探究學(xué)校整合中如何做好檔案工作

李君平

（廣州市信息技術(shù)職業(yè)學(xué)校 廣東廣州 510600）

檔案工作重要嗎？答案是肯定的。檔案工作被戲稱為“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的窘境應(yīng)不復(fù)存在。無論多大困難，我們都需要迎難而上，做好這一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業(yè)。

廣州市教育局2020年對市屬中職學(xué)校進(jìn)行調(diào)整和整合，廣州市信息工程職業(yè)學(xué)校與廣州市電子信息學(xué)校整合為廣州市信息技術(shù)職業(yè)學(xué)校。而廣州市信息工程職業(yè)學(xué)校又是由四個學(xué)校整合而成，包括廣州市無線電中等專業(yè)學(xué)、廣州市無線電技工學(xué)校、廣州市化工學(xué)校、廣州市信息技工學(xué)校。這種情況下，廣州市信息技術(shù)職業(yè)學(xué)校的檔案相當(dāng)于擁有六加一即七個全宗，因全宗數(shù)量多、歷史跨度長、各個全宗管理水平參差不齊等原因，使得檔案工作面臨諸多復(fù)雜難題。具體困難包括，第一，各個全宗都存在完整度差的情況，仍有許多檔案散失在各個部門或者個人手中；第二，資料形成的標(biāo)準(zhǔn)不一致，現(xiàn)集中統(tǒng)一整理時，需逐個分析全宗構(gòu)成的特點，參照現(xiàn)有科學(xué)的歸檔方案來調(diào)整工作方法；第三，庫房分散，專職檔案員有限，對檔案整理、保管、利用等帶來巨大挑戰(zhàn)；第四，也是最重要的一點，歸檔數(shù)量龐大的存量檔案需要巨大的人財物支撐。

本文主要基于機構(gòu)整合背景，對學(xué)校檔案工作進(jìn)行謀劃、思考、細(xì)化，將分別從宏觀角度和微觀角度分析。

宏觀角度

做好檔案工作規(guī)劃。檔案工作納入學(xué)校遠(yuǎn)期發(fā)展規(guī)劃，規(guī)劃中擺在首位的是硬件基礎(chǔ)建設(shè)，包括檔案館室和信息化基礎(chǔ)建設(shè)。學(xué)校興建新校區(qū)或搬遷時，基建建設(shè)要預(yù)留檔案館室空間，且不能是簡單留出面積，更需要綜合考慮檔案工作發(fā)展要求和智能化發(fā)展趨勢，按照智慧檔案館室的要求，圍繞智慧化服務(wù)來設(shè)計建設(shè)檔案館室，必要時可尋求市場中優(yōu)秀供應(yīng)商的幫助，提質(zhì)升效。同時，注重協(xié)同信息化規(guī)劃，結(jié)合無紙化辦公，全新的工作流程的節(jié)點應(yīng)統(tǒng)一流向歸檔環(huán)節(jié)，提前預(yù)留端口給檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)紙質(zhì)歸檔到信息化管理的階段跨越[1]。

建立完善的檔案工作制度?；谠鲗W(xué)校的檔案工作制度，取長補短。檔案保管期限表的設(shè)置是核心的，可會同各專兼職檔案員一起商討，既要考慮現(xiàn)狀下各全宗產(chǎn)生的差異情況，又要思考新全宗可能出現(xiàn)的變化，及時新增檔案分類，遇到問題可與業(yè)務(wù)部門討論。同時注重行業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)的變化，如人社部對人事檔案管理和財政部對會計檔案管理要求的變化，一并更新調(diào)整檔案保管期限表，保證檔案保管期限表保持最優(yōu)狀態(tài)。綜合性的規(guī)章制度，包括檔案工作的實施辦法、細(xì)則或規(guī)定。要一并完善配套的歸檔制度、保管制度、保密制度、統(tǒng)計制度、利用制度、鑒定銷毀制度、崗位責(zé)任制、檔案管理應(yīng)急預(yù)案等。

建立專業(yè)的檔案管理隊伍。根據(jù)整合后的機構(gòu)設(shè)置和人員配置情況，預(yù)先設(shè)置好檔案工作網(wǎng)絡(luò)，明確崗位職責(zé)和考核辦法，避免出現(xiàn)檔案工作青黃不接的情況。首先，充分利用原檔案工作的基礎(chǔ)，讓原專兼職檔案員充實到新隊伍中，監(jiān)督指導(dǎo)各部門文件資料的規(guī)范形成，為新單位的檔案工作打下良好基礎(chǔ)。其次，加強檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，檔案員和各業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人都需要參與其中，利于有序開展檔案工作。

提高檔案工作的自我要求。提高標(biāo)準(zhǔn)，提高自我要求，突出亮點，預(yù)判利用需求，將服務(wù)工作前置。不止于貫徹新的《檔案法》要求，嚴(yán)格對照教育局和檔案局的監(jiān)督指導(dǎo)要求，積極落實上級考核指標(biāo)中的檔案工作要求。應(yīng)根據(jù)教育行業(yè)特點和學(xué)校的專業(yè)特色或者行業(yè)特色，結(jié)合利用率問題，選擇富有特點的專題檔案，做好相關(guān)編研工作，作為凸顯檔案工作價值的有力抓手。

微觀角度

在學(xué)校整合過程中，檔案員是檔案工作執(zhí)行層面的關(guān)鍵性人物。同等條件下，檔案員的工作態(tài)度和專業(yè)水平直接影響學(xué)校檔案交接工作質(zhì)量和后續(xù)的推進(jìn)效率。以下站在專職檔案員的微觀角度看學(xué)校檔案工作，從事前、事中、事后的工作流程中分析檔案工作的重點和難點。

事前

第一，要善于取得領(lǐng)導(dǎo)的支持。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持對檔案工作優(yōu)劣起決定性作用。首先，明確檔案工作目標(biāo)應(yīng)是服務(wù)黨和國家，服務(wù)學(xué)校的廣大師生；工作要求是“記錄好、留存好、保管好、利用好”學(xué)校檔案。其次，要想實現(xiàn)這些目標(biāo)和要求，不僅僅是檔案員應(yīng)該思考的問題，更應(yīng)該是從上至下并一以貫之的。再次，綜合本校檔案工作情況與其他同層次學(xué)校做橫向?qū)Ρ?，明確差距和可提升的空間。最后，最大可能量化檔案工作成果，能夠讓學(xué)校清晰預(yù)判檔案工作帶來的社會價值和經(jīng)濟(jì)價值，證明做好檔案工作的具有絕對必要性[2]。

第二，要準(zhǔn)確掌握學(xué)校檔案整體情況。綜合收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、利用的各個方面考慮。第一步，需要掌握不同全宗的規(guī)模，了解歷史沿革，分析各全宗內(nèi)部構(gòu)成、歸檔特點和重大變化節(jié)點。第二步，確定應(yīng)歸未歸數(shù)量和檔案去向，了解收集難度，預(yù)判每個全宗可實現(xiàn)的完整度，同時也為下一步的整理做鋪墊。第三步，根據(jù)各全宗原有整理方案和最新的整理要求，制定科學(xué)融合的整理方案，以最低代價實現(xiàn)存量未歸檔案的全面整理。第四步，清晰統(tǒng)計現(xiàn)有可用的館室建設(shè)情況和配套設(shè)備的數(shù)量。第五步，組織人員對現(xiàn)有庫內(nèi)檔案進(jìn)行全面清查統(tǒng)計。第六步，對保管期限已滿的檔案，組織開展鑒定工作。統(tǒng)計分析過往檔案利用數(shù)據(jù)，對高利用率的檔案要做到心中有數(shù)，在后續(xù)工作可以給予側(cè)重。檢查檔案信息化建設(shè)情況和檔案編研情況，如有短板，在整合過程中要及時補齊。

第三，要善于學(xué)習(xí)別人的成功經(jīng)驗，避免走彎路。積極向教育局和檔案局請教工作中面臨的難題，獲得專業(yè)指導(dǎo)，避免誤入困局。注重和同行或兄弟院校溝通交流，分享經(jīng)驗和教訓(xùn)，竭盡全力做到取長補短。而且，高校的相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域教授、同行優(yōu)秀的前輩、專業(yè)論壇、專業(yè)網(wǎng)站等都是尋找問題答案的有效途徑。

第四，要提前制定檔案處置方案。充分理解教育局和檔案局對整合學(xué)校檔案工作的指引和要求，及時制定全面的、可操作性強的處置方案。處置方案應(yīng)包括幾方面的內(nèi)容，一是確定負(fù)責(zé)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和檔案機構(gòu)并成立相關(guān)工作小組，二是確定專兼職檔案員的人員安排和考核，三是確認(rèn)收集范圍、收集網(wǎng)絡(luò)、收集程序和文檔要求，四是確認(rèn)分類方案和整理方式，五是明確清點交接程序和交，六是明確日常保管標(biāo)準(zhǔn)，七是明確利用內(nèi)容和程序。同時，處置方案應(yīng)結(jié)合新機構(gòu)的“三定方案”和人員到崗情況來統(tǒng)籌考慮，為人事變動所帶來的人員滯后或人手不足問題留足交接時間，避免陷入無法按計劃執(zhí)行的被動狀態(tài)。同理，因業(yè)務(wù)量劇增，預(yù)判業(yè)務(wù)外包的必要性，提前做好年度經(jīng)費預(yù)算。

事中

第一，制定詳細(xì)的工作計劃時間表，多條塊并舉，逐步完成。根據(jù)檔案工作規(guī)范和處置方案，調(diào)動一切可調(diào)動的資源和力量，按計劃時間完成各項工作。不但可以收集和整理并行，分塊收集，在某類檔案或某年度檔案的相對完整后，邊收邊整，逐塊逐步完成。而且可以保管、統(tǒng)計并舉，逐卷或逐件統(tǒng)計核對在冊檔案，同時檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)并解決蟲蛀霉變等問題。還可以鑒定、編研相結(jié)合，利用鑒定過程中對檔案內(nèi)容的深入分析，對存量檔案的信息資源進(jìn)行再開發(fā)，根據(jù)時代的變化，保留下有參考價值的內(nèi)容。多條線鋪開，同時開展工作，相互協(xié)調(diào)，保質(zhì)保量完成計劃任務(wù)。如有外包業(yè)務(wù)，還需要同步推進(jìn)項目招投標(biāo)工作。

第二，安排檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和專題宣傳。所謂成事在人，全體檔案員業(yè)務(wù)水平和全員檔案意識的樹立會直接影響全校檔案工作。而培訓(xùn)和專題宣傳是短期內(nèi)最有效的途徑。首先，業(yè)務(wù)培訓(xùn)可與人事任免、交接同步計劃，將檔案交接納入人事交接程序中，將檔案培訓(xùn)納入崗前培訓(xùn)。其次，培訓(xùn)和宣傳對象要覆蓋全員，面向校領(lǐng)導(dǎo)級別要注重宣揚國家政策和上級要求；面向中層干部要側(cè)重監(jiān)督和管控，強調(diào)歸檔常態(tài)化，將歸檔工作同各類評估和迎檢工作結(jié)合起來；面向兼職檔案員要突出培養(yǎng)實操技能，多舉實例，使其掌握基本分類方法和詳細(xì)的整理要求。再次，培訓(xùn)要深入到工作日常，學(xué)校開展專題活動，提前列出收集整理的工作指引；移交檔案過程中多發(fā)的共性問題，可通過QQ或微信等線上培訓(xùn)方式講解，保持良好的溝通和互動。

第三，提高靈活度，不教條。一切從實際出發(fā)，根據(jù)現(xiàn)實狀況及時調(diào)整工作內(nèi)容。根據(jù)事前檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和工作小組安排，形成多個協(xié)作組工作模式，及時溝通反饋問題。例如，出現(xiàn)檔案保管期限表外應(yīng)歸檔資料，無法歸入現(xiàn)有任何分類的，應(yīng)新增檔案分類。又如，檔案的內(nèi)容明顯不符合現(xiàn)有保管期限的，應(yīng)調(diào)整保管期限。但需要始終把握住總體原則，尊重高齡檔案，重視“人財物”檔案。多校歷史各有不同，管理方式的差異必然導(dǎo)致文檔形式、名稱大不相同，不能生硬的用現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)來套用高齡檔案，否則可能會造成部分涉及“人財物”的檔案散失。

第四，提高執(zhí)行力，不拖延。檔案工作本就具有相對延遲性，若在全面收集整理過程中放過了部分重要檔案，將造成檔案既不完整又不易利用的結(jié)果，積重難返?！爸刈觥蓖ǔ１取皬臒o到有”更艱難，要盡可能做到“一步到位”。按照計劃表日程，強力推進(jìn)，遇到困難多請示和匯報，協(xié)作完成既定任務(wù)。

事后

第一，做好階段性總結(jié)和匯報工作，總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)，同時要向外展示檔案工作成果，充分證明檔案工作的重要性。必要時可申請相關(guān)課題研究，工研結(jié)合，分享推廣經(jīng)驗，形成一定影響力。檔案工作沒有終點，階段性工作結(jié)束時，是新階段的開始。檔案工作者要不斷站到更高起點去攀登下一個高峰。

第二，及時完善全宗卷。全宗卷是“檔案的檔案”，能直觀了解檔案工作全貌，為當(dāng)下和未來的檔案工作起到最佳參考作用。

第三，歸檔常態(tài)化。檔案機構(gòu)應(yīng)持續(xù)輸出相關(guān)業(yè)務(wù)知識，注重穩(wěn)定檔案工作隊伍，將歸檔形成工作習(xí)慣。還可借鑒教師老帶新的“傳幫帶”模式，不斷增強檔案隊伍工作能力。

如何做好檔案工作是每個檔案人每天都需要思考和研究的問題。學(xué)校檔案應(yīng)做到賬冊清晰，隨時可移交狀態(tài)，不因人員更替而出現(xiàn)斷檔或者混亂無序情況。如今，全國上下都在進(jìn)行大面積機構(gòu)整合，如果每份檔案都在規(guī)定的時間歸檔，這個“不變”的工作要求足以應(yīng)“萬變”，當(dāng)然，實現(xiàn)理想狀態(tài)需要所有機構(gòu)上下一致的努力。