基于信息化時(shí)代背景下醫(yī)院檔案管理和建設(shè)的思考

李亮亮

（福建省寧德市中醫(yī)院 福建寧德 352100）

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展和人民生活水平的提高，居民對(duì)于醫(yī)療的需求也越來(lái)越高。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作也逐步引入了信息技術(shù)，檔案辦公室的業(yè)務(wù)也發(fā)生著重大變化，有效地推動(dòng)著醫(yī)院各項(xiàng)工作的發(fā)展。

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要性

在整個(gè)醫(yī)院工作中，檔案管理始終處于附屬地位，很長(zhǎng)一段時(shí)間改進(jìn)不大，但是事實(shí)卻為醫(yī)院管理者敲響了警鐘，如果不加快信息化的進(jìn)程就會(huì)拖醫(yī)院發(fā)展的后腿，影響到醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，醫(yī)院檔案辦公室很少見(jiàn)到繁忙的景象，但是隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院體制改革的進(jìn)程，很多醫(yī)院的醫(yī)療水平都在提高，從掛號(hào)到就診，從治療到康復(fù)都與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)密切相關(guān)。檔案辦公室雖然增加了人員編制，但是信息化管理不到位，仍然整天窮于應(yīng)付，管理效率不能得到有效提升?？梢?jiàn)，在信息化背景下，沒(méi)有互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)、資料庫(kù)、云網(wǎng)絡(luò)的支持，醫(yī)院檔案管理效率就無(wú)法提升，沒(méi)有捷徑可走，只能踏踏實(shí)實(shí)地搞好信息化檔案管理建設(shè)，才能走出困境，這是不二的選擇。

目前醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

信息化時(shí)代，各機(jī)關(guān)單位的辦公室工作的科技含量越來(lái)越高，各種先進(jìn)的辦公設(shè)備不斷引進(jìn)和升級(jí)，無(wú)紙化辦公成為了可能，信息化建設(shè)成效顯著。而在很多醫(yī)院，尤其是中小醫(yī)院檔案辦公室的改進(jìn)明顯滯后。

醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠。醫(yī)院管理者對(duì)醫(yī)院檔案管理工作重視不夠，把資金投入到醫(yī)療設(shè)備的購(gòu)置和其他系統(tǒng)的建設(shè)中，對(duì)于檔案室建設(shè)仍然采取傳統(tǒng)的管理方式。其原因是對(duì)于檔案管理工作還缺乏足夠的重視，還用過(guò)去的眼光來(lái)看待已經(jīng)變化的檔案管理工作，沒(méi)有把它看作是一個(gè)重要的醫(yī)療管理資源，只把它當(dāng)作一項(xiàng)“后勤”工作來(lái)對(duì)待。往往把所有的檔案資料統(tǒng)統(tǒng)放進(jìn)一個(gè)系統(tǒng)或多個(gè)系統(tǒng)里，由于設(shè)備不匹配、人崗配置差，并沒(méi)有對(duì)不同的檔案進(jìn)行合理分類，也沒(méi)有對(duì)所有資料進(jìn)行完整的計(jì)算機(jī)錄入形成電子檔案，處于一個(gè)雜亂無(wú)章、查找困難、遺漏缺失的狀態(tài)，給正常的醫(yī)院工作帶來(lái)負(fù)面影響。

信息化管理需要升級(jí)換代。隨著我國(guó)現(xiàn)代化醫(yī)院越來(lái)越多，醫(yī)療水平也逐步提高，信息化檔案管理建設(shè)的滯后，阻礙了醫(yī)院總體工作的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)必須加快[1]。由于檔案管理工作沒(méi)能緊跟信息化的進(jìn)程，醫(yī)院內(nèi)部現(xiàn)代化檔案室建設(shè)明顯滯后，管理標(biāo)準(zhǔn)停滯不前，形成了檔案數(shù)量急劇上升與管理能力不足的矛盾，有的檔案塵封已久變?yōu)椤八罊n”，白白地占用了本來(lái)就拮據(jù)的存放空間。有些醫(yī)院的檔案由各科室自行管理，專人管理成本太高，兼職管理又不規(guī)范，造成了管理上的混亂，出了問(wèn)題無(wú)法追責(zé)，由于保管不善很容易損壞和丟失。在一些醫(yī)院的檔案室我們可以看到這樣的情景，檔案柜殘損嚴(yán)重，很多隨意堆放，當(dāng)使用查找時(shí)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，更談不到檔案資源的整合和有效利用。其原因主要是管理方式?jīng)]有升級(jí)換代，只停留在低水平的信息化管理階段，而且升級(jí)的欲望很低，使得檔案管理工作不能與其他建設(shè)同步發(fā)展。

檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。由于醫(yī)院管理者對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)不足，在人力資源管理上沒(méi)有硬性的要求，導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理部門(mén)的專業(yè)化建設(shè)失衡。在檔案管理人員的配置上，多是年齡較大，或接近退休年齡的員工，文化程度不高，學(xué)歷偏低，真正具有檔案管理專業(yè)學(xué)歷背景的專業(yè)人員少之又少。這一崗位人員的交流不多，有的一干就是十幾年，習(xí)慣了傳統(tǒng)的管理操作方式，對(duì)于新事物接受能力很低。信息化檔案管理也不是一次建設(shè)永遠(yuǎn)適用，需要根據(jù)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步升級(jí)換代，很多檔案管理人員缺乏深造的機(jī)會(huì)，思想觀念落后，管理水平止步不前，缺乏創(chuàng)新活力。

醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)存在隱患。在很多醫(yī)院的管理工作中，制度建設(shè)處于重要地位，醫(yī)療、人事、行政、后勤管理等制度相當(dāng)齊全規(guī)范，而醫(yī)院一級(jí)涉及檔案管理的制度不多，或者只是進(jìn)行了原則性的規(guī)定，具體的規(guī)章制度一般由檔案室或科室自行制定，既缺乏權(quán)威性又不統(tǒng)一規(guī)范，而且檔案管理很少體現(xiàn)在績(jī)效考核中。在有些大中型醫(yī)院，信息化檔案管理有了很大的提高，這種無(wú)形的財(cái)富雖為醫(yī)院建設(shè)提供了豐富的資源，但存在的安全隱患卻沒(méi)有引起足夠的警惕。醫(yī)院檔案管理工作也屬于基本性的保障工作，具有較強(qiáng)的政策性、專業(yè)性和機(jī)密性特征[2]。但是，由于信息化檔案管理的水平不高，出現(xiàn)了一系列的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，使管理者心存芥蒂，甚至是望而卻步。醫(yī)院檔案管理一般都設(shè)有防火墻，對(duì)重要的檔案資料形成保護(hù)，并對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選和過(guò)濾。但是，由于很多醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)相對(duì)落后，并沒(méi)有隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展而更新，經(jīng)常受到黑客和病毒的攻擊，嚴(yán)重地威脅著醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

關(guān)于醫(yī)院檔案管理信息化建立的思考

根據(jù)我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀分析，可以發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題帶有一定的普遍性，最主要的原因是管理者在對(duì)信息化檔案管理建設(shè)在思想認(rèn)識(shí)上的偏頗，投入不夠，設(shè)備和人員的配備都明顯不足，改進(jìn)的策略和措施應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手。

提高對(duì)檔案信息化管理工作的認(rèn)識(shí)。一是，要深入學(xué)習(xí)和落實(shí)《檔案法》，依法建檔歸檔。醫(yī)院要從上至下開(kāi)展檔案管理宣傳工作，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要帶頭宣講，讓醫(yī)護(hù)人員和職工都能夠認(rèn)識(shí)到做好檔案管理工作的重大意義，更好地支持檔案的建檔和歸檔工作，形成全員檔案管理的意識(shí)格局和氛圍。二是，要進(jìn)一步明確檔案管理建設(shè)工作的必要性和重要性。領(lǐng)導(dǎo)要積極思考，并做出全面的規(guī)劃，對(duì)檔案管理方面存在的問(wèn)題認(rèn)真地加以整改，使之符合信息化檔案管理工作的要求。要深入分析和探索目前制約醫(yī)院檔案管理工作的主要因素，弄清其作用和效能無(wú)法發(fā)揮的難點(diǎn)，敢于突破，敢于擔(dān)當(dāng)，開(kāi)辟醫(yī)院檔案管理工作的新局面。三是，要加大資金的投入，軟硬件配置要到位，為信息化檔案管理建設(shè)創(chuàng)造必要的條件。要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行合理布局，醫(yī)院主要負(fù)責(zé)人要牽頭主抓，并把落實(shí)情況列入績(jī)效考核的重要權(quán)重指標(biāo)，獎(jiǎng)懲結(jié)合，年終兌現(xiàn)。提高檔案信息化管理建設(shè)的進(jìn)程，要提高全體員工的認(rèn)識(shí)，發(fā)動(dòng)醫(yī)院各部門(mén)的管理者和員工共同參與，對(duì)信息化檔案管理建設(shè)給予物力和智力上支持和配合，共同獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

完善醫(yī)院檔案信息化管理制度。信息化檔案管理建設(shè)必須要以完善的管理制度做保障，才能達(dá)到高效有序，為了實(shí)現(xiàn)這一效果，管理制度的制定要以先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為主要內(nèi)容[3]。

首先，制定統(tǒng)一的信息化檔案管理制度。運(yùn)用行政和法律手段對(duì)分散的病歷檔案實(shí)行進(jìn)行統(tǒng)一管理，建立以醫(yī)院檔案室為核心的管理體系，形成完善的搜集、整理、報(bào)檔、歸檔制度，充地發(fā)揮病案資料在醫(yī)療業(yè)務(wù)中的資源性作用。

其次，醫(yī)院檔案管理辦公室的檔案庫(kù)要進(jìn)行徹底的改造，對(duì)原有的軟硬件進(jìn)行升級(jí)，使之符合現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。升級(jí)以后，要建立一個(gè)具有前瞻性的信息化檔案管理制度，全面貫徹落實(shí)上級(jí)部門(mén)信息化檔案管理工作部署，制定出具有針對(duì)性的實(shí)施細(xì)則，不打折扣，使醫(yī)院在信息化建設(shè)過(guò)程中有章可循。

再次，進(jìn)行科學(xué)的分類管理。為了確保這項(xiàng)工作的順利展開(kāi)，要根據(jù)檔案項(xiàng)目的增加和內(nèi)容的增多進(jìn)行分類管理，信息資料能夠全面準(zhǔn)確地反映醫(yī)院的整體發(fā)展?fàn)顩r，并把紙質(zhì)檔案資料錄入電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，形成完整的電子檔案，并進(jìn)行數(shù)據(jù)化、智能化的編制，能夠方便地查找和檢索，更好地為醫(yī)院醫(yī)療和患者服務(wù)，真正起到檔案資源的作用，確保檔案管理工作的有效性和準(zhǔn)確性，并及時(shí)地為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價(jià)值的參考。

加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。病案資料能夠讓臨床醫(yī)護(hù)人員全面了解患者發(fā)病、演變、治療、發(fā)展的過(guò)程，能夠體現(xiàn)患者在診治的過(guò)程中采取的措施和手段是否有效。所以檔案管理人員需要對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)有更多的了解，具備應(yīng)有的素質(zhì)。

第一，制定人才培養(yǎng)計(jì)劃。檔案管理人員的素質(zhì)高低直接影響著檔案管理的水平，醫(yī)院在制定人才培養(yǎng)計(jì)劃時(shí)，要把檔案管理人才的培養(yǎng)列入進(jìn)去，有針對(duì)性地培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才。要采取多樣化的培養(yǎng)方式，比如專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識(shí)更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等等。理論要結(jié)合實(shí)際，多深入臨床一線調(diào)查研究，掌握最新的檔案資料的形式、內(nèi)容、作用，更好地為醫(yī)療業(yè)務(wù)服務(wù)。

第二，選配優(yōu)秀的檔案管理人員。根據(jù)醫(yī)院檔案管理人崗配置不盡合理的現(xiàn)實(shí)，除了對(duì)在崗人員進(jìn)行合理調(diào)配外，要把主要工作放在人員的培訓(xùn)上。檔案管理本身技術(shù)含量并不高，但是并不等于不需要綜合素質(zhì)高的人員，至少應(yīng)該有檔案管理專業(yè)背景的管理者引領(lǐng)，才能緊跟檔案工作發(fā)展的趨勢(shì)，不至于拖醫(yī)院主要業(yè)務(wù)工作的后腿。

第三，建設(shè)檔案管理專業(yè)團(tuán)隊(duì)。檔案管理這一團(tuán)隊(duì)雖然面臨著很多不利因素，但是不能就此不思進(jìn)取，敷衍了事，要順利實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化必須建立起專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，知識(shí)不足要繼續(xù)學(xué)習(xí)，技能不足要培訓(xùn)提高。檔案管理的全體人員都要熟練掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)和技術(shù)，開(kāi)展技術(shù)學(xué)習(xí)和練兵活動(dòng)，考核不符合要求的要及時(shí)淘汰，通過(guò)檔案管理建設(shè)使檔案這一寶貴資源發(fā)揮出自身的最大效用和價(jià)值。

完善和升級(jí)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)。醫(yī)院的檔案管理工作不是可有可無(wú)，更不是無(wú)關(guān)緊要，它關(guān)系到醫(yī)院內(nèi)部的信息化管理系統(tǒng)運(yùn)行是否通暢，是否安全的大事。沒(méi)有信息化檔案管理的支持，醫(yī)院的整體醫(yī)療效率就會(huì)降低，完善和升級(jí)醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)，是提高醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平的需要，也是保證整體運(yùn)作效率和安全的需要。所以有些醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)必須盡快改進(jìn)和完善。

首先是硬件建設(shè)，這是實(shí)現(xiàn)檔案高效信息化處理的基礎(chǔ)，必須做到能用夠用；其次要升級(jí)醫(yī)院檔案管理防火墻，把檔案管理和使用控制在一個(gè)安全的范圍內(nèi)，避免檔案資料的泄密和流失最后，要積極引進(jìn)最新的信息化檔案管理技術(shù)，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理的大數(shù)據(jù)快速高效處理功能，必要時(shí)聘請(qǐng)具有豐富工作經(jīng)驗(yàn)的高級(jí)檔案管理人員協(xié)助構(gòu)建。

綜上所述，信息化時(shí)代給檔案管理工作提供了寬闊的想象空間，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)不僅是形勢(shì)的發(fā)展需要，也是醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分。這是一項(xiàng)相對(duì)復(fù)雜的系統(tǒng)化工程，直接影響著醫(yī)院醫(yī)療水平和治療質(zhì)量的提高。雖然醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀并不樂(lè)觀，但是只要我們認(rèn)真地去思考，并付諸于行動(dòng)，在認(rèn)識(shí)上不斷提高，在管理上嚴(yán)格制度，在配備上落實(shí)到位，在技術(shù)上緊跟潮流，就一定能夠?yàn)獒t(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)提供更好更多的檔案資源，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展和進(jìn)步。