論新形勢下醫(yī)院人事檔案管理信息化建設

邢 玉

（滄州市人民醫(yī)院 河北滄州 061000）

人事檔案是每個人工作及生活的一份長期匯總資料，對每個人以及工作單位了解工作人員基本經(jīng)歷有著不容忽視的作用。因此，相關機構應該建立健全人事檔案管理基本制度，每個環(huán)節(jié)都應嚴謹細致從而確保環(huán)環(huán)相扣。在醫(yī)院中醫(yī)務工作者的專業(yè)知識水平以及職業(yè)操守等時刻影響著醫(yī)院的發(fā)展和醫(yī)院醫(yī)療的整體水平。在醫(yī)院的人事檔案中，每一個醫(yī)生的基本簡歷、思想水平、業(yè)務能力等都被記載，醫(yī)院進行這些人事記載，有利于對醫(yī)生實行管理，對于醫(yī)院的發(fā)展來說十分有利。

新形勢下，醫(yī)院人事檔案管理信息化建設的意義

提高醫(yī)院工作人員的工作效率。人事檔案管理在以前以人工手動保存和尋找為主要方式，因此在工作時，工作人員會在資料的接收、存放以及整理方面耗費非常多的時間和精力，并且在保存過程中也會有很多不定性的因素牽制工作人員，從而降低工作效率和員工的積極性。在原先的方法中，大多數(shù)是通過采用實體管理而進行人事檔案管理工作的開展，但是在工作中會使用掉大量的人力與物力進行檔案資料的收集與整理，工作進程相對較慢。在結合了現(xiàn)代化的方法進行網(wǎng)絡信息化管理之后，使整個工作進程開展的更加順利、迅速，且工作成效也得到了一定提高[1]。

醫(yī)院人事檔案信息有利于開展員工培訓活動。隨著我國醫(yī)改的逐步深入，醫(yī)療市場的人才競爭日益激烈，如何留住人才是每個醫(yī)院深刻思考的核心問題之一。在員工需求方面，除了具有競爭性的薪酬和公平的職業(yè)環(huán)境外，員工在醫(yī)療技術日益發(fā)展的今天更需要自身專業(yè)技能得到進一步提升，充實自我內(nèi)在的技能訴求和知識渴望。人力資源部門通過對員工人事檔案信息進行分析判別后，能夠準確判斷員工的技能和知識短板，以及其思想品德水平。依據(jù)相關信息，人力資源部門可以通過如下方式滿足員工的發(fā)展訴求，其一，指導員工通過自我調(diào)整或自修的方式來彌補個人短板；其二，為短板相似的員工組織開展專項培訓，根據(jù)實際情況，即可組織院內(nèi)培訓也可組織業(yè)內(nèi)權威專家來院授課，也可組織員工外出參加專項培訓；其三，人力資源部門依據(jù)員工人事檔案信息，通過對員工職業(yè)生涯進行規(guī)劃，為員工的長期發(fā)展作出培訓指導。

增強信息管理的有效性。在以往的信息管理過程中，由于檔案信息數(shù)量大、內(nèi)容繁雜，包括各種醫(yī)生和護士的從業(yè)執(zhí)照，以及學歷、證書、獲獎情況等，這就導致檔案信息管理的工作量非常大，經(jīng)常出現(xiàn)檔案信息損壞與丟失的情況。相關政府部門會定期審核這些資料信息，以保證其真實可靠性。以往的紙質(zhì)檔案與材料移送會導致巨大的不便。計算機技術的引入為傳統(tǒng)信息整理工作提供了極大的幫助，使人員的信息管理高效、快捷，能夠隨時調(diào)出所需資料進行查看，借助計算機技術，實現(xiàn)了醫(yī)院信息管理的現(xiàn)代化[2]。

醫(yī)院人事檔案管理存在的主要問題

不被重視。人事檔案管理易被認為只是抄抄寫寫的保管性事務工作，只需要保證職工資料不丟失、不泄露，不需要花費大量的人力和物力開展此項工作，本質(zhì)上并沒有意識到醫(yī)院人事檔案管理的重要性，導致日常工作過于松散，對檔案管理資料沒有做出充分分析與利用；人事檔案管理部門是開展此項工作的主體，其思想認識可直接影響和決定人事檔案管理的成效[3]。

管理手段過于陳舊。隨著經(jīng)濟與科技的快速發(fā)展，醫(yī)院越來越重視自身的各種硬件儀器設施以及醫(yī)療水平的提高，從而大大提高了整體醫(yī)療水平。許多醫(yī)院在更新醫(yī)療設備時沒有重視醫(yī)院信息管理手段的提升，導致醫(yī)院的信息管理部門仍然處于一種工作效率低下的情況。甚至有的醫(yī)院信息管理部門電腦非常老舊，無法繼續(xù)正常使用，卡頓程度嚴重，難以承擔最基本的信息處理工作[4]。

信息化建設力度薄弱。計算機技術、現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術、移動通信技術等快速發(fā)展使醫(yī)院人事檔案管理工作能夠向信息化方面發(fā)展，且已經(jīng)成為未來的主要發(fā)展趨勢。提高工作效率，保證管理工作的精準化，對提升醫(yī)院核心競爭力具有重要意義。有些醫(yī)院簡單地認為使用計算機就是檔案管理，沒有充分考慮其他信息技術手段在檔案管理中的作用；部分醫(yī)院出于經(jīng)濟因素考慮，人事檔案管理信息化建設停留在規(guī)劃階段，沒有引進專門的管理軟件。另外，在信息化人才培養(yǎng)與引進方面也存在較多的問題，缺少復合型人才，無法確保日常工作的高效開展。這將會導致醫(yī)院信息共享能力不足，醫(yī)院人事檔案沒有在人事調(diào)動、高素質(zhì)人才培養(yǎng)方面發(fā)揮作用，造成檔案利用率不足。

信息管理人員專業(yè)素質(zhì)不強。影響信息管理工作的一個重要因素在于醫(yī)院信息管理人員的專業(yè)素質(zhì)，目前醫(yī)院相關從業(yè)人員的普遍專業(yè)素質(zhì)不強，有的信息管理工作者并沒有學習過相關的專業(yè)知識，有的則年紀較大。這就導致這些信息管理者對于計算機技術的運用能力不佳，對于計算機技術的學習能力較差，所以短時間內(nèi)難以熟練掌握各種信息的錄入與查詢技巧，這些都不利于信息管理工作效率的提升[5]。

新形勢下，醫(yī)院檔案管理信息化建設的具體操作

應用先進的技術設備。相關單位應該引進最新的技術和設備，為檔案管理的順利進行提供支撐，從而讓其可以在一個良好高效的操作環(huán)境中運行，一步一步穩(wěn)定地促進檔案管理和信息技術結合，從而有深入的進步。通過一些專業(yè)走訪和觀察，我們發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)資料依舊大量存在，為了全面創(chuàng)建網(wǎng)絡化檔案信息管理平臺，相關單位應盡快整理好相關資料輸入到數(shù)據(jù)庫中從而方便資料的查找與應用。

進一步健全人事檔案管理制度。人事檔案管理制度是醫(yī)院要重點解決的問題，但同時鑒于管理制度的完善工作具有長期性和復雜性，因此醫(yī)院管理層要樹立長期意識，積極投身于人事檔案管理的建設與完善中，具體需要做好以下幾方面的工作：①對人事檔案管理部門和工作人員的權責作進一步的明確，保證“權責對等”，劃分不同的責任等級體系，精細化具體工作，并及時開展工作質(zhì)量評估；②人事檔案管理工作是醫(yī)院的重點工作，在推動醫(yī)院健康發(fā)展中的作用巨大。因此，要進一步構建醫(yī)院、人事檔案管理部門與工作人員三位一體的工作機制，強化彼此之間的交流溝通，定期對工作中存在的問題進行分析探討，并提出解決策略。也可以構建PDCA循環(huán)管理模式，開展更高質(zhì)量的人事檔案管理工作；③落實各項監(jiān)督制度的實施，制度如果不能順利實施，則無法發(fā)揮自身作用，因而醫(yī)院要進一步強化監(jiān)督制度的落實，成立相應的質(zhì)量監(jiān)督小組，定期對人事檔案管理情況開展質(zhì)量檢測，并對工作人員的責任心和工作能力進行動態(tài)化評估，以此來提升工作人員的工作積極性。

提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。隨著人事檔案信息化時代的到來，以及人事檔案管理愈發(fā)得到?jīng)Q策層的重視，人事檔案專員角色得以發(fā)生深刻轉變，當前醫(yī)院人事檔案管理專員的專業(yè)技能水平已不能滿足創(chuàng)新帶來的需求變化，其專業(yè)素養(yǎng)亟待提升。主要體現(xiàn)在，首先，該崗位屬性已不再是事務性崗位，已轉變?yōu)楣芾硇蛵徫唬枰邆浣y(tǒng)計分析等專業(yè)技能；其次，多端口的輸入渠道，需要建立以人事檔案管理專員為核心的檔案管理組織，其不僅要熟悉掌握檔案輸入業(yè)務，還要培訓各端口輸入數(shù)據(jù)員工的培訓，需要具備較好的培訓能力和業(yè)務組織能力。

堅持檔案信息管理的及時性。由于每個人都是不斷變化發(fā)展著的，所以檔案信息需要不斷進行更新、補充、完善。具體需要進行三個方面的工作：首先，加強檔案信息管理系統(tǒng)的建設。根據(jù)需要可以引進國內(nèi)外先進的檔案信息處理技術，對過去的檔案信息進行大規(guī)模的錄入與更新，工作完成之后，可以通過互聯(lián)網(wǎng)便捷地對這些檔案進行管理。

綜上所述，在進行醫(yī)院的相關管理過程中，醫(yī)院檔案管理信息化建設對于醫(yī)院和醫(yī)生的健康發(fā)展來說都十分重要，人員的大量流動也為檔案管理工作增加了困難，因此在應用現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術基礎上需要進一步完善檔案管理系統(tǒng)，提高對信息數(shù)據(jù)存儲工作的安全性和完整性，對信息進行整合過程中選擇一些效率較高的模式進行創(chuàng)新。