區(qū)塊鏈技術(shù)在電子檔案管理中運用分析

董 敏

（濰坊職業(yè)學(xué)院 山東濰坊 261041）

區(qū)塊鏈技術(shù)在電子檔案管理中的運用，不僅能提升管理工作的信息化、智能化和自動化水平，還能提高檔案信息的處理質(zhì)效水平。隨著我國的現(xiàn)代化建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)和檔案管理工作的復(fù)雜化、大體量化發(fā)展，應(yīng)在合理運用區(qū)塊鏈技術(shù)的基礎(chǔ)上，推進(jìn)其在電子檔案管理中的深入應(yīng)用。

在電子檔案管理中應(yīng)用的區(qū)塊鏈技術(shù)

區(qū)塊鏈技術(shù)并不是一種單一的技術(shù)，而是技術(shù)方案的集合。具有去中心化、不可篡改、可追溯、和匿名化的特點，而且穩(wěn)定性強、對檔案信息處理的效率高，還能豐富檔案資源，現(xiàn)階段在電子檔案管理中區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用主要有以下幾種：

分布式賬本。一直以來，傳統(tǒng)的電子檔案管理都具有典型的中心處理特點，且一般在檔案室或檔案管理處被集中處理保管，而電子檔案信息的收集、整理、立檔、歸檔也需要檔案管理部門統(tǒng)一開展工作。而區(qū)塊鏈技術(shù)中的分布式賬本具有去中心化的管理特征，不僅支持多個時間節(jié)點的同時錄入，還支持新檔案的直接錄入，當(dāng)需要改動或更新錄入數(shù)據(jù)時，則需要得到全部節(jié)點的檔案管理人員同意，同時被修改的檔案信息數(shù)據(jù)痕跡也會被記錄在每一位檔案管理人員的數(shù)據(jù)庫中。就以往電子檔案管理的流程來說，區(qū)塊鏈技術(shù)中的分布式賬能夠有效減輕企業(yè)電子檔案管理部門在數(shù)據(jù)處理上的工作量，實現(xiàn)了檔案管理工作內(nèi)容、范疇的進(jìn)一步升級。另外，被修改的電子檔案管理記錄可以直接被各個節(jié)點的檔案管理人員所共享，保證了各類檔案信息與企業(yè)相關(guān)數(shù)據(jù)上傳、接受和傳輸過程中的透明性、真實性和完整性[1]。

非對稱加密。雖然區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用在電子檔案管理中能實現(xiàn)信息的整合共享，但并不表示缺乏加密性，這就要提到區(qū)塊鏈的另一技術(shù)——非對稱性加密。在以往的電子檔案管理過程中，許多企業(yè)的檔案管理部門都會采用單鑰密碼系統(tǒng)的對稱加密方法，對單一秘鑰的依賴性很大，且安全性很大程度上只受唯一秘鑰的影響，一旦出現(xiàn)丟失和實效事件，那么整個加密系統(tǒng)就會癱瘓。很明顯隨著互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的日漸復(fù)雜化，單鑰對稱的加密方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)階段電子檔案管理工作的需要了，因此，應(yīng)升級檔案信息的加密技術(shù)。而區(qū)塊鏈技術(shù)的非對稱加密功能有兩種秘鑰形式，公鑰和私鑰，且加密秘鑰和解密秘鑰互不相同，私鑰交給個人保管，公鑰可以向公司檔案管理部門公開，能夠進(jìn)一步適應(yīng)當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全保密要求，有利于檔案管路部門的信息化建設(shè)創(chuàng)新。

共識機(jī)制。電子檔案管理有極強的專業(yè)性要求，檔案管理的內(nèi)容和流程都有嚴(yán)格的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。傳統(tǒng)的電子檔案信息管理環(huán)境，受企業(yè)不同部門之間管理制度的壁壘限制，檔案管理部門的信息化建設(shè)水平也存在參差不齊的現(xiàn)象，許多人事和財務(wù)流動的電子檔案信息格式存在明顯不兼容的現(xiàn)象，甚至讀取有誤，十分不利于檔案管理水平的信息化建設(shè)。而區(qū)塊鏈技術(shù)的共識機(jī)制可以借助去中心化的共識算法來進(jìn)一步提高電子檔案的安全和信任問題，還能不斷拓寬電子檔案管理的適用模式與應(yīng)用場景，實現(xiàn)檔案管理部門的合作互信并約束、規(guī)范檔案信息數(shù)據(jù)的寫入標(biāo)準(zhǔn)。

區(qū)塊鏈技術(shù)運用在電子檔案管理中存在的弊端

缺乏完善的監(jiān)管體系。完善的監(jiān)管體系是先進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用的重要保障，區(qū)塊鏈作為新型的信息處理手段，為不同行業(yè)的電子檔案信息管理工作都帶來了新機(jī)遇，特別是高等教育、醫(yī)療衛(wèi)生、人力資源等領(lǐng)域中，然而，也不可避免地帶來了監(jiān)管風(fēng)險挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)的電子檔案管理模式中，一般都是由上一級的檔案主管部門負(fù)責(zé)，而上級檔案管理部門由于需要負(fù)責(zé)的檔案管理工作量更大，監(jiān)督管理的內(nèi)容和執(zhí)行力度也受到了一定限制和弱化。區(qū)塊鏈最早應(yīng)用于金融經(jīng)濟(jì)投資領(lǐng)域，重視用戶的個人財產(chǎn)信息和數(shù)據(jù)保護(hù)是其最大特點，不僅如此，分布式賬本功能還讓非檔案部門也自覺參與到檔案管理工作中來，這就要求檔案管理的監(jiān)督和監(jiān)管機(jī)制體系有所創(chuàng)新、升級，因此為了盡快提高區(qū)塊鏈技術(shù)在電子檔案管理中的高質(zhì)量應(yīng)用，應(yīng)在以往事前監(jiān)管、制度監(jiān)管、內(nèi)容監(jiān)管和流程監(jiān)管的基礎(chǔ)上，加強機(jī)制和技術(shù)監(jiān)管，確保形成完善、健全的檔案管理閉環(huán)[2]。

帶來新型安全漏洞。雖然傳統(tǒng)的電子檔案管理系統(tǒng)有一定的局限性，但面臨的安全信息威脅也比較單一，因此，出現(xiàn)檔案信息安全危機(jī)時能及早被發(fā)現(xiàn)且事后搶救的困難程度不大。然而作為新興信息技術(shù)的區(qū)塊鏈技術(shù)，在電子檔案信息管理的應(yīng)用中仍處于初步探索階段，不可否認(rèn)地是，現(xiàn)階段的電子檔案信息化管理建設(shè)和信息化技術(shù)水平仍處于比較滯后階段，互聯(lián)網(wǎng)的信息安全威脅也處于復(fù)雜變化的狀態(tài)中，與區(qū)塊鏈技術(shù)在相互對抗中協(xié)同發(fā)展，切實為區(qū)塊鏈在電子檔案管理中的應(yīng)用帶來了更多的信息安全威脅，也為區(qū)塊鏈在其他領(lǐng)域的部署與深入應(yīng)用帶來多方面風(fēng)險。除此之外，區(qū)塊鏈技術(shù)的去中心化特點也在逐步改變電子檔案管理的技術(shù)、內(nèi)容和體系，檔案管理的許多信息節(jié)點涉及到更多部門和機(jī)構(gòu)，因此，對節(jié)點的信息安全防護(hù)能力也提出了更多要求。

技術(shù)應(yīng)用維護(hù)成本高。正如上文所述，區(qū)塊鏈技術(shù)的去中心化特征，對電子檔案管理的各個節(jié)點操作有了更多的要求，還寄托于檔案管理的信息化水平有更高的標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前大部分企業(yè)的檔案管理部門信息化建設(shè)都處于初級階段，僅僅可以滿足基本的電子檔案管理需求，然而隨著檔案管理工作量的大幅度提升和檔案管理主體的多元化，讓許多檔案管理部門百上加斤，明顯無法游刃有余的接受大容量的電子檔案管理挑戰(zhàn)。不僅如此，區(qū)塊鏈的數(shù)據(jù)信息跟蹤和管理服務(wù)效率，對傳統(tǒng)檔案儲存和處理器有了更多要求，應(yīng)破解在響應(yīng)時間和管理效率中的難題，才能解決在技術(shù)應(yīng)用和維護(hù)成本中的瓶頸。

區(qū)塊鏈技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用策略

完善應(yīng)用監(jiān)管體系，提高管理能力。為了確保區(qū)塊鏈技術(shù)在電子檔案管理中的高質(zhì)量應(yīng)用，首先，要做好頂層設(shè)計，通過完善區(qū)塊鏈技術(shù)在電子檔案管理中的監(jiān)管制度，不斷提高檔案管理的信息化建設(shè)水平。考慮到區(qū)塊鏈技術(shù)在電子檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用還處于初級階段，相關(guān)企業(yè)要重視檔案管理部門工作制度的完善，應(yīng)聘請金融和檔案管理領(lǐng)域的專家共同商討并制定區(qū)塊鏈技術(shù)在電子檔案管理和監(jiān)督的制度體系，確保制度上無缺失，相應(yīng)地，政府部門也要設(shè)立相關(guān)的資金扶持和政策支持，以確保有效促進(jìn)該項技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的全面發(fā)展。其次，由于區(qū)塊鏈技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用，切實豐富了管理節(jié)點主體和對象客體，因此，還要健全體系的管理后端和參與管理節(jié)點前端的協(xié)同監(jiān)督制度，特別是上級檔案管理部門機(jī)構(gòu)應(yīng)承擔(dān)更多的行政司法執(zhí)法職能，在監(jiān)督流程和管理業(yè)務(wù)上應(yīng)給予各個節(jié)點相應(yīng)的監(jiān)理授權(quán)，確保監(jiān)管體系扁平化，保證監(jiān)管制度的質(zhì)效水平。最后，還要進(jìn)一步更新監(jiān)管手段和監(jiān)理內(nèi)容。就傳統(tǒng)的電子檔案監(jiān)管體系來說，明顯針對的是檔案管理的制度、流程和內(nèi)容，而隨著區(qū)塊鏈技術(shù)的深入應(yīng)用，應(yīng)結(jié)合區(qū)塊鏈的特點，加強對檔案信息數(shù)據(jù)痕跡的監(jiān)管，同時，還要加強對電子檔案管理技術(shù)的監(jiān)管，確保技術(shù)的更新與創(chuàng)新應(yīng)用。相應(yīng)地，監(jiān)管方式也要形成閉環(huán)，保證監(jiān)管執(zhí)行力度輻射到電子檔案管理的事前、事中和事后，保證檔案信息形成、收集、整理和保存等環(huán)節(jié)的質(zhì)量效率和安全保密，不斷滿足新時期視域下對電子檔案管理的多方面要求[3]。

加強電子檔案的信息安全管理。保密、安全、準(zhǔn)確、完整是檔案管理的鐵則，如果不能保證基本要求，那么效率和質(zhì)量提升就會毫無意義，因此，區(qū)塊鏈技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用，要先解決在信息安全管理上的問題。加強信息安全技術(shù)、制度和流程的安全與創(chuàng)新可以從以下幾方面入手：第一，確保信息安全技術(shù)的先進(jìn)性，及時更新?lián)Q代。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的日益變化中，在應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù)時，應(yīng)對電子檔案信息的形成過程、產(chǎn)生收集、歸檔管理和檢索應(yīng)用等各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行全方位的安全風(fēng)險評估，通過信息化預(yù)警技術(shù)確保電子檔案信息的動態(tài)管理和全程監(jiān)控水平。第二，針對區(qū)塊鏈技術(shù)去中心化的特點，要細(xì)化各個節(jié)點參與電子檔案管理的職能權(quán)責(zé)，加強檔案信息數(shù)據(jù)的備份和搶險機(jī)制，保證電子檔案信息的完整、準(zhǔn)確。第三，還要針對性提高檔案管理部門人員和用戶的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險防范意識、信息性安全意識和危機(jī)意識，加強對網(wǎng)絡(luò)節(jié)點和服務(wù)器的安全性能測試。

優(yōu)化信息資源配置，促進(jìn)科學(xué)發(fā)展。為了確保區(qū)塊鏈技術(shù)在電子檔案信息安全管理中的長遠(yuǎn)發(fā)展和建檔存檔效益，應(yīng)通過合理規(guī)劃，不斷優(yōu)化電子檔案的信息化資源配置，才能發(fā)揮區(qū)塊鏈技術(shù)的最大價值。一方面，檔案管理部門要加強對基礎(chǔ)硬件設(shè)施資金投入，確保服務(wù)器、信息處理和數(shù)據(jù)存儲設(shè)備的先進(jìn)性，緩解高強度電子檔案信息管理的壓力；另一方面，要推動電子檔案管理的扁平化發(fā)展，在小范圍的試點工作中不斷積累經(jīng)驗，提高理論與實踐水平，不斷優(yōu)化用戶體驗。另外，還要提高檔案信息更新的效率，及時備份和清除老舊數(shù)據(jù)，確保區(qū)塊鏈技術(shù)的信息流通效率，降低技術(shù)應(yīng)用成本。

綜上所述，隨著區(qū)塊鏈技術(shù)的深入應(yīng)用和廣泛普及，受到了各行各業(yè)的普遍重視。不僅要在電子檔案管理中合理運用區(qū)塊鏈技術(shù)的功能，還要正視現(xiàn)階段電子檔案管理工作和區(qū)塊鏈技術(shù)在應(yīng)用磨合中的發(fā)展不平衡性，通過積極探索科學(xué)應(yīng)用策略，不斷發(fā)揮區(qū)塊鏈技術(shù)的強大優(yōu)勢。