大數(shù)據(jù)環(huán)境下地勘單位人事檔案的管理和利用

劉婧

河北省水文工程地質(zhì)勘查院 河北 石家莊 050000

引言

現(xiàn)如今，通過管理體制改革，地勘單位得到快速發(fā)展，單位內(nèi)部管理系統(tǒng)得到優(yōu)化，經(jīng)濟(jì)效益也有了很大提高，但還有許多新的問題接踵而來。在新時(shí)代的沖擊下，各個(gè)單位尋求改革，地勘單位也積極響應(yīng)，利用大數(shù)據(jù)對人事檔案進(jìn)行管理，但管理中會(huì)存在信息泄露等問題。所以，地勘單位在未來的發(fā)展中一定要利用好大數(shù)據(jù)，制定一套行之有效的人事檔案管理方案，從而推動(dòng)地勘單位快速發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)環(huán)境下地勘單位人事檔案管理與利用的意義

隨著信息化普及，在高科技推動(dòng)下，大數(shù)據(jù)這一概念被應(yīng)用于各個(gè)事業(yè)單位中，對地勘單位提高人事檔案管理有很大幫助，并且促進(jìn)地勘單位優(yōu)化人事檔案管理模式。大數(shù)據(jù)不僅給地勘單位人事檔案管理帶來機(jī)遇，更是帶來一份巨大的挑戰(zhàn)。地勘單位人事檔案管理模式的優(yōu)化是一個(gè)巨大的工程，由于地勘單位有著眾多員工，這也就意味著有龐大的人事信息。人事檔案存放著各種的人事信息，如員工檔案、員工各種社會(huì)保險(xiǎn)、員工各種證明以及員工工作信息資料等。這些資料對員工個(gè)人和地勘單位都非常重要，如果只靠人力來檢閱管理這些文件無疑很困難，不僅會(huì)消耗大量的人力資源，還有著效率不高、容易出錯(cuò)等問題。因此，大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，為地勘單位人事檔案的管理提供了很大的幫助。通過大型數(shù)據(jù)庫，將人事信息全部上傳上去，之后可以直接利用互聯(lián)網(wǎng)提取完整的個(gè)人信息。并且對各種人事檔案模式進(jìn)行分析，通過分析研究出適合地勘單位的管理模式，再對人員檔案進(jìn)行管理。這樣可以全面分析每位員工的基本信息，還有員工的工作能力以及個(gè)人征信情況。通過大數(shù)據(jù)對地勘單位人事檔案的管理，將紙質(zhì)版檔案信息轉(zhuǎn)化為電子檔案信息，大大地提高了人事檔案管理的效率，并且將大量勞動(dòng)力解放出來，節(jié)省了勞動(dòng)力成本。此外，數(shù)據(jù)庫有著實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性，在人員檔案信息管理中也有此優(yōu)點(diǎn)，可以對地勘單位內(nèi)員工的信息進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，使檔案信息更加準(zhǔn)確、省事、省時(shí)，而且檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共享，為有效利用人事檔案信息創(chuàng)造了非常有利的前提條件。

2 地勘單位人事檔案管理利用的不足之處

地勘單位人事檔案管理的傳統(tǒng)方式已經(jīng)逐漸沒落，利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行人事檔案管理是當(dāng)今時(shí)代最新穎的管理方式。地勘單位人事檔案管理利用大數(shù)據(jù)有眾多好處，因此，很多地勘單位對大數(shù)據(jù)庫也開始重視起來，在工作過程中對其開始應(yīng)用，但大多都處于起步階段，所呈現(xiàn)出來的問題也較多，以下是目前較常見的一些問題。

2.1 地勘單位人事檔案管理人員專業(yè)層次較低

地勘單位在管理大數(shù)據(jù)環(huán)境下人事檔案方面的專業(yè)水平較低，只能從事較簡單的人事檔案管理[1]。目前來看，大數(shù)據(jù)相關(guān)方面的人才都會(huì)選擇計(jì)算機(jī)領(lǐng)域等發(fā)展前景好的領(lǐng)域，導(dǎo)致地勘單位缺乏專門的大數(shù)據(jù)檔案管理領(lǐng)域人才進(jìn)行大數(shù)據(jù)信息庫建設(shè)。信息化管理人員在其工作中作為一個(gè)不可或缺的部分，其專業(yè)能力會(huì)對工作效果產(chǎn)生直接影響。并且，許多信息化管理人員對大數(shù)據(jù)等專業(yè)方面的知識都一知半解，跟不上大數(shù)據(jù)的更新和發(fā)展，如果出現(xiàn)計(jì)算機(jī)方面漏洞，其又不能很快地將問題解決，那很有可能對地勘單位造成損失，甚至產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。

2.2 地勘單位內(nèi)部設(shè)施陳舊、落后

一些地方經(jīng)濟(jì)水平較低或者地勘單位內(nèi)部資金分配差異，導(dǎo)致對工作所需設(shè)備投資較少，一些地勘單位甚至只能用較為落后的設(shè)備。這使地勘單位人事檔案大數(shù)據(jù)信息庫建設(shè)處于一個(gè)慢發(fā)展階段，并且使地勘單位已有的數(shù)據(jù)庫處于不穩(wěn)定狀態(tài)，很有可能因?yàn)橐恍┩话l(fā)情況而導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)設(shè)備出現(xiàn)不穩(wěn)定狀況甚至出現(xiàn)故障。因此會(huì)造成整理好的信息變得混亂，信息傳輸不及時(shí)，嚴(yán)重制約信息資源的共享性，甚至?xí)?dǎo)致地勘單位網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的崩潰。

2.3 缺乏進(jìn)行人事檔案大數(shù)據(jù)信息庫建設(shè)的規(guī)章制度

地勘單位想要更好地建立人事檔案大數(shù)據(jù)信息庫，需要制定合理可行的策略，建立關(guān)于人事檔案大數(shù)據(jù)信息庫建立方面的規(guī)章制度，這樣才可以更好地為人事檔案大數(shù)據(jù)信息庫的建設(shè)開展奠定基礎(chǔ)。但很多地勘單位在進(jìn)行計(jì)算機(jī)信息化建設(shè)過程中會(huì)忽略建立合理的規(guī)章制度。地勘單位常常忽略的原因有以下幾個(gè)方面：首先，很多地勘單位在進(jìn)行人事檔案大數(shù)據(jù)信息庫建設(shè)過程中，沒有專業(yè)人員進(jìn)行指導(dǎo)，也沒有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，建設(shè)人員對于工作流程以及步驟并不明了。因此，很有可能導(dǎo)致在建設(shè)過程中遺漏一些環(huán)節(jié)，導(dǎo)致工作進(jìn)程放慢。其次，許多地勘單位在進(jìn)行人事檔案大數(shù)據(jù)信息庫建設(shè)時(shí)，注重建設(shè)速度而忽略建設(shè)質(zhì)量，也沒有制定相關(guān)的規(guī)章制度，導(dǎo)致建設(shè)結(jié)束后，人事檔案大數(shù)據(jù)信息庫質(zhì)量不高。

3 大數(shù)據(jù)環(huán)境下地勘單位人事檔案管理的優(yōu)化和利用

3.1 地勘單位內(nèi)部建立規(guī)章制度

無規(guī)矩不成方圓，僅靠自覺不足以讓地勘單位內(nèi)所有員工服從管理，必須通過規(guī)章制度來對其進(jìn)行管理。健全的規(guī)章制度也為地勘單位建立人事檔案大數(shù)據(jù)信息庫提供了制度保障，所以地勘單位一定要建立一套有效的規(guī)章制度，從而促進(jìn)地勘單位人事檔案管理工作的平穩(wěn)運(yùn)行。例如：規(guī)范每一個(gè)人的職責(zé)，設(shè)定一個(gè)范圍，讓每一個(gè)員工在這個(gè)范圍內(nèi)有效率地完成工作，并且對他們的工作進(jìn)行自我量化考核，效率高者給予一定獎(jiǎng)勵(lì)。

一個(gè)健全的規(guī)章制度可以讓內(nèi)部人員更好地了解自己的職責(zé)，從而帶動(dòng)員工的積極性和主觀能動(dòng)性，提高其工作效率以及給單位帶來更大的經(jīng)濟(jì)效益。管理就是讓有限的資源可以發(fā)揮出應(yīng)該有的效益，地勘單位人事檔案管理工作中最重要的資源就是人事信息，建立健全規(guī)章制度的目的就是讓員工的潛力得到最大的發(fā)揮。同時(shí)設(shè)立監(jiān)督小組，通過各部門自查和監(jiān)督小組檢查，發(fā)現(xiàn)單位目前制度不適用之處，上報(bào)管理階層，根據(jù)單位戰(zhàn)略目標(biāo)做出完善。并且通過不斷學(xué)習(xí)，完善單位內(nèi)部不足，以此提高員工對管理人事檔案工作的積極性。

3.2 完善人力資源配置

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展推動(dòng)信息技術(shù)發(fā)展，人事檔案大數(shù)據(jù)信息庫的建設(shè)也日趨完善。在未來，地勘單位對人事檔案大數(shù)據(jù)信息庫會(huì)越來越依賴，對服務(wù)的需求也會(huì)越來越多。在未來需要培養(yǎng)更多相關(guān)人事檔案管理方面的人才，因此，要加強(qiáng)對人才的選拔與培養(yǎng)[2]。在初始階段，設(shè)置培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，聘用專門的指導(dǎo)人員進(jìn)行教導(dǎo)。在學(xué)員學(xué)習(xí)后進(jìn)行測試，設(shè)置專門的等級測試，不同等級可以去不同的崗位，并實(shí)施獎(jiǎng)賞措施，對工作優(yōu)異者實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)，并將提高員工待遇，以便提高工作人員對工作的依賴性，在未來的工作中全身心地投入人事檔案管理中，從而達(dá)到完善資源配置的效果。

3.3 建立強(qiáng)大的信息系統(tǒng)支撐

建立人事檔案大數(shù)據(jù)信息庫前需要對方案進(jìn)行探討，通過探討，決定出一套可行性措施。在實(shí)施過程中考慮多方面問題，如資金、人員、管理者、信息庫等多方面因素。首先要有大量資金支持，使單位在實(shí)施策略時(shí)有足夠的后勤保障。其次要建立一個(gè)足夠龐大的單位信息系統(tǒng)來作為人事檔案大數(shù)據(jù)信息庫的技術(shù)支持。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的不斷發(fā)展下，越來越多的單位選擇加入其中。在運(yùn)作過程中一定充分了解員工個(gè)人信息，從不同方面完善人事檔案大數(shù)據(jù)信息庫。因此，在做到高質(zhì)量建立的前提下，需要加快信息系統(tǒng)的設(shè)立。通過強(qiáng)大的信息系統(tǒng)作為支撐，加快地勘單位人事檔案管理的完善，并且激勵(lì)檔案管理人員不斷進(jìn)步，從而向科學(xué)技術(shù)型的人事檔案管理邁進(jìn)。

3.4 優(yōu)化管理工作流程

以大數(shù)據(jù)為背景的人事檔案管理是當(dāng)下最新也是最為適合的地勘單位的經(jīng)濟(jì)模式。其實(shí)質(zhì)是利用云計(jì)算、智能化物聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)等技術(shù)來提高單位的人事檔案管理效率，使企業(yè)管控力得以加強(qiáng)，運(yùn)作成本得以降低[3]。因此，單位想要將其更好地實(shí)施下去，一定要選取專門的監(jiān)督人員對各部門進(jìn)行監(jiān)督。要求各個(gè)部門派專人進(jìn)行實(shí)際宣傳，將其益處講述出來，提高員工對其的興趣，在潛移默化中更容易接受利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行人事檔案管理。同時(shí)對員工進(jìn)行培訓(xùn)，使員工了解并且懂得如何運(yùn)作，以便更好地熟悉未來的工作流程，以更契合的方式對接工作。針對人事檔案集中式管理，地勘單位應(yīng)該強(qiáng)化單位內(nèi)部連接度，提高人事檔案管理的效率，以便更好地優(yōu)化單位人事檔案的管理流程，完善整個(gè)人事檔案管理體系。

3.5 將傳統(tǒng)管理思想轉(zhuǎn)變?yōu)槔么髷?shù)據(jù)進(jìn)行人事檔案管理思想

首先，從推動(dòng)的方面來說，首先要做好大數(shù)據(jù)管理的規(guī)劃，并且要具有科學(xué)的管理理念和緊隨政策的思想。單位管理者思想觀念的轉(zhuǎn)變是一大前提，只有領(lǐng)導(dǎo)者的觀念做出改變，單位才能更好地利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行人事檔案管理。利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行人事檔案管理就是要利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行信息整合，以及嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)完成好每一項(xiàng)任務(wù)。管理者是一個(gè)單位的“領(lǐng)頭羊”，更是一個(gè)單位的指向標(biāo)，他們既是推動(dòng)單位利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行人事檔案管理的推動(dòng)者，更是落實(shí)到單位中的監(jiān)督者與執(zhí)行者。

其次，要有計(jì)劃地安排好每個(gè)員工的任務(wù)與職責(zé)，并且落實(shí)好前期的策劃，以便保證效率。從執(zhí)行方面來講，要轉(zhuǎn)變之前老舊式、粗放式的管理方式，將利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行人事檔案管理運(yùn)用在單位的各個(gè)方面[4]。加強(qiáng)人員管理，完善單位制度，改善員工工作環(huán)境，以便提升員工的執(zhí)行力以及向心力，從而更好地落實(shí)人事檔案大數(shù)據(jù)信息庫的建設(shè)。

3.6 內(nèi)部進(jìn)行宣傳，活躍氣氛

單靠政策的實(shí)施不足以改變員工根深蒂固的老舊思想，必須通過宣傳其好處以及帶來的利益才能讓更多員工加以改變。為了配合單位進(jìn)行新管理人事檔案方法的實(shí)施，單位管理者可以將已經(jīng)實(shí)施的單位并且有更好發(fā)展的單位中的經(jīng)驗(yàn)和收獲加以總結(jié)，做成文檔或者視頻對員工進(jìn)行宣傳，待員工看到其中益處，自然會(huì)主動(dòng)改變老舊思想，與時(shí)俱進(jìn)。管理者在宣傳過程中不要太過決絕和嚴(yán)肅，這樣不僅不會(huì)讓員工進(jìn)行改變，反而會(huì)造成不好的影響。平時(shí)相處中應(yīng)該對員工加以愛護(hù)和寬容，以此在員工心中形象會(huì)更好，會(huì)有更強(qiáng)的向心力和歸屬感，在崗位上會(huì)充分發(fā)揮個(gè)人能力，在之后的改革中員工自然會(huì)向管理者靠攏。

4 結(jié)束語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，地勘單位利用其進(jìn)行人事檔案管理和利用符合當(dāng)下大環(huán)境，但在未來發(fā)展中，依然存在很多問題需要解決。如果想要更好地利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行人事檔案管理，需要地勘單位的管理者針對出現(xiàn)的問題進(jìn)行內(nèi)部調(diào)整和完善，員工積極響應(yīng)內(nèi)部改革號召，通過管理者和員工一起努力，從而推動(dòng)地勘單位更好發(fā)展，在時(shí)間洪流中邁向新的高度。