大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理信息化的研究進(jìn)展

周曉楠

（寧夏大學(xué) 寧夏銀川 750000）

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)科技的飛速進(jìn)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代隨之而來，在大數(shù)據(jù)背景下，社會(huì)媒體呈現(xiàn)出其多樣性，檔案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出種類多、數(shù)量大、變化快等特點(diǎn)，科技檔案的信息化管理隨著科技的發(fā)展其保存的介質(zhì)及方式也隨之而改變，對(duì)于檔案管理信息化的研究也隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步而進(jìn)一步深入。同時(shí)，檔案信息化的管理被應(yīng)用于企業(yè)、教育、醫(yī)療等各個(gè)方面，極大地為廣大群眾及管理者提供了便利。

企業(yè)檔案管理信息化

企業(yè)檔案部門在運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)中各類檔案資源進(jìn)行收集、加工、存儲(chǔ)及管理從而履行檔案管理的職能，其實(shí)檔案管理信息化的主要體現(xiàn)，該過程中通過對(duì)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)所收集的相關(guān)檔案信息和共享其信息化的網(wǎng)絡(luò)體系[1]。企業(yè)作為市場化經(jīng)濟(jì)主體，在其內(nèi)部實(shí)施和開展檔案管理信息化，有利于加強(qiáng)信息的管理，提升檔案管理部門在企業(yè)中的作用及影響力，最重要的是通過檔案管理的信息化，提升企業(yè)對(duì)于信息的把握力，成為支撐企業(yè)核心競爭力的一部分內(nèi)容。2021年1月1日施行的修訂后的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱為《檔案法》）特別增加“檔案信息化建設(shè)”部分內(nèi)容，指出“企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全”“國家鼓勵(lì)……企業(yè)推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化”[2]，從政策上、制度上鼓勵(lì)和發(fā)展企業(yè)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，同時(shí)注重強(qiáng)調(diào)了檔案信息化后其電子檔案的法律效力。

企業(yè)檔案管理信息化極大地減少了人力、物力，如國泰君安證券公司通過檔案信息化的全文電子化管理系統(tǒng)減少了相應(yīng)的檔案管理人員，同時(shí)節(jié)省了用于檔案存儲(chǔ)的空間，降低了企業(yè)用于檔案管理的直接經(jīng)濟(jì)成本，避免了檔案在實(shí)際存儲(chǔ)過程中的氧化及磨損等不可逆的損失[3]。通過檔案信息化可以更好地服務(wù)于企業(yè)同時(shí)加強(qiáng)企業(yè)的管理能力及提升其核心競爭力。目前企業(yè)的競爭力很大一部分來源于人才的競爭，而人事檔案的管理在企業(yè)檔案管理中亦占有很大的比重，處理好人事檔案的管理對(duì)于人力資源的開發(fā)提升企業(yè)競爭力具有較突出的作用[4,5]。

然而亦有部分企業(yè)對(duì)于檔案信息化有著其不同的見解。當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代下，信息泄露的事件時(shí)有發(fā)生，對(duì)于企業(yè)檔案信息化處理，雖然能夠極大地提高信息管理的效率，但是對(duì)于其檔案的安全性帶來了極大地挑戰(zhàn)，往往阻礙了企業(yè)檔案信息化的進(jìn)程。同時(shí)對(duì)于檔案信息化管理過程中相關(guān)技術(shù)人才的需求及檔案管理所需的相應(yīng)的硬件及軟件設(shè)施同樣是一筆巨大的投入，包括后期維護(hù)及升級(jí)都需要企業(yè)做出相應(yīng)的投入，同時(shí)對(duì)于檔案進(jìn)行線上及線下的雙重的管理來保證信息的正確性及安全性[6]。

教育檔案管理信息化

隨著國家的進(jìn)一步發(fā)展，國民生活水平及受教育水平都得到了極大的提高，對(duì)于海量的學(xué)生信息的管理給學(xué)校及其檔案管理的部門提出的嚴(yán)峻地挑戰(zhàn)。在檔案管理工作實(shí)踐中，伴有管理方法滯后、教育資源利用率低、檔案人員不重視等問題，嚴(yán)重影響著教育資源的運(yùn)用[7]。尤其是高校學(xué)生檔案的管理直接關(guān)系到學(xué)生的升學(xué)與就業(yè)，推進(jìn)高等院校同步紙質(zhì)及電子檔案材料是《高等學(xué)校檔案管理辦法》中所提倡的，同時(shí)高校檔案管理信息化是智慧校園建設(shè)的重要一環(huán)[8]。

在大數(shù)據(jù)的背景下，學(xué)生檔案的復(fù)雜性和多樣性對(duì)于高校對(duì)學(xué)生檔案的管理提出了新的要求及挑戰(zhàn)，其檔案數(shù)據(jù)龐大，處理復(fù)雜，檔案信息化的管理顯得尤為重要。依靠對(duì)于檔案信息的處理，總結(jié)及歸納海量的數(shù)據(jù)是高校檔案信息化建設(shè)的時(shí)代需求，傳統(tǒng)的學(xué)生檔案填寫繁瑣而且容易丟失，采用信息化的處理模式，使得檔案長期保存，同時(shí)查找及修改方便，提升其收集及分類的效率，減少了相應(yīng)的人力物力。同時(shí)依靠檔案數(shù)據(jù)管理的信息化，使得教師的工作變得簡捷。減輕其工作量提升工作效率[9]。

然而高校檔案管理信息化亦同樣面臨數(shù)據(jù)安全的問題，此時(shí)需要高校專門配以專業(yè)信息技術(shù)的人才，提升數(shù)據(jù)防護(hù)等級(jí)，嚴(yán)格保障學(xué)生信息安全，避免黑客等組織的盜取來從事相關(guān)非法行為。另一方面，高校對(duì)于檔案管理重要性其認(rèn)識(shí)仍然不足，其高校信息具有一定的局限性及相應(yīng)的問題，高校與高校之間無法實(shí)現(xiàn)信息的共享，缺乏相應(yīng)的管理平臺(tái)，給檔案管理信息化提出了較高的要求，既要保證信息的安全性又要保證其信息查閱的便利及達(dá)到相應(yīng)信息共享的程度。同時(shí)，目前大多數(shù)高校仍缺乏高精尖的信息技術(shù)人才，對(duì)于信息技術(shù)人才技術(shù)過硬的前提下同時(shí)對(duì)技術(shù)人才的表達(dá)交流能力提出相應(yīng)的要求。

綜上，高校檔案管理信息化應(yīng)當(dāng)在具備專業(yè)技術(shù)人員的前提下，完善相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在保證信息安全的前提下提升信息的共享能力。積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)平臺(tái)，健全相關(guān)信息的傳輸及處理，制訂個(gè)性化的檔案信息，及時(shí)提取關(guān)鍵信息。積極開發(fā)相應(yīng)的數(shù)據(jù)平臺(tái)，依托平臺(tái)實(shí)現(xiàn)文件的查閱，同時(shí)保證檔案信息的安全，加強(qiáng)高校對(duì)于檔案數(shù)據(jù)管理的相應(yīng)培訓(xùn)，完善相應(yīng)的制度，提升檔案管理人員對(duì)于數(shù)字化平臺(tái)的運(yùn)用及管理能力。

醫(yī)療檔案管理信息化

醫(yī)療行業(yè)的改革是國家在大健康背景下對(duì)于醫(yī)療行業(yè)提出的新的要求，而大數(shù)據(jù)時(shí)代下，其醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量和水平離不開對(duì)于病人信息的獲取、處理及傳輸[6]。在信息科學(xué)技術(shù)的影響下，醫(yī)療行業(yè)逐步向著智能醫(yī)療邁進(jìn)，借助相應(yīng)信息處理平臺(tái)，使得過去人工模式的醫(yī)療檔案電子化，檔案的存儲(chǔ)及查閱不再費(fèi)時(shí)費(fèi)力，同時(shí)節(jié)約了診療過程中的時(shí)間，調(diào)取信息時(shí)可以通過關(guān)鍵詞的檢索，在極短的時(shí)間內(nèi)查找相應(yīng)的信息，極大地縮短了檔案管理人員及一線臨床大夫的用于檔案檢索的時(shí)間。

目前醫(yī)療檔案的管理仍以紙質(zhì)的檔案為主，相關(guān)檔案的保留年限都有一定的限制，同時(shí)對(duì)于檔案管理過程中查看及存儲(chǔ)時(shí)難免有確實(shí)及破損，而檔案信息化管理避免了紙質(zhì)檔案的磨損問題，同時(shí)使得檔案的調(diào)取更加智能化、便捷化，依托大數(shù)據(jù)平臺(tái)相關(guān)操作直接在線上進(jìn)行，可有效提升辦事效能，大幅縮減時(shí)間成本，有助于檔案信息利用率的提升。檔案信息化管理平臺(tái)借助大數(shù)據(jù)的調(diào)用，可自動(dòng)生成檔案使用的歷史記錄，有助于檔案管理人員開展檔案安全的追溯化管理，方便后續(xù)各項(xiàng)檔案管理工作的開展。同時(shí)，檔案信息化管理平臺(tái)內(nèi)部整合有嚴(yán)格的檔案修改權(quán)限，系統(tǒng)一般只為借閱者提供可用信息的讀取，從根本上杜絕了檔案信息隨意篡改的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)大數(shù)據(jù)交互下，能夠精準(zhǔn)向借閱者提供授權(quán)范圍內(nèi)的檔案信息內(nèi)容，如患者的病案信息，隱去私密信息，可有效保護(hù)患者的隱私安全等[10-12]。

同樣地，醫(yī)療檔案管理信息化的過程必須配備相應(yīng)地管理人員，巨大地?cái)?shù)據(jù)的處理對(duì)于醫(yī)院硬件設(shè)施及軟件的配備都提出嚴(yán)峻地要求，同時(shí)醫(yī)院人口集中，人員復(fù)雜，其相關(guān)信息的安全性也對(duì)醫(yī)療檔案管理信息化提出了嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奶魬?zhàn)。這就要求醫(yī)療行業(yè)相關(guān)人員提升檔案管理信息化的平臺(tái)的使用能力，同時(shí)要求領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于信息化平臺(tái)應(yīng)當(dāng)有充分的把握和了解，對(duì)于信息化平臺(tái)的建設(shè)應(yīng)當(dāng)有充分的考慮，包括硬件及軟件設(shè)施的配備以及檔案管理人員分配[13,14]。

面對(duì)突發(fā)而來的疫情，檔案管理在疾病防控方面亦大有可為。增強(qiáng)和完善疫情檔案管理信息化可以為疾病控制中心的科學(xué)化管理提供科學(xué)的保障，對(duì)于海量的疫情檔案的管理，如還停留在檔案管理的初級(jí)階段，不遵循信息化趨勢，很難實(shí)現(xiàn)對(duì)于海量的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，從而提取用價(jià)值的信息。當(dāng)然，信息化的同時(shí)亦有一定的弊端，目前信息共享的時(shí)代下，其對(duì)于信息安全化的處理，提升檔案管理信息安全管理是十分必要的。因此需要結(jié)合當(dāng)前醫(yī)院實(shí)踐中檔案管理經(jīng)驗(yàn)，有針對(duì)性的對(duì)現(xiàn)代化信息化檔案建設(shè)從而更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的發(fā)展[15,16]。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理信息化是潮流也是趨勢，不僅僅是企業(yè)、教育、醫(yī)療等行業(yè)需要檔案管理信息化，其已經(jīng)滲透進(jìn)各行各業(yè)，為各行業(yè)帶來了極大的便利，同時(shí)也對(duì)各行業(yè)提出相應(yīng)的要求，依托大數(shù)據(jù)平臺(tái)，在保證信息安全的前提下，提升檔案管理人員的水平，同時(shí)配備專業(yè)技術(shù)人員，加強(qiáng)對(duì)于信息化管理軟件的投入，從而真正發(fā)揮檔案管理信息化帶來的便利及優(yōu)勢。