是以信息資源的收集、整理和存儲為工作核心，不注重服務水平的提升，沒有意識到信息管理工作是一種服務性質(zhì)的工作，因此，在圖書情報檔案一體化建設中也不重視對管理功能的開發(fā)和創(chuàng)新。

其二，缺乏完善的信息化管理平臺。在信息時代構建完善的信息化管理平臺是圖書情報檔案一體化管理的重要基礎，通過完善的信息化管理平臺可以實現(xiàn)三種信息管理流程、管理標準以及管理技術的統(tǒng)一，提高管理效率。然而，目前在信息化管理平臺的建設上無論是技術水平還是功能性都存在嚴重不足，還需進一步完善。

其三，缺乏綜合型信息管理人才。圖書情報檔案一體化管理對信息管理人員自身的素質(zhì)及能力要求不斷提高，從現(xiàn)實情況來看，信息管理人員的專業(yè)水平、技術水平嚴重不足，無法滿足一體化建設的需求。

四、信息時代圖書情報檔案一體化建設的實施策略

1.形成社會化的信息管理理念。圖書情報檔案一體化建設需要加強對信息管理理念的更新，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)老舊的管理理念，能夠結合時代發(fā)展以及人們對信息的需求，形成社會化的信息管理理念。所謂社會化信息管理理念主要是指具有系統(tǒng)性的主動為用戶提供所需服務的信息管理理念。信息管理人員需要對新時代中人們對于信息的需求是什么，都需要哪些信息服務，從而按照這個方向進行圖書情報檔案一體化建設。通過對現(xiàn)階段人們對信息服務的需求上可以看到，主要需要更具有系統(tǒng)性、全面性的信息服務，不僅信息內(nèi)容要真實、全面，而且需要提高信息的時效性，能夠第一時間掌握最新、最關鍵的信息。因此，圖書情報檔案三者要轉(zhuǎn)變各自為政的管理理念，結合社會發(fā)展需求，加強在人力、物力以及財力上的充分整合和優(yōu)化，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，實現(xiàn)信息資源的融合與共享，并采用現(xiàn)代化的信息管理理念構建數(shù)字化、信息化、智能化的信息管理系統(tǒng)，為用戶提供信息資源的檢索、讀取等服務[5]。

2.構建完善的一體化信息領導機構。圖書情報檔案一體化建設中除了要對三種信息資源進行充分整合與共享，還需要對三個部門的崗位和人員進行融合和優(yōu)化?？梢砸胧袌鰴C制的方式，對三個部門各自的責權進行明確劃分，并將三個部門中重要的負責人融合到一起形成一體化管理層，并在管理層的統(tǒng)籌安排下，使圖書情報檔案一體化建設工作能得到順利開展，有效解決一體化建設中存在的矛盾沖突問題，進行人員的合理安排，優(yōu)化信息管理工作流程。

3.加強圖書情報檔案一體化信息中心建設。構建完善的圖書情報檔案一體化信息中心是一項重要的基礎工作，也是將傳統(tǒng)封閉式的各自為政的信息管理模式向著開放式的網(wǎng)絡管理模式轉(zhuǎn)型的重要途徑。因此，應注重一體化信息管理平臺的建設，強化平臺的功能性，加強先進技術的引進。比如，將三種信息進行數(shù)字化、信息化的形式轉(zhuǎn)換，并進行重新的分類和整理，使三種信息得到充分的整合。在信息化平臺中對各類信息進行分類，為用戶的查找以及瀏覽信息提供便利。與此同時，結合時代發(fā)展以及用戶需求，進行信息特色的深入挖掘，從而使三種信息資源在各自領域分類的基礎上，能夠形成具有特色的聯(lián)合目錄，使用戶在使用信息時，可以根據(jù)個人的需求在網(wǎng)絡系統(tǒng)中搜索關鍵詞條，對三種類型的信息資源進行綜合瀏覽，這也促進了三種信息資源各自優(yōu)勢的充分發(fā)揮，使資源利用率得到提升[6]。

4.加強人才隊伍建設。圖書情報檔案一體化建設對于信息管理人員的素質(zhì)及能力有了更高的要求。由于是三種信息機構的融合，三種信息資源的共享，再加上信息時代人們對信息服務的需求不斷提高，因此，信息管理人員需要結合時代發(fā)展需求不斷提升自身的綜合能力，打造高素質(zhì)、高能力的綜合型信息管理人才隊伍。一方面，高?？梢酝ㄟ^人才招聘的方式，針對圖書情報檔案一體化管理的需求，針對性的進行人才的招聘。另一方面，需要結合實際需求進行信息管理人員的系統(tǒng)化培訓，不斷完善信息管理人員的專業(yè)理論基礎，提升信息管理人員的技術應用水平，培養(yǎng)管理人員的創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力，使其在信息管理與信息服務中不斷創(chuàng)新管理模式，使圖書情報檔案一體化建設得到有效發(fā)展[7]。