新時(shí)期水電工程項(xiàng)目檔案的規(guī)范化管理

周 黎

（阿壩水電開(kāi)發(fā)有限公司 四川省阿壩藏族羌族自治州 624000）

水電工程關(guān)系著千家萬(wàn)戶的生活實(shí)際，水電工程項(xiàng)目的有序推進(jìn)對(duì)人民生活質(zhì)量的保證有著重要的意義。水電工程項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中的材料、報(bào)告、圖紙、協(xié)議等內(nèi)容都是十分重要的檔案文件，也是項(xiàng)目管理人員需要進(jìn)行規(guī)范化存檔及使用的重要信息。水電工程項(xiàng)目檔案的規(guī)范化管理對(duì)工程的順利實(shí)施有著重要的意義。

水電工程項(xiàng)目檔案管理存在問(wèn)題

管理制度相對(duì)落后。水電工程項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中涉及的檔案信息繁雜且具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，需要一套完整的管理制度對(duì)其做出有效管控。但現(xiàn)有的管理制度大多存在權(quán)責(zé)分配不清晰、各部門(mén)之間合作性不強(qiáng)及整體流程不完整等問(wèn)題。大部分水電工程項(xiàng)目規(guī)模都較大，其中涉及的工作人員眾多且施工專(zhuān)業(yè)性要求較高，因此必須建立科學(xué)高效的檔案管理制度才能將所有信息完整有序地進(jìn)行歸檔整理并方便項(xiàng)目人員隨時(shí)調(diào)取，從而為施工的順利推進(jìn)提供材料支持。目前的水電工程項(xiàng)目檔案管理制度普遍都比較落后，嚴(yán)重阻礙著項(xiàng)目的有序推進(jìn)，同時(shí)也拖慢了整體施工進(jìn)程。水電工程項(xiàng)目包含大量復(fù)雜的工程數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)需要管理人員利用科學(xué)的管理制度進(jìn)行分配和調(diào)控，因此科學(xué)的檔案管理制度不僅是項(xiàng)目成功的保障，也同時(shí)為相關(guān)建設(shè)工作及建設(shè)人員提供支持與幫助。

管理人員素質(zhì)參差不齊。新時(shí)期水電工程項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范化進(jìn)程離不開(kāi)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能的支持。然而很多水電工程項(xiàng)目的檔案管理人員都存在著意識(shí)薄弱、素質(zhì)參差不齊等問(wèn)題。部分檔案管理人員無(wú)法對(duì)檔案管理工作形成科學(xué)清晰的認(rèn)識(shí)，在工作中僅僅做到了簡(jiǎn)單歸檔和保存，但卻并沒(méi)有對(duì)收取的檔案進(jìn)行正確的分類(lèi)管理，同時(shí)對(duì)檔案的使用也不夠熟練。這些情況導(dǎo)致的后果就是水電工程項(xiàng)目檔案管理制度形同虛設(shè)。管理人員素質(zhì)不高的問(wèn)題還很可能會(huì)導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)嚴(yán)重紕漏，從而影響施工進(jìn)度及項(xiàng)目整體質(zhì)量。檔案信息失真意味著項(xiàng)目真實(shí)信息的缺失，最終帶來(lái)的后果就是項(xiàng)目推進(jìn)缺乏必要的數(shù)據(jù)支撐，施工工作無(wú)法開(kāi)展，導(dǎo)致工期被拖延，甚至出現(xiàn)項(xiàng)目停工等情況。

水電工程項(xiàng)目檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)的技能和責(zé)任感，整體素質(zhì)有待提高。同時(shí)由于項(xiàng)目方對(duì)檔案工作不夠重視，往往并不會(huì)派遣專(zhuān)職人員承擔(dān)檔案管理工作，負(fù)責(zé)檔案管理的人員大多數(shù)情況下都是兼任且工資不高，這就導(dǎo)致了其工作積極性的降低。工資待遇的不合理還會(huì)進(jìn)一步導(dǎo)致工作效率的持續(xù)降低，相關(guān)人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)也更加難以提升，由此產(chǎn)生惡性循環(huán)。水電工程項(xiàng)目單位想要擺脫這樣的局面，必須制定科學(xué)的規(guī)劃和策略并努力提升檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，建立健全人才培養(yǎng)機(jī)制，為項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范化進(jìn)程培養(yǎng)優(yōu)秀的專(zhuān)業(yè)人才。

促進(jìn)水電工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)范化的重要性

提高項(xiàng)目單位經(jīng)營(yíng)水平。檔案管理工作是工程規(guī)劃施工全流程中極其關(guān)鍵的一部分，其中記錄的各類(lèi)工程數(shù)據(jù)和信息是項(xiàng)目建設(shè)有序推進(jìn)的依據(jù)和支撐，因此項(xiàng)目單位應(yīng)建立完善的檔案管理制度，不斷促進(jìn)水電工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)范化發(fā)展，這是項(xiàng)目成功的保障也是項(xiàng)目單位提高自身能力的關(guān)鍵。項(xiàng)目單位只有對(duì)檔案管理進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)，才能不斷積累豐富的項(xiàng)目成功經(jīng)驗(yàn)，從而在業(yè)內(nèi)樹(shù)立良好的口碑，繼而獲得更多的項(xiàng)目機(jī)會(huì)。企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)離不開(kāi)信息資源的支持，準(zhǔn)確的信息資源可為企業(yè)項(xiàng)目的開(kāi)展建立堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)，也為后續(xù)具體實(shí)施方案的制定提供科學(xué)依據(jù)。完善的檔案管理制度是企業(yè)良好發(fā)展的體現(xiàn)，也是企業(yè)不斷提高管理能力及經(jīng)營(yíng)水平的標(biāo)準(zhǔn)之一，因此各單位應(yīng)努力提升本單位水電工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)范化水平，為提高本單位整體經(jīng)營(yíng)發(fā)展水平夯實(shí)基礎(chǔ)。

提高項(xiàng)目質(zhì)量水平。水電工程項(xiàng)目檔案資料是項(xiàng)目建設(shè)工作的歷史憑證，其貫穿于項(xiàng)目生產(chǎn)、維護(hù)、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)之中，同時(shí)也是提升項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量的關(guān)鍵手段。規(guī)范完備的檔案可在一定程度上為項(xiàng)目人員制定施工方案節(jié)省時(shí)間，并增加項(xiàng)目方案的精確性及科學(xué)性，從而從根本上為項(xiàng)目的開(kāi)展規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)并提高項(xiàng)目完成質(zhì)量。

新時(shí)期水電工程項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的特點(diǎn)

內(nèi)容特點(diǎn)。水電工程項(xiàng)目檔案的規(guī)范化管理在內(nèi)容和形式上都存在一定的特點(diǎn)。水電工程檔案信息應(yīng)包括水電建設(shè)活動(dòng)中的各類(lèi)文字、圖表、影像等記錄。而規(guī)范化的水電工程項(xiàng)目檔案信息應(yīng)該是完整且確切的。以規(guī)范化管理模式獲取到的項(xiàng)目檔案資料應(yīng)包含勘測(cè)、施工、竣工等多個(gè)流程的詳細(xì)內(nèi)容，其中涉及的信息專(zhuān)業(yè)性較高同時(shí)又相互聯(lián)系，在此基礎(chǔ)上產(chǎn)生的材料和文件具有綜合性和多樣性的特點(diǎn)。

形式特點(diǎn)。隨著新時(shí)期水電工程項(xiàng)目檔案管理方式的不斷更新，一套規(guī)范化的檔案管理模式應(yīng)具備一定信息化的特點(diǎn)?，F(xiàn)代檔案管理制度引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，檔案管理變得更加高效和科學(xué)，規(guī)范化管理的目標(biāo)也因此更易實(shí)現(xiàn)。檔案管理信息化是新時(shí)期水電工程項(xiàng)目規(guī)范化進(jìn)程的必經(jīng)之路，信息化手段有效地彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理模式刻板及低效的問(wèn)題，更新了規(guī)范化管理的形式，也大幅度提高了檔案管理制度的創(chuàng)新性。水電工程項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理是一種必然趨勢(shì)，其在內(nèi)容和形式上都具有明顯的時(shí)代特點(diǎn)，需要檔案管理人員深刻研究并精準(zhǔn)剖析，從而依據(jù)特點(diǎn)制定出有效的管理策略。

新時(shí)期水電工程項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理策略

健全管理制度。制度是實(shí)踐的保障，對(duì)于水電工程項(xiàng)目檔案管理工作來(lái)說(shuō)尤其如此。管理制度不健全是目前水電工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)范化進(jìn)程受到阻礙的一個(gè)重要原因。要從源頭上保障水電工程項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范化水平，應(yīng)在檔案管理科學(xué)化大框架之下制定一系列檔案管理政策，完善規(guī)范化管理機(jī)制，以制度為準(zhǔn)繩提高水電工程項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量。制度的健全離不開(kāi)項(xiàng)目各方的通力協(xié)作。項(xiàng)目單位應(yīng)為項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中涉及的各部門(mén)明確權(quán)利與義務(wù)，同時(shí)督促各方將相關(guān)的項(xiàng)目信息進(jìn)行合理收取和歸檔，并定期上傳至檔案庫(kù)。檔案管理人員應(yīng)采取科學(xué)的手段對(duì)從各方收集到的資料進(jìn)行嚴(yán)格分類(lèi)并做出適當(dāng)標(biāo)注，方便后期調(diào)取及參考。權(quán)責(zé)清晰、流程完備、落實(shí)合理、監(jiān)督有效是健全水電工程項(xiàng)目檔案管理制度，推動(dòng)項(xiàng)目檔案規(guī)范化進(jìn)程的有效方式。

提高管理人員素質(zhì)。提高水電工程項(xiàng)目檔案管理人員素質(zhì)也是提升管理規(guī)范化水平的措施之一。各單位應(yīng)加大宣傳力度，加強(qiáng)項(xiàng)目各方對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，并著重引導(dǎo)管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，深刻了解水電工程項(xiàng)目檔案信息的作用并提高規(guī)范化管理意識(shí)。相關(guān)企業(yè)應(yīng)針對(duì)項(xiàng)目特點(diǎn)建立一支由專(zhuān)業(yè)人員組成的檔案管理團(tuán)隊(duì)，減少不必要的人員流動(dòng)，保證檔案管理工作的連貫性及穩(wěn)定性。同時(shí)相關(guān)單位還可利用內(nèi)外部選拔相結(jié)合的方式，從專(zhuān)業(yè)院?；騼?nèi)部其他部門(mén)選拔出具備專(zhuān)業(yè)技能與素質(zhì)的管理人才。

各單位還應(yīng)定期開(kāi)展水電工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)范化知識(shí)培訓(xùn)，鼓勵(lì)檔案管理人員自主學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識(shí)，深刻領(lǐng)會(huì)檔案管理精髓，提高實(shí)際操作水平。在進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技能學(xué)習(xí)的同時(shí)，管理人員還應(yīng)不斷培養(yǎng)工作責(zé)任心，將做好檔案管理工作的決心應(yīng)用到實(shí)際的項(xiàng)目中。另外，除了開(kāi)展相關(guān)培訓(xùn)之外，各單位還應(yīng)建立嚴(yán)格的檔案管理獎(jiǎng)懲機(jī)制，定期對(duì)管理人員的工作質(zhì)量和效果做出評(píng)估。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的人員，單位應(yīng)在內(nèi)部進(jìn)行公開(kāi)表?yè)P(yáng)并進(jìn)行物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)于表現(xiàn)欠佳的人員，單位可著重對(duì)其進(jìn)行一對(duì)一培訓(xùn)，幫助其發(fā)現(xiàn)工作中的問(wèn)題并重點(diǎn)解決。

檔案管理數(shù)字化建設(shè)。新時(shí)期水電工程項(xiàng)目檔案的規(guī)范化管理必須緊緊跟隨時(shí)代的步伐，利用先進(jìn)的信息技術(shù)為檔案管理規(guī)范化進(jìn)程提供更多可能性。由于水電工程項(xiàng)目涉及的檔案信息錯(cuò)綜復(fù)雜且種類(lèi)繁多，僅僅依靠人工手段進(jìn)行歸檔整理往往會(huì)力不從心，因此利用數(shù)字化手段建立統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)就顯得尤為重要。

相關(guān)單位可在項(xiàng)目各方之間建立一套以云端共享為基礎(chǔ)的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)信息交互系統(tǒng)，保證所有文件可以通過(guò)部分加密的形式在各工程方之間進(jìn)行發(fā)送和共享，同時(shí)所有文件在上傳的過(guò)程中可自動(dòng)備份并嚴(yán)格儲(chǔ)存，方便各單位在后期施工過(guò)程中進(jìn)行查驗(yàn)和使用。新時(shí)期水電工程項(xiàng)目檔案的規(guī)范化管理應(yīng)以信息建設(shè)為基準(zhǔn)建立數(shù)字化檔案館，將項(xiàng)目施工過(guò)程中涉及的數(shù)據(jù)信息以數(shù)字化存儲(chǔ)的方式保存在數(shù)字檔案館中。數(shù)字化檔案館可協(xié)助檔案管理人員對(duì)大量的項(xiàng)目文件進(jìn)行歸檔整理，節(jié)省管理人員工作時(shí)間的同時(shí)也有效提高了檔案信息的準(zhǔn)確率。同時(shí)數(shù)字化檔案館可隨著施工進(jìn)度同步對(duì)項(xiàng)目信息進(jìn)行更新及完善，避免了信息的滯后與缺失。

檔案管理數(shù)字化建設(shè)是新時(shí)期工程項(xiàng)目體制化規(guī)范化建設(shè)的有力支撐和具體呈現(xiàn)，也是深化水電工程項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的有效推動(dòng)力。

完善水電工程項(xiàng)目檔案監(jiān)督制度。不同時(shí)期的水電工程項(xiàng)目包含著不同的發(fā)展特點(diǎn)，但不論如何發(fā)展變化，檔案的規(guī)范化管理都離不開(kāi)各方的監(jiān)督與管控。工程項(xiàng)目的監(jiān)督管理工作由監(jiān)理單位開(kāi)展，同時(shí)需嚴(yán)格遵守項(xiàng)目監(jiān)管制度。監(jiān)理單位的工作既包括對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的效果和質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，還包括對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行管理和指導(dǎo)。完善水電工程項(xiàng)目檔案監(jiān)督制度，定期對(duì)檔案資料的歸檔方式、完整性、準(zhǔn)確性等內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，可有效提高檔案管理工作的質(zhì)量水平，保證檔案存儲(chǔ)及利用的規(guī)范性。

探討新時(shí)期水電工程項(xiàng)目檔案的規(guī)范化管理策略應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，分析目前存在的問(wèn)題，探究其重要性及特點(diǎn)，從而針對(duì)這三個(gè)維度提出解決方案，為水電工程項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范化進(jìn)程帶來(lái)新的啟示。本文從四個(gè)角度出發(fā)為檔案規(guī)范化管理提出了四種方案，管理人員可以此為基礎(chǔ)制定合適的策略，為水電工程項(xiàng)目管理尋求新的發(fā)展模式。